ERP调研分析报告模板.doc

XXXERP系统调研汇报文档作者:xxx软件（深圳）创建日期:15-NOV-更新日期:目前版本:1.0审批签字:xxx软件（深圳）顾问XXX项目责任人注意: 此提议书中涵盖相关产品和服务信息属于xxx专有，XXX授权阅读，双方在接收文档同时有保密义务，除非双方以书面形式同意，不然不能被公开。任何侵权行为全部将受到追诉。文档控制变更统计21日期作者版本变更参考15-NOV-xxx软件1.0审核姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1目录文档控制21概要4文档目标4文档内容4企业概况5IT系统应用现实状况5管理层需求和项目计划52项目整体调研情况7基础数据管理7订单到计划8计划到采购8采购到付款8计划到生产10销售到收款14库存管理17财务管理18未决和已结问题20未决问题20已结问题201概要文档目标本文档是xxx软件（深圳）ERP项目组，为深圳XXX（简称XXX）ERP系统项目提供现实状况调研汇报。因为XXX之前并没有使用任何ERP系统，所以各部门数据完全不共享，现在业务步骤完全没有考虑上ERP系统后需求，同时实际业务步骤和ERP岗位职责结合有缝隙。所以我们在这次调研中，基础是按步骤和岗位来组织问题，所以我们在提交调研汇报中，也是按步骤来组织。本文档仅限于描述XXX企业现实状况了解，不包含分析和处理方案内容。文档内容本文档是经过对XXX进行为期一天初步调研完成。关键包含：l 项目小组访谈l 财务部门主管访谈l 销售部门主管访谈l 采购部门主管访谈l 仓务部门主管访谈l 生产部门主管访谈企业概况企业概况XXX，成立于1984年，致力于小家电类产品生产制造，产品包含咖啡壶、电熨斗、电制开关、照明灯、不粘锅、开瓶器、剪刀、手柄、金属接头、塑胶外壳、工业用烤炉等等。伴随业务发展，XXX逐步向生产制造精密仪器类转型，如摩托车用铸锻毛胚件加工制造，汽车配件加工等。XXX产品有50%销往国外，优质产品及专业服务赢得了海内外用户一致好评。海外和中国市场蓬勃发展，给企业带来了空前机遇和强大发展动力，也对企业管理带来了重大挑战。伴随企业规模扩大，商业环境改变，业务不停增加，企业越来越需要一个统一管理平台，使得步骤合理优化、数据高度统一、业务和财务集成、单据和报表能够立即出具，在此情况下,经过企业管理层慎重考虑，决定成立ERP项目小组，进行ERP系统选型工作。IT系统IT系统应用现实状况XXX临时没有使用ERP系统，只有财务使用了金蝶财务软件。业务数据经过手工作业传输至财务，因为经过多个部门，所以常常发生数据不正确，反复工作多，难于管控及追溯情况。现在有专门IT部门，负责企业网络系统建设和维护和新系统选型协调等工作。管理层需求和项目计划在对XXX整个企业业务管理人员和高层管理人员调研中，我们认为，企业高层需求关键在于以下多个方面：l 现在物流控制没有正确统一数据起源，在各部门反复工作前提下，仍然不能确保信息正确性。物流控制不到位结果是物料供给不能完全满足生产需要，时有停工待料情况发生，而且有呆料出现。l 财务系统和其它系统分开，业务数据只能经过手工传输至财务，不仅遗留资料轻易犯错及反复工作问题，而且对于资金流管控和分析达不到即时，正确要求。l 现在各个部门，如计划部门、制造部门、采购部门、财务部门、市场部门等处于信息孤岛状态，所以迫切需要统一信息平台来整合各部门信息流，以降低各部门反复工作，提升信息正确性，并能立即反应各样作业现实状况，提升管理透明度。基于以上了解，我们认为高层需求和变革决心，将是未来推进项目实施和顺利开展驱动原因。我们将经过以下图来了解这种关系：项目标计划：此次项目标计划首先在平台选定上能够为企业未来58年甚至更远选定稳定平台，这个平台应该能够许可企业后续发展应用扩充，应该含有愈加好集成性和扩展性；此次项目标实施计划关键在于企业内部运行方面，涵盖销售（订单处理）、计划、采购、物流、制造、质量、财务、工程研发等方面。