公司总务采购流程教材模板.doc

第三章-MM03_总务采购步骤1. 步骤说明此步骤是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷 、培训服务请购单实施采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动指派供给商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采购汇同相关专业技术部门进行供给商选择并确定合理价格。当采购订单价格大于采购申请单价，需经过申请部门主管确定后，更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供给商，并得到供给商确实定。本步骤包含9种情形：采购申请自动指派供给商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒绝报价作业；更新采购信息统计；维护货源清单。注意事项：1. 采购申请自动指派供给商；采购申请自动转成采购订单；更新采购信息统计；维护货源清单，是针对备品备件采购所实施动作。2. 在更新采购信息统计前，需填写SAP系统采购信息统计维护申请表，并得到申请部门主管和总务主管确实定。3. 现阶段，对包含专业性采购，如广告投放/型录印刷、培训服务等采购，由相关技术部门确定供给商和价格，由总务部采购依据相关技术资料、支持文件和采购申请在系统中创建采购订单。2. 步骤图3. 系统操作3.1. 操作范例例1：自动指派供给商：将采购申请18000031指派供给商11000008例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO例3：显示PO：例4：实施彩电询价作业例5：实施供给商（11000046）彩电报价作业例6：实施彩电价格比较作业例7：更新物料1031采购信息统计，采购信息统计由6.84元变成5元例8：维护物料1033货源清单3.2. 系统菜单及交易代码例1：自动指派供给商：将采购申请18000031指派供给商11000008后勤物料管理采购采购申请后继功效交易代码：ME563.3. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明资料范例采购申请采购申请是指所要自动指派供给商采购申请号码，总务类采购申请ZB号码分配是从18000000 到18999999采购申请自动指派供给商所要满足条件：l 物料主档中采购数据中自动采购订单打l 供给商主档中采购数据中自动建立采购订单l 供给商和物料必需要有信息统计l 物料必需有货源清单18000031采购组采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501工厂工厂是挂在企业下面，它能够是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00排序标识系统自动会指定标识1，排序标识是指对采购申请单根据标识进行自动排序1：按采购请求号和项目进行排序清单范围系统自动会指定AA 3-行 + n 指定按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例自动分配按菜单栏上键，系统自动指派供给商，并带出信息统计供给商11000008信息统计信息统计是为采购提供货源信息。它说明供给商和物料或服务关系，而且帮助采购员确定供给商提供货物情况。例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO路径：后勤物料管理采购采购申请建立采购订单交易代码：ME59栏位名称栏位说明资料范例采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501供给商此栏位为必输项；供给商是物料或服务采购起源，在SAP系统中是财务管理和物料管理基础数据，总务类供给商代码设置为8位数字，共分为两类，长久供给商设置为11xxxxxx；一次性供给商设置为99xxxxxx、内部供给商设置为15xxxxxx。11000008工厂此栏位是必输项，工厂是挂在企业下面，它能够是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00测试运行把PR自动转成PO，进行试验性测试运行按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例消息消息是指将PR自动产生PO，在测试运行后，系统自动产生消息。测试运行成功按（上一页）键进入上一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501供给商此栏位为必输项；供给商是物料或服务采购起源，在SAP系统中是财务管理和物料管理基础数据，总务类供给商代码设置为8位数字，共分为两类，长久供给商设置为11xxxxxx；一次性供给商设置为99xxxxxx、内部供给商设置为15xxxxxx。11000008工厂此栏位是必输项，工厂是挂在企业下面，它能够是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例消息将PR自动转成PO，并采购采购订单号码点击（PO号码）进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购申请指采购订单是依据采购申请18000031生成18000031例3：显示PO：路径：后勤物料管理采购采购订单交易代码：ME22栏位名称栏位说明资料范例采购订单此栏位为必输项，输入所要显示采购订单号码 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购订单显示PO全部信息选择采购订单行项目，点击，查看采购订单历史。栏位名称栏位说明资料范例GRGR，指对采购订单收货情况。IR-LIR-L，指针对采购订单收货发票开立情况。例4：实施彩电询价作业路径：后勤物料管理采购询价/报价询价交易代码：ME41栏位名称栏位说明资料范例询价类型此栏位为必输项；询价类型共分为2类：AN为询价，AB为GP 投标需求，系统自动指定为ANAN询价语言代码系统自动指定为ZHZH询价日期此栏位为必输项；输入进行询价日期，格式为YY/MM/DD/03/05报价截止日期此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式为YY/MM/DD/03/12采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，和供给商协商采购条件。采购组织负责为指定工厂购置物料和服务。总务类采购组织为FG01。FG01采购组此栏位为必输项，这里采购组通常是指进行询价人，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例企业代码此项为必输项，企业代码是在一个集团下含有自己资产负债表各法独立单元，是财务关键组织单元。F001按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例短文本此栏位为必输项；短文本是指对所要询价物料型号、规格、品名等具体描述彩电询价数量此栏位为必输项1OUn此栏位为必输项；是指物料询价定单单位PC交货日期此栏位为必输项；是指要求供给商交货期限：格式为YY/MM/DD/04/31物料组此栏位为必输项；物料组指对相同属性物料或服务，把它们组合成为一组。50514在菜单拦中，进入下一画面。栏位名称栏位说明资料范例供给商自动进入供给商地址画面，选择供给商，系统自动带出供给商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息例5：实施供给商（11000046）彩电报价作业路径：后勤物料管理采购询价/报价报价交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价此项为必输项，请输入询价号码，询价单号码设置为10位，以6打头。按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例净价此栏位为必输项；请输入供给商11000046报价，此价格为不含税价。净价：1800元例5：实施彩电价格比较作业路径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较交易代码：ME49栏位名称栏位说明资料范例采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，和供给商协商采购条件。采购组织负责为指定工厂购置物料和服务。总务类采购组织为FG01。FG01报价此栏位为必输项，请输入报价单号码到按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例报价三家供给商报价，从小到大进行排列，可看出最低报价是上海良木家俱，最高价格是上海汇兴实业例7：拒绝报价：路径：后勤物料管理采购询价/报价交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价此栏位为必输项，请输入询价单号码按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例R此栏位为拒绝某供给商报价必输项，R是指拒绝标识按键，系统显示询价 报价被维护信息。例8：更新物料1031采购信息统计，采购信息统计由6.84元变成5元路径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价请输入依据询价单来更新采购信息统计询价单号码按或键进入下一个画面。选择行项目，鼠标点击2下进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例信息统计更新此栏位为必输项，请选择参数A或B或C。信息统计分为基础数据和组织数据。基础数据用于信息统计全部组织等级上。组织数据用于各个采购部门或工厂。信息统计能够得到附加信息：l 目前和未来价格和条件l 最新一次采购订单编号l 物料描述：即在采购订单中描述l 某种物料订单统计l 不一样供给商提供物料价格历史情况l 供给商评定系统A按键，系统显示询价 报价被维护信息。例9：维护物料1033货源清单路径：后勤物料管理采购主数据货源清单交易代码：ME01栏位名称栏位说明资料范例物料此栏位为必输项；请输入所要维护货源清单物料号码1033工厂此栏位为必输项；工厂是挂在企业下，它能够是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处等。总务类工厂为FZ00FZ00按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例有效从此栏位为必输项；资源清单统计使用期从-时间开始/03/07有效至此栏位为必输项；资源清单统计使用期到-时间终止/03/07采购此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，和供给商协商采购条件。采购组织负责为指定工厂购置物料和服务。总务类采购组织为FG01FG01供给商选择物料所提供供给商号码11000033FIX物料固定货源Blk供给源冻结按键，系统显示改变货源清单信息。