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国际投标文件编制标准和策略研究

[作者介绍] 许高峰（ 1969- ），男，浙江定海人，高级工程师，天津大学管理学院博士硕士；林强（1971- ），男，天津人，天津大学管理学院讲师，博士硕士；杨雪松（1971- ），男，北京人，中欧国际工商学院，工商管理硕士硕士。
[内容摘要] 怎样在竞争猛烈国际招标项目中取胜已成为中国企业十分关心课题，本文结合国际 招投标活动部分关键标准和观念和国际贸易通例和中国 投标人经验教训，具体给出了编制有竞争力投标文件基础依据和必需条件，在此基础上，具体剖析了投标文件中相关内容。本文对于编制有竞争力投标文件含有普遍指导意义。
　　国际招标和投标是一个国际上普遍采取、有组织市场交易行为，是国际贸易中商品、技术和劳务一个买卖方法。国际投标是投标人利用竞标机会进行销售或出口商业活动，也是中国企业将商品、技术和劳务打入国际市场有力武器。所以投标人研究怎样制作有竞争力投标文件，从而提升中标率显得尤为关键。
　　投标人在开标前会做大量准备工作，但最终投标人对招标文件响应是经过其投标文件来反应，招标人选择谁或不选择谁全部是要依据投标文件具体内容来做出决定，废标和中标是否也全部要在投标文件中找出对应依据。所以，投标人应对投标文件给足够重视，努力争取递交是一份内容上完整、实质上响应、价格上有竞争力、制作上精美投标文件。
　　世界各国凡采取国际招标方法进行采购项目，投标人通常全部在各行业和机构“招标文件范本”基础上编制招标文件。现在流行范本大多以世界银行公布“招标文件范本”为基础，并依据各国法律要求和项目标实际情况做出合适调整。国际投标包含很多领域，本文仅以机电产品采购项目标国际投标为例，结合国际投标特点，从了解 招投标活动部分关键标准和观念入手，介绍编制有竞争力投标文件相关内容。
一、招投标活动部分关键标准和观念
　　在介绍制作投标文件之前，有必需把现在世界各国普遍认可招投标活动部分关键标准和观念总结介绍以下：
1.招投标活动是基于规范文本形式经济活动：
(1)招标人购置意图表现在书面招标文件中，而投标人投标内容经过书面投标文件反应；
(2) 在投标截止日期前，招标人澄清投标人提出问题或招标人主动对招标文件进行修改，全部应经过书面方法进行，并在投标截止日期前书面通知全部购置招标文件投标人，使之成为招标文件一部分，而投标人应书面回函确定；递交后投标文件如有修改，也应在投标截止日期前以书面方法进行；
(3)评标中澄清不管双方见面是否均应在要求时间内经过书面形式提出并回复，澄清文件需由投标人代表签字，不然无效；
(4)投标文件要用招标文件要求文字完成并打印，通常不能手写；
(5)投标文件每页全部要由投标人代表用姓或首字母小签，修改地方也要小签证实。如签字人不是投标人法定代表人，应出具法定代表人授权书；
(6)在唱标时没有依据书面投标文件读出降价申明、选择报价或备选投标方案在评标时将不予考虑；
(7)决定投标响应性只依据投标文件本身内容，而不寻求外部证据。要求补充证实文件不能造成对投标内容和价格实质性修改。
2.招投标活动时效性标准：
　　招投标活动时效性贯穿于整个招投标过程，能够按时间划分为：
(1)前期：包含(a)出售招标文件时间有要求；(b)投标人对招标文件提出澄清时间有限制；(c)投标人准备投标文件时间和截标、开标时间有要求；
(2)中期：包含(a)投标使用期有要求；(b)投标确保金使用期有要求；(c)投标人对澄清回复有时间限制；
(3)后期：包含(a)中标后递交履约确保金时间有限制；(b) 签署协议时间有限制。
3.招投标活动中评标公正性、公平性及公开性标准：
　　评标标准和方法事先由招标人制订并写入招标文件，不能在开标后依据投标文件情况更改和增减评标标准，或对不一样投标人采取不一样评标标准。协议将授予实质性响应招标文件要求且评标价最低投标人，而并不一定是开标价最低投标人。
　　评标期间招标人可要求投标人对其投标文件进行澄清，但不能寻求、提供或许可投标人对投标价格等实质性内容做任何更改。对于投标文件中不组成实质性偏差不正规、不一致或不规则内容，招标人能够接收，但这种接收不能损害或影响投标人相对排序。实质性响应投标应是和招标文件全部条款、条件和规格相符，没有重大偏离投标。对于关键条款偏离、保留或反对，（比如相关投标确保金、使使用方法律、税收等内容）应被认为是重大偏离。投标人不得经过修正或撤消使其投标成为实质性响应投标。