经过此次实施，能够在配合企业战略发展基础上，使得业务部门效率得到愈加好提升，也使得企业管理实施力和信息系统愈加好结合；经过ERP系统和信息技术来支撑企业日常运行。2项目整体调研情况在经过对XXX调研后，我们针对整个业务现实状况，以企业整体业务运作和顾问方调研内容为基础。调研情况归集成下面具体步骤。基础数据管理基础数据管理是企业ERP基石，它管理好坏直接影响后续业务，对于一个制造企业来说，关键有物料基础信息，用户和供给商信息，物料明细表清单，工艺路线等。同时基础信息，应该有一套完善编码规则等，使得代码含有对应象征意义。基础数据应该是在系统内（企业内）共享，新增，修改，失效有应该有严格步骤及权限控制，并在企业内有唯一标识。 编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性0.1基础数据管理l 存在一物多码情况l 物料编码不完整，仓库对物料定位必需靠物料编码+说明+描述l 每一物料有唯一标识l 把部分共性信息，放到物料信息中，做业务时候直接从物料带出来。0.2l 工艺信息没有放到BOM中l 需要将工艺信息放到BOM中0.3l 供给商档案没有信息化l 供给商信息共享，进行分类管理。l 帐龄分析l 绩效考评0.4l 用户档案没有信息化l 用户信息共享，并能够多维度划分类别，进行分类管理。l 同一用户标识在系统内唯一。l 信用控制l 帐龄分析0.5l 成本核实中只包含了物，没有把工和费分摊到产品上。l 把料，工，费核实到产品上订单到计划总体步骤：接收到订单后，企业有专门订单评审小组对订单进行评审，关键是交期和工程评审。 经过评审订单传送到PMC，由其安排分配和调度，并依据BOM把计划分解，扣除现有库存，安排生产和采购或外协。现在XXX是MC部门人手依据工程物料清单、损耗和经验值来分解得到物料采购计划，不过，因为仓库状态时刻变动，人手计算过程中遗漏等，计划工作量很大且人为失误风险很大，常常造成生产缺料及库存呆料情况发生。生产计划是PC部门依靠经验来分解，因为缺乏严格产能数据、生产中心资源数据，只能细化到部门周计划，而且计划和实际操作有很大差异，无法达成指导生产作用，更无法控制。在现在逐步复杂生产条件下，依靠经验来分解生产计划和材料采购计划已经无法达成生产精细化和精益化。要得到正确可行生产计划，必需依据严格建立工程数据、工厂基础数据、损耗率等依靠系统展开对应计划。计划到采购采购员接到MC采购计划，采购计划通常是按用户给出，采购员须自行将其分类，并选择供给商进行采购。采购员根据分配采购指令在对应合格供给商列表选择供给商下单，采购员在选择供给商时候，依据供给商等级（由A到E）选择，同时考虑供给商供货能力，在供给商承诺能在交货期交货情况下，再下采购订单，订单价格起源于供给商报价单。不一样类别物料在采购时需要分百分比从不一样供给商中采购，企业定时对供给商进行分类管理和供给商绩效考评，从而依据考评结果对供给商进行筛选和淘汰。不过在实际操作过程中，因为缺乏供给商档案管理路径，曾经发生错向未经审批供给商下采购订单情况，所以迫切需要系统对供给商进行严格管理，预防同类事情发生。从现在调研来看，企业在供给商管理、采购步骤管理基础上经过采购员经验和供给商供货价格对比进行确定，并没有一套完整和完善企业层面供给商评审步骤；需要深入有一套完整管理信息系统，将过往沉积数据累计起来，用于管理分析。如：深入依据供给商历史交货数据、质量检验汇报来为供给商评审提供量化数据支持；同时，还需要深入提升未来业务作业效率，如手工查询发票改为由系统查询匹配发票。另外，因为手工计算物料需求计划时受库存状态影响很大，每次展开物料需求计划前均需要MC部门盘点库存，给MC部门带来了大量反复工作。