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1、一、 项目意义 1、 增强领导监控能力 强化领导监控管理，增强管理层对组织控制力，立即有效监控各部门、各个人员工作进度情况；实时、全方面掌控各部门工作状态，立即发觉问题立即处理，从而降低差错、预防低效办公。 2、 消除信息孤岛 传统办公方法使信息被封存在各职员、各部门之间，从而形成了很多信息孤岛，大量有用信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。经过实施协同网络办公系统，可在企业内部建立一个有效信息公布和交流场所，比如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，确保了多种信息通畅无阻和高效利用。 3、 提升团体工作效率，节省运行成本。 变革了
2、企业传统纸质公文办公模式，企业内外部收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传输、会议通知等均采取电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方法，提升办公效率，实现无纸化办公。不用拿着多种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价网络传输手段，发挥信息共享功效来协调企业内各部门工作，降低工作中复杂步骤，同时将传统表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印费用。 4、 实现文档管理自动化，文档安全性得到。 可使各类文档（包含多种文件、知识、信息）严格按权限进行保留、共享和使用，并有一个方便查找手段。文档管理自动化使多种文档实现电子化，经过电子文件
3、柜形式实现文档保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新职员，只要管理员给她注册一个身份文件，给她一个口令，她自己进入系统就能够看到企业积累下来东西，规章制度、多种技术文件等等，只要她身份符合权限能够阅览范围，她自然而然全部能看到，这么就降低了很多培训步骤。 5、 实现分布式、移动式办公。 变革了传统集中办公室办公方法，扩大了办公区域，可在城市各地甚至世界各个角落经过网络连接随时办公。实现实时沟通交流，领导、职员出差在外可随时随地了解企业内部情况。 6、 建立信息集成平台。 相关企业已存在U8系统、ERP系统、等存放着企业部分经营管理业务数据，对莱克斯顿经营运
4、作起着关键性作用，但它们全部是相对独立、静态。经过布署协同网络办公系统，以其为基础平台，将U8系统及ERP系统等业务系统数据集成到网络办公平台中，使领导经过网络办公平台就能随时掌握企业财务、业务、及行政办公等各方面最新动态，正确把握战略发展大局，立即有效地公布指令，真正做到“运筹帷幄，决胜千里”。 7、 搭建知识管理平台。 经过布署协同网络办公系统，可系统性利用企业积累信息资源、教授技能，改善企业创新能力、快速响应能力、提升办公效率和职员技能素质。 二、系统介绍 1、平台产品体系架构 2、系统基础功效列表 功效模块 功效模块 具体描述 个人事务 电子邮件 用
5、于内部邮件、外部邮件收发，相互转发 内部短信 关键起通知、提醒和交流作用。 手机短信 对工作流，通知，邮件等能够发短信提醒 公告通知 含有通知公告公布、管理和查询等功效。 新闻 新闻公布、新闻评论、管理和查询功效。 投票 关键用于意见搜集、民主决议、结果测试等。 个人考勤 关键用于对企业内部职员考勤管理。 日程安排 关键是对未来要做事务进行安排、提醒 工作日志 关键是对已经做工作进行统计，如周报，月度总结等 个人文件柜 用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给她人阅读 控制面版 用户个性化设置，包含密码、界面、桌面、个人信息等内容 工作步骤 新建
6、工作 提议步骤，从对应步骤文件夹中选择需要模板，开始填写表格 待办工作 审批步骤，能够审批各用户转交来步骤 工作查询 查询自己提议和审批或被授权查询步骤，查询结果可导出EXCEL 工作监控 能够对有监控权限步骤进行转交、委托、结束及删除等 数据报表 事先设置步骤报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等 超时统计 对办理中步骤超出要求时间步骤进行统计 工作委托 因出差等原因需事先把自己审批步骤委托给相关人员办理 工作销毁 对删除步骤进行根本清理，相当于windows回收站 步骤日志 查询步骤每一步骤办理日志情况 行政办公 公告通知管理 能够公布
7、公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告查阅情况 公告通知审批 能够对公告内容进行审批，审批过公告才能够公布出去 新闻管理 和公告管理类似，不一样是新闻许可评论，而公告不许可评论 投票管理 类似于网络调查，能够自定义投票项目供投票者去选择 日程安排查询 能够查看下属自己安排日程内容，也能够对下属直接安排工作 工作日志查询 能够查看下属写工作日志，并能够对日志进行点评及共享 管理简报 统计各用户各项工作数量 工作计划 多人参与，参与人随时能够看到任务进度，有权限人员能够点评 办公用具管理 办公用具、低值易耗品登记、领用、管理,能够生成多种统计报表 固定资产
8、 实现固定资产录入，生成资产卡片，生成对应查询报表。 图书管理 实现图书管理录入、借阅、查询、管理。 资源申请管理 对相当设备进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投影仪等 会议申请安排 对会议室进行预约登记、会议申请、同意，会议纪要等进行全方面管理 车辆申请安排 对车辆使用申请、同意、预约情况、维护费用等进行全方面管理。 公共通讯薄 按组查询人员通讯信息 组织机构信息 能够查看企业、部门、用户相关信息 知识管理 公共文件柜 帮助用户实现文件系统化管理，可针对不一样角色、不一样用户授权 网络硬盘 类似FTP，针对服务器上对应路径授权，存放资源文件 图片浏览
