万科物业综合管理系统.doc

万科物业管理系统
使
用
指
导
手
册

万 科 企 业 股 份 有 限 公 司
物 业 管 理 部

目 录
1、 系统功效模块分类...................................................................................................3
2、 各模块使用要求总表...................................3
3、 房产管理模块...........................................................................................................4
4、 用户管理模块...........................................................................................................5
5、 收费管理块..............................................................................................................5
6、 车位管理模块..........................................................................................................6
7、 入住管理模块..................................................8
8、 综合服务模块..........................................................................................................8
9、 调度系统模块..........................................................................................................9
10、 出入证管理模块...................................................................................................10
11、 安全管理模块.......................................................................................................11
12、 环境管理模块................................................................12
13、 设备管理模块.......................................................................................................13
14、 会所管理模块.......................................................................................................14
15、 小区文化模块.............14
16、 租赁中介模块.......................................................................................................15
17、 仓库管理模块...............................................................................15
18、 产管理模块...........................................................................................................16

万科物业管理系统软件功效分类
万科物业管理系统
用户服务类
业务管理类
增值服务类
内部管理类
1、 房产管理
2、 用户管理
3、 收费管理
4、 收费管理
5、 车位管理
6、 入住管理
7、 综合服务
8、 出入证管理
9、 综合查询
1、 安全管理

2、 环境管理
3、 设备管理
1、 小区文化
2、 会所管理
3、 租赁管理
1、仓库管理
2、资产管理

万科物业管理系统各模块使用要求总表
模块名称
应用要求
模块名称
应用要求
房产管理
要求使用
安全管理
要求使用
用户管理
要求使用
环境管理
要求使用
收费管理
要求使用
设备管理
要求使用
车位管理
要求使用

入住管理
选择使用
小区文化
要求使用
综合服务
要求使用
会所管理
选择使用
调度系统
10万平方米以上小区要求使用

选择使用
出入证管理
选择使用

综合查询
要求使用
资产管理
要求使用

仓库管理
选择使用

房产管理模块
使用指导：
首先应该在系统里“新增管理区”，“管理区名称”统一使用该项目物业管理机构全称。
然后，在管理区名称目录下“新增大楼”号，在“大楼”目录下“新增房间”，“大楼”目录层级依据小区具体情况确定，但必需确保全部目录是四层、房间号前缀拼音字母统一使用物业给定编号：
房产管理模块支持图片存档得功效，为了方便以后管理工作，能够在管理区名称下保留小区平面图，在“大楼”名称下保留大楼平面图，每间房户型图保留在该房房号下：
假如小区有独立车库，应在房产管理模块中建立车位房产目录，在车位管理模块中能够看到车位房产目录。
使用要求:
1、 新建小区入伙前30天，应制订熟悉情况专业录入人或导入房产资料；
2、 在房产基础资料中，应该将已经搜集到资料全部录入，其中必需填写项目包含：房间代码、房间名称、建筑面积、收费面积、户型、朝向等资料；
3、 房屋交付时，房屋检验验收统计应该统计在“房产验收”统计中，保持房屋原始资料可追溯性。
用户管理模块
使用指导：
用户管理模块资料是在房产资料基础上录入资料，是系统运作基础之一。用户资料能够直接从地产企业销售软件中导入，也能够逐户录入；
填写业主资料前必需选中房号，填写租户户主后还需要对租户家庭组员进行登记。
使用要求：
4、 业主信息尽可能完整填写，其中用户名称、用户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话是必需填项目，家庭电话和手机两种联络方法最少填写一个；
5、 租户资料登记信息尽可能具体，其中必填包含用户名称、用户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话、家庭电话和手机两种联络方法最少填写一个；
6、 业主和租户家庭组员信息尽可能具体，其中必需包含：姓名、性别、和业主关系、证件名称、证件号码；
7、 在管理服务过程中搜集到新业主资料或业主家庭组员资料需要立即在系统里更新；
8、 对于企业户和多业主房屋，必需选定“收费对象”，在收费对象发生改变时立即进行更新。
收费管理模块
使用指导：
收费管理模块含有灵活收费项目自定义功效，系统实现按年份、月份（季度）统计每个物业单位（房间）各项收费，对拖欠款进行催交等业务处理、对预收款、银行托收、现金等多方面收款方法提供平台；
能够计算出每个房间在相关收费期间应收款数目（如物业管理费、代收水电费、家政服务费等）；
能够应用系统打印出正确“收费通知单”给每一位业主，打印出相关收款收据给业主。能够编辑打印出相关财报表；
能够对业主预收款使用方案、预收款项、冲抵预交款等进行管理；全部业主预交款全部要在系统中表现；
提议尽可能引导业主经过银行托收方法进行费用收款，全部费用收取全部要在系统中表现：一个收费周期结束后，要进行月结，进入下一个收费周期。
使用要求：
9、 能够使用软件完成成为用户提供收费单据并实施收费管理工作；
10、 在系统内能够查询到物业管理收费情况真实数据。