采购到付款供给商货送到工厂在品质检验合格后入库，不过现在帐务接收并不能确保严格根据管理需求作立即系统入库。因为XXX企业只有财务系统（金蝶财务软件），所以库存数据（包含供给商供货接收、库存发货等）全部必需经过物管部门另外制作报送相关报表和库存出入库单据进行财务传送，所以存在较大程度不立即和不正确风险。企业未来现金管理需要有依据系统估计管理。计划到生产经过评审订单由PC部门来进行生产计划分解，包含部门工单分解和派发；因为现在没有建立工序和产能等部门工单必需数据信息，和库存数据等存在普遍不立即和不正确情况，所以工单实施基础上没法根据严谨步骤进行管理和控制，工单清理（结案）工作也无法做到立即和正确。在整个计划到生产过程中，需要对工单发放和制造过程物料领用加强管理。首先工单派发严格根据从主计划到车间工单排程这一次序；其次对于物料在生产过程中耗用情况必需严格跟踪统计，方便整个制造体系绩效考评。因为XXX工艺繁多，每一道工艺全部会产生不良品，而现在并没有针对每张工单，每道工艺不良率进行统计，无法依据数据改良工艺或进行绩效管理。车间物料没有专员管理，轻易丢失。物料消耗也没有归结到对应工单，无法统计生产成本，不利于考评制造系统绩效。下面是“计划采购制造”调研需求分析编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性1.1因为缺乏物料基础资料维护，物料最新采购价无法即时反应至销售部门，造成报价困难或不正确。l 当发生物料成本变动时，必需由采购部门手工发出通知，知会销售部门l 报价正确性受到影响l 建立物料基础资料，最新采购价即时更新至物料基础资料库及物料明细表，使得物料成本保持最新。1.2生产计划由销售部门下计划科制订，和生产部门实际生产活动无法保持一致l 计划科对生产指导作用受到影响；l 生产进度没法和预期一致，造成交货期延迟，而销售部门无法得悉；l 计划运行正确性受到影响； l 需要检讨和重新确定订单和计划管理步骤，建立相互独立而又相互监督订单管理和计划运行体系。1.3运行MRP时，系统不考虑库存、WIP和在途采购等实际情况l 反复计划物料需求；l 生产缺料；l 库存积压。l MRP必需完整考虑库存、WIP和采购等情况，运行出正确物料需求信息。编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性2.1采购基础数据管理l 采购提前期、最小采购批量等采购基础信息很不正确甚至存在信息缺失情况；l 没有制订物料安全库存量。l 需求对采购物料制订和创建正确采购提前期（采购周期）和最小采购批量等基础数据；l 对部分通用或采购周期相对较长物料应依据企业实际条件建立合适安全库存量，以促进生产相对顺畅进行。2.2供给商管理不规范l 曾发生向未经审核供给商发出采购订单错误l 无法管理供给商历史报价l 对供给商进行严格控制l 管理供给商历史报价l 甚至能够进行网上竞价62.3采购订单实施跟踪l 采购员无法自动跟踪采购物料到厂接收情况；l 因为采购提前期不正确或生产指令不一样时，造成存在生产欠料情况，采购员采购欠料追踪工作量很大。l 期望ERP系统能够正确反应采购订单实施情况6估计二次开发内容：2.2 相关供给商竞价（1） 期望实现供给商网上竞价让供给商在网上输入报价单，保留至系统中。关键是XXX现开放相关权限，并利用 “供货商信息警卫”及 “产品/物料信息警卫”来控制。(系统已可实现)编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性3.1生产工序管理l 生产各工序没有正确能力和资源需求信息，工作人员无法平衡生产工序产能。l 不能立即正确掌握车间各工序生产信息和数据；l ERP系统需要创建和使用正确工序和能力数据以科学安排生产。