财务报销新规制度及报销作业流程.doc

财务报销制度及报销流程

  第一某些 总则  
  第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重指引思想，合理控制费用支出，特制定本制度。  
  第二条 本制度依照有关财经制度及公司实际状况，将财务报销分为寻常办公费用、工薪福利及有关费用、材料采购付款方式、工程有关支出及专项支出等,如下分别阐明报销有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。    
第三条 本制度合用公司全体员工。    
第二某些 借支管理规定及借支流程    
第一条 借款管理规定  
  (一) 出差借款：出差人员凭审批后《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。  
  (二) 其她暂时借款，如业务费、暂时紧急事项等，借款人员凭审批后《签呈》复印件按批准额度办理借款，同步经办人应及时报账，除周转金外其她借款原则上不容许跨月借支。    
(三) 各项借款金额超过3000元应提前两天告知财务部备款。  
  (四) 借款销账规定：(1) 借款销账时应以获得合法票据及已审批《签呈》为根据，据实报销，超过《签呈》范畴使用，须重新将原《签呈》进行签批，否则财务人员有权回绝销账；（2）借款者原则上应在7个工作日内办理销账手续。  
  (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。    
第二条 借款流程  
  (一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款人、借款事由、借款金额、还款日期（大小写须完全一致，不得涂改），填写支付方式：支票、汇款或钞票。  
  (二) 审批流程：经手人签名→部门主管／经理审核签字→财务复核→总经理审批。   
 (三) 财务付款：借款凭审批后借款单到财务部出纳处办理领款手续，领款时需签收。   
第三某些 寻常费用报销制度及流程  
 第一条 寻常费用重要涉及差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。    
第二条 费用报销规定  
  (一) 报销人必要获得相应合法真实票据。  
  (二) 填写报销单应注意:依照费用性质填写相应单据；严格按单据规定项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。   
 (三) 按规定审批程序报批。  
  (四) 报销3000元以上需提前两天告知财务部以便备款。  
  第三条 费用报销流程:报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续应附批准后申请单或出入库单→部门主管审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。  
  第四条 差旅费报销制度及流程。
（一） 费用原则: 
董事长、总经理、副总经理、部门主管、其她
交通费原则、住宿费原则、餐补、市内交通费原则、电话费原则
（二）费用原则补充阐明：  
1. 住宿费报销时必要提供真实住宿发票，实际发生额未达到住宿原则金额，不予补偿差额；超过住宿原则某些由员工自行承担。  
 2. 实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间到返司时间为准，12：00后来出发（或12：00此前到达）以半天计，12：00此前出发（或12：00后来到达）以一天计。  
3． 交通费用按实际发生数据实报销，尽量乘坐公共交通工具，在特殊状况下才可乘坐出租车，乘坐出租车费用返司后需提总经理审批后方可报销，且出租车费用每天限额20元。 
4. 伙食原则实行包干制，根据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式。 
5. 出差住宿应选取近拜访处之旅馆为宜。若为两人（同性别员工）一同出差，住宿原则按一人核算。依此类推。  
  6. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销有关费用。    
（三） 报销流程  
1. 出差申请：拟出差人员一方面填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测差旅费用项目等，出差申请单由部门主管审核后交由总经理批准。              
2. 出差借款原则：入职一年（含）以上员工可按出差预算金额100%进行借支；入职半年以上一年以内员工可按出差预算金额80%进行借支；入职三个月以上半年以内员工可按出差预算金额70%进行借支；入职三个月如下员工可按出差预算金额50%进行借支。  
 3. 借支差旅费：出差人员将审批过《出差申请表》交财务部,借款金额按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。  
4. 购票: 出差人员持审批过出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊状况不能用支票，需事先书面阐明状况，经审批人签字后报财务备案）。 
5、出差报告：出差返司后要对本次出差行程及工作内容进行报告，且需列明所发现问题及建议解决方案，由部门主管签批后交总经理审批。 
6. 返回报销：出差人员应在回公司后7个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用原则填写《差旅费报销单》并附上出差报告，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新借支。 
第五条 电话费报销制度及流程   
 (一) 费用原则  
1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平原则，员工手机费用报销采用与岗位有关制，即根据不同岗位，依照员工工作性质和职位不同设定不同报销原则，详细原则：
董事长、总经理 400元/月
副总经理、部门主管 300元/月
其她 50元/月
2．固定电话费：公司为员工提供工作必要固定电话，并由公司统一支付话费。员工不能在公司打私人电话，一旦发现，一次扣罚50元。
(二)报销流程  
  1、每月初（10日前）各部门指定一人收集上月手机话费发票，并按话费原则填写《报销结算单》并将相应单据粘贴整洁，整份单据交部门主管签名后统一交行政部审核； 
  2、 行政部每月15日前将公司各部门话费《报销结算单》收集审核完毕后，统一交财务复核，财务复核后交总经理审批。
3、每月20日员工到财务部出纳处签字领款。  
  4、 固定电话费由行政部指定专人按寻常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动状况应到电信局查明因素，特殊状况报总经理批示解决办法。   
 第六条 交通费报销制度及流程 
(一) 费用原则：(1)员工因公需要用车可依照公司有关规定申请公司派车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。   
(二) 报销流程  
  1. 员工整顿交通车票（含因公公交车票），按规定填好《差旅费报销单》。   
 2. 司机报销油卡费用时，需列明每月各车里程数及各车每天行驶记录。  
3. 审批:按寻常费用审批程序审批。  
