高《秘书基础》复习提纲与要点.doc

高三秘书基础复习提纲与要点第一章 秘书工作及其发展趋势第一节 秘书工作一、秘书秘书的含义二、秘书工作1秘书工作的含义2秘书工作的基本属性：辅助性、政治性、服务性3秘书工作的主要任务 第二节 我国秘书工作的发展趋势（只需这些）一、参谋职能强化趋势参谋职能强化趋势的原因二、秘书工作管理科学化趋势三、办公手段现代化趋势1办公手段现代化的概念2办公手段现代化追求的目标3办公手段现代化的发展大体经历的四个阶段：起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段知识要点提示：汉书中所说的秘书，是指皇宫内 秘藏的书籍 或谶纬图箓之类的文图资料。今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理 日常工作 的人员。秘书工作 是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性 管理活动。秘书工作的基本属性有 辅助性 、政治性、 服务性 。根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。第二章 秘书工作的原则、特点和作用第一节 秘书工作的环境领导活动一、领导和领导活动1领导的含义2领导活动的含义二、领导活动的要素1领导者2被领导者3作用客体第二节 秘书工作的核心领导意图一、领导意图的含义二、领导意图的产生（了解）1领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物2领导意图是上级指示与本组织的具体情况相结合的产物3领导意图是领导与群众的智慧相结合的产物4领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物第三节 秘书工作在领导活动中的作用和特点一、秘书工作在领导活动中的作用1枢纽作用2助手作用3参谋作用4辅助协调作用5“不管部”作用6“窗口”作用二、秘书工作在领导活动中的特点1依附性2综合性3服务性4机密性5政策性第四节 秘书与领导者相处的基本原则一、秘书与领导者的关系 领导者与秘书在封建社会是主仆关系，在资本主义社会则为雇佣关系。党政机关、国家企事业单位，领导与秘书的关系可归纳为： 1在组织上是上下级关系 2在工作上是同志关系 3在职能上是主辅关系 二、秘书与领导班子相处的主要原则1“职权划分，单向请示”的原则2“按规章制度办事”的原则3“不分亲疏，一视同仁”的原则4“通报情况，维护团结”的原则三、秘书人员与具体领导人相处的原则1思想体系一致的原则2知识互补的原则3相互信任的原则4. 相互适应的原则知识要点提示： 领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心。领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。 秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。 秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。第三章 信息与秘书工作第一节 信息及其在秘书工作中的作用信息工作在秘书活动中的作用（了解）第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求一、秘书信息工作的特点二、秘书信息工作的原则三、秘书信息工作的基本要求第三节 信息的收集信息收集的方法第四节 信息的处理一、信息的整理加工二、信息的储存三、信息的传递知识要点提示：信息是客观世界各种事物 运动状态 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的 表征 。信息经过 传递 再现客观事物的状态。、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息、社会信息两大类；按信息的表现形式，可以分为语言信息 、 文字信息 、 数据信息 、 图像信息四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息 、 纵向信息 、 外部信息 、 内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为静态信息 、 动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性 、共享性、无限性、 时效性。现代社会信息工作的基本特征是信息载体多样化，信息传递迅速化，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。 秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、全面、适用。 