l ERP系统需要在主生产计划（经过销售估计和销售订单展开）统一指挥下结合工厂整体产能正确下达车间生产任务。3.2因为缺料，生产任务实施困难l 生产任务常常因为物料无法完整配套而实施困难l ERP系统有预料量及可用量概念，确保工单不缺料。3.3ECN变更或工艺变更对其它部门影响l ECN变更或工艺变更对生产排程影响l ECN变更或工艺变更对交期影响l 当发生ECN变更或工艺变更时，信息需要即时传输至计划部门，方便即时调整生产计划；l 同时需要即时通知销售部门，以知会用户相关交货改变63.4模具、机器管理l 现在无法管控模具生产进度及产能情况l 无法管控机器负荷情况及产能l ERP系统需要能够立即、正确反应模具生产进度，如达成番检次数需要提醒l 经过输入机器产能，能够正确计算特定时段机器负荷情况，方便PMC进行生产计划安排和调度。66估计二次开发内容：3.3 相关ECN变更（2） ECN需要即时通知销售部门。系统可二次开发增加关连资料：在ECN所影响到之生产单中，关连至销售合约。如销售合约内有填上相关销售员之电邮地址，系统便能够在储存ECN单时, 同时发电邮至指定之销售员。估量二次开发需时 = 2 工作天6估计二次开发内容：3.4 相关模具管理（1） 因为XXX自己设计及生产模具，要求管控到模具生产进度，提议将模具作为产品做生产单来管控生产进度，使用商业提醒【生产排期分析列表】：假如系统日期大于生产单送货日期，即发商业提醒给销售部门，和用户商讨推迟送货日。(系统已可实现)（2） 要求管控模具能力，使用状态，及模具成本（模具管理模块已能处理模具生产能力，使用状态及番检发商业提醒）。不过还有一点不能满足：XXX要求为模具增加一“成本转折点”，即超出多少啤数模具质量下降，不良率将上升，所以成本会增加；并要求模具状态达成此点时发出商业提醒给销售部调整报价。系统可二次开发增加数据库：统计模具费用、要求产品销售合约总金额、数量，系统计算相关 “模具”及 “模具费用” 在直接支出成本。并增加报表, 以列出各物料明细表之模具成本情况。估量二次开发需时 = 3 工作天（3） 报价单中要求增加模具费用。系统可二次开发增加报表，以作参考是否要求用户自行增加 “模具费用”。先假设用户可填写 “要求总金额” 及 “要求总数量” 两栏, 或其中一栏; 只要其中一个实际条件符合要求, 便不提议手工输入模具费在“附加收费”。当 “实际总金额/数量” 小于 “要求总金额/数量”, 系统便显示 “提议” 为 “Y”, 即提议在 “报价单”内输入模具在 “附加收费”. 当 “实际总金额” 大于或等于 “要求总金额”, 系统便显示 “提议” 为 “N”, 即提议在 “报价单”内 不输入模具在“附加收费”.估量二次开发需时 = 2 工作天6估计二次开发内容：X.X 相关工艺损耗（1） 因为可能每一道工艺全部会发生损耗，要求每一道工序过后，假如损耗过大造成工艺总完成数量少于生产数量，立即使用商业提醒通知生产部门及销售部门（2） 针对每一生产单每一工艺损耗汇报，及相关工艺职员。（3） XXX期望系统能够提供各个工艺发生不良品相关数据，并对之进行分析；进而能够在系统中能够利用所取得数据，指导生产计划，尽可能降低因为不良品率不能很好估量而造成交货延期、生产过剩等情况临时不提议修改 : 系统原身设计是以多层次工序来计算各工序损耗。而工艺是指生产中快速流转工作不包含物料加加或当中损耗。提议XXX修改现有之BOM为部份多层次BOM, 当中部份加入工艺。销售到收款发货分三种：转厂，直接出口和内销，假如是转厂和直接出口，需要处理关税，假如是内销，需要出具增殖税发票。直接出口即同香港企业之间往来账，需要分币种统计应收款。现在要综合查询某个用户共有哪些协议未送完货或某个产品一共有多少协议没有送完货比较困难。