车位管理模块
使用指导：
车位管理模块用于对小区车位和在小区停放车辆进行管理，在小区入伙前，应指导熟悉情况专员在车位管理模块内登记车位情况。登记车位时，车位在“大楼”周围，在“大楼”目录下登记车位，车位是独立车库，在房产登记中建立独立车库目录，再在车库目录下登记车位。全部红线范围内车位全部必需进行正确登记。
使用要求：
11、 一个小区必需使用统一车位号编制方法，在软件里登记车位号必需和现场车位号相一致；
12、 生成车位号以后，需要对车位资料进行具体登记，其中必需登记项目包含：车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；
13、 对于车位产权属于业主，必需在“车位服务协议”统计表格中登记房间代码。用户名称、车位号、车位收费单价、协议起始日期、协议终止日期、协议有效性处必需打钩；
14、 对于产权属于全体业主或产权属于万科地产，必需在”车位租赁协议“统计表格登记房间代号、用户名称、车位号、车位租金单价、协议起始日期、协议终止日期、协议有效性、提前提醒天数；
15、 和车位相关特殊事件要求登记在”车位统计“表格中。登记范围包含突发事件、车位特殊情况等；
16、 通常和小区签署了车位管理协议和车位租赁协议车辆全部应该在”车辆管理“表格中进行统计，车辆统计必需填写内容有：车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位应该填写“对应车位号”。其它项目依据项目需要选择填写；
17、 采取不固定车位管理模式小区，车主已经购置了车位，应该签署“车位管理协议”，并在软件中进行统计，统计表中必需填写：房间代码、用户名称、车位号、车位收费单价、协议起始日期、协议终止日期、协议有效性；
18、 采取不固定车位管理模式小区，和 车主签署了车位租赁协议，也应该在软件中进行统计，统计表中必需填写房间代号、用户名称、车位号、车位租金单价、协议起始日期、协议终止期、协议有效性、提前提醒天数；
19、 和车辆相关突发事件。特殊情况应该统计在“车辆管理”功效模块“车辆统计”表格中。

