公司综合招标管理核心制度非常实用.doc

企业招标管理制度目 录第一部分 总则2第二部分 招标范围2第三部分 招标管理机构及职能3第四部分 招标申请4第五部分 招标文件5第六部分 招标程序7第七部分 招标纪律13第八部分 其它15 起草人审核人同意人部门职务姓 名签 名日 期颁 发 部 门/报 告 部 门执 行 日 期/报 告 日 期第一部分 总则第一条 为规范企业招标管理工作，维护企业正当权益，控制经营管理成本，确保质量，依据国家相关法规，本着公平、公正、诚信标准，制订本制度。 第二条 本制度适用对象为总企业及各分企业。第三条 本制度所称招标包含公开招标和邀请招标 。公开招标是指以招标公告方法邀请不特定法人或其它组织投标。邀请招标是指以投标邀请书方法邀请特定法人或其它组织投标。 第二部分 招标范围第四条 以下事项必需根据本制度进行招标： 一、 企业采购管理制度要求必需以招标方法采购货物、工程、服务。二、 其它经领导同意需要集中统一采购物质或服务。企业任何部门和个人不得将必需进行招标事项化整为零或以其它任何方法规避招标。 第三部分 招标管理机构及职能 第五条 企业成立招标工作小组，招标工作小组是企业招标工作管理机构，小组组员包含：企业总经理（或分管领导）、工程部、采购部、审监部、财务部等相关人员和企业法律顾问等。招标工作小组组长由总经理或分管领导担任，其它组员由组长依据招标项目实际情况进行任命,审监部负责对招标过程进行全程监管。 第六条 职能划分 一、招标项目包含部门招标项目 申请部门 经办部门 协办部门 监察部门 工程项目工程部工程部采购部、财务部审监部办公用具总经办 采购部 财务部 审监部 原辅材料、固定资产、仪器设备 、 低值易耗品需求部门采购部 工程部、财务部 审监部 知识产权、技术开发研发中心研发中心采购部、财务部 审监部 服务、咨询等需求部门需求部门行政部、财务部等审监部二、申请部门关键职能：制作招标申请书，参与招标工作； 三、经办部门关键职能：制作招标文件和协议关键条款，投标单位资质预审，建立合格投标单位数据资料库，编制、修订招标文件并办理相关审批手续，负责组织安排招标小组会务，控制整个招标工作进度； 四、协办部门关键职能：参与答疑、开标、议标、评标、协议谈判和签署，帮助经办部门做好其它各项工作。负责招标档案建立、招标计划跟进、招标过程纪录、招标过程资料编号归档、各类协议存档保管。五、审监部关键职能：投标单位资质审核，招标、开标过程全程监督及议标、议价全程参与，定标结果程序监察。其中,法务专员关键职能：参与制作招标文件和资质预审，参与答疑、开标、议标、评标、定标、协议谈判和签署。六、企业法律顾问关键职能:负责招标活动法律事项和法律风险管控。 第四部分 招标申请 第七条 招标申请部门提交招标申请书。招标申请书形成程序为： 一、申请部门依据工作计划需要，会同技术部门按URS要求，制作招标申请书 ，招标申请书应包含以下内容： 项目标名称、型号规格、数量、质量和技术要求、实施计划和实施地点、本部门具体跟进人员、投标人资质要求、拟采取招标方法等 。二、招标申请书由申请部门责任人进行内容审核（是否符合URS ），签字后提交分管领导审批 ,报审监部立案。 三、招标申请书经分管领导同意后，由经办部门牵头组织招标事宜。 第八条 招标二种方法 一、项目规模大、造价高且在时间许可情况下，由招标小组确定实施公开招标。 二、无法满足公开招标条件项目，由招标小组确定邀请招标。即依据申请部门及其提供调查资料，选定一定数量业内著名企业作为邀请投标单位，该单位数量应按工程量或采购量规模而定。如选一家单位中标，则邀请投标单位不得少于三家 ，不然当次招标无效。 第五部分 招标文件第九条 招标文件编制 招标文件由招标申请部门、技术部门及法务律师共同起草、编制,经招标工作小组审核同意后公布。编制工程招标文件，其中技术标（施工组织设计、方案、技术指标等），商务标（企业资质、信誉、业绩、工期、质量、组织机构、管理体系等）部分由工程项目部负责编制。招标文件基础内容包含： （一）固定资产、原辅材料、试剂采购：名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、验收标准和方法、报价方法、付款方法等。 （二）工程材料、办公用具、仪器设备采购：名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、检验标准方法、报价方法、付款方法等。 （三）工程设计、监理发包或委托：名称、地点、内容和范围、需要提交结果资料、工期或服务期、质量和技术要求、报价方法、付款方法等。 （四）工程施工发包：名称、地点、发包范围和内容、承包方法、技术要求、质量标准、开完工时间、报价方法、付款方法等。 （五）其它服务委托：名称、内容、规格、时间、质量和技术要求、报价方法、付款方法等。 （六）对投标单位要求（如资质、资信、业绩等）。 （七）招标投标时间安排和标准（发标、答疑、投标、开标、议标（包含评标标准，标准应量化）、评标、定标等）。 （八）投标确保金、签约确保金数额、交纳和返还。 （九）协议版本。 工程招标内容还要具体说明工程名称、地址、项目所建地理位置、环境、用地范围、工程概况、招标范围、设计要求、工程地质情况及投标报价等要求，材料设备采购招标文件内容还应符合按“甲供及暂定材料设备采购、包装、运输、装卸、验收、保管、发放管理程序”要求。 第十条 招标文件发出和修改全部招标文件经招标小组组员签字确定后方能对外发出，招标文件发出后未经招标工作小组组长同意不得修改或终止。经招标工作小组组长同意修改招标文件后，应在开标会议前3日通知全部投标单位。 第六部分 招标程序 第十一条 招标工作应严格根据以下程序实施：一、起草招标申请书经办部门会同需求部门、技术部门，按URS要求，起草招标申请书，报分管领导审批。 二、招标公告报批和公告招标申请书审批经过后，经办部门会同需求部门、技术部门、法务律师共同起草招标公告（或投标邀请书），招标公告（或投标邀请书）应该载明招标人名称和地址、招标项目标性质、数量、实施地点和时间和获取招标文件措施等事项。招标公告报招标小组审批，经过后进行公告。如投标邀请书则不需。企业自行办理招标事宜，按要求向相关部门立案（如需要）；如委托其它机构代理招标事宜，应签署委托代理协议。 三、资格预审有意投标单位应按要求在十日内向经办部门提供正确、真实、具体企业资质等方面资料，包含但不限于以下资料：1.营业执照(复印件)；2.税务登记证(复印件) ；3.组织机构代码证(复印件)；4.相关质量管理体系认证证书（复印件）；5.产品名目、技术、质量标准（含规格、型号、参数、颜色、功效等）；6.产品质量检测汇报及出厂合格证（复印件）；7.国家环境保护产品认证证书及相关检测汇报（复印件）；8.使用说明、安装指导、调试及服务承诺；9.供货保障方法；10.近期销售用户名称、联络人及联络电话；11.报价及清单。 经办部门应汇总意向单位资质资料，根据招标申请书要求对投标人资质进行资格初步审查。投标人应该为生产厂家，标准上不包含代理商或经销商（特殊情况除外）。对拟经过资质初审关键企业要一一进行用户访谈（电话或现场）或实地调研，出具资质初审意见书(见附件)，报法务专员复核。法务专员对资质初审意见书中经过单位资质优异行内容复核，再采取电话访谈等方法进行抽查，将资质初审复核意见报审监部审查。 资格预审经过后，需要立案，经办部门将评审结果向国家招标投标监督机构立案。立案三日内国家招标投标监督机构没有提出异议，经办部门向资格预审经过投标人发出资格预审合格通知。 四、编制及发出招标文件 经办部门会同技术部门、法务专员，依据要求和工程实际情况，编制招标文件，招标文件应该包含招标项目标技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求、评标标准等全部实质性要求和条件和拟签协议关键条款。招标文件经招标工作小组审核经过后，报送国家招标投标监督机构进行立案审核(如需要)。审定招标文件确需变更时，须经国家招标投标管理机构同意(如需要)，并在投标截止日期前通知全部投标单位。 经办部门按招标文件要求时间召开发标会议，向投标人发放招标文件、施工图纸及相关技术资料，并注明需返还技术资料具体发放情况。发放招标文件要逐一登记，并有投标单位领取人签字。 需要缴纳确保金，由经办部门出具交款通知单，投标人持交款通知单到财务部缴款，再将第三联交回，完成交款程序。