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1、目 录 第一章、进场 2 一、财务助理到位 2 二、前期准备 2 三、交接事宜 3 四、名称变更 3 五、开立备用金专户 3 第二章、物资准备 4 一、集采物资 4 二、自采物资 4 三、固定资产 5 四、仓库管理 7 第三章、证照办理 8 一、企业证照办理步骤 8 二、企业登记注册程序 8 第四章、人员培训 18 一、财务制度培训 18 二、报销步骤培训 22 第五章、酒店开业前准备工作 26 一、刻制印章 26 二、备用金领用 27 三、单据领取 28 四、权限设置 28 五、CheckList 28 六、Outlook利用 29
2、第六章、开业参考资料 35 附件一....................................................................36 附件二....................................................................44 第一章、进场 一、财务助理到位 1. 依据佳驿酒店新开店项目进度，财务助理最少提前20天到位。 2. 财务助理到位前需经佳驿酒店财务部培训，考评合格后方能上岗 3. 财务助理对日常工作步骤必需熟练掌握。 4. 酒店开业前，财务助理负责验收门店物资并帮助门店总经
3、理进行证照办理工作。 5. 酒店宣告开业后，财务助理全权负责门店财务日常工作。 6. 财务助理严格根据“财务助理管理措施”实施并进行日常操作。 二、前期准备 1. 了解酒店外部地理位置及周围环境，酒店所属税务机构名称，所属税务机构位置，税管员姓名、电话，酒店周围银行名称及所在位置。 2. 了解酒店内部客房（大床、标间、套房）数量，证照办理情况，物品到货情况及估计开业时间。 3. 熟悉酒店房产租赁协议并保留其复印件，关键了解房屋租赁期限、面积，缴纳房屋租赁费用方法、日期、金额等。 4. 熟悉酒店水、电、燃气、暖气、有线电视、网络通信费等相关协议，留存复印件，杜绝因延误缴费时间所发生
4、滞纳金或停水停电等现象产生，确保酒店正常经营需要；了解酒店所属地域电费峰谷值价格，向总经理提出合理化提议，实现企业利益最大化；通知酒店工程人员天天做好水、电、气起止码统计工作。 5. 熟悉并保留酒店其它相关协议及证照，了解酒店其它相关事项。 6. 若酒店存在外租区域，需了解当地税务相关缴纳外租区域房产税税收政策及相关协议条款，对外租区域房租应根据协议要求立即收取并存入银行（未办理银行开户前，一律汇入总企业账户中）；若酒店外租区域水电费需门店自行收取时，要立即通知酒店工程人员做好对外租区域能源起止码统计工作。 7. 熟悉总企业开户行及账号：【单位名称：山东银座佳驿酒店；开户行： 华夏银行济
5、南城东支行；账户行： 46332 0000 18191 00131132】 三、交接事宜 1. 帮助门店总经理完成和佳驿酒店工程本部（项目经理）及业主方物品交接工作并签署纸质资料交接表。 2. 盘点酒店物品库存量。 3. 盘点酒店物品是否存在破损情况。 4. 交接期双方费用确实定（房租起交期、水、电、气等费用起止码）。 5. 文件交接（包含协议、协议、图纸等）。 6. 证件交接（消防证）。 四、名称变更 1. 查阅酒店水、电、燃气、暖气、有线电视、网络通信等所属单位（发票抬头）名称。 2. 所属单位（发票抬头）名称不是本企业名称一律变更为本企业名称。 3. 先咨询当地各部
6、门办理变更手续所需资料，如在办理变更过程中需要营业执照或公章但酒店还未办理完成时，需先将单位名称变更为总企业“山东银座佳驿酒店”名称，待资料准备齐全后再另行变更。 五、开立备用金专户 1. 财务助理根据佳驿酒店“零用现金（备用金）管理措施”开立备用金专户。 2. 将所开账户账号经过邮件形式立即发送给佳驿酒店财务部财务专管员及资金科相关人员，佳驿酒店为门店补充财务备用金由佳驿财务部经过网上银行支付到此账户。 注：注意开户人身份证保管及归还工作，谨防传输途中丢失 第二章、物资准备 一、集采物资 1、查阅酒店有没有纸质版或电子版采购订单，无订单直接和佳驿酒店采购部和
