IT产品分类与管理标准.doc

IT产品分类与管理标准

20
2020年5月29日
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IT管理标准
1 范围
1.1 IT(Information Technology,即信息技术,以下简称IT)管理的对象主要包括专业自动化办公设备、常见自动化办公设备、移动办公设备、耗材配件、局域网操作、互联网操作、ERP远程接入、数据和网络安全、耗材定额、公司文件上网、计算机密码以及系统软件和应用软件。
1.2 适用于集团各中心、各子公司(以下简称”各单位”)。
2 职责
2.1 集团领导负责IT产品的采购审批。
2.2 行政中心信息部
2.2.1 负责公司计算机的管理工作。
2.2.2 负责公司专业自动化办公设备(如服务器、网络设备等)和软件的采购。
2.2.3 负责办理公司专业自动化办公设备和软件的入库和出库手续。
2.2.4 负责办理公司专业自动化办公设备和软件的采购结算事宜。
2.2.5 负责公司IT产品的安装、配置、维护及维修。
2.2.6 负责统计各子公司、各中心耗材的消耗情况,次月月初编制报表交财务中心。
2.2.7 负责为访问服务器和访问互联网的员工分配权限,为对外联系的员工开通MSN或阿里旺旺等聊天工具的使用权限。
2.2.8 负责监控员工的网络行为,向员工本人及所在单位领导反映其上网违纪情况。
2.2.9 负责上传各单位相关文件至公司内部的网站。
2.2.10 负责计算机系统、数据及网络安全维护。
2.3 顿力实业

2.3.1 负责常见自动化办公设备和耗材配件的采购。
2.3.2 办理常见自动化办公设备的入库和出库手续,抄送计算机配件和耗材的库存情况至行政中心信息部。
2.4 使用单位
2.4.1 负责本单位专业自动化办公设备、常见自动化办公设备、移动办公设备的采购申请、报修、保管和维护保养。
2.4.2 负责本单位专业自动化办公设备、常见自动化办公设备、移动办公设备、计算机配件和耗材的领用。
3 规范性引用文件
3.1 <合同管理制度>
3.2 <招标管理制度>
3.3 <采购管理制度>
4 IT产品分类及采购归口管理
4.1 常见自动化办公设备
4.1.1 常见自动化办公设备主要包括电脑、打印机、传真机、复印机、数码相机、摄影机、及其相关设备等。
4.1.2 常见自动办公设备由顿力实业负责采购和办理采购相关手续,具体的配置或技术参数由行政中心信息部提供和审核,对市场价格提供咨询支持。
4.2 专业自动化办公设备
4.2.1专业自动化办公设备是指服务器、UPS及与网络工程相关的专业性很强的网络设备等。
4.2.2 专业自动化办公设备由行政中心信息部负责所有采购相关工作,具体流程参照<合同管理制度>、<招标管理制度>、<采购管理制度>规定,即应提供不少于3家供应商报价表进行合同评审或者招标形式进行采购。
4.2.3 采购时供方必须是一般纳税人,须提供17%的增值税含税价发票,当不能取得时必须按照发票管理的相关流程执行。
5 专业自动化办公设备的管理
5.1 专业自动化办公设备的采购
5.1.1 使用单位填写<非生产性物资采购审批单>报本单位领导审批。
5.1.2 行政中心信息部核价。
5.1.3 集团领导审批。
5.1.4 行政中心信息部会同使用单位进行选型和落实设备投资数额。
5.1.5 行政中心信息部根据申请单位的需要联系供应商。
5.1.6 行政中心信息部协同相关部门对购销合同进行评审或组织进行招标。
5.1.7 行政中心信息部实施采购,落实发票相关事宜。
5.2 专业自动化办公设备的入库