9、 关键用于放JPG、GIF等图片格式文件，能够直接预览、播放 办公知道 类似baidu知道，问答式知识积累，能够提问、回复、查询等 维基百科 类似于baidu百科，词条式多人共同编辑完善知识管理方法 人力资源 人事管理 关键实现档案资料录入、查询、及统计分析等工作。 实现企业人事档案建立、查询、导入、导出等功效。能够实现如协议到期定时提醒，可设置附件。包含人事档案、协议管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、职员关心、人事分析等子模块。 招聘管理 实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程 细分为招聘需求、招聘
10、计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块 培训管理 关键包含培训计划、培训审批、培训统计等模块 考勤管理 对在办公平台上考勤数据进行统计，同事对考勤进行设置 包含考勤审批、考勤统计、考勤统计、排班管理等模块 绩效考评 能够实现对职员多种考评，如月考评、季考评等，考评方法是给职员打分，多人多一人进行考评，最终得出平均分数;考评项目可自定义，评分考评项目设定、考评任务管理、进行考评等子模块 薪酬管理 经过办公平台发放工资条，能够自定义工资结构 细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资步骤管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块 职员自助查询 职员能够查询自己基础
11、信息、职位情况、教育背景等内容。 人力资源设置 能够设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码 在线考试 经过办公平台进行考试，标准化选择题，自动评分,包含题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参与考试等模块 档案管理 卷库管理 能够新建卷库、管理卷库 文件管理 能够新建文件、管理文件、查询文件 案卷管理 能够新建案卷、管理案卷、查询案卷 案卷借阅 分借阅案卷（借阅统计、借阅申请、借阅查询）、案卷审批 档案统计 能够对案卷及借阅情况进行统计 档案销毁 对删除后档案进行根本清除 项目管理 我项目 用户自己申请项目或参与项目 我任务 用户在各项
12、目中需要完成工作任务 项目审批 有该权限者能够对项目进行审批 项目文档 项目中需要保留文件，可设置为新建、修改、删除、查看权限 项目问题 项目任务处理过程中碰到问题,相关人员能够相互讨论、处理 基础数据设置 包含项目权限、项目模板、项目代码设置 交流园地 讨论区 莱克斯顿内部BBS，能够设置多个专题，有权限人参与讨论 论坛 能够集成Discuz超级小区论坛 网络会议 能够进行视频会议，和个人事务中“我视频会议”关联 文本聊天室 能够在对应聊天室中和其它用户进行文本聊天 语音聊天室 需要安装MeChat聊天服务器后能够进行语音聊天 网络会议管理 包含提议
13、会议、删除、结束、加人、会议统计等操作 文本聊天室管理 能够设置聊天室名称，并能够进行删除、关闭、删除统计等操作 系统管理 组织机构设置 设置企业名称、部门、用户及角色和权限设置 工作流设置 定义工作流表单、步骤等，并对步骤进行分类 行政办公设置 设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板 知识管理设置 能够对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置 信息交流设置 设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核 印章管理 能够制作印章、印章授权、印章删除等操作 定时任务管理 有定时提议步骤、工作流超时催办、数据库定时备份等 紧急
14、通知设置 能够设置桌面模块及桌面显示窗口两种不一样内容及显示方法 界面设置 能够设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等 状态栏设置 能够设置底部需要显示文字 系统代码设置 对办公平台中各模块设置不一样代码 自定义字段设置 能够对办公平台中模块自定义字段，用于增加对应表输入内容 数据库管理 对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作 系统日志管理 能够查询日志、统计日志及管理日志 系统资源管理 分资源监控（能够监控内部短信和内部邮件）、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等 系统访问控制 能够设置IP段，也能够设置外网访
15、问权限 系统安全设置 能够对密码强度、登陆次数、是否启用USB KEY 、是否启用动态认证等进行设置。 系统接口设置 能够添加接口用户并对用户进行管理，提供标准结口 三、实施目标 1． 依据企业办公具体需求，结合通达OA功效，使系统顺畅安全运行并满足日常办公应用，形成连接企业内各个部门信息网络。 l 企业内部各个部门职员全部能够在网络上获取和工作相关信息； l 不一样部门和个人有不一样信息访问权限； l 非当地部门或外出人员能够远程访问信息系统； l 浏览器模式内部和外部电子邮件。 2． 系统管理员熟练掌握工作流表单及步骤定制，确保关键功效完全应用并满足企业个性化需求。
