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1、 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务档案管理工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 修改状态：A/0 管理状态： 分发号： 编制： 许洁 日期：2000年12月23日 审核： 李明 日期：2001年01月16日 审批： 寿柏
2、年 日期：2001年01月19日 发布日期：2001年01月21日 实施日期：2001年02月01日 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第1页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 1.目的
3、 确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。 2.适用范围 适用于财务档案管理全过程； 3.职责 3.1财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门； 3.2财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、保管和提供工作； 4.工作程序 4.1附《财务档案管理工作流程》图。 4.2财务档案种类 4.2.1来自财务部内部的财务资料，包括记帐凭证、帐簿和财务报表及财务分析、内部审计、固定资产、各种合同资料、财务制度及其他财务资料； 4.2.2来自财务管理部、计划资金部外的资料，包括公司内部各有关部门和全资、控股参股公司及银行、政府
4、部门等文件合同资料等； 4.3档案收集时间 4.3.1来自财务管理部、计划资金部内部的财务资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员随时收集； 4.3.2来自财务管理部、计划资金部外的资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员负责及时收集； 4.3.3除会计、指定人员收集以外的其他资料由资料经手人负责随时收集； 4.3.4收集要求 a.文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制； b.文件材料完整、准确且具保存价值； 4.4档案整理 4.4.1档案整理原则 a. 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持 浙江绿城房地产开发有限
5、责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第2页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷； b.在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列； c.拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分 为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种； d.按归档要求进行装订、编号、每本内填写《卷内目录》和《卷内备考表》； 4.4.2档案装订的
6、形式 a.凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订； b.会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订 c.文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料； 4.4.3档案装订的程序 a.记帐凭证装订后及时装入文件盒； b.财务资料和财务管理部、计划资金部外资料平时及时整理装订，年末或年初整理入文件盒； 4.5卷皮的填写 4.5.1凭证封面的填写： a.单位名称：公司全称 b.凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付； c.所属时间及起止日期：填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期；
7、 d.凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数； e.本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证； f.备注/附件：注明附件的种类，以及张数； g.装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章； h.卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数； 4.5.2会计档案案卷封面 a. 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数； 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第3页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0
8、 b.装订人在起止年月中注明帐簿的起止时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限； 4.5.3文件档案案卷封面 a. 装订人在封面空白内注明公司全称、财务资料的种类； b.装订人在起止年月中注明帐簿的时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限； 4.5.4档案盒案卷封面： a.案卷题名：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、各种合同资料、财务制度、公司文件或其他资料 b.编制单位：公司全称； c.编制日期或时间：装入盒内年月日； d.保管期限：永久、长
9、期、短期 e.密级：秘密、机密 4.5.5卷内备考表 a.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间； b.立卷人：由责任立卷者签名； c.检查人：由案卷质量审核者,由财务管理部、计划资金部负责人或其授权人签名； d.立卷时间：填写完成的立卷日期。 4.6密级档案：档案密级分为秘密、机密。 4.6.1机密级：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、财务制度、各种合同资料 4.6.2秘密级：公司文件或其他资料 4.7借离 4.7.1财务资料一般不办理借离；特殊情况
10、均需填制《借离档案审批单》，经财务管理部、计划资金部负责人、分管领导批准； 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第4页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 4.8保管 4.8.1保管条件：存放于通风较好且不靠门或窗的柜子内； 4.8.2保管要求：重要的密级档案需存放在保险箱内，其他档案存放在带锁的文件柜中即可； 4.9保管期限 4.9.1永久保存：年度财务报告、会计档案保管清册、
11、会计档案毁损清册 4.9.2长期保存：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、会计移交清册 4.9.3短期保存：银行存款余额调节表、银行对帐单、月季度财务报告 4.10销毁 保存期届满，以及没有必要继续保存的文件资料，由资料管理者分别填制《作废（失效） 档案登记表》和《 档案销毁审批单》，经财务管理部、计划资金部负责人及总经理或以上领导批准后销毁；已失效（作废）但暂不销毁的，须加盖“作废”章； 5.相关及支持性文件 6.质量记录 6.1卷内目录 6.2卷内备考表 6.3借离档案审批单 6.4作废（失效） 档案登记表 6.
12、5 档案销毁审批单 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第5页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 财务档案管理工作流程 收集档案资料 整理档案资料 卷内目录 装订档案资料 卷内备考表 财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员 借离档案审批单 作废（失效）档案登记表 档案资料使用 保管档案资料 填制档案审批单 财务管理部、计划资金部负责人 部门负责人审批 总经理或其授权人 公司领导意见 财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员 销毁档案资料
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