专业自动化办公设备在设备验收经过后,由行政中心信息部将设备入物资仓库。
5.3 专业自动化办公设备的出库
物资仓库在设备入库后,应及时通知使用单位开具<物资领用单>将所需的设备领用出库。
5.4 专业自动化办公设备的安装调试
设备到达公司后,由供应商进行安装调试,调试完由行政中心信息部会同使用单位进行验收,同时行政中心信息部建立<计算机硬件台账>。
5.5 专业自动化办公设备的维护保养
5.5.1设备由指定的负责人进行保养,在保内能够要求供应商提供维护和保养服务
5.5.2 因违规操作,任意更改设备设置,下载和安装与工作无关的软件造成设备故障或病毒感染,由此引起的一切费用由责任人承担。
5.5.3 设备使用人应将设备运行中出现的不正常情况及时向行政中心信息部报告,以便行政中心信息部及时进行处理。
5.6 专业自动化办公设备的维修
5.6.1 使用单位发现设备故障后,应及时与行政中心信息部联系,由行政中心信息部处理。行政中心信息部能自行排除故障时应及时排除;无法排除或需更换零配件时,联系专业维保单位进行维修。
5.6.2 维修设备的故障原因、维修时间、责任人,更换的配件等情况,由行政中心信息部进行记录,并建立台帐。
5.6.3 维修产生的费用按财务规定和维保合同规定及时审核发票和办理付款手续。
5.7 专业自动化办公设备的报废
5.7.1 使用单位填写<物资报废申请表>,注明申请报废的办公设备的名称、规格型号、单位、数量、报废理由等等。
5.7.2 使用单位领导根据该设备的实际使用情况进行单位内审批。
5.7.3 行政中心信息部对报废设备进行鉴定,以确定该设备是否能够报废。
5.7.4 财务中心成本组对报废设备的成本摊销情况进行综合考虑,以确定是否应该报废。
5.7.5 集团领导对使用单位、信息部和财务中心的意见进行综合,最终确定是否报废该设备。
6 常见自动化办公设备管理
6.1 常见自动化办公设备是指计算机、打印机、打字机、复印机、扫描仪、传真机及其相关设备等。
6.2 常见自动化办公设备的采购
6.2.1 使用单位填写<非生产性物资采购审批单>报本单位领导审批。
6.2.2 行政中心信息部核价。
6.2.3 集团领导审批。
6.2.4 行政中心信息部会同使用单位进行选型和落实设备投资数额。
6.2.5 顿力实业根据申请单位的需要联系供应商。
6.2.6 顿力实业实施采购,落实发票相关事宜。
6.3 常见自动化办公设备的入库
常见自动化办公设备由顿力实业直接入物资仓库。
6.4 常见自动化办公设备的出库
物资仓库在设备入库后,应及时通知使用单位开具<物资领用单>将所需的设备领用出库。
6.5 常见自动化办公设备的安装
使用单位领取常见自动化办公设备(如计算机或打印机)后,通知行政中心信息部进行设备安装及调试。行政中心信息部在安装后建立<计算机硬件台账>。
6.6 常见自动化办公设备的维护保养、维修和报废参照专业自动化办公设备的相关规定执行。
6.7 常见自动化办公设备的成本控制
6.7.1 计算机成本控制:为了考虑到公司计算机的综合成本(包括硬件和软件),在计算机的采购过程中,尽量考虑购买品牌机,经过购买正版授权来保证公司计算机的正版操作系统,同时计算机的维修也得到了保障。
6.7.2 打印机成本控制:激光打印机耗材的成本比喷墨打印机要省,而且故障率也相对较少。没有特殊要求的情况下,尽量考虑购买激光打印机。同时加强管理,将打印机的耗材消耗列入耗材定额管理中,耗材费用的超支部分将对单位负责人进行考核,具体考核详见该年度定额考核办法。
7 移动办公设备的管理
7.1 移动办公设备是指移动硬盘、数码相机、投影仪及其附属设备。
