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1、合肥市首届大学生春季女装展销会 策 划 书 姓名：佘传莉 指导老师：凌菊 目录 一、展会立项策划书.................................................................4 1）活动介绍 2）调查和分析 3）广告宣传推广 4）展会财务管理 二、展会项目立项可行性研究汇报.................................................................5 1）市场环境分析 2）展会生命力分析 3）展会实施方案分析 4 展会项目财务分析 5 风险估计 6）
2、存在问题 7）改善提议 三、参展说明书.................................................................8 1）展会介绍 2）活动特色丰富 3）市场需求 4）展会亮点 5）参展费用 6）展位配置 7）展会宣传 四、展会招展方案.................................................................10 1）展会介绍 2）日程安排 3）展示内容 4）同期活动 5）收费标准 6）参展细则 五、展会招展函...................
3、11 六、招展进度计划.................................................................12 招展进度计划表 2 七、观众邀请函.................................................................13 1 展会背景 2 举行城市 3）参展范围 4 日程安排： 5 同期活动 八、参展协议......................................
4、14 1 展位情况 2 付款方法 3 甲方权利和义务 4 乙方权利和义务 5 违约责任 6 其它 九、展出工作方案.................................................................18 1）指导思想 2 关键任务 3 组织机构 4 关键工作安排 5 工作任务分解 6 财务管理 十、展会费用预算表.................................................................23 1）展位费 2）展
5、品运输费 3）在台生活费 4 宣传广告费 5 离境集中费 十一、展会宣传推广计划.................................................................24 1）宣传专题 2）电视传媒 3 平面传媒 4 广播传媒 5）户外传媒 6 现场广告 7 展示场巨型主广告板 8 工作人员服装广告位 9 专门奖项 10 活动推广 11 纪念品推广 3 一 展会立项策划书 1） 活动介绍 （1）展会名称:合肥市首届大学生春季女装展销会 （2）举行地点:安徽三联学院操场 （3）办展机构:1主办单位:安徽三联学院(
6、取得多方支持和赞助 2策划协办单位:安徽三联学院艺术系 （4）承接单位:09艺术设计(1班 （5）展品范围:春季品牌女装 （6）办展时间:.3.9--3.11(时间在开学30天以内,这是学生消费旺季,开幕式应安排在周末而且现在正处于换季时期,能愈加好帮助春季服装展览 （7）展会规模:小型或中型(因为是初展,投入规模不能太大 （8）展会性质:展和销双重性质 （9）展会定位:此次展会创新首先表现在展会专题上,只在服务和打造大学生服装文化,专门性和创新性.展现大学生年轻活力,追求时尚时尚,主动向上,同时还融入一定艺术性.再次,在学校里举行,比较亲近大学生活有地域优势和情结优势 （1