核准以上款项交纳以财务部收据为准，投标单位转账单、汇票等要统一换成财务部收据。依据国家要求，采取邀请招标方法，应该向三个以上含有负担招标项目能力、资信良好特定法人或其它组织发出投标邀请书。从公布招标文件之日起至开标，时间不得少于20天。 五、踏勘现场和用户调研经办部门会同相关部门,按招标文件要求组织投标人进行现场踏勘和用户调研， 并形成书面材料，报国家招标投标监督机构立案(如需要)。 六、招标答疑 经办部门会同技术部门负责制订招标答疑文件，发放答疑文件并存档。 七、投标文件搜集 投标单位应在招标文件确定截止时间前递交投标文件和交纳投标确保金(如需要)，逾期企业不予接收，未按时交纳投标确保金，其投标文件按废标处理 。 投标单位应将要求投标文件盖章密封（密封处需盖章），并派专员(须有授权委托书)送至招标文件要求部门，相关部门收到投标文件后应出具加盖企业章收文凭证(见附件),做好统计、妥善保留，开标前不得自行开封。 如投标文件密封不符合要求，作为废标处理。投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件要求密封、递交。补充、修改文件为投标文件组成部分。如补充、修改内容造成废标，由投标单位自行负责。在招标文件约定投标截止日期后送达投标文件，均为废标，不再参与后续开标、议标。 经办部门负责搜集投标文件,要逐一登记，签字确定。八、开标招标工作小组在开标前依据国家要求确定评标委员会人员组成及名单。 开标前3日，由经办部门发出开标会议通知，通知企业参与开标部门和人员,通知开标会议时间、地点和注意事项。 依据招标文件要求时间和地点，招标工作小组组长或授权人员主持召开开标会议。开标会议邀请全部投标人代表和相关人员在招标投标监督机构监督下公开按程序进行。开标时，由投标人或其推选代表检验投标文件密封情况，也能够由招标人委托公证机构检验并公证。经确定无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件其它关键内容。开标过程应该统计，并存档备查。 九、 评标评标时，评标委员会组员先对投标文件技术标内容中技术方案、产品技术资料、实施计划等进行审查 。 技术标关键审查以下内容：1、确保工程技术、质量、安全及工期技术组织方法；2、工程施工方案及施工工艺；3、施工图纸和图纸设计说明； 4、施工组织及施工进度计划 ；5、研发设备技术功效要求和技术参数；6、质量确保、工期确保、安全施工方法；技术标评选经过后，进入商务标，即对商务标标书中相关商务部分,包含商务步骤、送货、报价、付款等过程进行评选。商务标关键审查以下内容：（1）法定代表人身份证实（2）法人授权委托书（正本为原件）（3）投标函（4）投标函附录（5）投标确保金交存凭证复印件（6）对招标文件及协议条款承诺及补充意见（7）工程量清单计价表（8）投标报价说明（9）报价表（又称投标一览表）（10）投标文件电子版（u盘或光盘）（11）企业营业执照、资质证书、安全生产许可证等； （12）企业营业执照、企业资质等级证书、当地施工安全管理部门出具安全生产证实材料及安全资格证评标委员会依据招标文件要求评标方法，对投标人投标文件按程序要求进行全方面、认真、系统地评审和比较后，和投标单位进行必需沟通，充足发表自己意见，形成，采取投票方法对投标单位逐一表决,由法务专员见证,工作人员现场唱票, 审监部人员监票, 按得票多少规则确定出不超出3名合格中标候选人，并标明排列次序。 评标委员会发觉投标人弄虚作假、以低于成本价竞标、以她人名义投标、串通投标，该投标人投标作废标处理。 十、 定标招标小组依据招标文件要求和评标委员会推荐合格中标候选人，组员集体讨论，对中标候选人进行技术和商务综合评价，采取投票方法对逐一表决, 按得票多少规则确定中标单位 ，并签署定标决议。排名第一中标候选人放弃中标，因不可抗力提出不能推行协议，或招标文件中要求内容未满足，招标人能够确定排名第二中标候选人为中标人，以这类推。全部推荐中标候选人未被选中，应重新组织招标。不得在未推荐中标候选人中确定中标人。 十一、中标结果公告在确定中标人后，经办部门对中标结果进行公告，时间不少于3天。