  4. 员工持审批后报销单到财务处办理报销手续。    
第七条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 
（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购买,并指定专人负责。  
  （二）报销流程  
  1．购买申请: 公司行政部每月依照需求及库存状况编制购买预算，实际购买时填写购买申请单报批。  
  2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按寻常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据（涉及结账小票）交财务部，按寻常费用报销流程付款或抵冲借支。    
3．费用归集：财务部按月依照行政部提供各部门领用金额登记表，归集核算各部门有关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第八条 招待费、培训费、资料费及其她报销制度及流程    
（一）费用原则  
  1. 招待费：为了规范招待费支出，招待费应事前以签呈形式征得总经理批准。    
2. 培训费:为了便于公司依照需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源依照实际需要编制培训筹划报总经理审批。  
3. 维修费用：为了节约和减少维修费用，经办部门依照实际需要以签呈或请购单形式提出维修申请，由总经理签批后进行维修。
 （二)报销流程：  
  1. 招待费由经办人附上《业务招待费明细表》按寻常费用报销规定及流程办理报销手续。    
2.培训费由人力资源部人员依照审批程序及报销程序办理报销手续。    
3.其她费用报销参照寻常费用报销制度及流程办理。    
第四某些 工薪福利及有关费用支出制度及流程  
第一条 工薪福利等支出涉及：工资、津贴及各项福利等。   
第二条 工薪福利支付流程  
(一) 工资支付流程： 
（1）每月8日前由人力资源部将本月经总经理审批后工资支付原则（含考勤、人员变动、额度变动、扣款、设计部提成、仓库计时人员计件工资、生产部门有关奖金核算表、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部； 
（2）财务部每季度依照销售提成计算原则核算销售人员提成表交事业部总经理签批后加入工资表中核算； 
（3）财务部依照计算工资原则编制原则格式工资表；
（4）按工薪审批程序审批； 
（5）每月20日由财务部通过银行代发形式支付工资； 
（6）每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核算。    
（二）暂时工资支付流程同工资支付流程。  
  （三）其她福利费支出由公司人力资源部按审批后支付原则填写报销单→经部门经理签字确认→财务主管进行财务复核→报总经理审批，审批后报销单及支付原则交财务部办理报销手续。
第五某些 材料采购付款流程及有关规定 
第一条 公司采购人员依照《主、包材请购单》、《辅料请购单》、《配套件采购申请单》下达采购订单，依照各供应商货款结算方式分别安排付款； 
采购付款流程： 
(一) 月结付款方式：采购人员次月填写《付款告知书》（填写付款告知书中每一种项目，特别注意付款账号及开户行），并附上相应发票、送货单、对账单、仓库进仓单、采购申请单→采购主管审核→财务复核→事业部总经理签批→出纳付款； 
(二) 批结算方式：采购人员在采购物料办理完入仓后，填写《付款告知书》，并附上相应发票、送货单、对账单、仓库进仓单、采购申请单→采购主管审核→财务复核→事业部总经理签批→出纳付款；
(二) 批结算方式：采购人员在采购物料办理完入仓后，填写《付款告知书》，并附上相应发票、送货单、对账单、仓库进仓单、采购申请单→采购主管审核→财务复核→事业部总经理签批→出纳付款； 
(三) 预付款结算方式：采购人员下达采购订单或订立采购合同后需预付款，由采购人员依照订单或合同规定，提出《借支单》，并附上采购单或合同→采购主管审核→财务复核→事业部总经理签批→出纳付款；在购买物料办理入仓后采购人员应及时跟催发票及对账单，办理冲账手续。 
(四) 零星采购（采购人员在无法进行上述三项方式采购时才可启动零星采购）：采购人员应依照各物料申请单进行采购，并在购买后及时办理入仓，
第五某些 专项支出财务报销制度及流程  
第一条 专项支出重要涉及软件及固定资产购买、征询顾问费用、广告宣传活动费及其她专项费用等。  
第二条 固定资产购买报销财务制度及流程。  
(一) 填写购买申请：每年末各部门提出次年度固定资产购买预算，设保部记录整个事业部固定资产购买预算；未纳入年度固定资产采购预算特殊事项，由需求部门提出《资产购买申请单》按预算外固定资产请购流程办理。 
申请单签批流程： 
《年度固定资产采购预算》：各部门依照年度需求按设保部门规定填写→设保部依照各部门需求汇总整顿成完整《年度固定资产采购预算》→财务复核→事业部总经理签批→公司总部财务总监签批→董事长签批。 
年度预算内资产购买：需求部门提出申请→部门主管审核→设保部审核→财务复核→事业部总经理签批。 
年度预算外资产购买：需求部门提出申请→部门主管审核→设保部编制评估报告→财务复核→事业部总经理签批→公司总部财务总监签批→董事长签批。 
上述单据签批完毕后交采购进行采购。
(二) 报销原则：有关合同合同及批准生效购买申请。    
 (三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部依照审批后报销单以支票或转账形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。    
第三条 其她专项支出报销制度及流程    
 (一) 费用范畴：其她专项支出涉及其她所有专门立项费用（含软件、征询顾问、广告及
宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其她专项费用）支出。  
(二) 费用原则： 
1、单项费用在1万元如下，由主管部门经理依照实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及有关收益预测表等），由总经理签批后实行。 
2、单项费用在1万元（含）以上，由主管部门经理依照实际需要向总经理提交请示报告含项目可行性分析、费用预算及有关收益预测表等），经总经理订立审核意见后报总部财务总监和董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程  
  1．审批后报告文献到财务部备案，以便财务备款。  
  2．订立合同：由直接负责部门与合伙方订立正式合伙合同，（合同订立前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。  
  3．付款流程：（1）由经办人整顿发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照寻常费用报销普通规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部依照审批后报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。
第六某些 以上如有未尽事宜，届时暂时告知。   第七某些 附则  
第一条 本制度解释权归公司财务部。   
第二条  第二条 本制度经事业部总经理签批后生效。