7、0）招展对象:日本rough poudoudou 百家好 维尼小熊 等中国外年轻女装系列品牌 （11）展会观众:关键是合肥在校大学生及各个经销商和社会公众 （12） 办展目标:帮助参展企业达成预期目标,能让大学生对此展览留下深刻印象,能长远延续发展,使该展会成为企业和消费群体可信赖交流交易平台.树立该展会优质形象,打造展会品牌,让展会成为每十二个月固定节目 2）调查和分析 （1）市场调查分析:服装产业是”日不落”产业,尤其是女装,行业发展日新月异,服装文化也是时代文化一个最简单直接表现形式,是现代时尚文化象征.据调查,旅游 电脑 手机 恋爱 服装能够称作是大学生五大消费,而往往服装
8、上消费却超出日常吃饭和购置学习用具花费,所以大学生市场并不仅仅是取得了 现在这一市场空间,对企业长远发展也很有意义. （2）行业调查和分析:现今社会整个服装行业发生了新趋势,而大学生消费观念更是出现了新趋势,流行在不停更新,市场在不停创新.更多中国外品牌出现在大学生身上.而对于服装厂家来说:它能够帮助企业树立品牌形象也有利于开拓大学生市场,另外经过展销大大扩大了服装产品销量. 外部环境分析:伴随服装产业复苏,学生装产业发展趋于成熟,企业完全能够生产出表现大学生风采服装产品 内部环境分析:各大院校有足够面积容纳展会举行,学校本身也有专业保安人员,也能够扶持帮助企业工作人员开展工作,从而确
9、保展会顺利进行 3）广告宣传推广 (1 展览口号: 让春装涌动起来吧 (2 宣传方法:1在高校发放印有展会信息传单,招贴画等 2经过高校电台广播宣传 3邀请安徽电视台报社对此次展会进行相关追踪 4也能够利用学生关系网 4）展会财务管理 展会定价必需经过市场调查以后才能确定请求专业人员帮助展会期间资金流动有企业进行管理,主办单位和协办单位进行监督 4 二 展会项目立项可行性研究汇报 1市场环境分析 (1 宏观市场环境: 衣、食、住、行是人类生活四大元素。大家把“衣”放在首位，可见衣服对于我们关键性。中国人口十四亿，庞大人口基数本身就组成了一个庞大服装消费市场。同时伴随中
10、国国民收入不停飞升，在人均GDP超出了1000美元后，中国市场将进入精品消费时代，服装消费将不再仅仅为了满足其最基础生存需求，将向更高心理需求、自我满足需求跃进，尤其是几千万人口跨入中产阶级后，其对反应本身社会地位和品位衣饰需求将越来越迫切，将成就一批抓住了该阶层需求服装品牌。而据调查合肥大学生人数占合肥总人数十分之一，占有很关键市场。另外大学生经济情况也在不停改善，对于服装追求也越来越高，尤其是女大学生。 (2 微观市场环境:办展机构内部环境及设备齐全，也有着一定目标用户（即女大学生）。 (3 市场环境评价: 劣势：1、品牌效应不大，广告宣传力度不大参展商对展览会爱好不高难以形成规模2
11、合肥每十二个月全部有来自中国外大型服装会展，竞争猛烈。3、相对于大型服装展，校园服装水平还比较落后，人才科技、设施交通等还不完善，有很多方面全部有待改善。 机会：1、合肥服装展发展历和还不长，还有很大发展空间市场潜力大。2、合肥服装加工企业发达，中国已经有众多优异品牌，可借展会进行有效推广3、校园女装展览是一次尤其展览会，有利于加速服装会展发展。 威胁：因为是首届校园女装展览会，肯定会出现部分不是人为问题出现，比如天气问题等等 女性对于服装要求越来越高，尤其是大学生们，她们年轻时尚，这就给女装市场增加了更大我优势。而对于外部生产者和销售者，她们对于服装见解各具特色，有越来越多优异设
