化工企业合同管理规定.doc

合同管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范公司的合同管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司具体情况，制定本规定。
第二条 本办法所称合同，是指除劳动合同以外的，以公司名义依法对外签订的供销、技术、建筑工程、借款、租赁、融资租赁、承揽、运输、保管、仓储、投资、担保、维修、劳务、管理咨询等所有合同。
第三条 本办法所称的合同管理是指公司对合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜进行的检查、监督、管理等一系列活动的总称。
第四条 本办法适用于集团公司各部门及所属各子（分）公司。
第二章 合同管理机构和岗位职责
第五条 公司的合同管理由董事长领导，其他公司领导负责分管职责范围内的合同管理。
第六条 合同管理分为综合管理和专业分工管理。合同的综合管理部门为审计法务部，主要职责为：
（一）宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和本办法；
（二）负责评审合同管理规定的有效性和适宜性；
（三）拟订、颁发合同授权书；
（四）参与公司重大合同的可行性研究、谈判，受委托对合同的合法性进行审查，监督合同履行。组织重大合同的评审。
（五）及时向公司领导反映合同履行中出现的法律问题，提出法律意见；
（六）参与合同纠纷的处理；
（七）负责各类合同的盖章、登记、备案、归档，协助合同签订部门办理合同的公证、鉴证事宜；
（八）负责对各类合同的管理单位进行法律业务指导，组织对公司合同管理员及有关人员进行法律知识培训。
第七条 公司各职能部室及各子分公司为合同的分工管理部门，在经公司法定代表人授权后，负责各自职能范围相关合同的谈判、签订及履行等管理。
第八条 合同授权签订人的主要职责是：
（一）负责各自授权范围内的合同的签订；
（二）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；
（三）对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；
（四）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报并解决，处理或协助有关部门处理发生的合同纠纷；
（五）负责保管好本人所签合同的一切资料，需要上交归档的及时办理资料归档手续。
第三章 合同的签订
第九条 签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
第十条 合同原则上采用国家、省、市有关部门颁布的示范文本，没有示范文本的，原则上采用我公司的格式合同。
第十一条 国家、省、市及有关部门明确规定合同要进行公证、鉴证、登记的合同，必须履行上述程序。
第十二条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方的情况。要对对方单位是否具有法人资格或签约的主体资格、经营权、履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托的人、有否超越代理权限等相关内容进行必要的审查。
第十三条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则，以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨。
第十四条 签订合同时，如涉及公司内部其它单位的，应事先在内部统一平衡，协商一致，方可签约。必要时，由牵头部门组织召开合同评审会议予以集中评审。
第十五条 签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争合同由我方所在地仲裁机构或人民法院管辖，保密合同或有特殊规定的除外。
第十六条 合同文本达二页以上的须加盖骑缝章或由双方签字人逐页签字确认。
第十七条 合同签订的委托授权分为年度委托授权和单项委托授权。供应部、销售部需要经常签订合同的部门实行年度委托授权，其他部门实行单项授权（授权书见附件1）。
（一）年度委托授权具体人选及设置由各单位根据实际情况确定，并每年年终重新审核一次。委托授权人的工作岗位变更时，应及时变更委托授权书。
（二）其他部门或人员需要签订合同时，必须由公司法定代表人书面委托授权后，方可签订相应合同。
第十八条 合同签订的审批
（一）供销合同的签订与审批
1、公司主要产品、主要原料等大宗物资签订的年度供销合同，由公司经理办公会审核，总经理审批，分管领导签订。遇价格变化，升降幅度在5%（含5%）以内的，价格调整确认书需要部门负责人审核，公司分管领导审批；升降幅度超过5%的，价格调整确认书需要部门负责人审核，公司分管领导及总经理审批。价格调整书视同合同文本管理。
2、公司与通过招标确定的供应商签订的合同，由部门负责人签订，公司分管领导审批。
3、其它供销合同金额在30万以下的，由业务员审核，部门负责人签订；合同金额在30-100万的，由部门负责人审核，公司分管领导签订，总经理批准；合同金额在100-500万的，由部门负责人初审，公司分管领导审核，总经理签订；合同金额在500万以上的，由审计法务部组织预审，经理办公会审核，董事长或授权代表人签订。（合同审批表见附件2）。
（二）其它各类合同的签订，必须由公司法人代表临时书面授权或由法人代表直接签订，由授权代表签订的合同需经部门负责人和分管领导审批，对合同金额超过100万元或有效期超过一年不含一年）的，还需由审计法务部组织预审，报经理办公会审核。
第十九条 合同专用章管理
（一）公司对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其它印章一律不准代替使用。
（二）供应部、销售部各保留二枚合同专用章。合同专用章应妥善保管，若有遗失，应立即登报声明作废。若因此给公司造成损失的，要追究有关人员的经济责任和行政责任。
（三）供应部、销售部设立专（兼）职合同管理员负责合同的管理。
（四）其他部门签订合同，须使用审计法务部保管的合同专用章。合同的登记、备案、归档由审计法务部负责。
第四章 合同的履行
