档案资源建设背景下高校重大活动档案归档工作思考_张巨峰.pdf

412023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛档案资源建设背景下高校重大活动档案归档工作思考张巨峰1冯喜凤2扆兆琳3（1.2.山西农业大学,山西 晋中 030801；3.火箭军特色医学中心，北京 100088）摘要：本文对高校重大活动档案概念进行了界定，并对高校重大活动档案的特征进行了分析，阐述了做好重大活动档案归档工作对高校的意义，提出从学校重视程度与师生档案意识同步加强、档案组织建设与规章制度建设协同推进、档案工作机制与重大活动机制有效衔接等三个方面做好高校重大活动档案归档工作。关键词：高校；重大活动档案；档案归档近年来，我国高校为贯彻落实建设教育强国、实现科技自立自强等各级各类决策部署，深入推进高等教育事业改革，围绕人才培养、科学研究、社会服务等职能开展了大量的工作，随之产生的档案资料越来越多。重大活动档案作为高校档案资源的重要组成部分，在真实反映学校发展历程和办学成就、提升学校治理体系和治理能力、更好地发挥立德树人方面发挥着重要的作用。这些作用的发挥依赖于高校丰富的档案资源。2020 年 12 月，国家档案局印发重大活动和突发事件档案管理办法，从国家层面对重大活动档案工作进行了规范。2021 年中办国办印发的“十四五”全国档案事业发展规划中明确提出，要健全重大活动、突发事件应对活动档案工作机制。这就要求各级各类档案机构要优化档案馆藏，实现重大活动档案的应收尽收、应归尽归。因此，高校必须持续巩固档案资源建设的基础性地位，按照应收尽收、应归尽归的原则，及时、完整、准确地做好重大活动档案的收集归档工作，确保重大活动档案收齐，进而为档案资源的管好、用活奠定基础。调查发现，目前关于高校重大活动档案研究较少，特别是国家出台重大活动和突发事件档案管理办法后在这一方面的研究几乎没有，高校在重大活动档案工作方面还存在不少问题亟待研究解决。因此，加强高校重大活动档案的研究，对于贯彻落实国家档案工作要求，推进档案事业发展，助力高校更好地发挥其职能意义重大。一、准确把握高校重大活动档案的概念和特征（一）概念界定重大活动档案是指在举办重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。关于高校档案工作的政策依据，目前主要是档案法高等学校档案管理办法，高校重大活动档案管理的有关规定暂未出台，制定重大活动档案管理办法的高校目前也不多。关于高校重大活动档案的定义，魏丽平认为是指高校在重大活动过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录。靳晓慧认为是指涉及学校建立、合并、升格、转型、庆典、规划等标志性事件以及教学、科研、文化、外事、学生、服务等规模影响较大的办学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体的记载性材料。张忠良认为是指在各高校发生的涉及教学、科研、外事、学生、卫生、体育等方面具有重要影响、规模较大的活动中直接形成的，真实地记录高校建设和发展中的重要历程及重大历史面貌，对学校有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。关于重大活动的界定，在各地方重大活动档案管理办法中及相关研究中都进行了不同阐述。例如，在四川省重大活动档案管理办法（试行）中，重大活动档案包括了重大事件档案。胡鹏飞则将“三重活动”（重大活动、重大会议、重大事件）档案界定为在重大活动过程中形成的具有保存价值的文件材料。程娟、黄香玲等则将重大活动与重大事件进行了区分，认为重大事件与重大活动是有差别的，重大活动侧重在有目的有计划举办的重大活动，而重大事件则侧重在有突发性质的重大事件。国家档422023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS案局出台的重大活动和突发事件档案管理办法中，重大活动界定为在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动。这一界定同样突出了组织性，再次说明重大活动是能够通过人的主导作用实现的。笔者认为，高校举行的重大活动应该是具有目的性、计划性、组织性、预见性的活动，其发生过程和最终结果都有一定的规律可循。