12、计者不停涌出以满足女性对于服装需求。 2）展会生命力分析 ： (1 项目发展空间:大学生服装展会依靠着各大青春品牌衣饰，产业空间也很大，服装尤其是女装占据市场空间十分广泛，各个领域全部有着各自不一样风格。 (2 项目竞争力: 1会展项目定位是时尚时尚、专业品牌年轻女装定位，这为校园女装打造品牌时尚形象提供机会，2、依靠合肥自然、经济文化等原因，办一次国际服装会展竞争力肯定巨大。3、办展机构可邀请相关有影向力大形企业合作办展，提升会展竞争力，4、参展商和观众可由中国外参展商和观众组成、5、因有政府相关政策优惠展会价格可深入降低、6、展会服务要做到细心、专业、快速。在校园内举行展会，
13、3）展会实施方案分析 1、展会名称：合肥市首届大学生春季女装展销会 会展专题：演绎时尚精品风采，打造品牌时尚形象 展品范围：春季女装 5 会展定位：打造年轻校园风品牌服装展 2、办展时间： 展出及進出場時間 3、办展地点：安徽三联学院操场 4、展会人员岗位职责和任务分配按排 项目经理：完成展会策划方案，负责此次展会项目标组织、实施、管理，对展会资金、人工进行合理安排，完成项目运作。项目副经理：负责帮助项目经理从事对外对内多种事物。财务预算科：负责预算展会支出和收入情况，并做好会计核实工作，将预算支出资金反馈到项目经理。市场营销科：制订市场营销战略计划，组织对女装
14、产品在市场上销售及受欢迎情况调查，分析调查结果，综适用户反馈意见，并撰写市场调查汇报。现场管理科：负责布撒展管理事务，展会期间、服务等工作，维持现场秩序，协调处理展商碰到问题。员接待科：关键负责接待,登记,发放观众卡及参展手册,并为参展商预订宾馆、机票等工作。广告宣传科：搜集媒体及市场信息,积累市场宣传材料为展会广告宣传提供参考并完成广告宣传策划方案。人事科：负责选定并实施展会人员工作安排情况。客服科： 接收和处理用户投诉和意见并及 5、招展计划和宣传推广计划 (1 招展计划：估计开设30个展会位置，形成风格各异女装展 (2 招商计划：估计招收30个服装销售商，每个销售商对应一个展会，形
15、成自己品牌风格。 (3 宣传推广计划;有目标性和针对性进行宣传，比如海报，电视广告形式。 4展会项目财务分析 (1 价格定位：估计0元左右 (2 成本估计：3M乘以3M户外标准展位：人民币2800元（双开口加收300元） 层位特装费：凡特装展位，组委员按50元每口收取特装管理费 展会配置：三面围板 洽谈桌 椅子 日关灯等等估计400元每个展位 (3 收入估计 1 展位费收入：3M乘3M户外标准展位2700元（双开口教授300元） 2 广告和企业赞助收入:1000元 3 盈亏平衡分析：平衡 5风险估计： (1 市场风险：市场竞争力越来越大 (2 经营风险：生产经营者存在欺诈
16、行为 6 (3 财务风险：可能会透支 (4 合作风险：和各大展销商存在一系列问题 6）存在问题 经过以上可行性分析发觉展会项目立项存在资金问题 7）改善提议 针对上述问题,展会负责商应加大力度取得赞助，必需时可提升展位价格。 8）努力方向 趁着会展在合肥火热势头，将合肥首届大学生女装展办有声有色，使其成为每十二个月必办展览 7 三展会说明书 合肥首届大学生女装展销会 招展说明书 3月9日-11日 展会名称：合肥首届大学生女装展览会 主办单位：安徽三联学院 承接单位：安徽三联学院艺术系 展会地点：安徽三联学院操场 嘉宾领导：合肥市副市长 安徽三联
17、学院院长及各位领导 特邀媒体：安徽电视台、合肥晚报、校传媒中心、学校网站等相关媒体 布展时间：3月8日14：00 展会时间：3月9日—11日 展销内容：年轻代女装。 1）展会介绍： 时尚总会给生活带来新鲜和惊喜，一抹驼色优雅，片片蕾丝风情，会让心情如此漂亮;几颗纽扣创意，一根腰带神韵，也会让个性、激情、幸福感，在生活中点点渗透，而学生时代服装更是多姿是丰富多彩。 2）活动特色丰富 在校园系列活动中展现出其全新形象，校园服装展会既是一次专业实践活动，更是一场学生盛会。 3）市场需求 女装能够用最快速度来影响市场需求，确保和时尚同时，进而成为大学生争相购置商品。此次展会帮
