报销管理标准规定.doc

费用报销管理措施第一章 总 则第一条 为了加强企业财务管理，合理调度资金，提升资金使用效益，确保各项费用支出得到合理控制,结合企业具体情况制订本措施。第二条 本措施适适用于企业正常运作费用报销。 全部工作中发生费用票据，应依据工作性质，据实开具对应发票和内容，开具发票应和所从事活动一致。具体分类见下表： 差旅类关键包含交通、住宿（费用科目：交通费（飞机/火车/汽车/士/公交）、住宿费；差补（费用科目：市外差补、工作餐费（市内差补）；杂项类（费用科目：邮寄费、 文印费等）。 业务类指开展工作而发生招待性质合理开支餐费、礼品费、娱乐费。费用科目：餐费、礼品费、办公用具、汽油费。成本类指有协议或依据采购、分包、会议、中标服务费或经同意评审、教授、验收、咨询等事项支出。费用科目：（验收评审）会务费、教授/劳务费(节日福利)、培训费、租房相关（办公、封闭开发）费、维修费、产品采购。第三条 费用控制标准： （1）计划管理、分级负责、层层把关。采取费用定额管理措施。按部门、按项目登记入帐，依据“谁花钱、谁管理、谁负责”精神；（2）加强预算管理，增强全员预算意识。坚持按同意费用预算控制支出，不得任意扩大开支范围和任意提升费用开支标准。填写说明费用类型归类标准申请部门单据附件说明低值易耗品购置低于2 千元易耗品（使用寿命少于1 年）（包含办公用品）。使用部门入库单、付款单、发票、协议、购置明细说明（无协议）需企管部签字确定。一万元以上办公用品应提供有供给商盖章商品明细清单。固定资产及其安装维修大于2 千元办公设备（固定资产，使用寿命1 年以上）使用部门付款单、发票、协议、购置明细说明（无协议）需企管部、总经理签字确定项目采购和项目相关材料、设备、配件/备件采购、维修和服务采购申请部门付款单、发票、协议、购置明细说明（无协议）需商务部签字确定并提供三家报价对比差旅费差旅过程中餐费等补助领款人机票由企业统一支付需附机票复印件应有验证差补出发日期、返程/下一目标地车票/住宿日期会务费指召开会议所发生一切合理费用，包含租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费、活动费等。领款人会议说明、原始发票、会务委托协议、费用报销单会务类活动应选择具备承接会议资格饭店、宾馆、旅行社。2万元以上会务费，应提供会议通知，会议议程、签到表等，报销时附会议内容、出席人员、会议时间、地点、目标、费用标准等相关资料。培训费协议中约定培训费用。主要包含场地费、老师费用、资料费、餐费、住宿费、活动费等。领款人培训名单说明、原始发票、培训委托协议、费用报销单在报销时附培训费发生依据，培训人员、时间、地点、费用标准等相关资料。业务招待费指为开展业务发生餐费、烟、酒、礼品、业务交际费领款人招待情况说明、原始发票、费用报销单应有事由、人员说明广告费经过广告企业、网络媒体等宣传费用领款人委托协议、原始发票、费用报销单业务宣传费指未经过媒体广告性支出，包含企业发放印有企业标志礼品、纪念品、宣传品，业务宣传资料等。领款人宣传说明、原始发票、费用报销单租房（办公、封闭开发）费项目等租房相关费用领款人租房协议及发票、附说明、费用报销单适适用于分支机构/项目租房，第一次报销附租房协议和同意预算注：1. 维修费、原材料、固定资产、广告费、办公用具、培训费、会务费、业务宣传费，标准上为增值税专用发票； 2. 出差中发生差旅补助（餐补、交通补助等），对于一次完整往返出差报销，应一次报销完成（差旅补助须和差 旅费报销单一起填单，不可拆分为多个单据），且能够经过出发日期和返回日期车票反应一个可完整、连续差补天数；对于连续出差，报销单上车票出发日期、下一目标地车票日期应能反应该差补计算依据，不然必需注明上一个报销单单号。若是定额车票而无法证实出发、返程日期，需注明日期（年月日时）。 3、差旅类报销单中存在招待类等，按招待类进行审批。 4、标书款、中标服务费，需单独填写报销单，应在报销单“付讫”中正确选择：冲借款/支票/电汇。 5、加班餐费属于工作餐费，标准是每人次15 元，提供原始餐票，注明加班人员和日期，部门经理确定。报销填写时选 择“工作餐费”。 6、工作餐费标准是每人天15 元，提供原始餐票，人力资源部依据考勤，由财务部打入工资卡。 7、每次业务发生差旅费、招待费、协议成本等，报销时须按类别分开填写报销单，且应一次报销完成。 