大厦物业管理系统文件模板.doc

北京盛福大厦物业管理系统文件北京仲量联行物业管理服务规条编号规条目录物业系统文件-001物业部人员架构物业系统文件-002物业部人员岗位职责物业系统文件-003基础文件1用户手册2装修手册3应急工作程序物业系统文件-004工作程序（一）前台管理制度（二）物业部工作程序1收楼撤租2租务管理3二次装修4车位5钥匙6储藏室7通讯8投诉9巡视10保险11出入证物业系统文件-005标准表格及文件物业系统文件-006通知一、 物业部人员架构文员部门经理 部门副经理 物业主任 物业主任 物业主任 (负责二装入住收楼) (租务) (通讯) 物业助理 物业助理 (高区) (低区) 前台: 大堂前台 管理处前台二、 物业部人员岗位职责物业经理岗位职责直接上级：管业部总经理直接下级：管业部副经理联络部门：各部门岗位职责：1 在总经理领导下，全方面负责管业部工作。2 制订管业部职员岗位职责、内部管理制度和工作程序。制订职员培训计划，定时开展职员业务培训。3 监督、检验、指导本部门职员工作，定时进行考评、评定，参与求职人员面试，挑选适宜人选，向人力资源部门推荐适宜人选作为人才资源贮备。4 依据本部门工作内容，确定下十二个月度营运计划、成本预算，人员分配。5 每个月定时和供给商（工服制作、洗衣企业、保洁企业、外围绿化及花卉企业、工程监理企业）召开工作例会，分析及总结工作中出现问题，监督及督促供给商各项工作，立即增补、更新装修指南内容。6 依据租户装修申请，召开部门、租户、工程部及监理企业施工装修会议，说明装修施工各项规范，就装修图纸提出具体意见并督促装修企业立即更改。7 处理租户投诉，定时将租户意见和提议反馈至各职能部门并加以工作改善，立即上报总经理。8 定时走访租户并咨询租户意见和提议，加强和业主、租户沟通，妥善解释管理处各项政策，保持良好租务关系。9 每七天定时参与管理处例会，立即将工作动态向上级汇报并知会各部门，以利于总结工作并协调沟通。10 和相关政府部门保持顺畅沟通渠道、良好协作关系，以利于树立良好企业形象。11 和市场部立即沟通，了解新签约租户及潜在租户情况，了解大厦租赁情况，主动配合市场部工作。12 依据租户要求，立即作出反馈和书面回函，并立即正确变更租户档案资料，立即将最新租户资料送达财务部，便于各项费用收取。13 每个月按时审核应收帐单、催收帐单，确保各项帐单能够正确立即送达成租户手中。14 具体掌握租户财务付款情况，并依据欠费情况立即和租户沟通，敦促租户立即处理拖欠款问题。15 每个月定时参与管理处和发展商工作例会，总结每个月工作情况并上报发展商。物业副经理岗位职责直接上级：物业经理直接下级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：在物业经理领导下具体实施本部门工作计划，为用户提供高质量服务。工作内容具体以下：1 全方面了解并掌握本大厦租户单元号、名称、面积、企业性质、人员情况及相关用户提出特殊要求等。2 和市场部立即沟通，了解新签约租户情况；依据租约协议更改租户资料。3 和新签约租户立即联络，确定收楼日期；安排收楼前相关事宜：和财务部确定新租户交费情况。4 定时巡视并监督租户装修情况，阻止违反大厦要求一切行为。5 跟进租户二次装修验收情况，确定其迁入大厦日期。6 定时造访用户，认真听取用户意见和提议，立即有效处理用户提出问题。7 和保安部、工程部、财务部立即沟通，熟悉物业、清洁、工程、保安、消防、财务各方面情况。落实租户迁入、迁出相关手续；对发觉问题，立即和相关部门协调处理；如属权限以外无法处理问题，应立即上报。8 查对每个月发出用户帐单及催帐单，了解用户交费情况，做好催费工作。9 处理日常用户回函，检验本部门存档工作及业户资料更新工作。10 负责大厦保险事宜：对大厦内出现事故应填写书面出险汇报，和保险企业相关责任人立即沟通，提供赔付所需相关资料；对包含到用户人身及财产受损情况，应向用户立即反馈保险企业处理意见及向用户做合了解释；督促保险企业赔付工作并知会财务部。