18、助广大商家深入挖掘校园消费市场。 4）展会亮点 1. 现代大学生人际关系已经比较广泛，经过相互认识，相互交流而达成宣传力度已经比较强大，所以，商家一旦在校园内树立起企业形象，那么学生消费方向也随之倾向了该产品。 2.此次展会将在展会结束是评选出最受欢迎展位，取得参展商能够取得下一届展会无偿展位。 3.本专业学生无偿帮忙展会中服务工作。 4.设置一个爱心展台，起收入均无偿捐给红十字会，献一份爱心。 5）参展费用 室外9平方米展位2700（RMB）/个，其中双开口展位另加300元 6）展位配置 两张长桌、一张椅子（如另有需要。可再行商讨） 7）展会宣传 1.在校园内
19、各个路口设置横幅、海报。 2.各个班级分发展会宣传单。 8 3.在学院校园网上进行网上宣传。 4.安徽电视台媒体宣传。 欢迎您加盟合肥首届大学生女装展览会！ 相信您和您单位经过此次展销必将会在大学校园甚至社会领域拓展新发展空间，开辟新、更大目标市场！ 联络人：XX 电话： 合肥首届大学生女装展览会 二○一二年三月 合肥首届大学生女装展览会回执单 姓名 性别 单位 地址 联络电话 手机 E-mail 是否参与 9 四展会招展方案 主办单位：安徽
20、三联学院(取得多方支持和赞助 承接单位：09艺术设计(1班 实施单位：各大女装经销商 支持单位：合肥各大高校 安徽电视台 展会时间：3月9日—11日 展出地址：安徽三联学院操场 1）展会介绍 趁着春天来临之际，特举行首届合肥大学生女装展览会，让春装涌动起来吧 2）日程安排 1、布展时间：3月6-8日 2、展览时间：3月9-11日 3、开幕时间：3月9日9：00 4、撤展时间：3月12日 3）展示内容 春季女装 4）同期活动 1、开幕式； 2、大型文艺晚会； 5）收费标准 1、诚招协办单位：人民币0元，具体服务内容协商确定； 2、标准展位（3m×3m）
21、人民币2700元； 3、空地展位（不含任何设施，9m2起租）：300元人民币/m2； 6）参展细则 1、参展单位请具体填写《参展申请表》并加盖公章，传真或邮寄至大会组委会，参展费用一次性汇至组委会指定帐户，参展单位申报时间3月5日截止。 2、以“先申请、先汇款、先安排”为标准，尤其协办优先安排。需特装用电、搭展台或单件展品重量超出400KG企业务必在《参展申请表》备注栏注明，方便安排。 组委会联络方法： 联络地址：安徽三联学院合安路47号 邮政编码：434020 联络人电话（传真）： 办展办公室电话：手机： 网址:.com 10 五展会招展函
22、合肥首届大学生女装展销会展会招展函 展览时间： 3月9日－3月11日 展览地点：安徽三联学院操场 展出内容： 服装专区：关键是春季女装 市场介绍： 整装待发，从大学生出发 ：大学生是年轻代表，尤其是女大学生，最表现就是她们服装，各经销商应主动响应女大学生要求，满足她们对服装不停需求。 展会特点: 在大学生之间展开，亲近自然，亲多年轻一代，是一次轻松愉悦展览会。 参展费用标准 项目 费用 备注 摊位费（人民币） 2700人民币/9平方米 标准9平米起租 规格：摊位所配装潢到时见大会公布 （含税） 以上费用
23、已包含参展商指南信息（包含附录）刊录、官方网站信息登陆、参展证费用。 如需租赁额外家俱、电力、通讯设施、视听器材等，费用需另算。 补助政策：将帮助安徽三联学院申请相关部门扶持资金。 11 六招展进度计划表 第一届合肥大学生女装展会时间招展工作进度计划表 工作时间 ·3· 1 3·2 3·3 3·4 3·4 3·6 1组建筹备小组 筹备小组成立并确立组织方案 2准备申报材料 上报材料及审批 3成立组委会 确立组委会人员 4组织
24、招展队伍 确立销售人员 5确定协办单位 确立合作方法并签署签协 6编印招展文件 完成招展文件并全方面开启 7招展工作 实施招展工作 8招商工作 实施招商工作 12 七 观众邀请函 中国·合肥首届大学生女装展览会 邀 请 函 时间：3月9-11日 地点：安徽三联学院 ◆主办单位：安徽三联学院(取得多方支持和赞助 ◆支持单位：安徽三联学院组委会 ◆承接单位：安徽三联学院艺术系 1）展会背景： 合肥，安徽省会，人口众多。伴随区域经济连