信息收集的方法有观察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本方式有单向、相向、反馈传递。我国具体的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。第四章 辅佐决策第一节 科学决策和决策程序（了解） 一、决策与决策的基本特征 1决策的含义 2决策的基本特征 创造性 目的性 边缘性 选择性 主观性二、科学决策及其一般程序 1科学决策的含义 2科学决策的一般程序 七个程序： (1)调查研究，发现问题 (2)价值分析，确定目标 (3)判断推理，拟订方案 (4)风险预测，比较论证 (5)可行性分析，局部试行 (6)效用分析，追踪调查 (7)制订计划，普遍实施 四个阶段：(1) 确定目标(2)设计方案(3)评价选优(4)实施反馈第二节 秘书工作在决策中的地位和作用一、秘书人员辅佐决策的地位和主要职能工作二、秘书辅佐决策的各阶段工作1决策前的服务式辅佐工作2决策形成中的协助式辅佐工作3决策实施中的协调式辅佐工作4决策效果评估中的总结式辅佐工作知识要点提示： 决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的决定。决策是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观条件的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有经验决策和风险决策等。科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。 秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的协助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。第五章 检查督功第一节 检查督办及其在秘书工作中的地位和作用（了解） 一、检查督办的含义、范围和对象 1检查督办的含义 2秘书部门检查督办的范围和对象 二、秘书工作中检查督办的地位与作用 1检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要 2检查督办起到克服官僚主义、提高工作效率的作用第二节 秘书部门检查督办的主要工作内容 一、秘书部门检查督办的职能基础 1全面理锯决策指令 2熟练高效的信息处理能力 3及时准确地反馈检查督办的情况 二、秘书部门检查督办的主要工作内容 1检查督办工作的主要目的 2秘书部门检查督办工作的主要内容 (1)克服“进度差” (2)克服“行为差” (3)克服“效果差” (4)克服“失误差” 第三节 秘书工作中检查督办的特点和方法一、秘书部门检查督办工作的特点 1目的明确 2内容系统 3态度谦和二、秘书部门检查督办工作的一般方法 1程序法 2授权法 3分层负责法知识要点提示： 检查督办是秘书部门根据工作需要、领导批示或群众反映的情况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有十分重要的地位，起着推动决策执行，矫正工作偏差、提高工作效率、克服官僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能：(1) 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证；(2)检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。 秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、熟练高效的信息处理能准确地反馈检查督办的情况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实情况，纠正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策提供参考意见等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“失误差”。 秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、态度谦和。一般方法有程序法、授权法、分层负责法。第六章 沟通协调第一节 沟通协调的意义、内容和范围一、秘书沟通协调的内容与范围1.秘书沟通协调的内容(1)决策协调(2)业务协调(3)事务协调(4)临时性工作的协调2.秘书沟通协调的范围(1)对上关系协调(2)对下关系协调(3)左右关系的协调(4)内部关系的协调(5)对外关系的协调(6)党政关系的协调(7)条块关系的协调二、秘书沟通协调工作的特点1附属性 2全面性 3中介性第三节 秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法一、秘书沟通协调的基本原则 1调查研究的原则 2局部服从全局的原则 3。