11 监督前台人职员作完成情况，跟进大厦班车运行情况。立即反馈12 用户意见，为用户提供高质量服务。13 监督、检验、指导物业主任工作，每个月向物业经理提交本部门月报。14 依据工作所需，和相关政府部门保持亲密联络，以确保大厦能立即了解并执行政府部门颁布各项法规政策。15 跟注并监督供给商协议情况，定时召开供给商会议进行工作沟通，对协议续约向部门经理提供提议。16 针对租户租约实施过程中产生问题，主动和各部门知会协调处理。17 认真完成部门安排各项工作，主动将工作结果立即上报。18 认真完成每个月工作汇报及年度汇报。物业主任岗位职责（保洁）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联络部门：各部门岗位职责：1 天天按时巡视各楼层，检验各区域设施是否完好。对租、售单元及公共区域定时检验，发觉问题立即处理，确保空置单元处于良好出租状态。2 和工程部维修人员配合，维护好各楼层公共设施。3 在巡视期间如遇有起火隐患、制造噪音、破坏公物等情况和行为，采取方法并立即通知相关部门进行处理，配合保安和消防部门维护各楼层安全。4 监督检验各楼层公共区域清洁情况，遇有严重影响清洁卫生情况，立即和清洁部门联络并汇报上级。5 发觉公共区域通道有堵塞物，应立即采取方法或通知相关人员给予清除。6 要求保洁企业定时上交工作计划给部门。负责管理处和保洁企业之间桥梁，监督、协调和保洁相关事宜。7 确保大厦内公共区域标识清洁、完整有效。8 负责和花卉企业联络，确保室内外绿化情况，按时更换、按时浇水等事务。9 负责部门内部办公用具管理及每个月上报采购计划。10 认真做好每个月工作汇报。11 监督供给商及承包商协议实施情况，定时进行沟通立即跟进。物业主任岗位职责（租务）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联络部门：各部门岗位职责：1 负责对待租、售单元和所管辖公共区域定时巡视，检验工作，确保所管辖区域一切正常。2 监督前台人职员作完成情况，跟进大厦班车运行情况。立即反馈用户意见，为用户提供高质量服务。3 查对每个月发出用户帐单及催帐单，了解用户交费情况，做好催费工作。4 全方面了解并掌握本大厦租户单元号、名称、面积、企业性质、人员情况及相关用户提出特殊要求等。5 和市场部立即沟通，了解新签约租户情况；依据租约协议更改租户资料。6 做好交接班工作，认真填写管业部日志，完成工作月报。7 负责接听租户提出各类问题及日常投诉，其中包含维修服务。正确掌握大厦各方面情况，同时熟悉相关管理、清洁、工程、保安、消防、财务登等各方面基础情况，在最短时间内帮助租户处理问题，和租户建立良好关系。8 遵守企业各项规章制度。9 努力学习物业管理知识，主动参与企业组织各项培训，逐步提升业务水平。物业主任岗位职责（二装）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联络部门：各部门岗位职责：1 负责接听租户提出各类问题及日常投诉，其中包含维修服务。正确掌握大厦各方面情况，同时熟悉相关管理、清洁、工程、保安、消防、财务登等各方面基础情况，在最短时间内帮助租户处理问题，和租户建立良好关系。2 负责对楼宇内部、外围及地下停车场巡视，发觉问题立即处理或知会相关部门给予处理。3 对楼宇设施使用情况进行常常性检验，负责和工程、保卫、清洁等部门及其它相关设备设施之指定维护承包商联络，以保障各项设施正常工作运行。4 和租户进行入住及退租之单元收楼工作，正确并完成相关文件，确保大厦设备完好。5 会同工程部和租户和二次装修商进行装修前会议；深入解答用户提出相关问题，提出大厦对装修施工具体要求及手续6 办理租户二次装修审批手续、建立施工资料档案、收取相关费用、装修押金、对施工现场巡视管理、安排完工验收、办理押金退回手续。