7、佳驿酒店工程采购部联络，向其索要酒店物资采购订单并完成酒店验货、收货工作，严禁超订单收货；对到货物品应立即在酒店集采系统中依次录入（参考佳驿酒店采购部集采系统视频操作步骤）。 注：验收人和收货人不能为同一人。 2、了解全部已到货订单，落实还未到货订单，全部物品要在开业一周之前配置到位。对到货不全或未到货物品立即查找原因（在物流处停滞、运输途中丢失等），未查出原因立即和物品供给商和总部采购部联络。 3、对于前期到货物资，安排专员管理，确保物资数量正确、质量完好，杜绝非正常损失（注意部分零碎配件保管，如：保险箱钥匙）。 4、为避免影响酒店经营需要，立即跟进落实酒店物品到货情况。 5、开业
8、物品采购——集采物资清单：见附件一（表1-1—表1-13）。 二、自采物资 1、根据佳驿酒店“经营物品自采业务管理措施”完成酒店对应物品采购工作。 2、对自采到货物品立即填写“采购及收货统计”（下图），根据“酒店自采业务单据填制及传输步骤”操作；严格根据“酒店自采业务编号规则”为资产编号，立即录入成本（直拨、仓库）表格中。 3、协议管理：帮助总经理审核酒店和供给商签署协议是否合理、规范、有效，严格根据佳驿酒店“协议管理措施”实施。 4、注意事项：为有利于经营、确保产品质量、方便集中付款，佳驿酒店需寻求长久供给商，如：橱窗、布草洗涤、餐厅供给、办公用具、工程用具、鲜花租赁等，落实对
9、账方法、结算形式等。 5、开业物品采购——自采物资清单：见附件二（表2-1—表2-3）。 三、固定资产 1、严格遵照佳驿酒店“固定资产管理措施”实施，完成对应单据填写工作（下图）。 2、因为物品摆放安装后不方便拍照，故对固定资产实施“随到货随拍照”政策。 3、根据总部财务部传回固定资产清单完成酒店资产标签工作（覆膜），图： 4、注意事项：仔细审核到货资产型号是否为订单型号，尤其是电脑规格配置是否为同型号配置，对不符合要求不予收货。收货人和保管人不能同为一个人。 四、仓库管理 1、严格根据佳驿酒店“仓库管理制度”进行物品保管及领
10、用； 2、注意仓库物品摆放整齐美观：①建立对应货卡；②按类别、型号、规格依次摆放；图所表示： 第三章、证照办理 一、企业证照办理步骤 二、企业登记注册程序 1、名称预先核准 办理步骤：向门店所在地工商局递交《企业名称预先核准申请书》。 受理审核时限：约3个工作日。 指定代表：递交申请书经办人。 注意事项：如企业名称中字号已被工商局认定为某企业专有，则需取得正当全部者授权书，工商局才给予受理。 2、 多种许可证 卫生许可证 办理步骤：企业名称预先核准后，携带《企业名称预先核准通知书》先办理卫生许可证。 食品卫生许可证：餐饮。 公共卫生许可
11、证：客房。 特种行业许可证 所需资料： ① 书面申请； ② 责任人身份证实； ③ 标明房号建筑平面图； ④ 门面照片一张、消防器材照片、服务台照片； ⑤ 经营地使用凭证（产权证或租赁房屋许可证）； ⑥ 消防监督部门出具消防验收意见书； ⑦ 从业人员登记及证件； ⑧ 保安人员须有《保安服务从业资格证书》； ⑨ 填写《特种行业治安审查申请记录表》、《旅店业基础情况记录表》、《公共娱乐服务场所审核表》各一式两份。 3、 办理营业执照 所需资料： ① 企业名称预先核准通知书； ② 企业登记信息表、委托书、身份证实； ③ 总企业营业执照复印件； ④ 企业法定代表人
12、责任人、投资人、全体合作人签署设置分支机构登记申请书；责任人任命书； ⑤ 住所证实，租赁房屋需提交租赁协议书； ⑥ 母体企业章程复印件； ⑦ 登记机关要求提交其它材料。 受理审核时限：材料齐全，符正当定形式，工商行政管理机关当场作出登记决定，并在5个工作日内核发营业执照。 4、 刻制印章（公章/财务专用章/法人章） 刻制时间：营业执照办理完成。 刻制地点：公安局立案指定地点。 所需资料： ① 总企业营业执照副本复印件（盖章）； ② 分企业营业执照副本及复印件； ③ 单位责任人身份证原件及复印件（盖章）； ④ 经办人身份证原件及复印件（盖章）； ⑤ 单位责任人授权