十二、立案，发中标通知书公告无异议后，招标人将工程招标、开标、评标、定评情况形成书面汇报报国家相关机构立案（如需要），并发出中标通知书。 十三、谈判及协议签定中标通知书发出后，经办部门会同技术部门、法务专员负责和中标单位进行协议具体条款再谈判, 再谈判结果报企业相关部门及法律顾问审核同意后,以招标文件中协议版本、中标通知书为准签署协议,协议实质内容不得和招标文件不一致。假如协议实质内容确需变更，需经审监部、招标小组、法律顾问同意并有投标单位盖章确定,并填写。 协议谈判完成后，经办部门按企业协议管理对应要求,进行协议报批。通常应在中标通知书发出后30日内签署协议，假如不能在中标通知书要求时间内签署协议，可视为放弃中标，通知其它候选单位。 签署协议前，核实是否交纳履约确保金，交纳履约确保金后才能将盖章协议交给对方。 签署协议后，经办单位3日内通知其它未中标单位落标，退还投标确保金及其它多种押金。 十四、投标确保金、资料、押金退还 （一）需返还资料及押金退还程序：投标人将需返还资料退还经办部门后，经办部门查对页数无误、页面整齐后在收据上签上“*已退”确定后，投标人持对应手续到财务部退款。如需返还资料有损坏、丢失部分，档案员视情节在收据上标明应扣除金额，财务人员从需返还资料押金中扣除。 （二）投标确保金退还程序：投标人接到退款通知后，经办人在投标人收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。 十五、文档管理 (一) 招标结束后,经办单位在一周内应对参与投标全部单位（包含初选经过单位、落选单位、中标单位）相关资料（包含但不限于资质材料、投标文件等）及企业在招标工作中形成文档（包含但不限于招标申请书、招标文件、资质审查意见、招标会议纪要、考察汇报、谈判统计、表决表等），按企业文档管理要求进行整理归档 ,交档案室保留。 (二) 采购部门应对反复性招标投标单位建立档案，档案中除了统计该投标单位基础信息外（包含名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应统计其推行协议实际表现信息并进行动态评定，该评定结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标评判依据。 第七部分 招标纪律第十二条 招标工作相关人员必需严格遵守以下纪律： 一、招标工作要严格根据中国招标投标法和本要求相关程序进行。 二、招标活动应该遵照公开、公平、公正和老实信用标准。 三、电话保密。除经办人电话、招标文件中公布电话外，招标小组组员电话一律保密。 四、开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记，经办部门负责保管投标文件，审监部随时核查 , 开标时招标文件应密封完好。 五、不得泄露标底或其它任何包含招标投标工作保密资料。开标至协议签署期间，投标文件、谈判内容应保密，严禁泄露。 六、不得和招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接收招标、投标当事人礼品、礼金、宴请或参与其它可能影响公正招标活动；严禁接收投标人请客吃饭、送礼。招标过程中严禁和投标人有工作之外任何联络。 七、招标人不得违反核准招标事项开展招标工作。 八、不得泄露参与投标其它投标人投标价，假如发觉泄密，企业将依据实际情况给处罚。 九、不得背离招标文件约定条款和中标单位签署协议。 十、不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款；不得改变资格预审文件中载明资格条件或以未公开条件限制、排斥潜在投标人；不得拒绝或限制已经经过资格预审潜在投标人参与投标。十一、不得违规使用标底，不得在开标后修改、增加或降低评标实质性条款；不得违规设定商务标权重;不得利用暂定价格条款获取非法利益。 十二、招标文件起草人员对招标文件正确性负责，技术人员要严把技术关，本着对企业负责精神，以严格认真态度编制招标文件。假如发觉技术错误造成企业损失，企业将依据实际情况给处罚。 第八部分 其它第十三条 本要求由审监部负责解释,修改亦同。第十四条 本要求自颁布之日起生效。