要分析产品送货情况也比较困难。销售收款现在还没有用户账款历史查询，有只是部分Excel方法积累，销售应收账款账龄分析功效偏弱，不利于企业风险管理和用户信用控制管理。销售步骤中值得关注点:1) 用户管理：用户多个分类模式,既要按地域,又要按销售方法,还要按信用情况等来区分统计分析不一样用户类别销售情况；2) 销售订单价格：现在产品多个由开发部制订标准价格，销售时可能会对价格进行调整；订单上反应出产品销售价格及销售折扣,现在产品销售价格波动很大.怎么设置更有效灵活定价方法,同时确保利润实现；3) 发票开具和应收帐款确实定4) 应收帐款没有严格帐龄分析,轻易忽略对其风险控制.5) 收款核销要到发票,发票跟订单关系不严谨,没法直接跟踪到已发货订单是否已经收到款.下面是XXX销售方面调研需求分析编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性4.1用户信息管理（包含新用户开拓）l 关键是用户找上门，自己开发比较少l 用户基础档案现在关键是经过Excel方法保留l 用户信息需要科学管理，并预防随销售员流失而流失；l 用户分类管理l 用户关系管理及投诉处理64.2销售报价l 新产品销售报价过程相对复杂，如时间许可需要销售部下开发科开发出工程BOM，再依据工程BOM做报价；如时间不许可则依据经验报价。l 建立符合XXX体系报价模式，有力支持销售l 历史资料统计越完善，则报价可追溯性越强4.3海关协议l 需要跟海关签署产品出口海关协议l 产品出口要扣除海关协议配额l 若总出口总量超出配额，则需要重新签署海关协议，不然不许可出口l 销售出货需要有和海关协议接口l 当出口重量靠近配额时，须发出提醒664.5订单生产状态跟踪和库存查询l 在对库存数量查询时，数量不准。l 库存缺乏管理和跟踪l 生产进程无法实时反应至销售部门l 建立销售估计销售订单生产整体处理步骤整合l 假如是按订单销售，需要建立对订单生产状态和订单进度跟踪l 销售部门需要建立对库存实时查询体系4.6销售信用控制l 用户信用：依据用户确定不一样信用政策，计划走信用等级方法l 还没有建立信用等级制度l 期望经过系统实施建立起用户信用控制体系和付款控制体系l 用户信用控制点提前预警4.7销售查询和汇报l 现在所需汇报：每个月销售日报销售总结分区（大区：东（下面小区按员工）、南、西、北）、分产品线用户计算l 现在员工业绩查询，经过电话，销售管理部门经过电话和Mail往返复，制作过程手工计算l 系统实现上述报表，以降低工作量6估计二次开发内容：4.1 相关用户关系管理（1） 用户满意度调查表：因为这一表格只是统计用户满意调查表内容，和ERP系统没有任何数据交流，所以并不提议在系统中反应。（2） 不过XXX員工认为既然上了ERP，则期望系统能够反应各部门工作方方面面。这点有待XXX高層再作決定。(临时不提议修改)（3） 用户投诉统计。期望有用户投诉，能够统计下来投诉内容，投诉原因，相关订单，产品，及后继处理步骤。并期望输入相关订单及产品后可追溯到生产单号，如经过工艺期望可追溯到工艺职员。系统可二次开发增加数据库：统计用户投诉处理, 并应用系统模块“自定工作步骤管理”及“工作步骤预警”功效。估量二次开发需时 = 3 工作天6估计二次开发内容：4.3 相关海关税因为XXX进口原料占每十二个月材料采购数量20及金额40，所以要求能处理海关方面以下问题：（1） 仓库要有以海关单位表示海关商品水平及价值汇报。(系统已可实现)（2） 销售部门年初要和海关签定海关协议，就每一海关商品编号要求出口配额，以千克为单位。每一产品出口时，将单位转换成千克，从配额中扣除，直至配额用完，则要重新和海关签署协议，不然不能出口。系统可二次开发增加汇报：列印每一海关商品今年海关协议配额, 每一海关商品本年已出口产品额（以海关编号及海关单位），剩下配额，和outstanding SO数。