7 配合监理企业对装修施工单位进行有效监督管理。8 统计停车位占用信息，负责停车卡发放及回收。9 储藏室租用信息管理及钥匙发放和回收。10 楼宇钥匙系统管理，依据租户要求联络制作商增配单元门钥匙。11 帮助保卫部、工程部进行节假日安全检验工作。12 认真完成工作月报。物业助理岗位职责直接上级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：1 负责新租户企业指示牌申请及安装工作，确保各楼层及大堂企业指示牌清楚完好,如遇租户名称变更，应主动和供给商联络，以立即满足租户要求。2 负责协调租户、工程部之间工作安排，完成楼宇单元内多种设备、设施清洗更换工作。3 负责对租、售单元及公共区域定时巡视、检验公共设施是否完好。在发觉问题后立即填写工程维修单，并和工程维修人员配和进行维修，跟进维修结果，确保大厦系统正常运行。4 负责联络、安排相关部门立即处理租户各类投诉问题。对租户区域内设备设施维修进行定时复查，并认真听取租户意见，立即处理并向相关领导汇报。5 遇突发事件，立即抵达事故现场，并立即联络相关部门进行处理，完成事故现场汇报及在二十四小时内将保险通知书传至保险企业。6 负责和15层BASF设备设施维修保养签收工作，并于月底对所需费用进行结算。7 每十二个月定时对大厦内部空气净化机滤芯进行更换，立即和厂家联络、租户联络，确保净化器正常使用。8 帮助前台做好大厦班车检票工作。9 认真完成每个月、每七天工作汇报。10 认真推行完成上级分配各项工作。11 努力学习物业管理知识，主动参与企业组织各项培训，逐步提升业务水平。物业助理岗位职责直接上级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：1 负责对楼宇内部、外围及地下停车场巡视，发觉问题立即处理或知会相关部门给予处理。2 对楼宇设施使用情况进行常常性检验，负责和工程、保卫、清洁等部门及其它相关设备设施之指定维护承包商联络，以保障各项设施正常工作运行。3 和租户进行入住及退租之单元收楼工作，正确并完成相关文件，确保大厦设备完好。4 办理租户二次装修审批手续、建立施工资料档案、收取相关费用、对施工现场巡视管理、安排完工验收。5 统计停车位占用信息，负责停车卡发放及回收。6 储藏室租用信息管理及钥匙发放和回收。7 楼宇钥匙系统管理，依据租户要求联络制作商增配单元门钥匙。8 帮助前台做好大厦班车检票工作。9 帮助保卫部、工程部进行节假日安全检验工作。10 认真听取用户意见和提议，妥善处理投诉。11 做好交接班工作，认真填写值班日志，完成工作月报。12 遵守企业各项规章制度。13 努力学习物业管理知识，主动参与企业组织各项培训，逐步提升业务水平。物业助理岗位职责（通讯）直接上级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：负责大厦内全部单元通讯、公共事业费方面事宜，具体以下：1 热情为业户服务，耐心、细致对业户说明大厦通讯系统具体情况及所能提供通讯种类，并向业户提供良好提议。2 接到业户通讯业务申请函后，知会大厦发展商并立即回复业户或制作协议，联络工程部核实楼层资源。若属大厦所能提供通讯范围内业务，立即和工程部联络安排安装及开通。若超出大厦所能提供通讯范围，和北京电信企业联络帮助办理。3 跟进每个单元通信工程施工及结果，并做好每个月变更统计、工作日志。4 每个月按时前往西单电信营业厅领取市话单，为全部业户计算当月市话费、长话费，完成每个月电话费一览表、每个月变更统计，并提供财务部收取相关费用。5 每个月依据工程部电表读数统计完成电费一览表，提供给财务部收取费用。6 每个月按时分配全部业户电话明细单，包含：市话粗单、长话粗单、长话细单，并于15日和帐单一同发送。