13、书（盖章）。 注意：以上“盖章”指是盖总企业公章。 保管方法：财务专用章需刻制2枚、公章刻制1枚、单位责任人人名章刻制1枚，严格根据“财务专用章管理措施”保管财务专用章，财务专用章“1”由财务助理保管，单位责任人人名章由门店总经理保管。将财务章“2”移交总部财务部保管，将公章移交总部综合部保管，。 5、 办理组织机构代码证 办理时间：公章刻制完成后。 办理地点：所在市区质量技术监督局。 所需资料： ① 总企业营业执照副本复印件（盖章）； ② 总企业组织机构代码证副本复印件（盖章）； ③ 分企业营业执照副本及复印件； ④ 企业法定代表人、单位责任人、经办人身份证原件及复印
14、件； ⑤ 分企业单位公章。 注意：以上盖章指是盖总企业公章；所需资料复印件要绝对清楚，不许可出现灰色边框。 受理审核时限：7个工作日。 6、 办理税务登记证 税务登记证 办理时间：依据《征管法》第五十条要求：纳税人自领取营业执照之日起三十日内，持相关证件向税务机关申报办理税务登记。 办理地点：酒店所在地税务机关（地税、国税）。 办理步骤： 咨询酒店所在地税收政策及优惠政策，若有税收优惠政策，需根据要求申请优惠；向注册地政府机关问询有没有财政返还政策，有则按要求申请；向注册地财政局问询有没有财政返还政策，有则按要求申请。 因为各地税收优惠政策全部有不一样，应该立即了解情况
15、向总企业汇报。比如东营区招商引资政策第三条第四款要求，新办政府激励发展商业、服务业等项目，固定资产投资300万元以上，自盈利之日起，前3年给实际缴纳所得税地方留成部分全部全额资金扶持，后2年给50%资金扶持。固定资产投资500万元以上且年营业额1000万元以上，自营业之日起，5年内给实际缴纳营业税、增值税地方留成部分50%资金扶持。 依据税发【】120号“起新设置分支机构，其企业所得税征管部门应和总机构企业所得税征管部门相一致”；我总企业企业所得税在国税，故分企业企业所得税也应在国税并汇总到总部缴纳。 和地税专管员协调完成后，携带所需资料直接去地税大厅进行对应办理。 所需资料： ①
16、总企业营业执照副本复印件（盖章）； ② 总企业组织机构代码证副本复印件（盖章）； ③ 总企业税务登记证副本复印件（盖章）； ④ 分企业营业执照副本及复印件； ⑤ 分企业组织机构代码证副本及复印件； ⑥ 房产协议及复印件； ⑦ 单位责任人身份证原件及复印件； ⑧ 经办人身份证原件及复印件； ⑨ 分企业公章； ⑩ 总企业开具所得税在国税缴纳证实； ⑪ 填写税务注册相关表格（分企业注册资本为0，属非法人分支机构）。 注：分企业为非独立核实，为地国税双管户、属于单证双管。 受理审核时限：5个工作日（和地税税管员协调后，税务登记证当日可取出）。 税控机及发票 办理时间：税务登
17、记证办理完成后 办理步骤：和主管地税税管员进行税种核定，并要求其开立购置税控机证实（主管地税税管员对税控机开票项目进行申批），然后到税务局指定地点购置税控机（金额3000元左右）。 开票项目：酒店通常审核同意为：餐费、会议费、洗衣费、住宿费；特殊审核同意为：房屋租赁费、场地使用费、代收水电费、物业管理费。 税控IC卡：存放全部和发票购置、开含相关信息。 发票专用章：去税务局/公安局立案指定地点携带税务登记证进行刻制，发票专用章保管根据“发票专用章管理措施”实施。 2个工作以后携带税务登记证副本原件、发票领购簿、发票专用章去税务局购置发票。 向税管员请教怎样报税，待银行开户完成后办理