25、续高增加，合肥经济迅猛发展。大家消费方法、观念正在发生根本性改变，伴随休闲娱乐文化逐步丰富，休闲娱乐项目投资增加，休闲经济也成为社会友好发展关键助推器。尤其是在女装产业上，日新月异改变着。一切改变全部将使时尚之全部合肥更国际化，更具魅力，更具辐射力;全部将使时尚在此地更新锐地发明，更迅捷地传输;全部将使生活在时尚装点下更美好，在大学生淋漓尽致展现中愈加和众不一样。 2）举行城市： 合肥 3）参展范围：女装（以年轻活力女装为主） 4）日程安排： 厂商布展：3月1-2日 08:30-17:00 开幕仪式：3月6日 09:00-10:30 展览洽谈：3月6日 撤展时间：3月9日
26、 5）同期活动： 开幕式及文艺演出 13 八参展协议 参展协议 甲方：_______________ 乙方：_______________ _______________展销会将于______年_____月_____日至_____月_____日在_________举行。甲方为_______________展销会会组织承接方。乙方为_______________展销会参展方。为了确保展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利标准，签订本协议，以兹双方共同遵守。 1）展位情况 1．乙方参展展位位置：_________
27、 2．乙方参展面积：_________平方米 3．参展场租价格：按光地_________元／平方米计算，总计RMB_________元。 2）付款方法 乙方和甲方签署参展协议后7个工作日内须支付总费用50％作为场地定金；剩下50％尾款须在_____年_____月_____日前支付。具体以下：场地定金为RMB_________元，余款为RMB_________元 3）甲方权利和义务 1．展位分配：甲方将依据展品特征或认为适宜方法分配展位。在展位开始搭建之前，甲方保留改变展位分配权利，在特殊情况下，甲方可改变展位，移动展览设施，或关闭展馆出入口，并可对展位进
28、行结构性调整，对于展位调整，甲方可自行决定，乙方无权提出索赔要求。 2．改变展会日期和地址：秘书处保留因外部原因改变展会日期和地点权利，日期和地点改变应在30天之前通知乙方，协议有效。乙方无权要求甲方赔偿其损失。 3．安全：甲方将对乙方和参观者采取安全预防方法，在存在安全隐患情况下，甲方保留拒绝任何参观者进入展会或展场权利。甲方对于展会之前、展会期间和以后展品丢失或被窃不负担任何责任。甲方对参展商展品或其它物品损失或损坏也不负担任何责任。 4．附加条款：展会承接单位将保留颁布附加条款权利，以确保展览有序管理。全部附加条款将是本协议一部分。 4）乙方权利和义务
29、 1．展位使用：乙方只能展示申报展品，在展会期间，乙方应委派有能力人员管理展品。未经甲方书面同意，乙方不得将展位全部或部分转租或分配给她人，乙方对展厅墙面或其它部位损坏要负责任，未经甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展馆柱面或墙面。 2．展位搭建和装饰：乙方可依据发表在《_________》上展会日程表进行展位部署。因为乙方或其分包方原因使其它参展商或公共财产受到损害，乙方必需做出赔偿，全部参展商必需于指定时间内进行展位搭建和部署。 3．展品运输 a）乙方负责将展品运输至展会举行地点并负担运输费用。 b）乙方负责安排展会期间展品仓储。
30、 c）乙方应在展会承接单位要求时间内将全部展品撤出展厅，不然由此引发损失和延误，乙方应向甲方做出赔偿。 4．责任和风险：在展会期间，为确保甲方和参与展览各方利益不受到损害，全部因乙方原因造成甲方及第三方利益受到损害由乙方负担全部赔偿责任。 5）违约责任 1．乙方违约责任及退展申请：因为乙方违约，或提出退展，甲方可依据下列条件许可乙方退展； a）乙方必需书面通知甲方其退展申请，若甲方同意乙方退展，要书面通知乙方其决定。 b）乙方已支付给甲方任何费用将不退还。 c）因为乙方未遵守本协议条款要求，或未在上述要求期限内支付场租费，甲方将以书面形式通知