16、 3． 对系统管理员、企业管理人员及一般操作员进行不一样等级培训，整合企业现有软件、硬件资源，提升总体信息化水平。 l 信息传输自动化：公文、信息、报表、汇报等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单点击操作，就能够完成所应完成工作，全方面掌握各项业务状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂过程、为领导提供有效监督手段，尽可能避免事件失控。 l 信息获取快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取、。 l 充足利用信息资源：将企业各类信息资源组织到系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息资源由计算机统一管理，发挥更大效益。 l 办公过
17、程规范化：经过办公自动化系统实施，将促进办公过程规范化，经过使用工作流等功效模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务全部将依据现有业务处理要求，形成标准和规范化计算机步骤处理，管理深入科学化。 l 经过网络，职员在工作中交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上障碍。 4． 达成其它办公系统普遍应用效果：如降低办公成本、实现无纸化、网络化、移动办公需求、提升办公效率、规范企业内部管理等。 四、实施标准和计划 1． 分步骤、选序渐进标准 任何一个项目标实施全部是一个发觉问题，处理问题，积累经验，又碰到新问题，再处理，再积累循序渐进逐步完善过程。通达OA项
18、目实施依据现有业务环境及业务需求，进行资源优化，但项目保留扩展接口，把握后期需求，进行分阶段、循序渐进实施。 2． 实用标准 首先，满足使用者第一需求即基础需求，功效需求。 其次，提升系统性能需求，满足不一样阶段用户需求。 3. 实施计划 a)、前期准备和计划 任务 任务描述 参与人员 一、项目计划1天 1、成立项目管理小组 负责资源管理和调配，制订项目实施计划，选择和组成项目实施组，项目及任务估量，任务分配，项目标跟踪、整体管理和实施，协调资源和各项目小组之间工作，项目情况交流 OA项目责任人 2、组建项目实施小组 实施小组关键工作包含：系统安装、调试、维护
19、系统培训、推广 OA项目管理责任人 OA项目实施责任人 2、制订并审核项目实施计划 确定实施周期、责任人等 项目管理小组 项目实施小组 二、基础需求调研 搜集整理需求2天 组织机构、用户名单 项目实施小组 角色和权限 文件柜、讨论区、网络硬盘等 三、系统安装及初始化设置(3-4天) 3.1 系统安装调试 OA系统安装、用户端OA精灵安装 项目实施小组 3.2基础数据录入 内容参考需求调研一栏 项目实施小组 项目管理小组（配合） 3.3初始化设置 培训内容关键包含两部分： 1、通达OA系统管理模块培训 2、工作流设置培
20、训：表单、步骤制作 四.培训2天(可等OA试运行一段时间) 4.1管理层培训 针对管理层 项目实施小组 4.2 全员操作培训 可分批进行 五.制订维护计划（2天） 5.1数据备份 掌握数据备份及恢复方法，2-3周做一次完整数据备份，2-3天做一次数据热备份 项目实施小组 5.2运行维护和指导 项目实施小组负责OA运行维护 项目实施小组 b)、第一阶段实施内容和培训 模块 具体内容 有权限人员 个人事务 1．电子邮件： 写邮件、已发送邮件状态查询、邮件查询、邮件导入导出、自定义邮箱、组织一栏快捷发送邮件 2．内部短信： 短信发送、已发送短
21、信状态查询、短信查询、组织一栏快捷发送短信。 3．公告通知、新闻及投票： 查看、转发、查询公告通知、新闻，投票操作 4．日程安排 新建日程（日、周、月）、日程类型选择、日程查询、日程导入导出、日程统计、周期性事务、我任务、怎样删除日程安排 5．工作日志 新建日志、日志类型选择、日志模板、日志共享、日志点评、怎样删除日志 6．个人文件柜、个人通讯薄 新建个人文件夹、新建文件、共享文件，使用个人通讯薄 7．控制面板 界面设置：界面切换、专题和菜单、自定义桌面、快捷菜单组、门户设置、内部短信设置、天气预报、今日资讯； 个人信息：个人资料、昵称和头像、自定义用户组、人员关注、印章
22、密码修改； 账号和安全：设置别名、修改密码、登陆日志 全体用户 行政办公 1．公告通知： 新建公告（类型、公布范围、附件、置顶、关键词）、公告管理、查阅情况、公告通知查询、导出、审批 2． 新闻 新建新闻（类型、公布范围、附件、评论、置顶、关键词）、新闻管理、查阅情况、新闻查询 3．投票： 新建投票（投票范围、类型、查看投票结果、匿名投票、置顶、附件）、投票管理（子投票、投票项目、清空数据） 董事长、总经理、副总经理、行政、人资、IT管理员 1. 日程安排查询 查看下级日程安排、查看范围、指派工作、日程导出 2． 工作日志查询 查看下级工作日志、查看范围、日志点评
23、 3． 管理简报 部门领导及以上董事长 1. 办公用具、车辆管理 行政、IT管理员、董事长 1. 公共通讯薄、组织机构信息 全体用户 知识管理 1． 公共文件柜 权限介绍、新建子文件夹、新建文件（关键词、附件、提醒方法）、文件操作、文件操作（复制、剪切、重命名、删除、下载）、文件签约（签约情况）、文件查询、全局搜索、批量上传、在线编辑 2． 网络硬盘 权限介绍、新建子文件夹、单个上传、批量上传、全文检索、文件操作（复制、剪切、重命名、删除、下载） 全体用户 交流园地 1． 讨论区 发帖、搜索、短信提醒方法 全体用户 IT：张诚骏
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