物资采购管理核心制度.doc

企业物资采购管理制度

一、目标：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障企业及子企业运行所需物品正常连续供给，降低采购成本，特制订本制度。
二、适用范围
本措施适适用于企业总部全部物资（包含固定资产、易耗品、营销礼品等）采购。
三、职责权限
1、企业董事长负责采购管理制度审批；
3、企业财务部负责采购管理制度。
3、产品中心负责采购管理制度制订。
四、采购标准
1、询价比价标准
物品采购必需有两家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格，临时性应急购置物品除外。
2、一致性标准
采购人员定购物品必需和请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高情况下，采购人员须立即反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全和请购单一致，经审核后，差值不得超出请购量5—10%。
3、低价搜索标准
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁标准
（1）自觉维护企业利益，努力提升采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接收吃请，更不能向供给商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督。
（4）加强学习，广泛掌握和采购业务相关新材料、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失。
5、招标采购标准
凡大宗或常常使用物品，全部应经过询议价或招标形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（十二个月或六个月）供给商、价格，签署供货协议，以简化采购程序，提升工作效率。对于价格随市场改变较快物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
6、审计监督标准：
采购人员要自觉接收财务部或企业领导对采购活动监督和质询。对采购人员在采购过程中发生违犯廉洁制度行为，企业有权依据企业相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。
五、物资分类：
（一）物资分类
1、固定资产类：单位价值在1000元以上，使用年限在十二个月以上有形资产。
2、经营物资类：和经营相关多种物品。
3、营销礼品类：节日礼品、营销礼品等。
4、办公用具类：和办公相关物品。
5、后勤物资类：指厨房和宿舍方面物品。
6、其它类型物资：其它需要采购相关物品。
（二）采购安排：
由总企业统一采购：经办人填写申购单，经所在部门经理审批，子企业总经理审核后，标准上由总企业产品销售中心统一采购。（子企业办公用具类、后勤类食堂菜品及调料、店内经营所供小吃、水果等临时性易耗品经部门经理造册报子企业总经理审批，财务审核后可由子企业自行采购）
六、采购步骤：
1、采购申请：
使用部门填写《申购单》经部门经理及子企业总经理审批后交产品销售中心，申购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。
2、询价比价议价：
（1）每一个物品（物资）标准上需三家以上供给商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价统计表》，按低价标准进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用具，但仍需留下报价统计。
3、样品提供和确定：
（1）若须进行样品提供和确定，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确定，必需时需会同财务部等部门相关人员给予确定。
（2对于需要保留样品，须作封样处理，方便以后作收货比较。
4、供给商选择：
（1）含有正当经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）用户认可供给商。
采购人员须建立供给商信息台帐。
5、协议签定：
（1）供给商经送样审查合格后，由采购部门和选定供给商签署协议。
（2）交易发生争吵时，依据协议核定条款进行处理。
6、进度跟催
（1）为确保按时交货，采购人员应提前采取电话、传真或亲自到供给商处跟催，以确保物品（物资）能适时供给。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货，采购人员须提前通知需求部门，寻求处理措施，并须重新和供给商确定新交货期，并知会需求部门。
7、验收入库：
采购物品（物资）到企业后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用具等经需求部门验收，办公用具等常见具经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按步骤办理入库手续。如验收不合格，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
8、对帐付款：
 采购付款实施审批制度，具体程序以下：  
（1）采购人员凭申购单、入库单、购货发票到财务处办理申请付款手续；
（2）付款方法：
A、金额在200元以下，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，企业财务审核后现金支付。
B、金额在200元-1000元，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，企业财务审核后转账支付。
C、金额在1000元以上，经产品销售中心、副总经理（总经理）、企业财务审核、董事长签字后，转账支付。
（3）需要预付款部门，直接填制转账汇款申请单，经产品销售中心、副总经理（总经理）、企业财务审核、董事长签字后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办剪发票入账手续冲账。
七、本制度解释权归财务部，自3月1日起实施。
八、本制度附件：
1、《请购单》
2、《采购询价统计表》

申 购 单
申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：
序号
物品名称
厂家/品牌
缓急程度
规格型号
单位
需求数量
用途
需用日期
库存
请购数量
备注

经办人： 部门责任人：
产品销售中心审核： 副总经理（总经理）
财务责任人： 董事长：
库管：

采购询价统计表
编号：
序号
物料名称
规格/质量标准
付款及开票方法
单位
数量
单价
累计
报价单位
报价人
联络方法
确定
供给商

采购员： 产品中心责任人：
财务责任人： 董事长：