18、网上协议划款工作。 注意：每个月10号前到税务大厅读卡（即抄税），不然税控机黑匣子会因超期自动锁定，从而无法开具发票。 国税 到国税局核实汇总纳税信息，核实企业所得税是否纳入总企业所得税汇总范围之内。 注意：各地国税局要求不一致，在办理汇总纳税时，需和国税税管员沟通，立即提供所需资料。 报税 酒店所涉税种及税率： ① 营业税：当月营业收入5%； ② 城市维护建设税：当月应缴流转税（营业税、增值税，以下相同）7%； ③ 教育费附加：当月应缴流转税3%； ④ 地方教育附加：当月应缴流转税2%； ⑤ 企业所得税：年度应纳税所得额*25%； ⑥ 个人所得税：七级超额累进税率3%
19、45%； ⑦ 房产税：从价计征：1.2%；从租计征：12%； ⑧ 印花税：不一样类型协议适用不一样税率； ⑨ 文化事业建设费：娱乐业、广告业营业额3%； ⑩ 增值税：通常纳税人17%或13%；小规模纳税人3%。 各税种管辖： ① 国税所辖税种：增值税、消费税、企业所得税。 ② 地税所辖税种：营业税、城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加、房产税、个人所得税、印花税。 纳税申报时限： ① 营业税及附加税费：次月15号之前； ② 个人所得税：次月7号之前；注：必需做到全员全额申报。 ③ 企业所得税：季度终了后15日内；注：此税是按季预缴，年底汇算清缴。 ④ 印花税：
20、通常是次月15日前； ⑤ 房产税：季度终了后15日内； ⑥ 增值税：次月15号之前。 未办理网上报税：要携带会计报表、税金计提表、财务专用章去税务大厅办理报税业务。 办理网上报税：财务部会计专管员会根据税金计提表进行网上申报、划款业务，财务助理需去银行拿税票回传总部。 注意：待银行基础户开户完成后，立即去税务大厅索要网上划款表格，并前往银行办理网上划款业务。 7、 开设银行帐户 依据佳驿酒店“资金及银行账户管理措施”开立银行账户（所选银行为工行、农行、中行、招行、兴业、中信六大银行）。 注：基础户：为支出户，关键是税务划款、代发工资、烟草划款、货款支付等。 烟草户：购置烟
21、草专用付款账户。 纳税户：支付各项税款专用账户。 通常户：为收入户，即酒店收入存入此账户中。 注意：为方便办理及以后工作，尽可能找大用户经理办理开户事宜。 办理步骤：如需开立新银行账户，先填写“新开银行账户审批表”（下图），注明拟开设银行名称、开户性质及开立原因，经总经理签字并盖公章后传回总部。该审批表经总部同意同意后，方可开立银行账户。 注：此表由资金科提供。 基础户开户所需资料： ① 工商局开立企业核准通知书； ② 总/分企业营业执照正本及复印件； ③ 总/分企业组织机构代码证书正本及复印件； ④ 总/分企业税务登记证书正本及复印件； ⑤ 授权书（格式由银行开具）
22、 ⑥ 法人身份证、单位责任人身份证、经办人身份证、财务人员同底照片两张； ⑦ 公章、财务章、法人代表名章/责任人名章； ⑧ 填写银行开户申请书。 注意： 以上复印件需要一式两份，A4纸大小。 通常户办理所需资料： ① 总/分企业营业执照正本及复印件； ② 总/分企业组织机构代码证书正本及复印件； ③ 总/分企业税务登记证书正本及复印件； ④ 授权书（格式由银行开具）； ⑤ 法人身份证、单位责任人身份证、经办人身份证、财务人员同底照片两张； ⑥ 公章、财务章、法人代表名章/责任人名章； ⑦ 开户许可证原件及复印件； ⑧ 填写银行开户申请书。 注意：以上复印件需要一
23、式两份，A4纸大小；分企业银行预留印鉴人名章为“单位责任人”。 网上银行办理所需资料： ① 总/分企业营业执照正本及复印件； ② 总/分企业组织机构代码证书正本及复印件； ③ 总/分企业税务登记证书正本及复印件； ④ 授权书（格式由银行开具）； ⑤ 法人身份证、单位责任人身份证、经办人身份证； ⑥ 公章、财务章、法人代表名章/责任人名章、操作员及审核人员身份证原件复印件； ⑦ 填写银行开户申请书。 注意：以上复印件需要一式两份，A4纸大小；网银操作员为总部结算中心人员，其中操作员，权限为“0”；审核人，权限为“500万”。 办理安装pos机所需资料： ① 总/分机构营业执