因此，本文所述高校重大活动档案是指高校在有计划、有目的、有组织的开展各项重大活动中直接形成的对高校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）特征分析高校重大活动作为学校计划性强、涉及面广、影响力深且阶段性明显的事项，随之产生的重大活动档案除了具有一般档案的基本特征外，还具有以下特征：1.价值性。高校重大活动基本上是学校发展历程中发生的影响重大、意义深远的大事。随之产生的档案真实记载、反映学校某一阶段的发展和成就，成为后人了解和研究学校历史、展现学校发展历程和辉煌成就、发挥档案资政育人的重要史料，因其具有原始记录性这一本质属性，同时其记录的是过去的事实、知识和经验，使得其具有非常高的凭证价值和情报价值。例如，山西农业大学和山西省农业科学院实施合署改革，成立新的山西农业大学，这是在全国范围内都有影响的重大事件。在此过程中形成的重大活动档案真实、客观、全面地记录了这一活动，将在记录学校发展、服务师生、后人了解研究学校发展史方面发挥重要的凭证价值和情报价值。2.多样性。高校重大活动档案的多样性表现在两个方面：一是高校重大活动档案内容的多样性。首先，高校会围绕不同主题举办多种重大活动。例如，山西农业大学举办的世界乡村复兴大会、各学院举办的学术性会议等，重大活动主题的多样性丰富了重大活动档案内容的多样性。其次，围绕一个主题开展的重大活动会由一系列活动共同构成。比如，开幕式、主题报告、分组讨论、实地调研等，这一系列活动过程中也会产生内容丰富的档案。二是高校重大活动档案载体的多样性。在重大活动过程中形成的档案载体既有纸质形式，还有图片、音频、视频等形式，丰富了重大活动档案载体的多样性。3.分散性。高校重大活动参与人员多、涉及部门多，有的活动还会抽调人员成立工作组或工作专班来推进工作。一方面，由于工作分工，不同部门或工作小组各自承担了不同的任务，形成的档案分散于各个工作部门或小组之中；另一方面，由于参与人员档案意识参差不齐，形成的档案随手随地存放，未能及时收集保管。上述两方面原因使得原本应该集中统一保管的重大活动档案分散存在于不同单位、个人甚至其他任意地方，造成了重大活动档案的分散性。4.预见性。重大活动档案的预见性是由重大活动的性质所决定的。重大活动是高校有计划、有目的、有组织开展的各项活动，主要是受人的主观意愿支配的，虽然过程中会有突发情况，但总体上是可控的，事情的发展走向是可以提前预测的。因此，通过对重大活动涉及的各个环节进行研判和预测，可以在一定程度上预见重大活动过程中产生档案的内容、类型、载体等。二、高校重大活动档案归档工作的意义（一）加强高校档案资源建设的迫切需要高校档案作为具有保存价值的记载性材料，反映着我国高等教育乃至整个教育事业发展历程，是我国档案资源的重要组成部分。“十四五”全国档案事业发展规划中明确提出，“到 2025 年档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，档案应归尽归、应收尽收有效落实”，明确指出“十四五”期间主要任务之一就是要深入推进档案资源体系建设，全面记录经济社会发展进程。山西省关于“十四五”时期档案事业发展规划也明确提出了档案资源体系的建设目标和任务。这些都对高校落实国家、地方关于档案事业决策部署，加强重大活动档案归档工作，进一步健全档案资源建设，助推档案事业高质量发展提出了迫切要求。（二）展现高校发展历程办学成就的可靠保证高校重大活动档案的形成主体是高校自身，其记载的内容也是高校真实客观发生的行为。高校在办学过程中，需要以各种方式向教职员工、各级领导、社会人士等展示学校发展历程和成就。例如，校庆展览、校史馆建设、领导参观调研等，这就需要对校史不断进行更新和完善。这一工作能否顺利进行，取决于学校是否保存有完整、可靠、可供参考的历史史料。高校重大活动档案作为最直接、最真实的历史记录，做好重大活动档案归档工作是高校校史工作顺利开展的最可靠保证。（三）提升高校治理体系治理能力的有效依据高校重大活动具有一定的政治属性，相当一部分活动是高校围绕贯彻落实党中央以及上级部门决策部署，结合中心工作而采取的具体举措。由此形432023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛成的重大活动档案，记录了高校落实上级部署、推进学校事业发展所采取的成功做法和取得的宝贵经验。