差旅费用报销管控从哪里入手？-0.doc

差旅费用报销管控从哪里入手？近期，一则“三星女员工抱怨差旅补贴低不得不住进红灯区”的新闻着实抓人眼球，在三星二季度营业利润同比减少25%的背景下，三星电子不得不开始执行“勒紧裤袋”的政策。但差旅费用的管控就一定要以牺牲企业员工满意度为代价么？其实不然！谈到差旅费用管控，财务人员的第一反应就是帮助公司削减费用，减少公司不必要支出。但在铂略咨询看来差旅费用管控功效远大于类似上述案例单一的削减费用支出，优秀的差旅费用管控方案同时还兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率及兼顾提升员工满意度等多重优势。根据此前由铂略财务培训主办的数场差旅费用管控论坛中，铂略完善总结了数家优秀企业差旅费用控制方法和流程，本次我们就节选出其中六种典型的差旅费用控制妙招为您开拓费用控制思路。方法一：通过减少审批提高效率多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是“就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对于此类情况，财务部可以建立一张白名单或黑名单列表。如果发生销售员工和上级领导出差而提高住宿标准的情况，则自动归为白名单，不需审批则可批准。反之，如果销售的业务招待费超标，那么可以设为黑名单。通过对白名单和黑名单的定期调整，可以减少例外审批的数量。方法二：通过大数据管理来降低支出提前预定机票通常可获得较优惠折扣是众人皆知的常识，但企业因差旅单据数量过大而往往不了解最终拿到折扣在市场中所处水平。而通过在线差旅预定平台则可分析出某条航线一段时间的平均折扣率和中位票价并基于此来审核员工所预定机票的价格水平。同时，企业也可通过该方法对公司内部部门之间进行横向比较。例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预定。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发生市场部的平均折扣率是九折而销售部是七折，那么就可以询问对应部门为何存在如此差异，进而找出原因。通过不断调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，持续改进公司内部差旅政策。方法三：利用合理性审查降低费用正如本文开场所谈，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。