入住管理模块
使用指导：
入住管理模块使用于用户集中入伙情况下录入用户资料，已经导入了用户资料情况下，集中入伙时能够不使用入住管理模块；
在使用中、入住管理模块录入用户信息情况下，用户信息尽可能完整填写，但用户名称。证件名称、证件号码、用户类型。房间代号。入住方法。入伙起租日期、收费截至日期、建筑面积、收费面积是必需填项目，家庭电话和手机两种联络方法最少填写一个；
录入资料保留后可进入第二步“收费初始化”，收费初始化中“常规费用”必需正确选择，代收水电、煤气费，需要在走表费用中进行正确设置。收取了预缴费用，需要在“预交收款”记录表中进行登录；
在第三步“划款协议录入”阶段，必需正确选择银行划款方案并正确填写以下资料：开户人，银行账号、银行名称、划款协议号码、用户名称。
综合服务模块
使用指导：
综合服务模块有四个功效块：装修管理、室内维修、家政服务、投诉访谈、其中装修管理功效块必需使用，家庭维修、家政服务、用户投诉功效块是否使用依据“调度系统”使用情况确定。对于小项目，认为没有必需使用“调度系统”，必需使用“综合服务”模块对室内维修情况。家政服务情况、用户投诉情况进行统计、使用了调度系统情况下，综合服务模块上述三块功效能够不使用。
使用要求：
20、 装修管理功效模块记录表格需要统计项目标包含：房间代码（按房间选择会自动弹出）、业主姓名、装修项目、装修企业、装修起始日期、验证时间、验证结果、验收人、业主确保金是否可退、装修企业确保金是否可退等，假如有违章统计需要登记在“违章统计”栏目中；
21、 室内维修功效模块用于服务过程结束后进行事后统计，在统计表格中：用户名称（按房间选择会自动弹出）、维修项目。开工时间、完工时间、维修人员、服务费用项目必需填写，其它项目依据需要选择填写。室内维修项目不管收钱是否，不管收钱多少，全部应该如实填写。方便对用户需求进行正确分析；
22、 家政服务功效块用于家政服务结束后进行事后统计，在统计表格中:服务项目。用户名称（按房间选择会自动弹出）、服务日期、数量、单位、单价、应收款、回访人、回访时间等项目必需填写，其它项目选择填写：
23、 用户投诉功效块用于对投诉处理结果进行简单统计，表格中：类别、内容、用户名称、房间代码（按房间选择会自动弹出）、处理人、回访人、回访时间等项目必需填写，其它项目选择填写。投诉事件假如演变成突发事件，能够在“是否是突发事件”处打钩；
24、 和装修管理、室内维修、家政服务、用户投诉相关文件必需保留到综合服务模块“文档管理”中对应文件夹里。
调度系统模块
使用指导：
大项目必需使用调度系统统计和管理服务提供过程。现在只要求用于对用户服务需求进行统计和调度，并对回访结果进行统计。内部事件不要求使用调度系统进行管理。
现在，具体责任人还没有条件使用电脑接收任务，接待人员在“服务规则”中设定将任务发送给责任人所在部门主管。发送任务以后，可由部门主管将任务分配给责任人，也能够由接待人员使用对讲等方法将任务分配给责任人。采取哪种方法分配任务，由各地企业依据实际情况确定。
不管采取上述哪种方法，责任人在完成该项工作后或在一天工作结束后，应在主管电脑上填写任务完成反馈，做到任务每日盘点。当日要求完成应该当日完成，不能完成要对本部门主管和任务发送者进行情况说明。主管人员和任务发送者要求说明情况进行统计，并进行后续跟进，直至任务关闭。接待人员在责任人反馈完成情况后应该立即进行任务完成效果回访。
使用要求：
25、 用户提出服务需求（包含室内维修、家政服务、投诉等）全部要在“接待中心”进行登记。管理项目有多个信息口，各信息口全部应该使用调度系统“接待中心”功效，实现，对用户需求统计和调度。
26、 “接待中心”统计表格带红星号项目全部是需要填写，“移动电话”和固定电话能够选择其中之一进行填写。“约定时间从”和“约定时间至”栏目标填写要求是：假如要求立即提供服务，能够根据系统默认时间；假如用户另外约定了时间，应该根据料客月定时间正确填写。
27、 事件责任人填写完工反馈时，除系统自动生成信息外还要选定完工状态、完成时间、开工时间、完工时间、用户满意程度等项目，假如用户不满意，要求如实填写用户不满意原因，并电话知会直属上司，方便组织资源立即采取改善方法。对于投诉处理过程、比较复杂室内维修服务和比较特殊家政服务应该在“内容”栏进行简明描述。
28、 服务回访人员对用户实施回访时，除系统默认信息外还需要对回访时间、用户满意度进行选定。用户不满意，要求对用户不满意原因进行统计。用户表示了其它意见情况下，将其意见统计在“用户意见”栏内。

出入证管理模块
使用指导：
出入证管理模块用于对发出出入证进行登记管理，改模块提供按房间、按用户登记出入证功效，也能够按房间、按用户、按卡号对出入证进行查询。对于没有出入证管理业务部门，能够不使用本模块；