第二十条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与签订合同有关的部门、人员必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
第二十一条 合同履行完毕的标准，应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第二十二条 各部门领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行，给公司造成损失或影响的，要追究有关人员的责任。
第二十三条 各部门每月报送合同管理报表，包括合同签订及履行情况等内容。审计法务部适时对合同的签订和履行情况进行检查。
第五章 合同的变更、解除
第二十四条 合同签订部门应尽力保障合同的如约履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。
第二十五条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
第二十六条 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并办理有关手续。变更、解除合同的手续，应执行本制度规定的审批权限和程序。经上报主管机关批准、鉴证、公证的合同，在达成变更、解除协议前，应报原管理机关办理批准、备案、重新公正等相关手续。
第二十七条 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），不得口头约定。
第二十八条 变更解除合同的协议在未达成或未批准之前，仍按原合同履行，特殊情况经双方协商一致的除外。
第二十九条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第六章 合同纠纷的处理
第三十条 合同纠纷处理采取“谁经办，谁处理”，由签订合同的部门负责处置，必要时，审计法务部及其它有关部门配合进行处理。
第三十一条 合同管理应遵循“预防为主”原则，在履约过程中对可能要发生的纠纷要及时采取措施进行预防，重大事项先汇报，后处理。合同中解决争议条款中一般应约定我公司所在地仲裁机构或人民法院管辖。
第七章 合同的存档
第三十二条 对外签订的合同不少于一式四份。公司留存一份由审计法务部归档，一份由合同签订部门自行保管。
第三十三条 具有合同专用章的部门应建立合同管理台帐及合同档案（包括电子页档），每一份合同须有一个编号，不得重复或遗漏。并于每月10日前，将上月签订的合同以及登记报表（包括电子页档）交审计法务部备案，由审计法务部统一编号归档。
第三十四条 审计法务部设专人负责合同档案的管理，并建立合同管理台帐及合同档案。
（一）合同管理台帐应包括序号、合同号、经办人、签约人、签约日期、合同标的、价金、对方单位名称、履行期间、履行情况及备注等。
（二）合同档案应包括合同正本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等（包括文书、电传等）。
第三十五条 其他各职能部室设兼职合同管理员，负责各自职责范围内的合同的日常管理。
第三十六条 涉密合同应按照公司保密管理制度管理。
第八章 考核与奖惩
第三十七条 合同管理列入部门及岗位的考核范围。
第三十八条 合同相关部门、合同管理员和参与合同签订、履行的相关人员要积极维护公司的合法权益。对工作成绩突出、经济效益显著的单位和个人，应按公司相关制度予以表彰。对玩忽职守、造成经济损失的单位和直接责任者，追究经济责任、行政责任直至法律责任。
第三十九条 凡在合同的谈判、审核、签订、履行、争议处理过程中有下列情况之一的，对有关单位和个人予以表彰：
(一)在审核、签订、履行合同过程中，工作认真负责，为公司节约资金和避免经济损失的。
(二)在合同管理工作中，提出合理化建议，为提高合同管理水平做出显著贡献的。
(三)在争议处理过程中，维护公司的合法权益，为公司挽回和避免经济损失的。
(四)检举、揭发利用合同形式进行违法、违规活动的。
第四十条 对在经济交往活动中，有下列情况之一的，对负有责任的领导、签约人、合同管理员、合同经办人，视情节轻重分别给予批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法处理：
(一)对外签订合同前，不了解对方资信、资质情况，不作可行性调研，盲目签约，造成经济损失的；
(二)未按规定履行审核和批准程序而签订的合同；
(三)未经授权或超越授权范围订立合同的；
(四)没有合同等支付依据或未按照合同的约定，擅自支付各种款项的；
(五)末签订书面协议并履行审批手续而变更、转让、解除合同的；
(六)未经批准擅自放弃追索权。不追究或未及时追究对方违约责任，造成我方经济损失，或因工作不负责，造成我方违约而支付违约金、赔偿金的；
(七)与对方恶意串通，采取欺诈、胁迫的手段签订合同，造成我方经济损失的；
(八)违反合同结算管理规定，造成我方经济损失的；
(九)其他应处罚事项。

附件1： 合同签订委托授权书
附件2： 合同签约审批单

附件1
装 订 线

合同签订委托授权书（存根）

字 第 号

被授权人姓名: 授权人签字:

授权内容及权限:

有效期限：至 年 月 日 签发日期：

合同签订委托授权书

字 第 号

兹授权 同志，为我方签订合同及办理相关事务代表人,该人员授权范围内的行为均代表我单位的行为，均为我单位的真实意思表示，合法有效，对我单位具有法律约束力。

授权金额:

授权范围：

授权单位： （盖章） 法定代表人：（签名或盖章）

有效期限：至 年 月 日 签发日期：

附：代理人性别： 年龄： 职务：

工作部门： 联系方式:

被授权人签名：

说明：1、委托书内容要填写清楚，涂改无效。
2、委托书不得转让、买卖。
3、将此委托书提交对方作为合同附件。

附件2
合同签约审批单
编号：
合
同
概
况
合同名称（编号）

对方单位名称

对方单位住所

对方联系人

联系电话

合同标的

合同数量

合
同
会
签
经办部门负责人

相关职能部室

法律顾问

公司分管领导

总经理

董事长

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