进出口贸易作业标准化手册模板.doc

第二章 进出口贸易作业 标准化手册一、进出口贸易作业标准化手册(范例A) 准备工作营业助理复查上次该用户当面所交代或离京以后电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。1.营业助理对用户所寄来拟在台仿制原样品，如需准备(C S)或报价、确定样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能处理，应立即向主管经理请示怎样处理。2.营业助理需准备用户所欲购项目标最新报价，以满足用户再订购需要。3.营业助理应用户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再和饭店联络，不可有误。 4.营业助理须通知装押助理，最迟于用户来京前一日备妥OOL(O )。5.如需采购部相关科长配合准备工作者，营业助理应即和其联络协调妥善，对大用户来京应预告其到企业日期。 用户当日工作1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时和航空企业机场办事处联络班机确定抵达时间。必需提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来企业。2如用户需赴工厂察看，营业助理应事先和工厂联络，安排行程。3如用户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。 用户来企业当日1.赴机场或饭店接用户前，营业助理应将相关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。 2.如用户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室相关人员准备。3.如需采购部相关科长备询时，营业助理应事先通知待命。 用户接洽业务1.营业部经理及助理陪用户挑选样品。2.经用户挑选有爱好产品，营业助理应立即统计具体资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必需，可和相关科长协调报价。如用户系以CF或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量运费，如该产品用户前曾购置者，则应统计前次厂价和卖价。3.和用户洽谈中，对报价及用户所尤其要求规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应具体列入统计，必需时画上该产品草图。 4.如用户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来样品，留条叮嘱样品室相关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时反复挑选。(保留期限不得超出一星期)。5.如用户不予洽谈或已洽商完成之样品，营业助理应立即叮嘱样品室相关人员归还原处。6.用户如有任何问询应即查核回复，如不能即时回复，也应向用户说明原因并告以何时回复。7.和用户洽谈中，对用户所交代之工作应于下次洽谈前完成。 整理OC或报价单1.应用户需要，将洽谈中有爱好产品，营业助理和采购相关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给用户。2.用户订购产品，营业助理应于用户离企业当日或限期内将OC单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按OC所需份数多加二份。如系CF或CIF时，OC上之材数不予打出。3.营业助理，应立即查对OC是否和底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份OC请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。4.全部寄境外信件，OC或其它一切文件须由营业助理查对，并在寄出之份上经理署名处旁署名，日期，送交主管经剪发出，但报关文件由营业助理于结关前自行查对单价数量，必需在当日内完成。 开境内订单时营业助理应时常查核自存之OC，并立即请主管经理会同相关采购科长发出境内订单，并在存档OC及资料卡或P L上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。1.订单上唛头可采取下列方法：(1)刻章。(2)打字。(3)由营业助理书写清楚。2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，并和原境内订单所留底联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单系原订单号重开，原订单作废”，并于存档OC联及资料卡或P L上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用尤其编号，举例以下： KR1021 (此为改开订单号码) K1021 (此为原订单号码)5.需熏蒸货，外箱上一定要打洞，应于订单上尤其注明，通知工厂。6.如系纺织品订单，亦应于订单上注明需办q才可出口。7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。8.订单一个ITEM在US5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字订单，采购科长应帮助出货，而催货则由营业部负责。9.凡向工厂催货(包含配件及印刷品)一切成败责任由营业助理负责，但装押助理帮助催货。 开妥境内订单1.境内订单开妥后，须校对和OC上所列之包装、数量是否相符。2.开妥境内订单送主管经理核阅署名后：(1)留底联存查。(2)工厂联、签回联及验货联交管理中心。(3)装运联连同OC一份交装押助理保留出货用。(4)签回联逾10天工厂未自动签回时，由管理中心筛选，如该订单单项金额超出US$元或8万元以上，通知相关副(助)理或外务员负责签回(如金额未超出以上金额无须硬性签回)，如超出美金5000元者，务必由各相关科长签回。(5)管理中心收到签回联时，查对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管理中心通知各承接助理再交行政助理处理后转交各相关人员更改样品价格。3.营业助理收到出货样品时，须详查出货样品质量规格是否符适用户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，不然立即请示主管经理怎样处理，验货联由主管经理核阅后收回保留。(1)东北部地域助理取回出货样品，仍交由管理中心销案后，自行保管。(2)送仓库出货样品也需取回，但珍贵及体积太大，助理可自行决定是否取回。4.工厂收到订单要求承接助理改价，须由经理决定不可自作主张。 索取样品1. 用户未订购，但要求样品项目应请示主管经理会同采购相关科长向何家工厂索取样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心，以一联留底。2. 用户已订购者，应按OC境内订单上要求数量向相关工厂索取样品。3.索取样品如紧迫时，以电话和相关工厂及外务员联络。4.关键样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“关键样品逾期追问单”，交相关采购科长采取紧急方法。5.对外务人员交办事项，应随时督促准期完成，如有任何困难时请示主管经理处理。 6.收到工厂样品后应立即具体检验是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并叮嘱注意改善及小心包装。7.向工厂索取样品时，要注明该工厂产品编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。 