第二章 报销审批权限和步骤 第四条审批权限 分企业总经理审批一万元以内费用报销；超出一万至两万以内由总企业分管市场副总审批；两万以上由总企业总经理审批。（杜绝为规避审批权限而将同一笔业务强行拆分报销） 第三章报销项目第五条 费用科目： （一）报销按资金种类划分为现金和支票。 （二）按款项用途分为项目费用报销；管理费用报销；固定资产费用报销。 （三）支票使用范围： -支票分为现金支票和转帐支票。现金支票只用于提取现金，转帐支票只用于转账。 -支票同城或票据交换地域使用，支票金额起点为 1000 元，有效付款期限为 10 天。 （四）现金使用范围：（尽可能使用网银支付，降低现金支出） -工资、津贴； -个人劳务酬劳； -多种劳保、福利费用和国家要求对个人支出； -出差人员必需随身携带差旅费； -结算起点（ 元）以下零星支出； （五）其它情况下，用电汇等支付。第四章 报销程序第六条 差旅费、业务费等报销 （一）报销人填写电子报销单，按类逐一填写每笔报销费用，将各类汇总数填写到费用报销单中，并在费用报销单后面有序粘贴票据，按既定审批流进行审批.超标或特殊情况需注明原因并依据审批权限，由相关人员签字确定 （二）部门助理将审批后单据按要求时间提交到财务部。第七条 固定资产报销：商务部完成采购后，凭税制发票报销，并附入库单。财务支付时需采取支票、转账等非现金方法。（收款方企业名称和发票、协议必需一致）第八条 原材料及低值易耗品 （一）属于企业需用原材料及低值易耗品（包含办公用具），由企业综合管理部编制计划，列出品名,核实价格，报企业行政副总经理直至企业总经理同意，由商务部会同企业综合管理部实施采购,凭税制发票及入库单报销。实物交行企业综合管理部统一管理，建立收、发、存、台帐登记，以利备查。财务支付时需采取支票、转账等非现金方法。 （二）项目用材料采购、操作程序按企业采购控制程序，库房管理制度实施。（1）商务采购协议付款时应和业务部门确定到货情况和验收情况，实现协议付款和项目实施进度相挂钩。（2）因为项目测试、试验等需要而以项目名义采购，最终不属于用户资产，应按企业固定资产步骤进行申办。第九条 其它费用报销由使用部门填制报销单附用款明细单，审批权限根据第二章要求实施。第五章报销管理第十条 业务招待费 （一）因公需宴请用户时，须先报计划，招待标准，报企业分管副总同意后实施。 （二）全部招待费须持正式发票按正常报批手续同意后方可报销。 （三）对于项目中业务招待费符合项目预算控制标准内，并经过同意预算，即作为报销依据。超出项目预算或项目预算中没有考虑，单独提交预算。第十一条 租房报销标准 企业因租房等相关费用（比如：租金、押金、水、电、暖、物业费、办公费、日常办公用具等相关费用），在确定需要租房时，提交租房申请单，同意后，作为后续付款、报销依据。第十二条 报销标准 （一）报销时，报销单上应注明所办事由和用途，并附原始单据和发票。 （二）全部报销原始凭证，要求税制发票；原始票据丢失时，由丢失人写清具体情况，并向票据开出单位取得书面证实，经本企业总经理签字后按程序报销。 （三）出差超出30天，在次月初寄回报销票据进行报销，超出 2 个月不报销，标准上不给予报销。 （四）国家法定节日期间在用户现场出差，报销差补等时，需部门责任人确定工作说明，方能报销差补。 （五）每次差旅全部单据，应一次填写并报销完成，不得拆分成不一样科目或报销批次报销。 第六章 差旅费报销标准第十三条 差旅费报销标准 （一）乘坐交通工具要求： 1）企业级领导：乘坐飞机经济舱、火车软硬卧，实报实销。 2）部门经理级：乘坐飞机、火车软卧需提前申报，标准为硬卧、二等座，实报实销。 3）其它人员：出差火车、汽车路途时间 12 小时以内一律乘坐火车硬席、硬卧及轮船三等舱、高铁二等座，超出 12 小时且工作需要乘坐飞机或八折以上机票时须事先取得部门经理同意后，方可乘坐，并在报销时注明折扣或超标原因。 4）飞机、汽车等交通人身意外伤害保险费，由企业统一购置，不再另行报销。 5）依据实际情况并结合办事效率，市内出差、机场和目标地，激励乘坐公共交通工具（公交、地铁、轨道交通工具、机场大巴等），若乘出租车，须注明事由和一直地。 6）企业级领导出差因工作需要，随行人员能够按同级水平报销交通工具费用。 （二）住宿要求： 1）企业级领导：实报实销； 2）其它人员：住宿标准根据 200 元/晚/间以内，特殊地点上浮50 元，由部门经理同意，并在报销时注明，超此标准，需报批企业主管副总审批； 3）两同性应开一个房间； 4）和高一级领导一同出差，可按高一级领导标准实施； 5）参与会议人员凭会议通知单及相关票据实报实销住宿费； 6）住宿费按实际出差住宿天数计算； 7）特殊情况由主管副总同意。 （三）出差补助（以企业、办事处、分企业所在地为参考点）： 1）市外（含直辖市）出差期间当地市内交通费，伙食费，通信费等相关费用限额包干使用，超支不补，天天每人包干费用为 80 元。 2）出差补助按出差自然天数计算。 3）对于常驻用户现场服务，按市内出差餐补：15 元/天。不得报销从家到用户现场往返上下班交通费。对于驻地服务期间发生往返企业或往返其它项目，能够报销对应交通费。 （四）职员因公出差，不得绕道回家省亲办事，如经同意绕道所耗时间按事假处理，其绕道车票等费用由个人自理。报销费用上线不超出工作地点和出差地点之间费用，超出部分由职员自理。 （五）到外地或本市参与订货会、展览会、判定评选会、学术研讨会、培训，住宿费按会议包房实报实销。 （六）实习职员市外差补：实习期前3 个月减半，超出3 个月后，按正常标准。午餐补助、市内出差按正常标准。 （七）对于出差等丢失相关发票，不给予报销。第十四条 市内交通费及加班餐费标准 （一）职员因携带超量重物、其它珍贵物品、停开公共交通工具或其它关键事项需要立即办理时，又不能安排企业车辆时（由派车部门提出意见并签字），可事先请示部门经理同意后方可乘坐出租车。 （二）企业安排加班 21 点以后乘车实报实销，加班餐费补助标准参见企业人事制度，报销时部门经理签字说明情况。 （三）乘车应以节省为主，非特殊情况 3 公里以内出租车票将不以报销。第十五条 餐补及通讯费报销标准 （一）午餐补助标准依据出勤天数计算，报销标准参见企业相关人事制度。 （二）通信补助标准参见企业相关人事制度。第七章 报销时间要求第十六条 报销时间 （一）财务部每个月 27 日为报销日；各业务部门在报销日领取报销款；当月应报销费用应在当月 25 日前报完，其它时间不办理报销业务。（二）当年全部票据（费用，货物等）须在当年报销，第二年不予核报。第八章 票据粘贴第十七条 票据粘贴要求将票据左边没有字部分裁剪齐，一张张对准左边粘贴起来。第十八条 办公费用等将粘贴好票据贴上一张费用报销单，将费用报销单内容填写齐全，日期、单据张数、金额。将需要粘贴和不需要粘贴票据分别分类，同类票据（如火车票类、公共汽车票类、出租车票类等）应集中在一起。注意事项以下：1.不要将票据颠倒放置、粘贴。2.不要用订书机订票据。3.粘贴票据尽可能用适量胶水。 4.对于粘贴不规范票据，请自行重新粘贴。车票粘贴以下：下图车票类粘票面填写：1.部门名称：所在部门或办事处名称2.报销大小写金额一致，大写金额必需顶头写，不得留有空格，小写金额前须加钱币符号“￥”，大写汉字要正确，大小写金额均不得有涂改痕迹。票据问题：1.票据粘贴不得使用回型针、订书钉、燕尾小夹子等，票面朝上，成阶梯状粘贴，粘贴时不要将面额数字粘住。2.不一样种类费用能够一同报销，但报销单上写明费用类别及金额3.报销凭单后附多种发票、发票上单位名称、金额大小写及商品名称等不得有涂改。企业名称栏：必需是正确无误企业全称，开具个人及企业简称（除定额发票外）不予报销，大额发票需要提供北京市国家税务局发票查询系统查验发票真伪，并打印随附发票后4.对于报销票据要素不全发票或不合规多种票据，包含收据，假发票或其它经领导同意准予报销凭单，报销人必需将其和正规发票分开粘贴及填写。5.注意发票使用期，过期发票不能进行报销。第十九条 差旅费（一）费用报销单: 1）将粘贴好票据贴在费用报销单下。 2）出差天数和补助金额由财务部统一核实，除连续出差外，发票和出差往返票贴一张单子，方便查对和计算差补天数，连续出差，需注明上个报销单电子单号，方便核查。 （二）车票: 1）车票上日期、起止地点须和出差日期、地点一致，超标需注明原因并由部门经理签字。 2）若车票上无日期，无起止地点，需在车票后面注明起止地和工作内容。 （三）住宿票发票后面须将住宿人姓名，所去单位，到店及离店日期，天数，人数填写齐全，超标需注明原因并由部门经理签字。第九章 附则第二十条 附则 （一）本措施由企业财务部负责解释。 （二）本措施自公布之日起实施。