货代相关业务流程介绍模板.doc

n更多企业学院： 中小企业管理全能版183套讲座+89700份资料总经理、高层管理49套讲座+16388份资料中层管理学院46套讲座+6020份资料国学智慧、易经46套讲座人力资源学院56套讲座+27123份资料各阶段职员培训学院77套讲座+ 324份资料职员管理企业学院67套讲座+ 8720份资料工厂生产管理学院52套讲座+ 13920份资料财务管理学院53套讲座+ 17945份资料销售经理学院56套讲座+ 14350份资料销售人员培训学院72套讲座+ 4879份资料订舱步骤介绍上通常会有货名，重量及尺码、起运港，目标港、收发货人、船名等内容。对这种申请(预约)给承诺后，就会在舱位登记簿上登记，即表明承托双方已建立了相关运输关系，并着手开始货物装船承运一系列准备工作。 “配舱回单”是货代在取得货主报关资料向船企业定舱后取得单证。而提单是提货单证之一。出口订舱步骤：一、接收货主询价 海运询价： 需掌握发货港至各大洲，各大航线常见，及货主常需服务港口，价格 ； 关键船企业船期信息 ； 需要时应向询价货主问明部分类别信息，如 货名 ，危险等级等。（ 水路危规 ） 陆运询价：（人民币费用） 需掌握各大 关键城市公里数 和拖箱价格； 各港区装箱价格； 报关费、 商检、动植检 收费标准。 不能立即提供，需请用户留下电话、姓氏等联络要素，方便在尽可能短时间内回复货主。 二、接单（接收货主委托） 接收货主委托后（通常为传真件）需明确关键信息： 船期、件数 箱型、箱量 毛重 体积 各项型最大致积为：( 长*宽*高 ) 可装体积， 可装重量 120GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 140GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 140HC=76CBM 12*2.7*2.38 145GP=86CBM （注：GP general purpose 一般箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱 ） 付费条款、货主联络方法 做箱情况，门到门还是内装 三、订舱 缮制委托书（十联单）； 制单时应最大程度确保原始托单数据正确、相符性，以降低后续过程频繁更改。 加盖企业订舱章订舱：需提供订舱附件（如船企业价格确定件），应一并备齐方能去订舱。 取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱 门到门： 填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目标港、毛重、件数、体积、门点、联络人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）12天排好车班。 内装： 填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目标港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）12天排好车班。 取得两种做箱方法所得装箱单（CLP） 五、报关（有时同时、有时先于做箱） 了解常出口货物报关所需资料。 需商检 需配额 需许可证 需产地证 需提供商标授权、商标品名 出口香港地域货值超出$10万，其它地域超出$50万，核销时需提供结汇水单（复印件） 需提供商会核价章 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示毛重净重，件数，包装种类，金额，体积， 贸易方法， 审核报关单正确性（单证一致）。 显示报关单所在货物 “汉字品名”，对照 海关编码 大全，查阅商品编码，审核二者是否相符，按编码确定计量单位，并依据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 备妥报关委托书，报关单，手册，发票 （原件） ，装箱单 （原件） ， 协议， 核销单，配舱回单（十联单第五联以后）和其它所需资料，于截关前一天通关。 跟踪场站收据，确保配载上船。 通常退关改配，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期抵达，方便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。不然只会顺延船期，造成麻烦。 六、提单确定和修改 问明用户“提单”发放形式： 电放： 需用户提供正本“电放保函”（留底），后出具企业“保函”到船企业电放。 预借：(经船企业同意)需用户提供正本“预借保函”（留底），后出具企业“保函”到船企业预借。 倒签 ：(经船企业同意) 需用户提供正本“倒签保函”（留底），后出具企业“保函”到船企业倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L. 分单：(经船企业同意)应等船开以后34天（候舱单送达海关，以确保退税），再将一票关单拆成多票关单。 并单：(经船企业同意)应等船开以后34天（候舱单送达海关，以确保退税），再将多票关单合成一票关单 异地放单：(经船企业同意)须经船企业同意，并取得货主保函和异地接单之联络人，电话，传真，企业名，地址等资料方可放单。 依据原始资料，传真于货主确定，并依据回传确立提单正确内容。 七、签单 查看每张正本提单是否全部签全了证章。 是否需要手签。 