8.向工厂索取样品时，请勿写用户及地域名称。9.外借样品申请单上一律附上23相片留底。10.内借(暂借)样品应于资料中心登记。11.凡一个ITEM拍成一张相片均以23为主。附件：索取样品职责划分：(1)旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。(2)新样品一律由科长负责索取，所谓新样品包含：用户送来样品(图片)当地无生产者。用户送来样品(图片)当地已经有生产，而本企业尚无者。旧样品但有部分更改者。 寄样品给用户依收到工厂所寄来样品上，贴妥本企业标签，写上ITEM NO品名：1.如以海邮(SEA PARCEL POST)或空邮(AIR PARCEL POST)寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联，在第四联上署名及注明日期交包裹组寄出，将第三联随一样品装入箱内。第一联寄用户，第二联交收发归档，第五联自存。(1)如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向用户索取样品费及邮费。(2)每三个月依自存第五联SAMPLE INVOICE清理用户未寄来样品费邮费或其它费用，打DEBIT NOTE用会计科长名义向用户索取。(3)寄境外包裹，由各助理自行包好，装入箱内。并将相关文件附入箱内，交办事员寄出。(4)如寄出SAMPLE有需办出口配额(q)者，承接助理应尤其注意事先办理。2.如以航空货运方法寄出，应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实之价格)第一联于样品寄出后随函寄给用户，第二联由航空货运企业署名后交秘书室收发人员归档。第三、四、五联于押汇科优点盖企业责任人章及发票章，交航空货运企业，第六联自存。收到航空货运企业提单应即查对航空运费，用户地址及班机是否正确，如有错误，应即通知航空货运企业更正。将航空提单其中一联交稽核，方便每个月由稽核和航空货运企业计算佣金时查对，其它交秘书室存档，如航空运费为本企业支付，须等用户确实收到货物时才可签付运费。3.全部寄出境外样品，须由经理过目，再行寄出。 用户来电来函来样品1.收到用户来电来函，应立即请示经理怎样处理。2.收到用户寄来拟在京仿制样品，或寄来目录相片，其开发报价等，应立即请示主管经理，若有成交订单者，请企业给予奖励。3.主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内所能办理之事先行处理，等主管经理返企业后，再呈报处理经过，如系紧急事项，应设法和主管经理取得联络，方便快速处理。 须经确定样品、印刷品1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外用户确定经过后，立即以企业印妥之表格，寄交工厂及相关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知方便安排出货。2.用户正式确定经过样品，应通知相关外务员或科长，明确规格方便验货。 验货1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地域偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理怎样处理。2.营业助理因处理关键问题须前往工厂时，应填出差申请表返回企业后凭出差汇报表，向总务科请领差旅费。3.全部订单验货联均由管理中心直接寄交外务员，方便帮助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。 申请境外(内)佣金赔偿1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理署名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，方便工厂清款时扣除，如系亲交来京用户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。2.支付境外佣金时必需：(1)和境外企业订有佣金可在任何地点支付契约影印本交会计。(2)每支付前由对方企业来信指定由某人携带该企业开立收据来京支领。3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交相关会计签收一份，另一份交稽核。 对样品处理1.出货样品：营业助理必需取得，并切实负责验货无误后给予自行保管或予补样。2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及责任人姓名及价格资料即送采购部相关科长编资料。3.承接助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。4.有秘密样品(专利或只能卖给专门用户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函科长栏应改填经理名。5.如需向资料中心借出样品时，应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。6.如有不可陈列印刷盒，由承接助理于出货SAMPLE上注明“不可陈列”字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承接助理保管。 注销境内订单1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须具体查对单价、数量及扣款事项并作付款统计后交管理中心查对，无误后署名呈阅经理，并将原境内订单留底上给予注销。2.凡有退关税或退货税工厂在未结关前清款一律保留50(包含送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来确保票。 接到OC和境内订单装押助理收到由营业助理转来OC和境内订单时，应查对OC和境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即和营业助理协调或请示主管经理怎样处理。 签收LC影本1.押汇科长收到LC后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之OC上登记LC号码，SD、VD和金额后，交装押助理。(V )2.LC可能发生问题以下：(1)收到LC时须先查对总金额、数量、单价是否正确。(2)收到LC当日时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。(4)如当地无直接船可抵达港口，需看LC是否能够转船，如不能够需请示主管经理，必需尤其注意出口港不能指定为天津。(5)查对受益人全名、地址有没有错误。(6)查对交易条件系为FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC内容有没有错别字。(8)有没有要求整批或限装货柜或尤其指定船企业。(9)如同一用户有数张LC时须看有没有要求可予合并。(10)如LC直接由境外用户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行查对其签字是否符合。(11)如远期付款之LC应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经理。(12)如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。 装船通知单1.依据境内订单要求交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员汇报或直接和工厂联络后填写装船通知单。