31、乙方解除本协议。乙方已支付给甲方任何费用将不退还。 d）依据本条款子条款c）要求，甲方可行使其权利和乙方解除本协议后甲方能够转租违约乙方展位，如甲方未将乙方展位转租出去，乙方将负担该展位全部损失。 2．展会失败：因为下列直接或间接原因，致使展会被取消、暂停、或缩短展期，从而给乙方带来损失，甲方将不对乙方负担责任： a）不可抗力； b）战争行为、军事活动、地方性法规或政府部门要求； c）火灾、水灾、台风、极端恶劣天气、地震、流行性疾病或这些自然灾难同时发生时； d）因为飞行物体或飞机造成损失； e）工人罢工或停工；
32、3．除上述约定以外，任何一方违反本协议约定，给对方造成损失，应负担赔偿责任。 6）其它 1．欲在展会上展出软件／软件内容均应送甲方审查。包含人体模特及／实物在内参展内容不得出现色情内容，包含****画面。甲方有权以正当理由终止和撤销出现以上内容展品许可证。甲方将在展会上行使该权利，并不会为由此而产生后果而负责退款或负担其它费用。乙方须同意将不会因为以上行为而对甲方追究任何形式责任，并同意放弃该许可证发生全部权利。 2．会刊名目：甲方享受独家出版和发行展商名目标权利。其它发行商能够转载该名目作为其出版物内容之一。会刊是甲方提供给参展商一项服务，展商名由甲方确定（展商须在要
33、求截止日期之前填写好会发表记表），甲方不对其间出现任何错误、遗落或格式改变等负担责任。若展商没有在指定日期前填写会发表记表并返回给甲方，其本协议中包含该企业任何信息将不会出现在会刊上。 3．防火规则：全部用于搭建展台和展位材料必需采取耐火材料，并符合地方性防火法规要求。消防队长将巡视全部展览设施，并有权阻止任何潜在可引发火灾行为。 4．噪音控制条款：展会要求各展位最大音量为90分贝，各展位应将声音控制在其展台范围之内，尽可能不影响其周围展位，若有展位在展会期间音量三次超出90分贝最大限额，甲方将有权切断该展位电源，并不会对由此而造成损失而向乙方退还相关款项或负担其它费用。
34、 7）本协议将受中国法律支配并按其法律要求进行解释，如发生纠纷，须在_________法院依法裁决。 8）本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，自双方签字盖章之日生效。 甲方（盖章）：_____________ 地址：_____________________ 法定代表人（签字）：_______ 乙方（盖章）：_____________ 地址：_____________________ 法定代表人（签字）：_______ 九展会工作方案 合肥首届大学生女装展销会工作方案 依据安徽三联学院组委会决定，首届大学生女装展览会将于3月9至11日在合肥市安徽
35、三联学院举行。为切实承接好此次展销会，经研究，特制订以下工作方案。 1）指导思想 以科学发展观为指导，以“展示、交流、合作、发展”为专题，研究时尚需求，推进时代进步，全方面展示女装产品，开展经贸洽谈，促进产品交易，推进技术交流和合作，推进服装事业全方面发展，为加紧推进教育现代化进程服务；根据“务实、高效、精细、友好”要求，努力把首届展销会办成含有安徽特色、国际化、科技化盛会。 2）关键任务 1、全方面展示年轻代女装 2、开展服装知识合作交流； 3）举行服装高峰论坛、新型衣饰新闻公布、装备采购信息公布会等专业活动。 三、组织机构