7.2 移动办公设备采购、入库、出库按常见自动化办公设备的操作办法执行,同时行政中心信息部应建立<移动设备台账>,登记保管单位或指定的保管人。
7.3 移动办公设备使用、借用和保管
7.3.1 移动办公设备由指定单位或指定人员保管和使用。
7.3.2 若公司内部其它人员须使用时,可向保管单位人员借用,保管单位人员应做好借用登记。借用归还时,保管单位人员应对设备进行全面检查,确保其完好无损。
7.3.3 若设备在使用或借出过程中发生损坏,保管单位或人员应写出报告说明损坏情况和损坏原因报行政中心信息部,由行政中心信息部调查后作出处理意见。若损坏隐瞒不报,一经发现将对保管单位负责人或保管人做出从重处罚。
7.3.4 非公司内部人员一律不准借用。
7.3.5 移动办公设备的使用须严格遵守产品说明中的要求,爱护使用。
7.4 移动办公设备的维修按专业自动化办公设备维修办法执行。
7.5 移动办公设备的报废按专业自动化办公设备报废方法执行。

8 耗材和配件的管理
8.1 耗材包括硒鼓、墨盒、墨水、碳粉、色带等,配件主要包括办公设备、移动办公设备的配件。
8.2 耗材和配件的采购
8.2.1 耗材和配件由顿力实业按照实际使用需要和库存量进行统一安排采购,采购应控制合理库存并建立台账。
8.2.2 常见必备耗材配件,物资仓库最低储存量为2件,若物资仓库发现已无库存应立即通知行政中心信息部,由行政中心信息部填写<物资计划采购申请单>通知顿力实业安排采购。
8.2.3 不常见的耗材配件,使用单位应关注明其使用期限,提前开出采购单,提交顿力实业安排采购。
8.3 耗材、配件的保管和领用
8.3.1 耗材和配件采购后,由顿力实业直接入库,物资仓库统一保管,行政中心信息部统一调配。物资仓库必须建立台帐,登记入帐。
8.3.2 使用单位须领用配件和非低值易耗的耗材(主要指硒鼓)时,应开具<物资领用单>,经单位负责人签字后交行政中心信息部鉴定,签字同意后方可领用;低值易耗的耗材经使用单位的领导签字后可直接到物资仓库领取。配件由行政中心信息部为使用单位安装与更换。
8.3.3考虑到成本的前提下,在各单位领取原装硒鼓的时候就贴上单位的标签,在该硒鼓的粉显示用尽时由行政中心信息部进行确认后方可更换,换下来的硒鼓在加粉后依然发给该单位使用。新的原装硒鼓用完后可加2～3次粉,进行重新利用,由行政中心信息部取回原鼓安排加粉;大部分的黑色墨盒都能够重新加墨,以延续该墨盒的寿命。
8.3.4复印机放置在前台,复印工作由前台来完成,所有的复印数量都必须登记台帐入册,在资料复印完毕,前台通知使用人前来领取资料。对于涉及机密的文件资料,能够由本人复印,可是复印过程必须由前台进行监督。另一台复印机能够放置于复印量相对较大的营销中心,比须指定人员进行复印,以备在月底供行政中心信息部耗材支出统计和分析所用。
8.4 耗材的定额管理
8.4.1 行政中心信息部在年底前结合本年度耗材配件的使用情况及各单位的实际使用情况,确定下一年度各单位耗材定额。如遇特殊情况(指的是某一单位连续三个月均超支100元以上的)需追加定额时,由所在单位申请、单位负责人审核、行政中心信息部严格把关进行核准、集团常务副总裁审批后,方可予以调整。
8.4.2 耗材定额管理实行领导负责制。各单位负责人务必要树立成本意识,从严控制耗材的非生产性费用的支出。由行政中心信息部对各单位每月的耗材金额进行统计,并按季度实施考核,具体考核办法详见当年的定额考核办法。
8.4.3如单位的组织机构设置有变动或单位内人员有变动的,由行政中心信息部按一定的额度予以相应的调整。
8.4.4 凡有人员调离本单位时,其所使用的耗材不得带走,由所在单位保管,可在今后新增人员时继续使用。
