技术研发中心采购管理制度样本.doc

湖北中烟工业有限责任企业 综合管理体系文件QHSE/HBZY.CG.JSZ.003-技术研发中心采购管理措施（版本号：A0）-01-01公布 -01-01实施技术研发中心 公布编制和发放：本文件由技术研发中心提出并归口管理。本文件发放范围：技术研发中心。编制张恒审核杨文义同意李丹日期-12-22日期-12-26日期-12-30更改状态序号更改条款更改前内容更改后内容更改人更改日期同意人同意日期QHSE/HBZY.CG.JSZ.003-技术研发中心采购管理措施1 目标规范技术研发中心采购业务行为，明确采购工作职责、程序和方法，提升工作效率和监督力度，保障规范高效地提供技术研发中心业务所需各项物资。2 范围适适用于技术研发中心范围内各类科研仪器设备、化学药品、试验用原辅材料、试验耗材、日常办公用具等采购管理。3 规范性引用文件3.1中国招标投标法3.2湖北省招标投标管理措施4 定义、符号、缩略语无5 职责5.1技术研发中心采购领导小组负责技术研发中心采购工作领导和决议。采购领导小组日常办事机构设在技术研发中心办公室。5.2各部门负责根据本文件要求实施采购工作并负责本部门各项物资使用和管理。5.3技术研发中心廉政监督小组负责监督采购活动。6 管理内容和方法6.1采购申请及审批6.1.1需进行采购时，由使用部门向采购领导小组办公室提出申请汇报（见8.1）。6.1.2采购审核实施分类管理。科研仪器设备由技术研发中心技术委员会审核；日常办公用具项目由技术研发中心办公室审核；其它项目由各部门责任人审核。6.1.3采购审批实施分级审批。10万元以下采购项目由各部门责任人负责审批；10万元及以上采购项目由采购领导小组负责审批。符合企业招标管理办公室审批，报招标管理办公室审批。6.1.4各部门不得将项目化整为零审批。6.2采购方法6.2.1技术研发中心进行采购时可采取招标采购、竞争性谈判、单一起源采购、询价采购四种方法。6.2.2招标采购招标采购指在一定范围内公开货物、工程或服务采购条件和要求，邀请众多投标人参与投标，并根据要求程序从中选择供给商。招标分公开招标和邀请招标两种方法。招标采购根据湖北中烟工业有限责任企业招标工作管理制度实施。6.2.3竞争性谈判6.2.3.1竞争性谈判指经过和最少三家资质合格供给商进行“一对一”谈判，确定供给商。6.2.3.2竞争性谈判形式a）比质比价采购：经过比较供给商所提供产品或服务质量及价格进行竞争性排序后选择供给商。b）资质认证采购：对供给方信誉、产品及服务质量、质量管理水平、产品价格、连续配套供货和发展能力等综合素质进行取证和评价，经过协议形式确定供需双方关系采购。6.2.3.3竞争性谈判采购方法适用条件a）招标后没有供给商投标，或没有合格投标人，或重新招标仍未能进行有效招标；b）技术复杂或性质特殊，不能确定具体规格或具体要求；c）采取招标所需时间不能满足用户紧急需要；d）不能事先计算出价格总额。6.2.4单一起源采购6.2.4.1单一起源采购指直接和唯一供给商进行商务谈判采购。6.2.4.2单一起源采购方法适用条件a）只能从唯一供给商处采购；b）发生了不可预见紧急情况不能从其它供给商处采购；c）必需确保原有采购项目一致性或服务配套要求，需要继续从原供给商处添购；d）年度内已经过招标、竞争性谈判或询价采购程序确定了一次性供货供给商、数量和价格，但年度内出现了两次或以上反复采购需求时，仍选择原供给商对价格进行新谈判。6.2.4.3除车间领用试验原辅材料外，零星采购生产用原辅材料参考“确保和生产采购一致性、和原有采购项目一致性标准”从原厂家采购；紧急零星试验药品及耗材、特殊试验药品及耗材参考“服务配套一致性标准”，从优质供给商处采购。