假如剩下配额小于O/S SO数，则发商业提醒通知销售部门。估量二次开发需时 = 4 工作天（3） 另外在海关报税，关税分摊等方面有要求。临时只可能是由XXX手工做关税分摊，再输入系统。(临时不提议修改)库存管理企业库存管理比较混乱，首先是批号管理和货位管理不到位，另外首先是库存人员不能提前正确知道前后端业务需求，如采购送货计划，销售发货计划和工单排产计划等，立即调整和平衡工作。下面是调研具体分析：编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性5.1整体库存管理l 使用Excel做出入库账，随时能够更改数量，甚至删除，很轻易造成库存不正确，直接影响计划和生产l 期望有严格权限控制，不能随便删除，每一次更改全部要留下更改单据。5.2库存控制l 货位管理没有到位，造成相同物料放在多个地方，领料时轻易遗漏，造成呆料出现l 出入库单指明货位65.3保质期管理l 物料有保质期，超出保质期则出现呆料l 期望系统能够提醒超出保质期物料5.4库存保障性管理l 安全库存不完善l 有些材料采购周期尤其长,又是常常使用,期望能经过安全库存做缓冲。5.5库存盘点l 盘点周期比较长，同时因为现在没有使用ERP系统，造成盘点和调整全部比较麻烦。l 经过周期盘点等方法，确保物资帐实一致l 不轻易发觉问题，同时耽搁了处理问题时机6估计二次开发内容：5.2 相关货位（1） 现在货位管理做得不好，盘点时候很麻烦。期望以后盘点单等很多单据打印时候加上货位。系统可二次开发增加字段：盘点单打印每一产品/物料之货位, 大前提是每一产品/物料只许可一个货位。估量二次开发需时 = 0.5 工作天财务管理现在财务核实分散在金蝶财务系统及业务系统，业务数据需要财务重新录入凭证，使得财务人员把大量时间用在对基础业务核实上。一套好ERP系统，它应该跟业务是紧密结合，表现物流和资金流统一，同时把财务人员从大量核实工作上解放出来，更多时间用在分析，控制和监督角色。以下图：全部子帐，最终聚集到总帐，现在XXX采购，库存，成本，应收，应付等原始数据全部需要别部门提供，而资产则是经过EXCEL管理，最终全部需要财务另外制作凭证。 同时，系统业务集成大大方便了把资金估计伸展到业务最前端，为资金安排提供依据。订单发运计划收款计划资金需求估计请购计划采购计划费用报销计划付款计划资金回笼估计下面是调研具体分析：编号业务情形业务现实状况需求JOL可行性6.1财务管理l 分开两家企业：香港企业和大陆l 期望系统能区分香港账和大陆账,并考虑访问安全控制6.2合并报表l 向香港政府递交报表需要合并两家企业帐务l 期望未来ERP系统能考虑集团合并需要，统一规则。6.3存货价值l 成品库存价值只能根据销售价85来推算，不是很科学。l 期望按正确成本或移动加权平均计算成品库存价值6.4成本核实l 现在仓库发料单未能结算到具体工单，每一工单工时，费用也不能计算l 期望能把料,工,费考虑到产品成本,减小手工分摊工作6.5帐务传送工作l 应收,应付发票依据库存提供单据,财务人员依据单据重新制作凭证l 应收,应付发票能跟业务结合起来,避免财务反复录入相关信息,同时把业务制约跟财务控制结合起来6.6财务预算管理l 预算只能事后分析l 期望能在预算实施过程中，做到事前,事中控制6.7账龄分析l 应收，应付帐岭分析没有或不正确。l 期望系统能经过基础数据和业务数据自动提供。6.8资金管理l 资金估计l 经过系统业务数据集成和共享，把资金预算正确到前端业务，愈加好平衡资金情况。6.9固定资产管理l 现在比较混乱l 固定资产列表及状态管理l 固定资产报废需要一定程序未决和已结问题未决问题序号问题处理方案责任人目标日期实际日期已结问题序号问题处理方案责任人目标日期实际日期