注意思想教育的原则 4按职能、分层次负责的原则二、秘书沟通协调的基本要求 1沟通化解矛盾 2变通淡化矛盾 3融合缓解矛盾三、秘书沟通协调的基本方式 1传达命令式协调 2协商式协调 3说服式协调 4建议式协调 5渐变式协调 6突变式协调四、秘书沟通协调的常用方法 1座谈讨论2会谈与对话3会议与会商4会稿与会签知识要点提示： 沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能整体性的重要手段。沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。协调既称协调状态，又称协调行为。协调状态的具体因素中有一项达不到要求，就会使系统组织出现失调状态或失调倾向。通过寻求异同对失调状态进行科学分析。寻求异同主要有几种分析方法：差异性分析、共同性分析、因果分析。改革中出现的失调状态有四种类型：新旧体制矛盾造成的失调状态、权益矛盾造成的失调状态、主观认识矛盾造成的失调状态、历史与现实矛盾造成的失调状态。 秘书沟通协调的基本原理有整体效能最大原理、组织协调的应变原理、信息沟通导向原理。秘书沟通协调工作的特点是附属性、全面性、中介性。秘书沟通协调的基本原则有调查研究的原则、局部服从全局的原则、注重思想教育的原则、按职能、分层次负责的原则。 秘书沟通协调的基本要求是沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。沟通协调的基本方式有传达命令式、协商式、说服式、建议式、渐变式、突变式。沟通协调的常用方法有座谈讨论、会谈与对话、会议与会商、会稿与会签。第七章 公文处理一、公文形成的具体过程及要求交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印二、公文处理的程序1、 收文阶段（1） 签收（2） 登记（3） 拟办（4） 批办（5） 承办：收文承办具体可分“办文”和“办复”两种。办文，注办，办复。（6） 催办2、 办文阶段3、 发文阶段（1） 登记（2） 封装和发出第八章 调查研究第一节 调查研究是从事秘书工作的基本功 一，调查研究是秘书人员的重要职责（了解） 1调查研究是获取信息、了解情况的重要手段 2调查研究是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节 3调查研究是辅佐领导科学决策的基础 二、秘书部门调查研究工作的特点（了解） 1调查研究课题的综合性 2调查研究成果的政策性 3调查研究工作要求的时限性 三、秘书调查研究的一般程序 1准备阶段 2调查阶段3研究阶段第二节 调查研究的方式、方法一、调查研究中常用的调查方式1普遍调查2非普遍调查：典型调查、重点调查、抽样调查、综合调查二、调查研究中常见的调查方法1个别调查2开调查会3现场观察4收集书面材料5统计调查6问卷调查三、几种新颖的调查方法头脑风暴法、哥顿法、特尔斐法 第三节 调查中的分析与研究一、调查与研究的关系调查的含义、研究的含义、调查与研究的关系二、分析研究的过程和要求1分析研究的过程2分析研究的要求三、分析研究的方法归纳演绎法、矛盾系统分析法、联系对比分析法、定性定量分析法知识要点提示： 调查研究，就是通过一定的方法和途径，对客观事物进行观察和了解，以获得关于聋的各种材料，在此基础上对获得的材料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的认识。调查研究是秘书人员的重要职责，因为它是获得信息、了解情况的重要手段，是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节，是辅佐领导科学决策的基础。秘书部门调查研究工作的特点有目课题的综合性、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。秘书人员平时要注意积累，减少调研的“量”，积极优化职能环境，努力练好进行调研的基本功。秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。 调查研究中常用的调查方式有普遍调查、非普遍调查(典型调查、重点调查、抽样调调查)。调查研究中常用的调查方法有个别调查、开调查会、现场观察、收集书面材料、统问卷调查。三种新颖的调查方法是头脑风暴式、哥顿方式、特尔斐方式。 分析研究的过程实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的改造制作过程。分析研究的要求是要高屋建瓴、要客观把握、要注意创新、要判断风险。分析研究的几种方法有归纳演绎法、矛盾系统分析法、联系对比分析法、定性定量分析法。