新分部开业采购管理详细规定.doc

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新分部开业采购管理要求
归属体系：GM电器经营管理手册――采购系统分册
文件编号：GM－采012
撰写单位：GM电器采购中心
版 本：第一版
生效日期：4月1日
机密等级：□ 机密 ■通常
累计页数：6页 正文页数：3页
附件个数：2
制度正文目录：
目 录
页次
1、目标
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、作业内容
1
6、注意事项
3
7、附件
3

总裁审批

管理研究室审核

撰写人

1目标：为使新分部开业筹备中，采购工作能够严谨有序进行，确保新分部成功，特制订本要求。
2范围：
2.1适用范围：GM电器总部采销中心；新开分部采购部、市场部、卖场部
2.2公布范围：GM电器总部各中心、各部门；各分部
3名词解释（无）
4职责
4.1总部采购中心负责制订新开业分部采购方面工作标准和程序；
4.2新分部采购部在总部指导下，负责新分部开业货源筹备工作；
5作业内容
5.1新开业分部采购工作开业步骤：
5.1.1新开业分部采购工作开业时间：在新分部开业前60天，采购中心进入筹备工作阶段。拟订支援开业采购系统人员名单，并在第一时间通知厂家给新开分部开业支持；
5.1.2新分部开业采购筹备工作，分为五个阶段进行：（因为开业时间属于机密，以开业总指挥当初制订开业推进计划为准。）
5.1.2.1（开业前第60天-50天）：市场调研、确定供给商、早期接触用户。工作周期为10天。第一阶段关键工作应该是对竞争对手了解和了解厂家在此地域和竞争对手关系，从而确定在新分部开业时关键合作伙伴。
5.1.2.2（开业前第49-24天）：协议谈判、特价机资源争取，和市场部共同确定开业促销方案。工作周期为25天。第二阶段就进入了开业前最关键协议谈判期了。有全国协议，依据总部签署全国协议或地方协议，在分部实施全国协议。需要在当地重新寻求供给合作伙伴（总部没有全国或区域协议）品牌，尽可能在确定合作伙伴前，寻求最少两家以上供给商，依据对其实力，供货价格等多方面考察，确定合作意向并签署协议。
5.1.2.3（开业前第23天-13天）：签定协议，制作采购价格文件，确定展位制展台，洽谈开业产品资源，店内外广告位招租。工作周期为10天。协议意向确定后，需要厂家在已经洽谈好协议备忘录上签署意见并确定，然后上报总部审批，待协议预案批回后，依据厂家提供带有企业印章价格表，制作采购价格文件。同时需要在卖场部已经确定好面积和位置上，计划出适合本品类展台位置图，并通知厂家依据实际面积和位置，制作装修效果图报卖场部签字确定后，制作展台。和此同时，和厂家就开业时促销活动安排交换意见，包含报纸广告宣传，特价机及促销员准备，室外活动安排等等。
5.1.2.4（开业前第12天-前4天）：广告前期准备工作，确定货源及特价机，确定展台、展位，促销员到位。工作周期为8天。依据和厂商在前一阶段洽谈特价资源及开业活动计划，拟订开业报广初步内容。对于采购系统这个阶段最为关键就是货源组织，因为考虑到库房实际收货能力，尽可能将本部门到货安排在一周内全部到位。需要和厂家提前沟通备货。并配合门店将已经签署协议厂家促销人员到岗。
5.1.2.5（前3天）：试营业及正式开业。在试营业期间，对样机，库存，展台，促销员等等出现问题立即发觉并处理，避免在正式开业时造成无须要麻烦。
5.1.3采购工作具体内容：协议签署、采购价格文件、货源、特价机、展台、展位、促销员、帮助市场部确定开业期间资源（共同营销）。
5.2开业工作标准及要求
5.2.1协议：开业前13天协议签定完成后进行录入工作，正式协议达成率80%、其它协议20%，正式协议文本可在途15天。如正式协议未到位，可按预案审批标准进行虚拟录入操作，待正式协议归档后，进行正式录入。协议分为两步走：一步是和厂家确定协议条款后，要签署谈判备忘录，达成授权标准上报总部。第二步依据总部签署审批意见，对协议需要进行修改，重新和厂家协商并确定后，重新录入总部审批。
5.2.2货源：广告发表商品，要求在广告制作前全部入库，并协调财务部门进行录入工作，其它常规商品在试营业前7天全部到位；在商品入库时候，要尤其注意商品库区定义，特价商品入库时，先根据原价格入正常库区，然后特价机审批回来后，重新制作价格文件，在财务系统上做转仓处理。
5.2.3展台、展位：开业前10—15天完成（依据卖场整体工程进度）；展台制作本着保质量，高效率标准，根据开业总指挥制订进度按期完成，完成后，样机到位要在试营业前3天完成。
5.2.4店内外广告位招租：开业前15天完成；依据总部卖场部确定室内外广告位区域划分，价格表，和厂家协商广告位招租工作。标准是给企业争取更多广告位收入。
5.2.5促销员：开业前10天到位，参与培训、维护店内外卫生；
5.2.6采购价格文件：开业前13天协议签定后立即在ERP系统内制作采购价格文件并上报审批后实施，并对出现价格问题型号和厂家重新确定。
5.2.7广告制作前，配合市场部确定促销计划及落实促销活动资源。制作开业报纸广告时候，要依据实际入库数量，价格进行制作，不能特价机入库数量和报纸广告上数量不一致。
5.3进货要求
5.3.1新开分部开业前期及15天内全部品类商品进货，必需提前两天制作《 GM电器经、代销商品进货申请明细单》，上报总部采购中心各品类部长审批。（经、代商品进货申请明细单必需分开上报，详见附件7.1）。
5.3.2新开分部开业时采购人员尽可能争取和供给商签署“新分部开业所进商品可退、换货备忘录”。
5.3.3新开分部开业后所发生各品类商品积压、滞销均由总部各品类部长负责，对在30天内形成积压、滞销，要求在形成积压、滞销后次月第10天内指导、帮助分部给处理。
6注意事项
6.1新分部开业采购工作在前期会碰到当地供货商不了解不配和情况，怎样有效进行沟通，并依据当地实际情况采取灵活方法让对方接收我企业采购政策，是需要关注关键点；
6.2因为属于首次合作，要和供给商做好确定，确保货源，尤其是促销资源正确、立即到位；
6.3价格文件录入工作完成后，要注意做好全品类查对工作，确保卖场全部商品全部有自己唯一编码，并均能够经过收银机以正确价格进行销售；
7附件
7.1经/代销商进货明细单
7.2进货申请步骤图

附件7.1

新分部名称 GM电器经销/（代销）商品进货明细单

采购组： 申请日期： 年 月 日
进货时间
商品名称
规格型号
进货数量
单价
进货总金额
应付金额
目前正品库存
目前残次品库存

采购经理： 员工：

附件7.2

进货申请步骤图

分部采购业务
分部采销总监或采购经理
总部采购中心部长
分部采购员工填写进货明细单
审核
审批
做订单，进货

不一样意

修改后重新制作申请

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不一样意

同意