8.5 耗材和配件的报废
8.5.1 使用单位对需申请报废的耗材或配件的使用情况向行政中心信息部进行说明,申请报废。
8.5.2 行政中心信息部对申请报废的耗材或配件进行鉴定,以确定是否能够报废。
9 软件管理
9.1 软件主要是指系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统软件(如Windows XP、Windows server 等);应用软件主要包括(Microsoft office 、AutoCAD 、CAXA 电子图板 、网络岗和瑞星网络版杀毒软件等)。
9.2 软件的采购、入库、出库参照专业自动化办公设备的采购、入库和出库操作方法执行。
9.3 软件的安装
软件采购到位后,由行政中心信息部为使用单位进行统一安装,安装后行政中心信息部建立<计算机软件台账>,软件的安装源程序必须由行政中心信息部统一保管。
9.4 软件的配置
在软件安装完成后,行政中心对软件进行系统配置,为使用人员设置相应的权限,向使用人员讲述软件的使用方法和注意事项。
9.5 软件的维护
当使用单位发现软件在使用过程中发生故障且自己不能解决时,须及时与行政中心信息部进行联系,由行政中心信息部处理故障。
10 局域网操作管理
10.1 公司网络服务器对保存在服务器的共享资料进行权限控制。所有经公司批准的上机操作人员,行政中心信息部为其设置权限后都会提供唯一的识别编码号作为身份确认的标识。
10.2 为保证权限控制正确有效,各人的识别编码号和密码不得借给她人使用。特别是权限较大的单位负责人更应特别注意,若发现自己密码泄露,应立即与行政中心信息部联系,更改密码。
10.3 若某单位有新员工进入且该单位负责人确认新员工需使用服务器上的共享资源时由单位负责人将新人姓名上报行政中心信息部,行政中心信息部根据单位要求,给予新员工识别编码号。新员工不得借用她人的识别编码号冒名使用共享资源。每个员工登录服务器的识别编码在公司的内部网上能够查到。
10.4 局域网内的计算机均要求采用公司形象宣传页作为桌面背景,由行政中心信息部在安装系统时统一设置。各计算机使用人不允许擅自改变墙纸设置。
10.5 局域网内的所有计算机均必须安装网络版杀毒软件。杀毒软件由行政中心信息部统一购买和安装。
11 互联网操作管理
11.1 员工上网资格审批
11.1.1 因工作关系,需新开通互联网,由本人填写<员工上网审批单>,说明理由,经所在单位负责人审核,并报行政中心信息部审批。
11.1.2 员工调整工作岗位,上网资格须重新审批确认。
11.2 访问网站要求
11.2.1 工作期间,员工只能浏览与工作相关的网站。
11.2.2 为方便一些特殊岗位员工经过互联网获取信息和查询资料,所在单位可根据工作需要,提出对一些特种网页的浏览申请,经行政中心信息部审核批准后予以开通。
11.2.3 任何时候,任何人不得利用集团网络登录游戏网站,不得下载和使用游戏、影视视频软件。
11.2.4 任何时候,任何人不得利用集团网络登录色情及黑客相关网站(页);
11.2.5 上班期间,任何人不得利用集团网络登录股票或基金专业网站,不得下载和使用股票软件。
11.2.6 销售业务员因工作需要经批准后可使用MSN(外销)、阿里旺旺(内销)聊天软件;采购业务员因工作需要经批准后可使用阿里旺旺聊天软件。
11.2.7 罚则
违规上网行为
次数
处罚标准
1.未经核准擅自上网或开通聊天软件;
2.违反本规定9.2.1
1
IP警告
2
IP公告
3
罚款200元,取消上网资格

违反本规定9.2.3和9.2.5
未造成网络故障