7 接到业户报通讯故障时，立即联络工程部检验线路，确保大厦内部线路正常运作。帮助北京电信企业工作人员进行远端数据检测，定时安排工作人员进行大厦现场检测。8 每日检验机房话务台终端设备及数据传输正常情况。9 努力学习物业管理知识及通讯专业知识，逐步提升服务水准。文员岗位职责直接上级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：1 负责大厦管理处职员工服洗涤工作，对洗涤企业和大厦职员意见立即进行反馈。2 负责大厦管理处职员更衣柜分配和管理。3 负责大厦职员工服定制、更新及统计工作。4 依据需要购置大厦管理处日常办公用具。5 依据工作需要设计编制工作表格。6 每个月依据各部门办公需要立即购置办公用具并发放到各个部门，月末按供给商帐单认真查对结帐。7 负责大厦管理处固定资产统计工作，分部门、分类别认真登记固定资产明细表并统一编号贴签。8 认真做好职员考勤统计工作，按月报送考勤表。9 努力完成上级安排其它相关工作。一、 资料统计及更新1 更新业户联络表、业户紧急联络表。包含：日常办公时间联络人，企业电话，企业传真；非办公时间，企业联络人，电话号码。需要立即转发相关部门。2 部门日常常见表格复印补充，包含：紧急联络表，请假单，换班单，出门条，加班单等。二、 档案管理1 部门全部下发文传阅及归档。2 每个月向总物业经理提交管业部月报归档。3 催帐单、帐单签收单归档。三、 其它1 管理部门收文和发文，并做收发文登记。租户申请函复印后送至相关人员手中。2 内发帐单、信件信封更新和打印，负责外寄帐单、信件投递。3 负责汇总部门全部些人员工作月报交物业总经理查阅。4 发送会议通知，统计会议内容。传达部门经理通知。5 接听电话，如遇用户投诉立即报工程部或工程助理为租户维修；认真听取用户意见和提议妥善处理。6 认真做好每日工作，努力提升服务意识及物业管理知识。7 认真推行完成上级领导分配任务，实施合理工作安排。前台岗位职责直接上级：物业主任联络部门：各部门岗位职责：1 负责大堂日常问询、接待工作，主动主动为客人服务，随时注意大厦内用户入驻情况。2 整理各企业订阅报刊，并发送签收。3 负责用户及来访客人临时寄存物品保管，并作好登记工作。4 定时整理前台档案及多种工作表格。（包含制作、打印新表格）5 负责班车售票工作及班车运行跟进工作，并认真作好统计。6 帮助本部门做好以下工作：a.定时整理并发送帐单，做好签收统计。b.立即发送本部门给各企业各类c.做好和大厦内各企业其它联络工作。7 帮助财务部发送发票及相关工作文件，并做好签收统计。8 帮助保安部做好以下工作： a.配合保安人员做好大堂管理工作。b.相关车辆停放工作，配合保安人员做好和用户沟通关系。9 帮助保结人职员作，随时检验大堂清洁情况。（尤其在雨雪天气）10 帮助邮局做好周六、日邮件存放工作。11 定时检验大堂内各项设施设备，如有损坏，立即报修。12 做好前台早晚班交接工作，和和其它各部门交接工作。四、 基础文件1、 用户手册（见Handbook2标准版）2、 装修手册（见fit-out guide）3、 应急工作程序（见安全应急手册，应急方案）四、工作程序1、 前台管理制度（见前台工作指南，HP程序和政策）2、 物业部管理制度/工作程序 收楼、撤租（见文件夹）三、 租务工作步骤一 租务资料制作或更新依据业户和大厦发展商签署某单元租赁协议/售房协议/房屋使用备忘录或其它包含业户租用或使用盛福大厦某单元期间相关费用变更事项，制作或更新租务资料。