使用要求：
29、 对于有出入证管理业务部门，“出入证具体”资料记录表格中带红色星号项目必需填写，“使用期”项目也必需填写，假如出入证带有门禁、停车场功效，因该在对应项目打勾。假如有补卡也应该在对应项目打勾。
30、 出入证办理退卡，应该在“退卡标志”项目打勾，并正确填写“退卡时间”。
31、 在出入证管理模块登记出入证是否有效、卡号、领卡人姓名、使用期等资料必需和发卡软件统计资料相对应，在发卡软件进行了更新，应该立即在出入证管理模块内立即对统计进行更新。
安全管理模块
使用指导：
安全管理模块是为了安全主管人员提供工作平台，也是为了经理人员提供管理平台。安全模块有四个功效块：安全突发事件、安全文档、消防及保安器材、月度评定、每个功效模块全部要求有效应用：
“每个月评定”表格中，“评定时间”为每个月月末；“前期工作回顾”关键针对安全管理治安防范、消防管理、停车场管理和内部控制欲团体建设情况进行回顾和总结；“改善方法”是填写对上述工作进行回顾和总结以后制订改善方法；“改善方法完成情况”填写改善方法落实和后续跟进结果。
使用要求：
32、 “安全突发事件”统计表格要求对突发事件情况进行纤细统计，相关事件发生情况统计在“事件描述”项目内，事件初步处理情况统计在“处理方法”项目内，对事件后续跟进和纠正方法统计在“纠正方法”项目内，纠正方法实施结果统计在“纠正方法完成情况项目内，对事件处理情况最终验证情况统计在“验证结果”项目内。
33、 要求安全主管将安防工作方案、安全岗位职责、岗位部署图、安整年度工作计划。保安巡查路线图、消防演练计划、防劫盗演练计划、夜间查岗计划等安全管理类文档以附件形式保留在“安全文档”对应文件夹中；
34、 要求安全主管对本部门控制消防及保安器材登记在“消防及保安器材”表格中，方便加强管理；
35、 要求安全主管人员对每个月安全管理工作情况进行评定，并统计在“每个月评定”表格中；
环境管理模块
使用指导：
环境管理模块用于主管人员每个月对清洁、绿化、、消杀工作进行阅月度评定，对环境类突发事件进行统计，环境文档用来管理环境类日常文档，要求负责环境管理工作主管人员有效应用本模块。
项目内环境分区域管理或项目内有一家以上服务提供方提供服务，要分区域进行评定，乜有以上情况能够一个项目填写一份评定表。
”保洁评定“前期工作回顾是指对当月现场保洁工作质量、保洁工作步骤、保洁班组内部门管理等工作进行综合评价和总结；”绿化评定“前期工作回顾是指对当月绿化养护、绿化病虫害防治、绿化改造更新、绿化班组管理等工作进行综合评价和总结；”消杀评定“前期工作回顾是指对当月消杀效果、消杀药品选择、消杀方法、消杀外包方管理等工作进行综合评价和总结；改善方法是指前期工作存在不足后制订改善措施及实施步骤。改善方法完成情况是指对改善方法实施后总结和跟进。
使用要求：
36、 ”突发事件“统计表格要求对突发事件情况进行具体统计，相关事件发生情况统计在”事件描述“项目内，事件初步处理情况巨鹿在”处理方法“项目内，对事件后续跟进和纠正方法统计在”纠正方法“项目内，纠正方法实施结果统计在”纠正方法完成情况“项目内，对事件处理情况最终验证情况统计在”验证结果“项目内。
37、 保洁、绿化、消杀评定表格自定义时必需包含”前期回顾“、”改善方法“、”改善方法完成情况“栏目，环境管理主管人员必需每个月对环境管理三项业务进行评定；
38、 要求环境管理主管人员将保洁人员岗位职责、保洁岗位分布情况、年度工作情况、年度工作计划、月工作计划、消杀工作计划、专题工作计划保留在”环境文档“对应文件夹内。
设备管理模块
使用指导：