1
IP公告
>1
取消上网资格。
造成网络故障
1
赔偿经济损失,取消上网资格
>1
赔偿经济损失,调离工作岗位
违反本规定9.2.4
未造成网络故障
1
罚款500元,取消上网资格
造成网络故障
1
罚款1000元,赔偿经济损失, 取消上网资格,调离工作岗位
11.3 公司在监控服务器上安装有网络监控软件,对局域网内公司计算机的所有网络行为进行实时监控。若发现有网络违纪行为,立即向违纪人员及所在单位负责人进行通报,由单位负责人进行调查处理。若某单位多人共用一台计算机,发现该计算机有违纪行为,且查不到是哪个员工违反网络纪律,就追究该单位负责人管理不严的责任,并视情节轻重对单位负责人采取相应的处罚措施。
12 ERP系统远程接入
12.1 ERP系统即顿力集团信息系统,现已启动销售、生产、仓储、财务及其它功能模块,当前都已正常运行。
12.2 为了方便员工在外地也能够访问公司的ERP系统,现已开放远程登陆功能,员工的计算机注册后即可经过互联网登陆到ERP系统中。
12.3 ERP系统的注册和登陆
12.3.1 需在异地登陆公司ERP系统的员工填写,申请外网登陆ERP系统。
12.3.2员工可将需在异地登陆的计算机MAC(物理)地址发给管理员,由管理员进行注册。
12.3.3 员工选择登陆方式(即内网和外网),然后输入登陆的用户名和密码即可正常登陆到公司的ERP系统中。
12.3.4 员工在异地登陆ERP系统后,即可像在在地操作ERP系统一样进行正常操作。
13 安全管理
13.1 安全管理包括数据安全管理和网络安全管理。
13.2 数据安全主要是指本地数据或在传输中的数据不被外界所窃取或恶意篡改,特别是数据库的安全;网络安全主要是指抵御来自外部网络攻击的能力,即保证本地网络不被来自外部网络的攻击所攻破,从而使本地的数据全面暴露在表面。主要是指黑客攻击和来自竞争对手的攻击。
13.3 公司现已对数据库进行加密来保证数据的安全,任何来自外部访问数据库的访问都被拒绝或无法直接获得数据库中的数据,其它重要数据也在服务器中保留备份,以防止本机数据丢失而导致严重的后果;同时还增加了硬件防火墙来保证公司网络的安全,从而大大加强了公司网络的可靠性,也为数据安全增加了一道安全屏障。
14 文件上网管理
需在公司的局域网上公布的文件,经发文单位文秘部门负责人同意后,提交行政中心信息部,由行政中心信息部在局域网上予以公布。
15 密码管理
15.1 凡因工作需要,在计算机上设置密码的,须将密码告知行政中心信息部。当更换密码时,须及时通知行政中心信息部。行政中心信息部应对相关人员的密码设置情况进行登记。
15.2 除经集团领导授权能够查询她人计算机外,其它任何人无权擅自使用她人计算机。
15.3 邮箱密码都统一由行政中心信息部在建立邮箱的时候进行设置的,密码为员工身份证号码的后六们,带”X”的身份证号为”X”前面的六位。如果需要修改密码能够登陆进行修改,改后应通知行政中心信息部已改过密码
15.4 员工一律不得在公司计算机上设置CMOS密码,一经发现从严处理(取消该员工的计算机使用资格)。
16 相关记录
16.1 Q/DL 675- <物资领用单>
16.2 Q/DL 658- <非生产性物资采购审批单>
16.3 Q/DL 658- <物资计划采购申请单>
16.4 Q/DL 658- <物资报废申请表>
16.5 Q/DL 65××- <员工上网审批单>
16.6 Q/DL 65××- <计算机硬件台账>
16.7 Q/DL 65××- <计算机软件台账>
16.8 Q/DL 65××-
17 解释权
本管理标准由集团行政中心负责解释。