包含1 用户单元费用收缴明细附件1文件名称：Rental-*F存档路径：Operation2/C:/BSFT/Tenancy/Form2 大厦租务情况统计一览表附件2文件名称：Tenant Record-updated存档路径：Operation2/C:/BSFT/Tenancy/Form3 办公区域管理费一览表附件3文件名称：Management Fee-Office-存档路径：Operation2/C:/BSFT/Tenancy/Form4 停车位管理费一览表附件4文件名称：Management Fee-Carpark-存档路径：Operation2/C:/BSFT/Tenancy/Form1 用户单元费用收缴明细Rental-*Fz 对应标准表格各项，录入对应数据及名称，注意计费期间内因为免/减租、起始/终止日期引发相关费用改变；z 在备注栏内注明需要尤其注意及在租赁期间内发生变更事项，如企业名称变更、租金调整、承租面积变更、服务设施（比如停车位、储藏室、管井穿线、卫星机座占地、超时空调等）启用及终止等；z 此表在计费期间内不录入人民币收费金额，如电讯线路服务费、占用管井空间使用费等；z 由巴斯夫企业分租16层租户，其计费期间内不录入帐项金额；z 此表以楼层为单位（即1个文件），每个用户单元为1张工作簿，已终止租约搬离大厦用户帐务资料工作簿须继续保留不予删除，以备查；z 此表是财务部出具租赁押金、租金及公共事业费帐单依据，必需确保正确性，录入全部内容后交物业经理审核签字，确定无误后转交财务部2 大厦租务情况统计一览表Tenant Record-updatedz 依据用户单元费用收缴明细对应标准表格各项，录入对应数据及名称；z 除录入和用户单元费用收缴明细备注栏中内容外，还应视具体情况录入下列内容，诸如：a 是否为业主b 卫星天线架设情况c 配电间管井穿线情况d IT机房二十四小时空调使用情况e 办公室超时空调使用情况f 停车位使用情况g 空气清新机发放及回收情况h 相关费用冲减、分摊、抵扣情况i 租赁/使用期间内其它变更情况z 已终止租约搬离大厦用户租务资料须继续保留不予删除并用灰色字体显示，以备查；z 每个月下旬总办向发展商提交物业管理工作汇报前，向总物业经理秘书提交此表（电子版）3 办公区域管理费一览表Management Fee-Office-z 对应标准表格各项，录入对应数据及名称，注意计费期间内因为免/减租、起始/终止日期或租赁协议或房屋使用备忘录相关特殊约定，引发发展商和租户支付相关费用改变a 免租期内由发展商支付管理费（US$3.50/m2/month）b 租赁期间外由发展商按空置单元标准支付管理费（US$2.50/m2/month）z 每个月15日发帐单后，经物业经理审阅无误打印一式三份交财务部，并由制表人逐页签字；z 此表计费期间以月度为单位，每个月为1张工作簿并以该月月份命名。向财务部提交后即能够前月为基础制作下月新工作簿，当月发生计费改变在新工作簿中表现，并用底纹颜色加以注明，同时在备注栏中加以说明4 停车位管理费一览表Management Fee-Carpark-z 对应标准表格各项，录入对应数据及名称，注意计费期间内因为免/减租、起始/终止日期或租赁协议或停车位使用协议相关特殊约定，引发发展商和租户支付相关费用改变a 无偿停车位由发展商支付管理费（US$44/unit/month）b 使用停车位期间外由发展商按空置车位标准支付管理费（US$44/unit/month）z 每个月15日发帐单后，经物业经理审阅无误打印一式三份交财务部，并由制表人逐页签字；z 此表计费期间以月度为单位，每个月为1张工作簿并以该月月份命名。向财务部提交后即能够前月为基础制作下月新工作簿，当月发生计费改变在新工作簿中表现，并用底纹颜色加以注明，同时在备注栏中加以说明二 用户退租程序一 管业部自收到业户租赁协议终止通知 附件7 后，准备收楼文件（一式二份，包含Premises Takeover Letter, Appendix I, Appendix II, Defect Report）。注：上述文件已在李晨所讲租户撤租收楼程序中作为附件，在此不再累述二 管业部和财务部查对业户各项费用支付或欠缴情况，核实确定是否有欠费以安排追缴或退还押金等工作。三 管业部依据租约终止协议 附件8 相关要求，指派人员和租户商洽包含撤租一系列问题。