八、航次费用结算 海运费 预付(FREIGHT PREPAID) 到付(FREIGHT COLLECT) 陆运费 订舱 报关(包含返关之前己经报关费用) 做箱(内装/门到门) 其它应考虑费用： 冲港费/冲关费 商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 九、提单、发票发放（提单样本） 货主自来取件,需签收经过EMS和快递送达,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号等要素以备以后查证 十、应在30天内督促航次费用清算并立即返还货主“核销退税单”外贸单证步骤1用户询盘：通常在用户下purchaseOrder之前，全部会有相关OrderInquiry给业务部，做部分细节上了解。 2报价：业务部立即回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方法，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给用户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到用户正式订单purchaseOrder。 4下生产订单：得到客人订单确定后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口协议审核表”项目如实填写，尽可能将多种估计费用全部列明。协议审批需附上客人订单传真件，和工厂收购协议。审核表要由员工署名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能实施。如金额较大，或有预付款和佣金等条款，要经企业总经理审批才行。协议审批以后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后， 满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产： 6.1：假如是L/C付款用户，通常是在交货期前1个月确定L/C已经收到，收到L/C后应员工和单证员分别审查信用证，检验是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：假如是T/T付款用户，要确定定金已经到账。6.3：假如是放帐用户，或经过银行D/A等方法收汇等，需经理确定。 7验货 7.1：在交货期前一周，要通知企业验货员验货。 7.2：假如客人要自己或指定验货人员来验货，要在交货期一周前，约用户查货并将查货日期通知计划部。 7.3：假如客人指定由第三方验货企业或公正行等验货，要在交货期两周前和验货企业联络，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基础文件。工厂提供装箱资料，制作出口协议，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：假如是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口协议，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂未来产品出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10租船订仓： 10.1假如跟客人签定协议是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理企业或船企业。应尽早和货代联络，通知发货意向，了解将要安排出口口岸，船期等情况，Q确定工厂交货能否早于开船期最少一周以前，和船期能否达成客人要求交货期。应在交货期两周之前向货运企业发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2假如是由卖方支付运费，应尽早向货运企业或船企业咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期适宜船企业，并告诉员工通告给客人。如客人不一样意时要另选客人认可船企业。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3假如货物不够一个小柜，需走散货时，向货代企业定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输企业定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目标港等内容，以避免差错。 11安排拖柜： 11.1货物做好并验货经过后，委托拖车企业提柜，装柜。拖车企业应选择安全可靠，价格合理企业签定协议长久合作，以确保安全及按时。要给拖车企业传真以下资料：定仓确定书/放柜纸，船企业，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。假如有验货企业看装柜，要专门申明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联络电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号和司机联络电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后立即传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包含所装货物及数量，口岸，船企业，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车企业，柜型及数量，本企业联络人和电话等。 