36、 主办单位：安徽三联学院； 承接单位：安徽三联学院艺术系 协办单位：安徽三联学院艺术系09艺术设计一班 展会筹备期间，成立筹备工作领导小组，由安徽三联学院组委会组长，具体负责前期筹备工作。领导小组下设办公室，各大经销商组成；办公室下设文秘宣传组、会务接待组、招商展务组、交通安保组和计划财务组等。 4）关键工作安排 （一）筹备工作 1、建立展会组织机构； 2、制订展会工作方案； 3、组织招商活动； 4、组织参观、学习首届大学生女装展览会，做好衔接工作； 5、做好相关宣传工作，编制视频宣传片
37、设计制作邀请函、加强媒体宣传； 6、落实展会场馆、代表食宿、交通、安全保卫等工作； 7、筹备落实各项专业活动。 （二）展销会关键活动 1、展会开幕式； 2、产品展示； 3、招待晚宴； 4、采购信息公布会； 5、其它专题活动。 （三）后期总结工作 1、财务审计； 2、总结表彰； 3、编印展会纪念册。 5）工作任务分解 筹项目人员管理安排 1． 总经理：统筹整个项目计划，含有最高领导权，决议权和任免权。 2． 项目总经理：负责总体项目进度审批，对项目进度和质量负责。 3
38、． 项目副经理：帮助总经理工作，协调好下属工作。 4． 营销部：负责市场营销方案策划，及具体项目销售工作。 5． 宣传推广部：负责市场推广活动，经过联络各大媒体，让大众了解此次活动。 6． 财务部：负责整个项目标财务预算，筹算好整个项目标收入和支出。 7． 客服部：安排参展人员各项活动，负责其食宿住行和安全问题，给参展人员留下一个良好印象。 8． 运输部：负责展览中展品运输工作，及相关保险报关等工作。 9． 人事部：负责项目活动中人员调动，并安排好兼职人员招聘培训工作等 （一）筹备工作领导小组（简称领导小组）关键职责 1、组建首届大学生女装展销会工作机构。 2
39、审定首届大学生女装展销会工作方案。 3、协调委托方、承接方、承接地相关部门关系。 4、研究决定展示会筹备工作关键事项和活动。 5、督促检验展会各项筹备工作，确保按计划推进。 （二）筹备工作领导小组办公室关键职责 1、制订展示会工作方案； 2、组织协调下设各部门工作，统一调度工作人员。 3、审定下设各部门工作方案； 4、负责签署相关协议； 5、统筹协调展会各项活动； 6、确定并邀请相关领导和嘉宾； 7、确定并组织省内参观团体； 8、负责和展会主办方和各相关部门联络协调工作；
40、 9、负责展会财务审批工作； 10、负责完成领导小组交办其它事项。 （三）办公室下设各工作部门关键职责 办公室下设文秘宣传组、招商展务组、会务接待组、交通安保组、计划财务组5个工作部门，具体负责展会各项工作。各工作部门关键工作职责以下： 1、文秘宣传组 （1）制订展会宣传方案，多媒体宣传片及各类平面资料编辑和制作； （2）展会专用邀请函、请柬、信签、信封、资料袋设计和制作； （3）收发各类信函、传真、邮件等文件资料； （4）展会各项活动筹备和安排； （5）各类方案、讲话稿、新闻稿等材料起草；
41、 （6）联络、接待、协调各级各类相关媒体；负责展会摄像、拍照、报道； （7）搜集和展示会相关文件资料，包含各类讲话稿、录音、图片、视频等资料归档； （8）展会工作总结、纪念册编辑和制作； （9）完成领导小组交办其它工作。 2、招商展务组 （1）制订招商及展务方案； （2）招商活动策划和安排； （3）展会现场、各项活动现场及各类资料中各类广告策划、招商和安排； （4）搜集汇总参展单位及参展人员基础信息等资料； （5）搜集汇总各类广告资料； （6）编印《参展产品目录》； （7）向参展单
42、位收取相关费用； （8）联络展馆，落实布展、展示、撤展相关保障方法； （9）确定展位具体分布图，分配展位，确定楣板； （10）展馆周围及馆内通告牌、指示牌、展区平面示意图等设计和制作； （11）展务管理和协调； （12）完成领导小组交办其它相关工作。 3、会务接待组 （1）制订会务接待方案； （2）考察并落实会议代表住宿宾馆，签署相关协议； （3）编印《会务指南》； （4）和会代表各类证件、餐券、住宿卡等设计和制作； （5）制订和会人员餐饮标准，审查监督宾馆食谱及质量； （6