诸如：a. 租金、管理费、公共事业费及其它相关费用缴付或以押金作抵偿抵扣款项支付形式；b. 撤租拆除恢复工程安排；c. 撤租收楼安排；d. 搬迁新址联络方法确实定；相关上述事宜合理安排确实定需由用户以书面形式函告管理处，再行跟进安排相关工作。四 和租户确定收楼日期立即间后，由总物业经理签署撤租收楼通知书通知各部门。工程部需指定收楼当日核查各类仪表人员；保安部需指定收楼当日核查消防设施人员。五 收楼当日，管业部组织工程部、保安部对收楼单元进行拍照并同租户对该单元进行大厦设备设施清点、消防系统设施检验、空调系统设备检验、电气系统设备检验、供排水系统（如有）检验、单元门钥匙交接、停车卡交接、电表及水表（如有）瓦斯表（如有）读数抄读统计、相关文件之转呈等。若租户不能将其所持有全部大厦单元区域门钥匙（包含大厦无偿提供之标准配制钥匙3把及租户增配之全部钥匙）交还，大厦将重新订购新锁匙系统进行更换以确保大厦及新租户权益，避免可能出现不安全隐患发生，并依据大厦和租户所协商结果，扣除或赔付对应费用。若租户不能将停车卡归还，则每张卡需作扣除或赔付处理。六 在相关收楼文件由租户盖章确定返还管理处后，依据管理处于Defect Report所提出意见，打印撤租恢复缺损设施（如有）报价书交于总物业经理审批签字并转交租户，知会租户或其委托之负责撤租恢复装修商进行恢复，或经协商确定扣除相关费用后，由我处指定承包商进行恢复施工。七 由管业部组织发展商和工程部、保安部对撤租恢复工程进行验收，由管业部、保安部、工程部在撤租拆除恢复工程验收审核表上填写检验意见，对不合格项目督促承包商进行整改并安排复检。八 相关租赁押金退还须在以下事项全部完成后再给予办理：a. 用户已将租金、管理费、公共事业费、违约赔偿金（如有）、设备设施缺损赔付款（如有）及其它相关费用全部结清；b. 撤租拆除恢复工程验收合格并直至大厦发展商/业主满意；c. 推行并完成房屋租赁协议或租赁终止协议相关要求。九 确定上述事项完成后，知会财务部退还租赁（或公共事业费）押金。十 将相关收楼文件交总经理秘书处存档。十一 将包含该用户全部往来文（函）件、装修图纸、技术资料及其它档案资料整理成套由文员存档。三 怎样核查帐单每个月15日发放帐单前，参考以下资料表格核查帐单：z 对照帐龄（分析）表（由财务部制表）查对前期费用，即该表美元及人民币累计金额；z 对照Tenant Record-updated及Rental-*F（如需要）查对租金、管理费、停车位费、停车位管理费、储藏室租金及除公共事业费外其它特殊收费项目；z 对照公共事业费一览表查对电话费（本市、长途）、通讯线路服务费、电费、空调（超时、二十四小时机房）费；z 对照用电收费明细表（参考电表倍率依据）查对电表读值、电费如发觉帐单中任何帐项金额、数据或计费期间和相关核查资料不符，应和财务人员核实情况，问明原因出处，以确保用户收到正确帐单。四 怎样核查催帐单及制作提醒函（催款信） 附件9-111 发放形式：z 每个月5日对欠缴当月租金及相关费用租户发放第一次提醒函（First Reminder），只出信不附帐单z 每个月20日对还未支付上述费用租户发放第二次提醒函（Second Reminder），只出信不附帐单z 每个月25日对仍未支付上述费用租户发放第三次提醒函（Final Reminder），并附上明细帐单2 发放特例：（只限于第一次提醒函）A不发放提醒函单元z 因租户经营性质或特殊约定单元：180、1170z 含有业主身份单元：7&12F、15F、1601、2210、2280B500、580、6F、2050单元每3个月付款一次，在三个月使用期内，只发放第一次提醒函。