24、照正本及复印件； ② 总/分机构组织机构代码证书正本及复印件； ③ 总/分机构税务登记证书正本及复印件； ④ 开户许可证； ⑤ 法人身份证、单位责任人身份证； ⑥ 公章、财务章、法人代表名章/责任人名章。 POS机操作步骤： 开关机：长按“取消”健开关机，输入用户名“01”，密码“0000”。 预授权建立及预授权取消： ① 建立预授权操作：按键“4预授权”→再按键“1预授权” →刷卡输入金额→输入卡密码→按确定键 →打出卡单，经客人签字留存并和账单钉在一起，打出第二联给客人； ② 取消整个预授权操作：按键“4预授权”→再按“功效键5预授权撤销”，输入主管操作密码“12345
25、6” →按“确定”键→输入卡号或刷卡 →输入预授权日期 →授权号码； ③ 消费结算操作步骤：按“预授权4” →按键“3预授权联机” →刷卡 →依据预授权小票日期输入日期→依据预授权小票号码输入授权号码 →输入消费金额 →打印卡单，留第一联留存（让客人签字），和账单钉在一起，第二联给客人； ④ POS机离线结算：（此操作只限客人不回来结账或跑单），按键“4预授权”→输入离线日期（注意需输入5个月后日期）→输入卡号→再输入日期 →按预授权卡单输入授权号码→输入金额→打印卡单→按结算键（注意：一定要按结算键，不然款项不会打到账户，就会造成跑单）。 刷卡消费：按“1消费键”→刷卡→输入消
26、费金额→客人输入密码→按确定键→打印账单，打出卡单留第一联（客人需签字）和账单钉在一起，打出第二联给客人。 POS机轧账单操作：在每日晚11：45以后按结算键 →按“是”→按确定键机器自动打印轧账单，轧账单和账单钉在一起转后台。如不轧账，款项不会打到帐户里。 第四章、人员培训 培训对象：酒店前台职员及管理人员 培训目标：熟练掌握酒店现有财务制度，了解酒店报销步骤，确保酒店正常运转。 一、财务制度培训 1、根据各项财务制度对酒店职员给予对应培训。 2、smart系
27、统相关注意事项及特殊业务处理： ① 前台职员不能够使用打折功效，如遇特殊情况，需请示总经理或值班经理，经同意后方可操作，并请相关人员在入住登记单上签字。 ② 加收房费处理：结账时加收房费只许可使用“选择结账方法”对话框加收房费，不许可使用手工入账方法加收房费。 ⑤ 房价码和市场码：注意市场码选择，无偿房应选择无偿房房价码，自用房应选择自用房房价码，严禁出现此二种房型为其它房价码情况出现。 ⑥ 如夜审后至天亮06：00前有客人入住，前台职员应该立即将当晚房费手工录入（结账时如需加收全天房费同上），夜审后请勿忘记换班次。 ⑦ 天天前台B班职员在11：00-13：00之间完成对押金不足或不
28、足以过入房费、应离未离客人进行确定，前台值班经理对于没有打通电话房间需进入房间确定房间情况，前台人员立即对预定未到客人进行确定。如有房间挂“S”账前台人员需将此客人全部账单从客账袋中取出装钉在一起，并请总经理签字，签字完成后放在挂账袋中，备用。 3、前台交账及单据： ① 除电脑自动录入账务（房租稽核、电话计费）和下午加收、钟点房费、手工入账、可不打印账单，其它每处理一笔务，全部需要打出账单，并将对应单据钉于账单上；通常情况下打印账单以下：商品销售、赔偿、出租酒店物品、客人洗衣等酒店其它收入。 ② 调账账单应钉在调账单上，现金支出账单上应按次序钉发票底联、入住登记单收据白联红联、酒店押单白
29、红联、现金支出。 ③ 交班时，前台职员应打印当班交班报表中“入账明细”，有调账需打印“冲调账明细”依据每笔账务和自己账单查对，以确定全部账单齐全，同时将账单按入账明细次序排序，将入账明细表放在最上面。和账单钉在一起，并在入账明细上签字，以确定账单无误。 ④ 因为夜审职员夜审前为第一日晚班，夜审后为第二日早班，所以需将两个班次交班账单分开整理，两个班次账单不可钉在一起，需分开放在固定位置。 4、无偿房单据： ① 无偿房入住时，前台职员必需在备注里注明无偿房原因（如总经理同意，持房券，持管理企业住房单，住六免一等），另外前台职员应注意在系统中点选无偿房房价码，不许可直接修改房价为零方法实现