13取得运输文件： 13.1最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运企业或货运代理。补料要按找L/C或客人要求来做，并给出正确货物数量，和部分特殊要求等，包含要求船企业随同提单出船证实等。 13.2督促船企业立即出提单样板及运费帐单。仔细查对样本无误后，向船企业书面确定提单内容。假如提单需客人确定，要先传真提单样板给客人，得到确定后再要求船企业出正本。 13.3立即支付运杂费，付款后通知船企业立即取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14准备其它文件 14.1商业发票：L/C要求提供文件中，对商业发票要求最严格。发票日期要确定在开证日以后，交货期之前。发票中货物描述要和L/C上完全相同，小写和大写金额全部要正确无误。L/C上对发票条款应显示出来，要显示唛头。假如发票需办理对方大使馆认证，通常要提前20天办理。 14.2FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意是运输日期要在L/C交货期和开船日之前，在发票日期以后。未能在发货之前办理，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运货物，FORMA证书通常要到香港中国商检企业办理加签，证实未在港对货物进行再加工。 14.3通常原产地证：通常原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低部分。可在发货以后不太长时间内补办。假如原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：通常是要求在开船后几天之内，要通知客人发货细节，包含船名，航班次，开船日，估计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目标港代理人等。有时L/C要求提供发送证实，如传真汇报书，发函底单等，注意按客人要求时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装数量，每箱毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来总体积要和标明总体积相符。要显示唛头和箱号，方便于客人查找。装箱单重量，体积要于提单相符。 15交单： 15.1采取L/C收汇，应在要求交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采取T/T收汇，在取得提单后立即传真提单给客人付款，确定受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。 15.3假如T/T收汇，要求收全款才能做柜，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要立即做登记，包含电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：全部文件、L/C和议付文件必需留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意搜集运价变动，船期，航线，等信息，为员工报价提供帮助。信用证标准格式LETTER OF CREDIT 编号： Reference: 作者： Author: 标题： Title: 发往： Send to: 报文类型： Message Type: 优先级： Priority: 传送监控： Delivery Monitoring: 27 ：报文页次 sequence of total 40A ：跟单信用证类型 form of documentary credit 20 ： 跟单信用证号码 documentary credit 31C ：开证date of issue 31D ：到期日 date of expiry 到期地点place of expiry 51A ：开证申请人银行银行代码 applicant bank-BIC 50 ：开证申请人 applicant 59 ：受益人 beneficiary 32B ：货币和金额 currency code, amount 41D ：指定银行和兑付方法 available with by 42C ： drafts at 42A ：汇票付款人银行代码 drawee-BIC 43P ：分批装运 partial shipments 43T ：转船 transshipment 44A ：装船/发运/接收监管地点 loading on board / dispatch/taking in charge 44B ：货物运往 for transportation to 44C ：最迟装运期 latest date of shipment 45A ：货物/或服务名称 description of goods and/or services 46A ：单据要求 documents required 47A ：附加条件 additional conditions 71B ：费用 charges 48 ：交单期限 period for presentation 49 ：保兑指示 confirmation instructions 78 ：给付款行/承兑行/议付行指示 instructions to paying/accepting/negotiating bank 72 ：附言 sender to receiver information信用证相关程序(1)开证申请人依据协议填写开证申请书并交纳押金或提供其它确保，请开证行开证。 (2)开证行依据申请书内容，向受益人开出信用证并寄交出口人所在地通知行。 (3)通知行查对无误后，将信用证交受益人。 (4)受益人内容和协议要求相符后，按信用证要求装运货物、备妥单据并开出汇票，在信用证使用期内，送议付行议付。 (5)议付行按信用证条款审核单据无误后，把货款垫付给受益人。 (6)议付行将汇票和货运单据寄开证行或其特定付款行索偿。 (7)开证行查对单据无误后，付款给议付行。 (8)开证行通知开证人付款赎单。海运提单船企业通常会签发3份正本海运提单，不过并非绝对，发货人需要几份正本，完全能够在委托运输时给予明确,要么是2/2，要么是3/3份。船企业会在提单表面注明签发正本份数，每一份正本提单均可单独使用，效力等同。在信用证结算当中，因为买方担心卖方一货多卖，通常要求全套正本提单；有时买方会要求卖方邮寄一份正本给买方，其它份数交银行,但因为卖方担心买方凭收到一份正本提单先行提货后拒绝去银行赎单，所以卖方也应坚持全套正本提单交银行。设想，假如全套正本提单一次邮寄过程中丢失了，拿什么补救？所以银行通常要分两次寄单以避免遗失.电放办理步骤提单电放在办理时，先和船联络，告诉提单需要电放。这么船企业就能够经过电报让目 电放港船企业机构凭传真件提货。通常最好是在未出提单前办理，船企业不用出具正本提单；假如已经出具正本提单，则需要将正本提单交回船企业，让船企业电放提单。另外，船企业会要求发货人出具一份（船企业或货代有现成格式），确保电放造成一切问题和其无关。 因为电放后发货人将不再掌握货权，因为办理电放前一定要确定发货人能够安全收款，不然极易造成钱货两空局面。 相关情况以下是做电放多个情况： 1） 不出任何B/L（HB/L，MB/L均不签给用户）。用户 补料 货代 补料（注明“做电 电放放”） Carrier(以B/L样本方法将相关情况通知对方) Carrier出单MB/L copy件 货代 传MB/L COPY 用户，用户确定OK后，：用户 传电放申请书 货代 传电放申请书 Carrier。若Carrier同意电放，通常于货装船后：Carrier 传电放信 或给电放号shipper传电放信或给电放号Consignee 货抵目标港后，Consignee凭电放信或报出电放号，找Carrier于目标港之Agent提货。此种情况多见于目标港在地域时，因为电放快而B/L流转（邮寄）慢。(船比B/L先到卸港) 2） 对MB/L电放，使用货代代理，签发正本HB/L，对MB/L电放即意味着以电放信替换MB/L之功效（当然不可能签MB/L正本单）。 货代给其用户签正本HB/L，HB/L上shipper填用户名，Consignee填目标港用户名（即真正收货人）。Carrier给Forwarder MB/L COPY（或MEMO）件上，shipper 填货代名，Consignee填货代于目标港代理。 上述操作也可：货代和其用户对好单后，将用户回传给ForwarderHB/L上shipper一栏，由用户名改为货代名，将Consignee栏由真正收货人改为货代之代理，其它内容不动（其它内容指品名，包装，件数，POL，POD，Delivery Agent, Gross Weight, Measurement, Cntr No., Seal No., Marks & Nos (唛头及唛码)，Notify, Place of Receipt, Place of Delivery Vessel & Voy No., Shipping on board Date等等）改完此二栏后将此单传给Carrier。以上操作中货代传给Carrier之单子上，其自己成了自己B/L之shipper 电放信：Carrier货代货代之代理Carrier（货代之代理交出电放信或报出电放号后即从Carrier处取得D/O） HB/L步骤为：货代用户（启运港）用户（目标港）Forwarders Agent(目标港用户交出HB/L从货代之代理处取得D/O=Delivery Order)。 注：若为到付运费必叮嘱目标港代理收齐运费后才放货！此种情况除要给代理一笔代理费外还需给船企业电放费（约$15）。“华联通”企业去货多采取此种情况（它于美西各港有自己）。 3） 对H-B/L电放签发正本M-B/L使用货代代理。 M-B/L步骤：CarrierForwarderForwarders Agent at POD 货代代理凭正本M-B/L换取D/O，电放信步骤：Forwarder用户（起运地） 用户（目标港）Forwarders Agent 目标港用户凭电放信（或电放号）从货代代理处换得D/O。 4）双电放。不签正本HB/L和MB/L，Carrier将其制订电放号通知ForwarderForwarders Agent Carrier,Forwarder将其制订另一电放号通知shipperConsignee Forwarders Agent。 注: a)电放下，有企业要求consignee除交出电放信(号)外还要交出B/Lfax件(预先Forwarder将此fax件给shipper consignee).有要求：Consignee于电放信上盖上其后才可去代理处换D/O。 b)对H-B/L或M-B/L电放时，并非不出提单,而通常要出copy件，将copy件fax给相关各方。 c)用户提出电放申请后，Forwarder或Carrier于电放申请书上盖上“电放章”及 “提单章”fax给用户，这么可简化操作。 