3 提醒函制作z 依据财务部出具大厦租户当月欠缴明细，在企业名目表 附件12 （文件名称：Company Name List）标准表格中录入租户欠缴美元及人民币累计金额，如属于第三次提醒函还应录入欠费期间；z 此表格是在制作提醒函进行邮件合并所要套用数据表格，必需确保数字金额、企业名称、收件人及欠费期间等录入内容正确无误；z 在提醒函标准版本上，依发放日期更新发信日期，另存为当月新文件后，进行邮件合并；z 核查无误后，打印信函交物业经理审阅；z 物业经理审阅无误后，交总物业经理签字z 文员准备签收表，打印信封；前台人员按日期派发，跟进签收工作；z 依据租户交费情况，帮助物业经理做好和用户洽商催费工作；视情况并经总物业经理核准后，于每个月30日配合相关部门采取对应方法五 各类通告确实定z 大厦管理处所发通告关键有以下多个类型： 附件13-n 节假日（如：新年、春节、五一劳动节、十一国庆节、中秋节）n 例行检修（如：BA系统测试、消防系统测试、电梯检修等）n 电力检修（如：临时性停电、供电设备检修等）n 临时维修（如：大厦内通道、停车场、出入门进行刷漆或维保等）n 空调系统（如：夏季供冷、冬季供暖、清洗风口或滤网等）n 清洁事务（如：外墙清洗、虫控服务等）n 安全事务（如：消防检验、消防演练、安全检验等）n 其它（如：班车运行调整、卫星收视、突发事件、设施暂停使用等）z 属于检/维修类，应依据所发通告事项，向相关部门经理、主管或事项责任人问明具体实施情况（如检测或维修项目、开始及终止恢复时间、受影响区域）z 草拟中英文内容交物业经理审阅修改，再交总物业经理对文字表述进行修订z 定稿后，依企业标准以Logo纸打印出交总物业经理签署z 文员准备签收表，参考楼内用户数复印；前台人员亦需留存复印件存档，前台人员做好派发和签收工作六 部分使用协议确实定z 多种使用协议均已经有标准版本，请详见 附件 。在确定协议过程中，关键应注意以下事项：n 协议签定日期n 用户企业名称n 使用设施所处位置及规格n 使用期限及开一直止日期n 收费标准及金额z 全部使用协议正本均应为一式二份，用户及发展商签署后双方各留存一份，管理处留复印件交总物业经理秘书存档 1. 依据大厦发展商和业户新签署租赁协议，编制业户资料，制作业户费用收缴明细表，转交财务部存档，并以此为依据出具租赁押金、租金及公共事业费帐单。 2. 将审核无误租赁押金帐单交和业户，并安排业户收楼前相关事宜（安排指定装修商做隔断墙；清点所租区域成品数量及完好情况；准备收楼前所需相关文件及交和业户钥匙） 3. 和财务部确定新业户交费情况，根据议定日期协同保安部、工程部和业户进行房屋交接工作。业户应签署收楼统计、业户安全责任书、雇员记录表、消防手册、用户手册、指示牌订购表、业户紧急联络表等文件做立案。 4. 安排和业户及其二次装修承包商、设计方进行装修会议，深入解答业户提出相关问题；根据装修指南中要求各项条款收取审图费、装修押金、帮助二次装修商办理施工人员出入证等相关进场手续。严格监督施工方情况并阻止违反大厦要求一切行为。 5. 结合监理企业、工程部、保安部对二次装修审查意见，由总物业经理签发动工证。施工期间安排专员帮助保安对装修进度及质量进行监督，施工完成依据装修商验收申请，帮助监理企业、工程部、保安部进行验收工作。如验收中存在问题，将要求装修商给予整改，整改经过后协调新业户迁入大厦。 6. 和新业户保持亲密联络；依据业户要求分配通讯线路、安排水牌制作、停车位安排及停车卡发放。 7. 业户进驻大厦后，应定时造访业户，认真听取业户意见，立即有效处理业户提出问题，为业户提供优质快捷服务。 8. 依据租赁协议，应大厦内业户要求，安排、统计并备忘业户相关租金、停车位、储藏室、通讯、卫星天线、租约推行情况等。 9. 依据业户每个月业户费用收缴情况制作、查对并安排派发帐单及催款单、催款信（定于每个月15日由前台人员派发帐单，如业户于月底前仍未按时交付租金等费用，将于下月5日对未交费业户派发催帐单），提请各业户按时付款。统计欠款严重业户名目提交发展商及市场部，协调进行欠款追缴工作。 10. 