　　实质性响应标准并没有严格统一界定，业界见解不尽相同。但影响到投标人排序或会造成废标原因全部可认为是实质性不响应。
二、编制完整投标文件
　　投标文件编制质量，会直接影响到能否中标，在投标文件中不仅反应出投标人实力，而且还能反应出投标人投标策略和投标技巧。所以，对投标人而言，要想编制出有竞争力投标文件，就需首先做好下列工作：
1.具体分析招标文件
　　招标文件是投标关键依据，所以投标人应该在熟悉本文上述相关关键标准和观念基础上，对招标文件进行认真细致分析研究，“吃透”招标文件——即投标人要全方面消化招标文件内容，不放过任何细节。本文针对机电工程国际投标特点，将招标文件关键内容概括总结以下：
(1)基础信息，包含项目名称、子项目名称（如有话）、招标编号、招标标物名称、业主名称、招标代理机构和买方（用户）名称；
(2)开标时间和开标地点；
(3)联络人和联络方法；
(4)投口号言；
(5)投标报价方法、有没有额外相关费用、投标货币要求；
(6)资格和业绩要求；
(7)投标保函要求；
(8)投标使用期；
(9)正、副本份数；
(10)评标中考虑原因和具体量化方法；
(11)交货日期；
(12)付款方法；
(13)需要多长久限备品备件和报价要求；
(14)要求包含附件、零备件、专用工具；
(15)技术服务要求；
(16)培训要求；
(17)对分项报价要求；
(18)选购件要求和评审方法；
(19)评标价计算方法；
(20)技术规格（或规范）。
2.完整投标文件内容
　　在完成上述招标文件分析工作后，就应着手确定投标文件， 一份完整投标文件应包含下述部分（列出是几乎全部可能项目，依据具体情况会有所增删）：
(1)投标书；
(2)营业执照/注册证实；
(3)投标一览表
(4)投标分项报价表；
(5)货物说明一览表（技术规格应答/供货范围/设备描述）；
(6)技术规格偏离表；
(7)商务条款偏离表；
(8)投标确保金；
(9)法人代表授权书；
(10)资格申明；
(11)银行资信证实；
(12)制造商资格申明；
(13)贸易企业资格申明（如必需）；
(14)制造商出具授权函（如代理商投标）；
(15)证书；
(16)售后服务说明；
(17)备品备件清单；
(18)随机备件、易损件、专用工具清单；
(19)选购件清单；
(20)培训计划；
(21)制造/销售统计；
(22)多种要求注册证、许可证、认证；
(23)产品样本资料。
三、投标文件分项编写标准和策略
　　一份有竞争力投标文件不仅要求内容完整，而且要求在编制投标文件每一项内容上讲究策略。下面，针对中国企业在国际投标实践工作中积累经验，总结出对应投标文件编写内容和相关策略。
1.封面：封面上需要填写项目名称/投标产品名称和本项目标招标编号和日期。假如此次招标包含若干协议包，应指明投标具体包号和产品名称。另外注意要在签字本和复印本上标明正本和副本字样。
2.投标文件清单，即投标文件目录。
3.投标书：投标书要填写内容有：招标代理机构名称（如有话）、项目/产品名称、招标编号、副本份数、投标保函金额投标价格、补遗书份数、投标使用期天数和联络人地址和联络方法。投标价格应表述全方面，包含报价方法和大小写金额，如：CIP大马士革（或CIF西雅图）美元贰拾捌万叁仟伍佰圆整，即USD283,500.00。依据国际通例，投标使用期通常为60-120天，但应注意检验招标文件具体要求，投标人承诺投标使用期比要求期限短一定会造成废标。
4.投标一览表：依据招标文件要求，投标一览表除在投标文件中提供外，还应单独密封一份供招标人唱标时使用。填写内容包含：招标编号、序号和包号/品目号（只有一个投标产品时可不填）、设备名称、型号和规格、数量、制造商名称和国籍、报价方法（如CIF马尼拉或CIP巴格达，因为有项目评审标准以货到用户所在地为准，即包含内陆运保费，所以提议全部以CIP形式表述；如用CIF还应单独说明内陆运保费金额，除非内河港口，如CIF多伦多）、投标货币（美元、欧元、日元等）、投标总价、投标确保金（有/无）、交货期（应严格根据招标文件提法表述，如“协议签字后三个月”或“协议生效后三个月”，通常不要只简单填写“三个月”，依据国际贸易通例，协议签约和生效不是一个时间。另外“收到L/C”是指在协议签字并生效后一段时间，不能等同）。
5.投标分项报价表：本表目标是了解投标总价组成并比较各个投标人相同项目报价高低，通常招标文件脚注会注明“假如不提供具体分项报价将视为没有实质性响应招标文件，会造成废标”。