设备管理模块是管理设备档案盒管理设备维护保养工作平台。项目设备接管以后必需有设备管理方面人员将设备、设施、房屋本体”具体资料“”子设备档案“在设备管理模块中进行登记。在后续维护保养过程中将设备、设施及房屋本体大中修情况统计在”故障维修“表格中。
设备、设施、房屋本体依据类型建立目录，在目录下建立设备清单，设备对应表格中录入设备”具体资料“。
使用要求：
39、 录入设备、设施、房屋本体资料尽可能完整，其中必需录入设备编号、设备名称、购置时间、安装单位、安装单位电话、安装单位联络人、安装地点、型号、供给商资料。
40、 子设备档案要求录入设备名称、安装位置、规格、供给商厂家地址、联络方法等资料。
41、 故障维修功效块用于统计设备设施大中修情况，统计表格中故障简短描述、故障出现时间、维修时间、维修效果、维修配件、故障维修人、维修费用、故障原因等项目必需填写。
42、 本体维修单次维修费用（包含材料费）超出1000元，在本体维修工程结束后，由维修项目责任人对本体维修情况进行登记，表格设定全部登记项目全部需要正确登记，对于施工单位资质、作业水平、违章统计等情况能够统计在备注栏。
43、 要求设备管理主管人员将设备、设施维护岗位分工，年度、月工作计划，设备、设施、本体保养（改造）计划，每个月设备、设施检验情况等文档保留到”设备文档“对应文件夹里，方便查阅。
会所管理模块
使用指导：
会所管理模块关键用于对小区会所设施情况、估计情况、使用及消费情况进行登记，对会所会员资料进行登记，从而对会所经营和会员进行统一管理。会所管理模块适适用于有需要使用软件系统对会所服务进行管理部门，是能够选择使用模块。
小区文化模块
使用要求：
44、 ”小区活动“功效块表格要求简明填写，其中必需填写项目有：活动名称、活动类型、责任人、活动起始日期、活动结束日期、活动经费；
45、 ”小区活动“参与统计必需填写，住户有活动成绩和活动荣誉需要正确填写；
46、 ”小区管理“表格需要填写项目有：社团名称、成立日期、活动地点、社团介绍，取得荣誉需要填写”曾取得荣誉“。
47、 对和小区相关公共关系（保密除外）需要统计在”公共关系“表格中，公共关系表格必需填写项目有：关系单位名称、关系单位说明、联络人、联络方法、联络地址。
48、 小区文化管理员需要将小区文化活动申请、小区文化活动年度计划、小区文化活动效果评定表保留在”文档管理“内。相关小区文化活动调研汇报、统计分析情况等也能够保留在”文档管理“内。
租赁中介模块
使用指导：
租赁中介模块用于物业企业实施自由物业租赁和承接外来房源出租、出售管理。改模块关键功效有外来房源建立、来访用户登记、房屋匹配（即搜索房源）、租赁协议登记、租赁事件登记等。租赁中介模块是能够选择使用模块。

仓库管理模块
使用指导：
仓库管理模块是用于对仓库物料实施管理模块，它包含物料库建立、仓库业务处理（如入库操作、出库操作、盘点操作等）。仓库管理模块适适用于仓库配有电脑部门，是可选择使用模块。
资产管理模块
使用指导：
资产管理模块用于对资产进行登记、盘点，对资产变动情况进行登记。资产管理模块分成”具体资料“、”资产统计“、”资产盘点“三个功效模块。即能够由企业管理资产也能够由项目管理资产。
假如资产是地产企业或其它单位转来，在”具体资料“表格中填写”接管时间“，假如资产属于新购置，填写”购置日期“。”备注“栏能够依据需要填写。其它项目全部要求正确填写；
使用要求：
49、 当资产发生购置、调拨、报废等情况时填写”资产统计“。”资产统计“表格中”备注“栏目和”统计详情“能够选择填写，其它项目全部需要正确填写；
50、 ”资产盘点“中，”存放地点“和”金额“能够选择填写，其它项目全部需要正确填写。