30、而且同时注意市场码也应为无偿房。 ② 产生无偿房时,操作此账务职员应单独打印、复印和该无偿房相关单据，把总经理签字同意入住登记单、相关账单、房券+入住登记单、住六免一卡+入住登记单、管理企业住房单+入住登记单等交接给夜班，夜班过夜审时审核，于第二日早上上交财务。 ③ 假如无偿房客人连续入住多天。按总经理签字同意入住登记单上注明入住及离店时间作为此无偿房时限，如到期后客人继续入住或延期退房，超出部分不可做无偿，需总经理另行签字同意。 ④ 无偿房客人退房时，前台职员将入住登记单，客人退房产生账单及其它可能产生单据钉在一起，上交财务。 ⑤ 需总经理签字无偿房，前台职员如因尤其原因无法在第二
31、日财务人员拿账单前得到总经理签字，应立即告之财务人员，以免耽搁其对无偿房统计。前台职员有责任尽可能早将总经理签字单据交给财务人员，如因个人原因延误，将追究此职员责任。 5、对应表格： （***店）每日发票开具明细表： 20**年*月01日 发票号码 房号 单位（个人）名称 内容 金额 开票人 备注 印刷票号 机打票号 应开 实开 差异 9586 9586 521 个人 房费 168 168 张三
32、 前台职员： 前台值班经理： 财务助理： 应交款项表(表1) 付款方法 早班 中班 夜班 累计 现金(A) -1700.00 6098.00 2792.00 7190.00 押金(B) 5100.00 6534.00 2900.00 14534.00 现金(C) 32.00 2.00 32.00 66.00 现金支出(D) -6832.00 -438.00 -1
33、40.00 7410.00 中国卡 5982.00 5935.00 632.00 12549.00 银联卡 5982.00 5935.00 632.00 12549.00 备用金交接表（表2） 备用金4000元不变 财务助理在本班次补充备用金 表1中A 上班次④即 日期 班次 原备用金1 实际清点金额 2 盘点应补备用金3 累计4=2+3 差异金额5=4-1 差异原因 交出人 接收人 上班次备用金补差① 本班次产生备用金补差
34、② 本班已补金额③ 备用金补差 ④=①+②-③ 5.27 早 4000 2300 0 1700 0 1700 4000 0 0 张三 李四 5.27 中 4000 2298 1700 0 0 1700 3998 2 多投 李四 王五 5.27 夜 4000 2290 1700 0 1700 0 3990 10 多投 王五 赵六 投币袋填写：（表3） 收银员投币袋 填写交给下一班备用金情况 收银员署名 ： 张三 编号：
35、 时间 5-27 08：00 地点 前台 班次 应该投币现金情况 夜班 姓名（汉字正楷） 张三 当日备用金 当日收入额 人民币 数量 金额 人民币 数量 金额 100元 22 2200 100元 28 2800 50元 1 50 50元 20元 2 40 20元 10元 0 0 10元 5元 0 0 5元 1元 0 0 1元 0.5元 0 0 0.5元 0.1元 0 0 0.1元 多投 10 现金总额 28 2800
36、累计 2300 支票 应该投币银联卡情况（客人签字卡单） 表2中④ 信用卡 卡别 单位 金额 表1中B+C 补差 1700 内卡 银联卡 3 632 外卡 表2中③ 表1中D 备用金累计 4000 信用卡总额 3 632 外币种类 面值 人民币 实际收款金额 当日营业收入 ㈠ 2932 假如投币有差异必需说明 备注: 备用金补差 ㈡ 1700 表1中D 用
37、于退款金额 ㈢ 140 多投8元 用于兑换金额 ㈣ 0 减备用金补差 ㈤ 1700 ㈠+㈡-㈢-㈣-㈤ 累计应交金额 2792 实交金额 2800 长短款 确定金额： 贰仟捌佰元整 差 异 额： 见 证 人： 李四 财务助理： 二、报销步骤培训 1、报销单据种类及用途： 零用现金支出单—酒店现金类报销单据 付款申请单—酒店非现金类报销单据 预付款申请单—酒店预先借款类单据 预付款清款单—酒店借款后清款类单据 2、正确填写方法 ① 日期：填写提交申请单当日日期
