会议流程-.ppt

会会议的接待与服的接待与服务Conference reception and service1工作流程工作流程1 会前接待2 会前准备3 会中、后服务4 会议结束5 服务中的注意事项2131会前接待会前接待 接到会接到会议通知通知单后确后确认出席会出席会议的人数，会的人数，会议类型、名称，主型、名称，主办单位，会位，会议日程安排，会日程安排，会议的的宾主身主身份，会份，会议标准，会准，会议的特殊要求及的特殊要求及与会者的与会者的风俗俗习惯。调配人配人员、分、分工工负责。会前，会。会前，会议主管要向参加主管要向参加会会议服服务的所有人的所有人员介介绍会会议基本基本情况，情况，说明服明服务中的要求和注意事中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自都清楚地知道工作的整体安排和自己所己所负责的工作，按照分工各自的工作，按照分工各自进行准行准备工作。工作。141会前接待会前接待 预留留页 如果如果5 5、6 6之之间还需要添加需要添加 复制复制 左左侧幻灯片幻灯片 在在 5 5、6 6之之间点一下点一下 然后然后粘粘贴 需要什么直接修改改文字需要什么直接修改改文字不需要直接不需要直接删除除这个幻灯片个幻灯片 右右键左左侧5 5号幻灯片号幻灯片 选择删除幻灯片（或按除幻灯片（或按DeleteDelete）1526座椅的座椅的摆放放检查会会场整体是否符合会整体是否符合会议摆台台标准：台面要整准：台面要整洁，台布、，台布、椅套、台裙要挺括无椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干，各种用具干净、齐全，全，摆放符合放符合摆台台标准。准。横幅、指示牌横幅、指示牌核核对会会议横幅、指示牌内容、横幅、指示牌内容、时间同会同会议通知相符并放置指通知相符并放置指定位置。定位置。7设备的的检查、调整整确确认会会议设备就位及清就位及清洁无无污，如：舞台、，如：舞台、讲台台/讲台台矿水水及杯具、及杯具、讲台花、激光笔、白板（台花、激光笔、白板（红/蓝/黑黑3色色马克笔）、克笔）、投影屏幕、写字板。投影屏幕、写字板。调试好相关好相关设备如：如：话筒、多媒体投筒多媒体投影影仪、音响、空、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由（无瞎灯，可自由调节）确确认会会议厅内各种用具和内各种用具和设施符合会施符合会议通知通知单要求（要求（签到到台台/椅、椅、签到簿到簿/笔、笔、签到台高插花、会到台高插花、会议桌、椅桌、椅/椅套、台椅套、台布、台裙、台卡、水杯布、台裙、台卡、水杯/矿水、水、纸杯杯垫/杯盖、盖杯杯盖、盖杯/茶叶、茶叶、暖水暖水壶、烟缸、毛巾、烟缸、毛巾/毛巾碟、毛巾碟、纸/笔、笔、银盆、皮盆、皮垫、糖、糖、鲜花和花和绿色植物）色植物）839设备的的检查、调整整1、服、服务人人员主主动询问主主办方或方或负责人会人会议厅内内灯光需求、背景音灯光需求、背景音乐要求、确要求、确认会会议人数、确人数、确认茶歇茶歇时间，做到心中有数。，做到心中有数。2、当客人来到会、当客人来到会议厅时，礼貌，礼貌热情地向客人情地向客人问好，指引入座。好，指引入座。3、询问客人是否需要衣帽服客人是否需要衣帽服务，提供寄存服，提供寄存服务时提示客人手机、提示客人手机、钱包等包等贵重物品不要放在衣服重物品不要放在衣服内，箱、包内，箱、包类物品到指定寄存物品到指定寄存处存放。存放。4、服、服务人人员再次确再次确认话筒是否开启状筒是否开启状态（以防（以防其他原因关其他原因关闭），尤其主席台需特），尤其主席台需特别关注。关注5、V.I.P.会会议客人，迎客人，迎宾员热情引入情引入V.I.P接待接待厅（如（如认识可称呼可称呼领导姓名），同姓名），同时提供衣帽服提供衣帽服务。10设备的的检查、调整整6、先到达的客人入座后，提供茶水服、先到达的客人入座后，提供茶水服务。主席。主席台客人入座，要提供拉椅服台客人入座，要提供拉椅服务，紧接着斟倒茶水。接着斟倒茶水。7、V.I.P.客人出客人出V.I.P厅步入会步入会场时，迎，迎宾员指引指引带入会入会场（行（行进时保持保持2米左右米左右间距）。距）。8、服、服务人人员根据会根据会议进程，程，进行灯光行灯光调节，确，确保灯光达到会保灯光达到会议要求。要求。9、客人入座后开始冲泡茶水，会、客人入座后开始冲泡茶水，会议开始后十分开始后十分钟进行第二次茶水的行第二次茶水的补充，以后每充，以后每间隔隔20-30分分钟左右左右为客人斟添茶水、更客人斟添茶水、更换烟缸，服烟缸，服务动作要作要轻、稳，按上茶服，按上茶服务规范范进行，特殊情况按客人行，特殊情况按客人要求服要求服务。