6.2.5询价采购6.2.5.1询价采购指经过向最少三家资质合格供给商询价，选择报价最低供给商进行商务谈判采购。6.2.5.2询价采购方法适用条件：采购物品规格、标准统一，市场上现货货源充足且价格改变幅度小。6.2.5.3常见药品、试验耗材采取询价采购方法，从优价供给商处采购。6.3采购实施6.3.1除日常办公用具由办公室直接实施，其它项目由各部门实施。6.3.2竞争性谈判采购方法实施程序6.3.2.1成立谈判小组。由采购部门、技术研发中心财务科、技术研发中心廉政监督小组等部门代表组成，3人以上单数。其中，使用部门代表不超出组员总数1/3，技术人员不少于1/3。6.3.2.2谈判小组负责联络供给商,审核供给商资质,并依据审核结果确定不少于三家供给商参与谈判并向其发出谈判要求。6.3.2.3谈判小组全体组员集中和单一供给商分别进行谈判。6.3.2.4谈判结束后，谈判小组应要求全部参与谈判供给商在要求时间内进行最终报价，从中选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低供给商，形成采购意见，确定成交供给商。谈判小组应对于谈判过程、谈判结果形成会议纪要。6.3.2.5采购部门向采购领导小组提交推荐意见，经采购领导小组同意后，将结果通知全部谈判供给商。6.3.3单一起源采购方法实施程序采购部门应该会同使用部门、财务科和廉政监督领导小组，在确保采购货物和服务质量前提下，和供给商约定合理价格并形成采购意见报采购领导小组，经同意后方可实施采购，不然将依据廉政监督领导小组和采购领导小组意见和供给商重新协商或取消采购。6.3.4询价采购方法实施程序6.3.4.1参考竞争性谈判采购谈判小组成立询价小组。6.3.4.2询价小组负责联络供给商,审核供给商资质,并依据审核结果确定不少于三家供给商向其询价。6.3.4.3询价小组选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低供给商，形成采购意见，确定成交供给商。6.3.5采购部门依据采购实施情况，对形成或变更意见及决定过程全部应有书面统计（见8.2），统计形式包含会议纪要、谈判纪要、情况说明及汇报等。6.4协议管理设备仪器采购必需签署采购协议。1万元以上、5万元以下经济协议报技术研发中心责任人审核；5万元及以上经济协议报企业律师及审计部审核。协议变更按协议签署审核权限报相关部门审核。6.5物品验收采购物品到货，由使用部门组织验收，并形成验收汇报单（见8.3及8.4）。对于采购总金额5万元以下材料及耗材类采购，且采购物品规格、标准统一，易于验收也可直接在送货单上签字验收。属固定资产类别项目,应办理固定资产转固手续。6.6资料管理采购完成、尾款支付完成，采购部门应将全部采购资料交技术研发中心资料室存档。采购资料包含：申请汇报、采购过程统计、供给商资质证实、供给商提供货物资料、协议及审计资料、验收汇报单、付款资料及其它采购活动记载资料。6.7 监督管理6.7.1任何人及部门不得将采购项目化整为零，或以其它方法规避招标。6.7.2技术研发中心廉政监督小组必需参与谈判及付款等关键采购步骤。6.7.3技术研发中心廉政监督小组不定时对各部门采购项目进行检验审核。6.7.4技术研发中心办公室定时向技术研发中心民主管理委员会通报期内物资采购活动情况。7 相关文件7.1湖北中烟工业有限责任企业招标工作管理制度7.2湖北中烟工业有限责任企业内部审计制度8 统计8.1 JSZ-007申请汇报（无固定格式）8.2 JSZ-008采购过程统计（无固定格式）8.3 JSZ-009技术研发中心仪器设备验收汇报单8.4 JSZ-010技术研发中心材料采购验收汇报单9 步骤图10 附件无