43、汇总会议各类资料，负责会议代表报到及资料分发； （7）搜集汇总参会代表资料并整理成册； （8）安排各组团单位联络员、团长及关键贵宾接待及外出活动； （9）大会期间各类活动会务及接待； （10）会议代表用餐统计及协调； （11）会议礼品准备； （12）代表住地现场管理和服务； （13）旅游线路选择，旅行社确实定和签约； （14）领导小组交办其它相关工作。 4、交通安保组 （1）制订会议交通、安保方案和应急预案； （2）制订会议代表接送用车方案；大会用车安排和调度；和相关部门签署用车协议
44、 （3）和地方交警部门协商落实各类车辆通行证； （4）和地方消防部门联络，对相关场所，如展馆、宾馆进行安全消防检验； （5）制订代表返程方案；和地方铁路、民航、客运部门联络，落实返程票订购工作； （6）和地方公安部门联络，落实大会安保方法； （7）和地方卫生防疫部门联络，加强卫生防疫方法； （8）会议正式代表会议期间意外伤害和重大疾病投保工作； （9）领导小组交办其它相关工作。 5、计划财务组 （1）制订展会财务管理措施和预算方案； （2）开设大会专用账户，刻制大会专用财务图章； （
45、3）制订大会各项收费标准； （4）协调、确定各项票据事宜； （5）收缴大会各项费用； （6）统筹安排大会各项开支； （7）确定大会财务审批制度； （8）餐券发放和收退； （9）和各相关单位及个人财务结算； （10）依据《义乌市会展业发展专题资金使用管理措施》落实展会奖励和补助政策； （11）完成大会财务决算方案； （12）其它相关财务工作。 册。 6）财务管理 1、展会由安徽三联学院开设独立账户，统一核实，实施承包制； 2、根据展会标准向上部交承包费； 3、
46、展会支出实施项目预算制； 4、对展会招展等工作有突出贡献，给一定奖励； 5、展会工作人员根据负担责任和工作量合适发放劳务费； 6、对展会财务进行审计。 十 展会费用预算表 合肥首届大学生女装展览会费用预算表 （3月9-11日） 费用项目 单位 金额 外币 人民币 1） 展位费（含基础装修）3X3米 光地 3X3米 每个摊位 每平米 2700 300 2）展品运输费 1、 展品运费 2、 展品回运费 每立方米 每立方米 800 800 3）在台生活费 1、全程6天 2、展期3天
47、3、代换外汇 每人 每人 每人200美元 1500 1400 4）宣传广告费 每单位 免交 5）离境集中费 每人 400 注： 1、此报名回执，一经签字、盖章含有法律效力。 2、此表将用于展览会宣传，请认真填写表中各项目。填写以后,传真并邮寄返回韩辉三联许愿联络部 电话： E-mail： 地址： 安徽三联学院合安路47号 十一展会宣传推广计划 1）宣传专题为：合肥大学生女装 2）电视传媒: 安徽卫视现场直播3月9日下午 组织者制作30分钟现场集锦电视节目，在北京、上海、广东等30家省市电视台播出 北
48、京、上海、广东电视台赛前一周公布赛事宣传电视广告 3平面传媒:安徽青年报、合肥晚报展前公布一次宣传广告 全国50家报刊媒体文字和图片报道 网络及新技术传媒 新浪等多家著名网站新闻报道 著名网站专门报道及展会活动 手机短信报道及游戏活动 4广播传媒：安徽广播电台、合肥交通台、 5）户外传媒：合肥各公交站为期30天展事宣传广告公布 合肥市内关键道路灯箱为期30天展事宣传广告公布 6现场广告 7展示场巨型主广告板：控制中心、新闻中心、维修站、贵宾包厢、看台建筑物 上广告位、电视转播塔、裁判台广告位、开闭幕式、新闻公布会广告背景板 8工作人员服装广告位 礼宾区、商贸区企业自行设置帐篷、横幅、展板广告 详情参见现场广告图示 9专门奖项：最好受欢迎奖女装 一等二等三等奖等等 10活动推广：女装迷狂欢之夜、靓衣评选活动、闭幕晚宴 11纪念品推广：展览广告衣饰、文具等纪念品
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