（如：培。（如：培训会会议茶歇茶歇时进场斟添茶水）斟添茶水）11设备的的检查、调整整10、服、服务人人员根据客人指定茶歇根据客人指定茶歇时间提前提前烧煮茶和咖啡，煮茶和咖啡，摆放点心、水果等食品。放点心、水果等食品。11、根据会、根据会议进程主程主动提供提供话筒筒传递服服务。12、服、服务人人员时刻关注会刻关注会议客人客人动态及需求，分辨会及需求，分辨会议客客人，防止其它不相关人人，防止其它不相关人员对会会议客人的干客人的干扰，尤其，尤其对于在于在走廊吸烟及大声喧走廊吸烟及大声喧哗的客人要的客人要劝阻、引阻、引导，尤其是会，尤其是会议主主管要加管要加强现场管理。管理。13、会、会议期期间服服务人人员站于会站于会议厅门口主口主动为进出出门客人客人拉拉/关大关大门。14、服、服务人人员要保持主要保持主动服服务，加，加强同客人同客人间沟通和交流，沟通和交流，满足客人需求。足客人需求。15、会、会议中中间休息，要尽快整理会休息，要尽快整理会场（如：台椅等），添（如：台椅等），添补和更和更换各种用品（如：盖杯各种用品（如：盖杯/茶叶、水杯茶叶、水杯/矿水、水、纸、糖、糖等）。等）。16、茶歇服、茶歇服务要注意及要注意及时添加添加饮品、食品，客人用完后立品、食品，客人用完后立即收拾，恢复整即收拾，恢复整洁。124131、打开会议厅大门，引领主席台客人到梯口。2、主动询问主办方有否需要帮助，联系服务中心替客人将物品清场。3、服务人员应站立门口，微笑向客人道别。V.I.P.客人需事先安排专梯等候（30分钟前通知待命），迎宾或项目经理或会议主管送达梯口道别。4、衣帽服务人员核对客人牌号后，迅速交递客人衣帽，做到准确，无误。5、会议主管和服务人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。6、找合适机会询问主办方意见或建议。7、感谢客人光临，送别客人。8、将客人意见或建议进行书面记录。9、通知服务中心派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。10、将会议用具，设备整理好归仓，关闭空调，照明设施，电源设施，门窗锁好，会议厅钥匙交指定存放处。会会议结束服束服务14515检查检查会会场场整体是否符合会整体是否符合会议摆议摆台台标标准：台面要整准：台面要整洁洁，台布、椅套、台裙要挺括无，台布、椅套、台裙要挺括无皱皱，各种用具干，各种用具干净净、齐齐全，全，摆摆放符合放符合摆摆台台标标准。准。会会议摆议摆台台标标准：准：茶水具茶水具a.茶具要求茶具要求:第一，挑第一，挑选茶具要注意茶具要注意选择花花纹、式、式样、颜色、型号配套的茶具。色、型号配套的茶具。第二，茶具不得有破第二，茶具不得有破损损，必，必须须干干净净，每套茶杯下面要有，每套茶杯下面要有垫盘垫盘。第三，茶杯要按会第三，茶杯要按会议议人数配放，每人一套。人数配放，每人一套。还还要准要准备备适量适量备备用杯。用杯。b.水具要求水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。第一，不用不保温的暖水瓶。第二，暖水瓶一般第二，暖水瓶一般34名与会人名与会人员配配备1个。个。第三，如果与会人数第三，如果与会人数较较多，或会多，或会场场服服务务不方便，可适当增加一些暖水瓶。不方便，可适当增加一些暖水瓶。c.茶叶茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备备用茶。用茶。第二，散装茶叶可事先放入杯中，待第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾宾客就坐后直接冲泡开水。客就坐后直接冲泡开水。签签到桌及文具用品到桌及文具用品a.在大在大厅门口口处或会或会议室入口室入口处准准备好好签到桌、笔、到桌、笔、纸或簿。或簿。b.如会如会议要求配要求配备信信纸、便、便笺、圆珠笔或珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整笔等，要每人一份整齐地地摆放在会放在会议桌上。桌上。水果水果饮饮料料根据会根据会议标议标准，有准，有时还时还要要备备有不同的有不同的饮饮料和水果。水果要料和水果。水果要经过经过挑挑选选，事先洗，事先洗净净、装、装盘盘、摆摆放整放整齐齐。各各项项用品均用品均应应在会在会议议前前30分分钟准准备妥当。妥当。16谢谢收看收看Thanks for watching17