38、 ② 收款方：确保正确无误，如为企业则应是对方工商局注册名称，确保发票和单据上所属单位相一致 ③ 金额：顶格大写 ④ 说明 ：言简意赅 ⑤ 经办人： 用正楷填写 ⑥ 付款方法：由实际情况选择。如结算方法为电汇则需要提供正确具体开户行和银行账号 ⑦ 款项用途：正确选择 3、零用现金支出单 注：单据中每一单元格全部要规范填写，不得存在漏填情况；在说明中要叙述清楚购置 物品名称、使用部门等信息，方便财务专管员能正确统计各项费用。 4、付款申请单 注：银行名称要填写银行全称，备注要叙述清楚。 付款申请单中付款金额应和总部系统对应挂账金额查对，确保双方数据一致后方可付款
39、 5、预付款申请单、预付款清款单 注：预付款申请单要注明原因、预付款清款单注明退还金额或补付金额、清款人签字。 如有退还现金，财务助理需写收据，把记账联粘到清款单后面。 6、单据粘贴方法-------原始凭证粘贴方法 ① 左上角 ② 分类粘贴 ③ 同类放一起 ④ 同种票据，由小到大 7、具体报销方法及附件要求 采购类 ① 通常采取银行结算，一次性付款须填写付款申请单，金额较小能够用零用现金支出单填写。所需要附件为：发票、采购定单、采购收货统计。 ② 采购需要支付预付款，须填写预付款申请单（严格依据协议付款）， ③ 当货到清款时，将发票、
40、采购订单、收货统计、预付款清款单附后，发票、采购定单、收货统计金额应一致。并根据预付款金额和发票填写单据中对应项目，依据实际情况填写补付金额或退还金额，如有特殊情况需在单据右上角写明。（注意：不许可超订单收货） 差旅类 ① 因为出差须向财务部借款，应先填写预付款申请单，写明出差地点、时间、原因，借款应在回来后三日内归还。借款须将出差申请表附后，作为出差依据。 ② 在报销差旅费时，应先填写差旅费开支明细表，将出差期间发生各项费用进行分类汇总并逐一登入表内。假如出差地点不在同一地域应将所发生费用分开填写差旅费开支明细表，并在开支明细表说明栏里填写出差时间地点。 8、需要尤其注意事项 ①
41、财务备用金账户密码和存折分开保管，不要将密码写在存折上。 ② 购置物品时，让购置人在发票后面写上供给商电话，方便查对，降低报销风险。 ③ 在付款单据中，单位要求收款方应为正当注册企业，发票和收款方不一致情况，须出具证实，双方签字盖章后方可付款。（加盖公章） 注：收款方为个人，且为税务局代开发票，能够不用出具个人证实。 ④ 取得发票，必需是正规发票，发票上加盖发票专用章或财务专用章，无章发票视为无效发票不许可报销。发票抬头，一必需是经过核准企业全称。 注：查阅发票抬头是否正确，假如在名称未核准之前发票抬头一律以“山东银座佳驿酒店”为准； 发票真假查询：—地税：金额较大可去税务局审查
42、 —国税： —电话查询：12366 第五章、酒店开业前准备工作 一、刻制印章 1、事先刻制财务现金付讫章、财务现金收讫章、前台早餐券专用章、酒店销售专用章、前台收银专用章、前台作废章、前台发票未开章、早餐券日期章和酒店因经营需要需刻制其它无立案印章；模板图所表示： 财务现金付讫章 财务现金收讫章 前台早餐券专用章
43、 酒店销售专用章 前台收银专用章 前台作废章 前台发票未开章 早餐券日期章 2、完善酒店印章统计表，由印章保管人在纸质资料统计表保管人处签字确定。 二、备用金领用 1、 前台根据“前台备用金管理措施”领取备用金，并填写“前台收银员备用金确定书”。 2、 餐厅由餐厅值班经理领取餐厅备用金，并填写“餐厅备用金确定书”。 3、 财务随时抽查各部门备用金，确保酒店资金安全。 三、单据及物品领取 1、各部门从财务处领取多种单