租约到期、提前终止、变更或转租，依据租约、收楼统计及房屋使用期间具体情况，对房屋进行交楼或见证，做好房屋装修恢复工作；并以书面形式知会相关部门做工作安排，了解业户欠费情况，和财务部查对业户各项费用情况，安排追缴或退还押金等工作。 11. 和保安部、工程部、财务部立即沟通，掌握物业、工程、保安、财务各方面情况。对发觉问题，立即和相关部门协调处理；如属权限以外无法处理问题，应立即上报。二次装修业户二次装修步骤一 装修前准备：1 装修委托书：业户书面委托（见附件）一家装修企业负责其所承租/购置单元二次装修施工。（或填写北京盛福大厦装修指南附录三担保书）（见附件）2 图纸：A 工程部将业户所承租/购置房间平面图、天花吊顶图提供给业户或装修商，以供其二次装修设计参考。（或从总物业经理秘书处借得大厦楼层结构光盘，供给业户或装修商，以供其二次装修设计参考。）B 装修商或业户提交装修报批草图一份（见附件），并应同时提交经年审合格装修企业及设计企业企业法人营业执照（副本）及资质证书（见附件）。由工程部对其所提交草图进行初步审核同时对施工单位、设计单位进行资质审查。C 工程部将审核完成图纸、施工单位及设计单位企业法人营业执照（副本）及资质证书交管业部存档，由工程部将初步审查意见通知装修商或业户让其依据我处针对装修草图所提出问题，对图纸进行修改后报正式图纸。D 装修商或业户向管业部提交修改后正式装修报批图纸6份，同时交纳审图费。（办公室区域审图费，按每建筑平米10元人民币计算；商店区域审图费，按每建筑平米15元人民币计算。）E 管业部将装修报批图纸6份分别转交总物业经理秘书、工程部、保卫部、市场部、大厦开发商、监理企业。F 工程部收到管业部转交正式装修报批图纸后进行审核，并将签字确定后装修图纸审核意见书（见附件）交和管业部。G 管业部打印审图委托书（见附件）交和总物业经理签署，将总物业经理签署后审图委托书连同装修商提交企业法人营业执照（副本）、资质证书、装修报批图纸及审图费转交大厦指定监理企业。监理企业名称：北京实创建设监理企业职称联络人姓名联络电话总监张飏飚工程师赵儒久6770 5810H 监理企业将盖章确定后盛福大厦业户装修图纸审核意见表（见附件）及审图费发票交回管业部，管业部将审图费发票转交装修商。I 管业部将工程部及监理企业审图意见书转交给装修商或业户并做签收，同时通知业户及装修企业在施工中进行整改，并在完工图中表现。（若装修图纸中存在较为严重问题，则由装修商或业户将图纸进行重新修改、报审。）3 消防报批：装修单位或业户自行到朝阳公安局消防监督处办理相关消防报批手续。并将消防局回复建筑内部装修防火审核意见书（见附件）原件交回管业部，由管业部存留复印件。消防报批过程中装修单位或业户需要下述文件：A 携带装修报批图纸。（要求和提交我处装修报批图纸内容相同）B 携带业户和大厦物业双方签署后业户安全、消防责任书。（从管业部领取）（见附件）C 携带装修商和大厦保卫部双方签署后装修/承建 治安、消防责任书。（从保卫部领取）（见附件）4 办理相关费用：A 装修商或业户在任意保险企业自行办理装修期间有效第三者保险。（每次索偿额为三百万元人民币）（见附件）B 管业部填写申请办理装修押金及出入证押金表（见附件），持表引领装修商到财务部交纳装修押金、施工人员出入证费用。（办公室装修押金：为每建筑平方米20元人民币，但每个业户最少要交15,000.00人民币； 商店装修押金：为每间人民币2万元，超出100平米后，每建筑平米加收30元人民币； 出入证费用累计：60元人民币，其中：工本费10元人民币，押金50元人民币）C 财务部收取装修押金、施工人员出入证费用后，将收费凭证复印件（见附件）交管业部经办人，由管业部转交总经理秘书存档。5 办理开工证：A 管理处将北京盛福大厦装修指南附录四承诺书（见附件）交和装修企业并指导其进行填写。B 管业部核查本部门装修前应办手续是否齐全，就北京盛福大厦装修指南（见附件）内容对装修商进行讲解，由管