绿城地产-财务档案管理工作规程.doc

浙江绿城房地产开发有限责任公司财务档案管理工作规程 文件编号：GT/FC0801 修改状态：A/0 管理状态： 分发号： 编制： 许洁 日期：2000年12月23日 审核： 李明 日期：2001年01月16日审批： 寿柏年 日期：2001年01月19日 发布日期：2001年01月21日 实施日期：2001年02月01日浙江绿城房地产开发有限责任公司财务管理体系工作规程文件编号：GT/FC0801 页码：第1页 共5页财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 1.目的 确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。2.适用范围 适用于财务档案管理全过程；3.职责3.1财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门；3.2财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、保管和提供工作；4.工作程序4.1附财务档案管理工作流程图。4.2财务档案种类4.2.1来自财务部内部的财务资料，包括记帐凭证、帐簿和财务报表及财务分析、内部审计、固定资产、各种合同资料、财务制度及其他财务资料；4.2.2来自财务管理部、计划资金部外的资料，包括公司内部各有关部门和全资、控股参股公司及银行、政府部门等文件合同资料等；4.3档案收集时间4.3.1来自财务管理部、计划资金部内部的财务资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员随时收集；4.3.2来自财务管理部、计划资金部外的资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员负责及时收集；4.3.3除会计、指定人员收集以外的其他资料由资料经手人负责随时收集；4.3.4收集要求a.文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制；b.文件材料完整、准确且具保存价值；4.4档案整理4.4.1档案整理原则a. 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持浙江绿城房地产开发有限责任公司财务管理体系工作规程文件编号：GT/FC0801 页码：第2页 共5页财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷；b.在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列；c.拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种；d.按归档要求进行装订、编号、每本内填写卷内目录和卷内备考表；4.4.2档案装订的形式a.凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订；b.会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订c.文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料；4.4.3档案装订的程序a.记帐凭证装订后及时装入文件盒；b.财务资料和财务管理部、计划资金部外资料平时及时整理装订，年末或年初整理入文件盒；4.5卷皮的填写4.5.1凭证封面的填写：a.单位名称：公司全称b.凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付；c.所属时间及起止日期：填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期；d.凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数；e.本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证；f.备注/附件：注明附件的种类，以及张数；g.装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章；h.卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数；4.5.2会计档案案卷封面a. 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数；浙江绿城房地产开发有限责任公司财务管理体系工作规程文件编号：GT/FC0801 页码：第3页 共5页财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 b.装订人在起止年月中注明帐簿的起止时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；4.5.3文件档案案卷封面a. 装订人在封面空白内注明公司全称、财务资料的种类；b.装订人在起止年月中注明帐簿的时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；4.5.4档案盒案卷封面：a.案卷题名：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、各种合同资料、财务制度、公司文件或其他资料b.编制单位：公司全称；c.编制日期或时间：装入盒内年月日；d.保管期限：永久、长期、短期e.密级：秘密、机密4.5.5卷内备考表a.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；b.立卷人：由责任立卷者签名；c.检查人：由案卷质量审核者,由财务管理部、计划资金部负责人或其授权人签名；d.立卷时间：填写完成的立卷日期。4.6密级档案：档案密级分为秘密、机密。4.6.1机密级：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、财务制度、各种合同资料4.6.2秘密级：公司文件或其他资料4.7借离4.7.1财务资料一般不办理借离；特殊情况均需填制借离档案审批单，经财务管理部、计划资金部负责人、分管领导批准；浙江绿城房地产开发有限责任公司财务管理体系工作规程文件编号：GT/FC0801 页码：第4页 共5页财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 4.8保管4.8.1保管条件：存放于通风较好且不靠门或窗的柜子内；4.8.2保管要求：重要的密级档案需存放在保险箱内，其他档案存放在带锁的文件柜中即可；4.9保管期限4.9.1永久保存：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案毁损清册4.9.2长期保存：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、会计移交清册4.9.3短期保存：银行存款余额调节表、银行对帐单、月季度财务报告4.10销毁保存期届满，以及没有必要继续保存的文件资料，由资料管理者分别填制作废（失效） 档案登记表和 档案销毁审批单，经财务管理部、计划资金部负责人及总经理或以上领导批准后销毁；已失效（作废）但暂不销毁的，须加盖“作废”章；5.相关及支持性文件6.质量记录6.1卷内目录6.2卷内备考表6.3借离档案审批单6.4作废（失效） 档案登记表6.5 档案销毁审批单浙江绿城房地产开发有限责任公司财务管理体系工作规程文件编号：GT/FC0801 页码：第5页 共5页财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 财务档案管理工作流程收集档案资料整理档案资料卷内目录装订档案资料卷内备考表财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员借离档案审批单作废（失效）档案登记表档案资料使用保管档案资料填制档案审批单财务管理部、计划资金部负责人部门负责人审批总经理或其授权人公司领导意见财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员销毁档案资料