第九章 会议工作第一节 会议概述（了解）一、会议的概念二、会议的要素三、会议的种类四、会议的作用五、会议的控制第二节 会议筹备工作一、会议筹备工作的内容1安排会议议题2确定与会人员3确定会议时间4确定会议方式5确定会议场所6确定会议议程7安排会议日程8制发会议通知9准备会议用品10布置会场11准备会议文件12经费预算二、会议筹备工作的基本方法三、会前准备应注意的问题1安排周密，不丢不漏2反复检查，杜绝隐患3集中力量，确保时限第三节 会中工作会中工作的内容1签到2分发文件3引导就座4维持会场秩序5内外沟通，传递信息6处理临时交办的事项7收集会议相关信息8做好会议记录9编写会议简报10其他服务工作第四节 会后工作一、会后检查会场二、收集会议文件三、离会四、整理、编写会议文件五、立卷归档六、会务总结七、经费结算八、检查催办一、工作会议二、代表会议三、座谈会四、报告会五、记者招待会六、会见和会谈七、签约仪式知识要点提示： (一)会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。会议有它的构成要素。会种类很多。会议是社会民主的表现方式，是实行领导的有效手段。从我国的现状看，会议出现失控的情况，主要表现为：会议太多、有些会议会期太长、有些规模过大、有些会议质量不高。“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。(二)会议的前期准备、会中服务和会后服务，这是提高会议效率的必要条件。会议前期准作的内容有安排会议议题，确定与会人员，确定会议时问、方式、场所、议程、日程，制发会议，准备会议必需品，布置好会场，准备会议文件资料。（三)会议中的组织服务工作有会场的科学管理、会场外的科学管理。会议后的善后落实工要有会后检查会场、离会工作、整理编写会议文件、立卷归档、会务总结、检查催办。（四)会议的常用文书有会议通知、会议规则、会议记录、会议简报、会议纪要。会议简报是会议交流性和指导性文件。会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。（五)会议方案的基本内容有：1安排会议议题，确定会议名称、规模和规格；2提出与会人员范围或人员名单；3。拟定会议的会期；4拟定会议的议程与日程安排；5准备会议文件，落实后勤工作。（六)会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。礼宾工作无论在官方或民间都具有重要的作用。我国的外交、外事礼宾工作要以我国的对外政策和策略为指导，坚持平等互利的原则，热情周到而不铺张，只有这样才能做好外交、外事礼宾工作。（七)新型会议是一种反传统的会议形式，既是一种不设中心发言人、没有议事日程、没有任何面资料的会议形式。“鱼缸”会议法不仅适合于少数人参加的小组讨论，而且还适合于多数参加的集体讨论。第十章 信访和值班第一节 信访工作一、信访工作的内涵与特点（了解）1信访工作的基本内涵2信访工作的原则和要求3信访工作的范围4信访工作的特点二、信访事项的处理1对信访人的基本要求2信访工作的基本要求三、处理来信的主要程序 1签收登记 2拆封整理 3阅函加注 4分送办理5及时督办四、处理来信的主要方法转办、函转、批转、直送、摘报、自己处理、不处理五、处理来信的要求及时拆封、详细阅读、认真登记、准确交办、妥善处理六、来访的处理1信访工作机构的基本要求2信访工作机构接待来访者的基本程序3接待来访的程序和基本要求 第二节 单位值班（了解）一、值班的主要工作内容（了解）1办理领导临时交办的事项2认真处理好来电、来函和各种文件3处理信息，沟通内外4随时掌握领导的外出活动情况5负责安排值班人员并记好值班日志6协调安全保卫工作二、值班工作的主要制度（了解）1交接班制度2请示汇报制度3记录归档制度4值班督促检查制度三、值班人员素质要求（了解）1坚守值班岗位，熟练掌握各项业务2认真处理好值班时的各项事务3认真做好值班记录4热情接待外来客人5加强安全保卫，完善保密制度知识要点提示： (一)信访工作是社会组织系统受理人民群众来信和来访的活动。领导亲自接待处理来信来访，是密切干群关系的重要渠道。来信处理有其主要程序和主要方法。接待来访有其基本程序和基本要求。 (二)单位值班，就是保证组织运转不中断，从而不因节假日休息带来损失的一种手段。值班有其主要的工作内容、主要制度以及对值班人员的素质要求。第十一章 日常事务第一节 来客接待（了解）一、内宾接待工作二、外宾接待工作三、领导接待工作四、群众接待工作第二节 接打电话（了解）一、电话与机关工作 1机关工作中电话的独特优点 2机关工作中的电话事务 二、打电话的基本原则 1态度和蔼2头脑敏捷3语言简练4办事准确三、打电话的注意事项第三节 信件处理（了解）一、处理信件的大致步骤二、处理信件的一般要求第四节 印信管理一、印章及其管理1印章的内涵2印章的作用4印章的制发5印章的保管与使用二、掌握处理信件的大致步骤和一般要求第五节 合理安排领导公务活动一、安排领导公务活动的一般原则二、安排领导公务活动的具体方法知识要点提示：秘书的日常事务与管理主要有来客接待、处理信件、接打电话、印信管理、合理安排领导公务等。