送货柜场者：共四联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联： (1)寄相关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、 净重、毛重、体积、未能准期交货原因后寄回经理，再交装押助理协 调安排出货。 (2)如每一ITEM超出美金5千元者，第二联交相关科长，第三联仍寄 交交外务员。第四联：装押助理存查。货送仓库者：填“送仓装船通知单”，共二联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。第二联：装押助理存查。如关键订单未能准期交货，得填写“关键订单逾期追问单”交相关科长帮助处理。2.如境内订单要求收到LC后才通知生产者，收到LC当日即发出装船通知单上注明“LC已收到”船期通常以SD期限前三星期为宜。(弹性应用)( )3.如境内订单要求须等样品确实经过才生产者，当收到用户确定或回电时，由营业助理填写确定函交工厂，并将留底联交相关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，方便安排船期。4.如出口美、日地域，应将经济部商品检验局原料起源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，方便向“经济部”商品检验局申请产地证实书。5.需确实注意出口货物是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后和相关工厂办理手续。 催货1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。2.退税资料寄回本企业时，应先通知工厂填写承接人姓名，不然常常很多助理有同一家工厂货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税麻烦。 收到仓库送来进货单1.装押助理收到进货单应立即查对所列之唛头、数量、包装情况是否和境内订单符合，如需更正立即通知仓储科优点理。2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订“营业部订单货款支付核准单”。 3.如未通知送货柜场而私自送到仓库，应扣运费。 签署SO1.依据出货明细表及境内订单装运联所表示大约材数计算体积重量。2.向拟装运之船企业或报关行查询是否确实签到SO( )。3.船期如有提前或延后，应立即和工厂联络务必配合。4.打SO时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船企业重打，浪费时间。5.签SO时间应提早一星期或两星期，或事先以电话和船企业联络订船位。6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超出船企业所要求重量，如超出时应立即请示主管经理处理。 结关前1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，方便送货(货未到还未验货，应在明细表上注明)。2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，方便立即通知卡车，货未到或还未验货必需在明细表上注明。3.须亲密注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂，须在出货明细表上注明。5.打P L六份，并于其中三份抬头改成I并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同P L三份和I二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份I自行留底。6.出口登记本上所列要求送件日期及估计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写原因。7.送货当日早上必需联络工厂确定出货时间，卡车号码及抵达时间，等确定时立即通知报关行。8.结关当日如没有工厂确定能够出货把握者，须立即修改资料，勿将该货报关。9.货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有统计，并于签署单支付核准单时填上应扣数目，注意清款时扣除。10.装押助理如当日有结关之货，须算全部货确实抵达并报关完成，才可下班。11.装押助理必需待进货柜场货确实已送达无误才可制“营业部订单货款支付核准单”。12.工厂出货发票一定要开送货当日之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当日发票，不可延迟于送货后日期。13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律临时保留50，并于货款支付核准单上注明此点。 结关后1.装押助理须查询报关行及船企业，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承接会计，另一份送管理中心，并将营业部订单货款支付核准单交营业助理。2.催CBC必需确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，不然须向主管经理报备。3.于CBC抵达后，如要办理经济部产地证实书，须附上I一份，工厂已盖好章原料来料加工切结书一份，及CBC副本一份送交报关行，方便办理产地证实。4.在拿BL前须将SO留底正确无误一份交报关行，方便到船企业拿BL时查对。 5.在收到BL时立即查对材数和运费和内容有没有错误，是否符合。(Bll )6.BL如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交相关会计，如经理不在，为争取时间，可凭装押助理署名，即送会计付款，事后由会计送各经理、副经理、助理补签。7.将押汇文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表I，BL各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长，将必需文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超出七天，如有延误需写原因，并须扣各经理薪金，并处罚装押助理。8.押准文件存档联及寄交用户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明“归档”，交收发中心。9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条，出货明细表，I及BL各一份送交相关会计。 打OOL视用户或经理需要，装押助理应按所办用户，会同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。 收到仓库存货周报表仓储科须于每七天一早晨十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥LC期限栏及装船日期栏，并查对数量、唛头、厂商无误后交营业助理查对，于每七天二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立即去电话和仓储科长联络查明。 申请L LC1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理署名核准交汇科长申请，在开发当地信用状申请书上须注明开给哪家工厂，手续费是否从工厂扣除。2.押汇时L LC影本一份需送交科长。 货完全出清时1.境内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行销毁。2.LC影本待货完全出清不再使用时，应立即交汇科长，定时焚毁。 核签报关费 1.查对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行反复清款。2.报关费如超出要求费用时，应签请经理核准。