【学校管理规章制度】学校文件材料立卷归档和档案管理的规定.doc

学校文件材料立卷归档和档案管理的规定学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。为适应我校教学、科研、管理等各项工作上质量、上水平的发展形势，使我校档案管理工作规范化、科学化，确保档案的完整、准确、系统和安全，更好地为学校和社会服务，根据中华人民共和国档案法并结合我校档案工作具体情况，制定本规定。基本制度第一条档案工作责任制。学校档案工作在校长统一领导下进行，确定一名校领导分管；各科室等立卷归档部门必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员负责本部门档案收集、整理和移交工作；综合档案室负责全校档案的组卷、立档、管理和归档工作的监督与指导。第二条“三纳入”、“四同步”管理制。各科室等立卷归档部门应将档案工作纳入各部门的工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的岗位职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章文件材料的归档范围及保管期限第三条归档范围（一）人事类：主要包括全校教职员工学习和工作中产生的文字资料。（二）业务类：主要反映教师业务情况形成的文件材料。（三）行政类：主要包括行政职能部门（含党群部门）工作中形成的文件材料。（四）教学类：主要包括教学管理和学籍及学生各项活动形成的文字材料。（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。（六）财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。第四条保管期限保管期限分为永久、长期、短期。（一）永久：凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌、对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。（二）长期：凡反映学校一般工作活动、在较长时间内对学校和社会有考查利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为十六年至五十年。（三）短期：凡是在较短时间内对学校有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为十五年以下。第三章案卷的质量要求及归档时间第五条案卷的质量要求（一）各门类归档的总原则是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同价值进行归档，以便于保管和利用。（二）卷内文件必须准确反映本部门管理活动的真实内容，手续完备，书写的材料要利于长期保管。（三）归档的文件材料种类、份数以及每份的页数均应齐全、完整、书绘工整，符合有关规范和标准。（四）卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。（五）卷内文件一般不得超过200页，应按序排列。并按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷无论单面或双面只要是文字材料，均应在非装订线一侧下角编页号。（六）每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录（一式二份）对文件材料原有的题名不要随意更改或简化；没有题名的应拟写题名，但均应在拟写的标题外加；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚及时补上；卷内文件目录放在卷首。（七）案卷题名应简明确切，体例一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等，一般写在卷面、不超过50字。（八）卷内文件材料应去掉金属物，破损的文件材料应托裱，字迹扩散的应复制并与原件一并立卷；未留装订线的文件材料应贴边，案卷应采取三孔一线的方法装订；不准订的案卷，应逐件用细线装订。（九）凡归档的本校形成的文件及与外单位签定的合同、协议书等文件材料，均须盖公章。（十）归档的文件材料必须整理、鉴定，并按有关规定确定保管期限后归档第六条归档时间（一）人事、业务、党政（文书）、教学管理等年度归档的部门，于次年三月底前归档。（二）学籍于每年十月底以前归档。（三）基建类于项目完成并通过鉴定验收后二个月内归档。（四）财会类一年以后归档。第七条归档手续（一）财会档案填写移交清册一式二份，注明案卷标题、数量、移交时间、交接双方签名。（二）基建档案在备考表上须有移交人签名。（三）人事档案一人一卷，年底按归档案材料补齐、装订。（查阅人只限有关人员）。（四）业务档案不限时间，一般在办理职称之后补齐。第四章各立卷部门分管档案工作领导及专（兼）职档案员职责第八条分管领导职责（一）认真学习、宣传、贯彻中华人民共和国档案法，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每学期定期研究档案工作。（二）制定科室档案工作的管理制度，对单位兼职档案员的工作提出具体要求并帮助解决工作中的实际困难。（三）加强与综合档案室的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证本单位归档材料的完整、准确、系统、案卷质量符合要求、归档及时。第九条各立卷部门兼职档案人员职责（一）做好平时立卷工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，设置立卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。（二）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。（三）主动接受学校综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向学校档案室处归档。（四）努力学习钻研业务，不断提高档案工作水平。第五章档案管理的制度第十条综合档案室管理制度（一）按时接收各处室交来的各种文件材料，实行统一管理。（二）针对人事、文书、财会及其他专门档案的特点以及载体差异，采用不同的保管形式和方法。（三）档案库房管理按国家有关规定做好防火、防光、防霉、防虫、防鼠、防高温高湿、防有害空气等工作，确保档案安全。（四）保持库房整洁，定期对档案资料进行检查、清理核对工作。如发现问题要立即向领导报告，对破坏或褪变的档案及时抢救。（五）档案及有关资料的接收、移交、销毁要严格履行交接手续及审批制度。第十一条档案查阅制度（一）档案提供利用须严格遵守保密制度。查阅时不得随便离开拿走；外来单位来查阅，须持有单位介绍信或身份证，并经有关领导批准方可。（二）查阅档案时不准吸烟；不得私自扩大利用范围；未经批准不得抄录、复制档案；不准涂改、划图、折叠、撕毁和拆散档案材料。（三）非档案工作人员，未经许可不能进库房查找档案材料。（四）档案人员根据开发利用档案的需要，编制适当的检索工具，简化手续，主动服务。（五）做好档案利用登记和效果记录，搞好信息反馈，促进档案管理工作的开展。每年年底，根据承担的档案工作任务完成情况和归档文件材料是否完整、准确、系统及归档时间是否符合要求，进行检查评比并予以奖励。一年一次总结表优，将一年档案工作情况（包括归档数量、归档利用等）向领导和部门档案员汇报。第6页 共6页