　　主机和标准附件一项要填写型号和规格、数量、原产地（即具体生产厂国别）和制造商名称、EXW或FOB/FCA单价、CIF/CIP单价（选择其中一个，“CIF/CIP…”并列会引发误解）、CIF/CIP总价、至最终目标地运保费。
　　假如不提供备品备件和专用工具应注明。假如提供备件和工具，可按要求注明厂家和价格，在“规格和型号”一栏注明“清单见附件”，用附件具体说明内容。
6.货物说明一览表和技术规格偏离表：货物说明一览表只是对货物简单描述，招标文件脚注中通常要求具体技术性能另页描述，所以本部分和后面技术规格偏离表应组成产品全部技术部分。技术规格偏离表本意是列出和招标文件要求不符合条款，但提议利用此表对全部技术指标进行说明。严谨完整投标文件技术部分应包含：
(1)技术规格应答，即对照招标文件技术规格要求逐项说明响应性，包含相关服务要求响应性（如愿意放在商务部分也可，但不能遗漏）；
(2)供货范围，指货物组成部件和价格组成（单独用附件形式说明也可，或依据需要不指出价格）；
(3)货物描述，即用投标人自己方法、习惯和格式对产品进行具体介绍，突出特点和优势；
(4)产品印刷样本资料。
　　技术规格应答注意事项：第一部分是招标文件条目号和要求规格，第二部分是投标产品技术规格，第三部分是相关说明。第二部分内容要依据要求性能使用具体数字和文字描述，通常不要简单回复“符合/满足”。第三部分中假如响应要求，可填写“满足、符合、响应”，如高于要求，应填写“超出、优于招标规格要求”，并在备注中强调这种性能优越之处或对偏差做出合理解释。说明栏应充足利用，对于和标准配置或和样本资料不一致地方作出说明，方便招标人了解，以免被认为是前后不一致，有虚假应标嫌疑。
7.商务条款偏离表：广义上招标文件中除技术部分外全部属于商务条款。因为招标文件第一部分内容通常是标准商务文件格式，所以关键是审查列在“投标资料表”和“协议条款资料表”中改变。其中“投标资料表”中关键项目有：报价方法和相关费用要求；业绩要求；货物验收后需要备件年限；评标考虑原因全部内容（交货时间、付款要求、备件价格、售后服务等）；“协议条款资料表”中关注条款有履约确保金要求、目标地、伴随服务、备件、确保期、维修响应时间和付款条件（有些原因会在技术要求中说明）。和上述条款有差异地方应在商务偏离表中指出，如交货期和付款时间等。投标人优势在这里也要强调，如维修点和保税库等。依据招标文件不一样要求，商务条款偏离可能会直接造成废标，也可能造成评标价格调整，所以最好是没有偏差，应尽可能满足招标文件全部要求。
8.投标确保金：附上正本。如正本投标保函经过银行转递，此处要附上底单备查。
9.法人代表授权书：如是投标人法人代表亲自签字，则不需要授权书。
10.资格申明、制造商资格申明、贸易企业资格申明、营业执照、制造商出具授权函、证书、银行资信证实（正本，有项目要求能够是近三个月复印件），以上文件用于对投标人投标资格、生产能力、财务能力进行审查。制造商资格申明中要求填写部分项目，如外购件情况、制造商生产经验和易损件供给商名称要注明。要求填写销售业绩可在此处列出，也可用附件单独列表。其它表格中内容依据项目具体情况改写。
11.售后服务说明：依据招标文件要求和本企业通例制作。
12.多种注册证、许可证和认证。
13.备品备件清单：招标文件通常全部要求质量确保期后一定时限备品备件，应依据要求填写内容和价格。
14.专用工具清单：依据要求决定是否提供和提供内容和价格。

15.选配件清单：关键指投标人认为要配置及期望招标人购置，但在招标文件要求之外部件，其价格不计入评标价中，招标人通常会在评标汇报中说明选择哪些配件将加在协议价内。
16.培训计划：依据招标文件要求应答。
17.国际、中国销售统计：同类产品在国际、中国销售情况（以证实产品畅销）和开始销售时间、用户名称、联络方法等。
18.产品样本资料。
19.其它注意事项：
(1)正本和副本要标注清楚，并分别密封，全部正副本再统一密封在一起，帖上标识（不能标识有投标人名称）。
(2)投标文件应逐页小签。
　　总而言之，投标人要了解招投标 活动关键标准和观念，在取得招标文件后，要认真分析招标文件内容，对照招标文件要求，结合国际贸易通例，逐项应答，避免出现投标文件被拒绝现象。经过编制完整投标文件并利用多种策略来充足表现投标人实力和能力，在竞争猛烈国际投标中取胜，进而取得更大市场份额。
[1] 亚洲开发银行技术援助项目（ TA3019-PRC）
[2] 林强，本文通讯作者，天津大学管理学院， 300072