十九届四中全会后，高校积极贯彻全会精神，致力于提升学校治理体系和治理能力。但高校发展是系统工程，治理体系和治理能力的提升不能抛弃过去历史做法和经验，而是在原有经验的基础上守正创新，进而实现治理体系和治理能力的提升。高校重大活动档案因其具有较高的情报价值，其包含的历史成功做法和宝贵经验是高校进行决策、提升治理体系和治理能力的重要参考和依据。4.实现高校以史育人、以文化人使命的宝贵资源高校承担着人才培养的重要使命，必须紧扣立德树人根本任务，培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人。对于农业类高校，要贯彻落实全国教育大会精神，增强学生的中国特色社会主义文化自信，厚植爱国主义情怀，加强品德修养，教育引导学生成为有大爱大德大情怀的人，要坚持以美育人、以文化人，提高学生审美和人文素养，将广大青年学生培养成为知农爱农新型人才。高校重大活动档案中包含着学校多年来形成的历史和文化积淀，是高校有效、实用的育人元素。高校做好重大活动档案归档工作，特别是结合“四史”学习教育，将档案中包含的丰富的历史和文化等育人元素收集齐全，将为高校以史育人、以文化人，教育引导广大学生知史爱党、爱国、爱校的提供宝贵的教育资源。三、做好高校重大活动档案归档工作的有效举措（一）学校重视程度与师生档案意识要同步加强学校层面特别是领导班子要进一步提高对重大活动档案归档工作的重视程度，要站在为党管档、为国守史、为今人服务、为后人负责的高度，从思想上真正认识重大活动档案归档工作的重要性。要将重大活动档案归档工作纳入班子议事范围，纳入年度重点工作范围，并在班子会议上进行研究。学校层面要成立以相关校领导为组长、各相关单位负责人为成员的重大活动档案领导机构，统筹开展重大活动档案日常工作。要加强档案宣传力度，高校档案部门要发挥牵头作用，积极主动协调宣传、人事、学工等部门向广大师生宣传档案知识，充分利用如国际档案日、国庆节等重大时间节点推出系列主题活动，不断增强师生的档案意识。要充分动员各单位专兼职档案人员向师生宣传档案，将档案工作的触角延伸至每位师生，在全校范围内构建起“人人知晓档案，人人重视档案”的工作氛围。（二）档案组织建设与规章制度建设要协同推进高校要强化档案组织建设和制度建设，为重大活动档案工作顺利开展提供最坚实的组织和制度保障。高校要加强档案硬件基础设施建设，为档案服务学校事业发展提供必要的物质基础。要根据有关规定，科学合理设置档案机构，明确高校档案机构的性质、存在形式、发展定位等，为高校档案机构更好地发挥其职能指明方向。要加强档案队伍建设，要注重队伍年龄结构、学历结构，彻底摒弃档案馆是“家属大院”的陈旧观念，不能将档案机构作为安置家属或安心养老的地方，想方设法招收具有档案专业学习背景的人员充实到档案队伍中，构建一支结构合理、能力相当的高素质、专业化工作队伍。要根据有关档案法律法规以及国家档案事业发展规划，做好学校档案规章制度的废、改、立，构建更加完善的制度保障体系。（三）档案工作机制与重大活动机制要有效衔接高校要建立档案部门与活动举办单位的工作沟通机制。重大活动具有很强的目的性和计划性，各单位在举办重大活动之前都会形成明确的意愿，档案部门要主动与各单位加强沟通，尽早获取重大活动有关信息，根据以往经验提前形成相应重大活动档案工作草案。各单位确定举办重大活动后，要及时告知档案部门，以便其尽早制定工作方案。要建立档案部门事前介入机制。高校重大活动通常涉及多个阶段，每个阶段都会产生相应的档案，这些档案是整个重大活动档案不可或缺的部分，档案部门要在活动最初阶段予以介入，确保完整参与整个活动过程。要建立档案部门事中指导机制。在重大活动过程中，档案部门要对重大活动档案资料收集进行有效指导、检查，做到重大活动每推进一步，档案指导监督就跟进一步，确保重大活动档案资料收集的完整性和齐全性。要建立档案移交机制。在重大活动结束后，活动举办单位要按学校档案工作要求，做好重大活档案收集归档工作，并按照学校档案移交规范及时将重大活动档案移交进馆。参考文献 1 魏丽平,吴丽娜,张丽.高校重大活动档案管理研究J.档案工作,2015(05).2 靳晓慧.地方高校重大活动档案归档管理探索 J.档案管理,2015(05).3 张忠良.高校重大活动档案管理的研究 J.郑州铁路职业技术学院学报,2014(02).4 黄香玲,吴博文,李鸿.“双重”档案概念初探 J.兰台世界,2013(23).责编：蒋立民