44、据及物品时，要在单据及物品领用表上签字。 2、财务助理不定时抽查盘点前台早餐券及会员卡数量，若存在丢失，相关责任人补上对应金额。 四、权限设置 1、酒店总经理会依据经营需要，给前台相关人员部分权限来销售房间及处理客人投诉。 2、为方便审核，向酒店总经理咨询开业后相关人员房价权限及退房时间权限，并立即设置权限范围，经酒店总经理签字后实施。 3、通常情况下，职员房价折扣权限要求以下： 前台职员：92折 值班经理及财务助理：8折 总经理助理：75折 酒店总经理：7折权限及无偿房 注：在上述权限基础上，总经理能够制订对应权限，不过最低不应超出上述权限。 4、参考会员
45、卡及协议单位退房时间来设置前台职员退房时间权限： 普卡：13:00 倍积卡：14:00 金卡：14:00 五、财务助理日常工作 1、将全部日常工作所需表格根据“checklist”依次复制到电脑中。 在导入收入日报表时尤其注意： 收入报表调试，点击存档—生成报表—调试，会出现黄色区域（图），修改黄色区域发送报表所在位置。 上图显示其位置在：E-财务-门店开业报表-收入报表中，若应在财务-报表-收入报表中，即需将“门店开业报表”修改为“报表”即可，待修改完成后重新点击存档，即可生成报表。 2、严格根据“佳
46、驿酒店财务助理操作手册”进行日常工作。 相关注意事项以下： ①在未开立银行账户之前，为确保酒店资金安全，酒店收到全部收入（营业收入、外租区域收入）需天天经过汇款方法汇入总企业（山东银座佳驿酒店）账户中；待银行开户办理完成后，天天收入要立即存入酒店通常户中。 ②天天填写财务备用金日志，做到日清日结。 ③前台备用金每个月最少抽查8次，前台橱窗每个月最少抽查2次，客房/前台/工程仓库一次性用具每个月最少抽查2次，布草盘点每个月最少1次，餐厅值班经理菜品询价每七天最少2次，前台/客房/餐厅/工程物料用具及易耗品每个月盘点1次。 ④每个月25号做好各部门一次性用具盘点，1号做好橱窗盘点而且编制
47、出对应盘点表。 ⑤在月初1号，由门店工程提供截止到上月月底最终一天水、电、气起止码（包含外租区域），据此制作酒店能源报表；总经理助理提供截止到上月月底最终一天客源百分比分析表及中介返佣表。 ⑥布草、工装、客衣洗涤表，能源自报表，橱窗盘点表（次月1号）、行政办公室/前台/客房/工程/餐厅一次性盘点表（25号），财物备用金盘点表（月底），经盘点完成后立即跟进落实纸质资料，经对应人员签字后传输给佳驿酒店财务部。 六、Outlook利用 1、手动配置邮箱用户端： ①打开 Microsoft Outlook，点击【工具】，然后选【帐户】； ②
48、在【帐户】页面点击【添加】，再选择【邮件】； ③选择邮件后出弹出【Internet 连接向导】；首先输入您【显示名】，此姓名将出现在您所发送邮件【发件人】一栏。然后单击【下一步】按钮； ④在【Internet 电子邮件地址】窗口中输入您邮箱地址； ⑤在【接收邮件（POP3、IMAP或H TTP）服务器】字段中输入 ；在【发送邮件服务器(SMTP) 】字段中输入，然后单击“下一步”； ⑥在【帐户名】字段中输入您个人邮箱用户名；在【密码】字段中输入您邮箱密码
49、然后单击【下一步】； ⑦点击【完成】； ⑧在 Internet 帐户中，选择【邮件】选项卡，选中刚才设置帐号，单击【属性】； . ⑨在属性设置窗口中，选择【服务器】选项卡，勾选【我服务器需求身份验证】，点击【确定】。完成 其它设置补充说明： 假如你期望在服务器上保留邮件副本，则在工具-帐户-属性 中，单击【高级】选项卡。勾选【在服务器上保留邮件副本】。此时下边设置细则勾选项由严禁（灰色）变为可选（黑色）。如右图所表示： 2、设置邮箱署名 ： ①在 工具-选项 中，单击【署名】选项卡。单击【新建】按钮，新建一个署名，然后能够单击【重命名】按钮对新建署名进行重命名操作。 ②在下方【编辑署名】位置，选择输入文本署名，或选择从文件中导入文本文档署名，两种方法均可。如右图所表示： ③署名标准，如： 霍爱芹 山东银座佳驿酒店 菏泽中华路店 地址：山东省菏泽市中华西路鸿祥家俱楼
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