来客接待有内宾接待、外宾接待、领导接待和群众接待工作。接打电话的基本原则是态度和蔼、头脑敏捷、语言简练、办事准确。秘书部门处理日常信件，大致步骤为分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、寄发。印章的有标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。印章的制发、保管与使用都有严格的规定。第十二章 保密工作 第一节 保密与保密工作 一、保密的含义 秘密、保密和保密工作，是三个不同的概念。二、保密的特点（了解） 1封闭性 2排他性 3利益性 4相对性三、保密工作的意义（了解） 1保密工作关系到国家命运 2保密工作关系到国家的声誉 3保密工作关系到社会的安定 4保密工作关系到经济的发展 5保密工作关系到领导者的安全第二节 秘密的范围与保密的方法一、秘密的类型（了解）1按层次划分2按内容划分二、秘密的范围（了解）1国家秘密范围2秘书的职业秘密范围三、秘密的等级（了解）我国保密法把国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。四、保密的原则1积极防范2突出重点3有保有放4内外有别五、保密的措施和方法（了解）1保密的措施2保密的方法 第三节 保密的纪律与责任（了解）一、保密的责任1纪律责任2法律责任二、保密的纪律秘书人员，特别是机要秘书人员，要严格遵守党和国家工作人员保密守则的规定。知识要点提示：秘密从狭义上讲，指已为部分人所知，但不准公开或不宜公开而人为地将其隐蔽或保护起来，使他人民难以获知的事物。保密 是人们把不让外界知悉的秘密加以保守或保护，使之不外泄。保密工作是为防秘密外泄，并使其有效地控制在一定范围内发挥效益的工作。三者有区别又有联系。保密的特点为封闭性、排他性、利益性、相对性。保密的意义是保密工作关系到国家的命运、国家的声誉、社会的安定、经济的发展、领导者的安全。 秘密的类型可按类型分、按内容分、按形态分。秘密的等级包括绝密、机密、秘密。保密的原有积极防范、突出重点、有保有放、内外有别。保密的措施为强化保密教育、完善保密制度、严肃保密纪律、采用先进技术、严格把好“用人关”。保密的方法有文件保密方法、会议保密方法、新闻报道保密方法、科技保密方法、电子计算机信息保密方法、社会交往保密方法。保密的纪律有党和国家工作人员保密守则的“十不”。保密的责任有纪律责任、法律责任。第十三章 秘书的基本素养、条件和职业道德第一节 秘书人员的素养一、政治修养 1具有强烈的事业心 2具有坚定的信念 3要有较高的思想理论水平二、情感意志修养 1秘书人员的情感修养 2秘书人员的意志修养 3秘书人员的作风修养 第二节 秘书人员的知识结构与能力要求一、基础知识1政治哲学类2语言文学类3数学统计类4历史地理类5法律知识类 二、专业知识1秘书学知识2秘书写作知识3文书档案知识4调研、会务、信访、人际关系等知识5电脑和网络、办文、办会、办事等知识三、相关的辅助知识1管理知识2外语知识3地方志知识4导游与礼宾接待知识四、秘书人员的能力要求1表达能力2办事能力3管理能力4应变能力5社交能力6操作能力五、秘书人员知识和能力的培养1勤奋学习2强化训练第三节 秘书人员的职业道德一、忠于职守，自觉履行各项职责二、办事公道，热情服务三、兢兢业业，甘当无名英雄四、服从领导，当好参谋五、保守国家机密，谦虚谨慎，文明礼貌六、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质知识要点提示：素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。新时期合格的秘书人与应包括政治修养、情感意志修养。政治修养是指秘书人员在政治组织观念、马克思主义理论知识方面应达到的水平。政治修养表现为具有强烈的事业心、具有坚定的信念、要有较高的思想理论水平。情感修养要注意做到内向与外向的结合、热情与沉稳的结合、宽广与容忍。意志修养从四个加强，要注意培养自觉性、培养果断性、培养坚韧性、培养自控性。作风修养的要求是踏实细致、一丝不苟，敏捷、干练、勤快、主动，联系群众、深入实际、实事求是，文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢。 秘书人员的知识结构有基础知识、专业知识及相关的辅助知识。秘书人员需具备表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力、操作能力。秘书人员的知识和能力的培养要做到勤奋学习、强化训练。职业道德是人们按照社会分工从事一定职业时，所要遵循的道德标准。