d)通常货代也会给其代理人传一份电放单(上面写明相关情况)。 e)若向Carrier申请电放,有企业要向Carrier追要电放电报(此报内容:Carrier是否同意电放及其它相关情况)。 f)对M-B/L电放下可叫Carrier出一份Memo-B/L给Forwarder；对H-B/L电放下Forwarder可给其用户出Memo-B/L。 g)国外HKG珠三角(进口货)： 若于目标地电放,则程序为:Consignee凭头程大船提单copy 件即全程提单copy件或fax件及电放信及consignee企业正本保函去目标地代理处换取二程正本B/L或D/O，凭此二程feeder单报关商检,提货(注:这儿电放指是对Ocean-B/L大船提单电放(不给用户出正本O-B/L)。 此种情况下电放信及全程B/L copy件步骤为: ocean carrierForwarder shipper(国外用户) consignee(目标港用户)。若珠三角HKG国外(出口)下对大船B/L电放，则电放信(号)流转为:Ocean carrier 头程feedershipperconsignee。使用风险众所周知，提单已经有、各国法律等给予其定义、加以规范。而“电放”实际上是使用提单时一个特殊情况。但这种情况很尤其，使得提单“准流通证券”性质，即提单能够经过交付或背书加交付自由转让性质被消亡。现在还没有国际条约或各国法律给“电放”给予 电放定义和规范。如前所述，“电放”原理是异地收回提单，然后交付货物。这种做法也是参考了在签发提单时特殊情况，即“异地签单”做法。不过，“异地签单”仍然是存在着问题，而且也有些人对其做法提出过质疑，能够说“异地签单”做法后果存在着不确定性。 严格根据本文给“电放”定义操作，能够避免部分不确定原因造成影响。然而，实践中部分做法仍然给“电放”以后承运人负担对应责任组成风险。值得注意问题能够包含，但不局限于： (1)托运人(发货人)申请“电放”时，承运人不再签发提单，此时，条款对当事人是否含有约束力问题。 (2)提单能够合适背书(duly endorsed)后转让，“电放”时怎样实施问题。 (3)“电放”情况下托运人和收货人全部是无船承运人，作为实际承运人船企业将货物交付给真正货主时，是否会负担交错货物责任问题，或无船承运人错误交付货物时，船企业应负担责任问题。 (4)船企业和船舶代理人之间授权不明现象发生及其责任负担问题。 相关知识1）电放有简写为TLX， 少部分人简写为T/R（另：T/R还指trucking 吨车费，拖车费）。 电放2）电放：应或已签发正本B/L货代或船企业，依据托运人或货代要求，在POL不签发正本B/L或收回已签发之正本B/L，以E-MAIL或FAX或Telex, Telegram等方法通知Delivery Agent 将货放给B/L上Consignee或shipper order之人（to order B/L下）。 3）shipper申请电放，通常要其出具企业正本保函或在相关B/L COPY（MEMOB/L）上背书。保函内容通常有：shippers name , voyage NO. B/L NO. Sailing date (开航日)及货代无条件免责条款。 4）切记：若签正本B/L给shipper 后，shipper才提出电放申请，须收回全套正本B/L。 5）当同意电放后，有出具电放信，有给出一个电放号（如密码一样，为阿拉伯数字或英文字母）。 6）做L/C （以L/C为付款条件），或B/L为order单（即B/L上Consignee栏未填收货人Business Name , （又叫 Complete 或 Full Name ），而显示为“order” 或“order of shipper”或“order of XXX Bank CO”或“order of XXX CO”,总而言之，只要于Consignee见有order 字样者）或空白B/L(即B/L中Consignee栏空着不填)或付款条件为Collection(托收（注：collect 则为“到付”之义）)（托收含D/P=Doc Against Payment 和D/A= Doc Against Acceptance） ，以上四种情况标准上不许可做电放。 7）电放下通常采取PP（prepaid。预付运费）。 8）若货物有不良情况，切记：于电放信上要打上Mates Remark.(大付批注)。 9）电放日：通常应于货（柜）抵目标港前。 10）电放申请书上常有此句：Please kindly release cargo to Consignee here - below without presentation.（“提交，出示”） of the orginal XXX Bill of Lading.(XXX 代表 Carriers Name 或货代名)（在不提交企业正本B/L下请将此票货放给以下载明之收货人）。 11）使用电放放货，并非不出B/L。 只是不出正本B/L（若已出，则一定要全套收回）而出B/L COPY或MEMO件。为了能详尽反应货物相关情况，使用B/L COPY件是最好之方法。 12）使用电放，通常需向用户收取电放费：USD 15左右。舱单介绍进出境运输工具“舱单”指进出境船舶、航空器、铁路列车责任人或其代理人向海关递交真实、正确反应运输工具所载货物情况纸质。 包含内容包含原始舱单、预配舱单和装（乘）载舱单。 亦称“舱单”。船方或其代理人对全船所载货物编造清单。 作用和形成关键作用在对外贸易中它是向海关报关时必需交验单据之一。 舱单形成是一份按卸货港次序逐票列明全船实际载运货物明细表。它是在货物装船完成后，由船企业代理人依据大副收据或编制，编妥后再送交船长签认。