采购材料入库有磅差怎么办？---.doc

采购材料入库有磅差怎么办？ 购货方往往会按照发票数量填写入库单，同时仓库保管人员对此差异做好备查账登记，待盘点时可做盘盈处理。采购材料入库时，库管人员、采购人员、财务人员对材料数量(件数、重量、长度等)的核对涉及三个方面：合同数量、发票数量、验收数量。理论上，这三个数量应当一致。但实际中因各种原因经常会出现不一致的情况，甚至这三个数量互不相同。这就是制造型企业购入原材料验收时经常出现的“磅差”问题。针对磅差，会计账务应当如何处理，本文将分不同情况进行详细探讨。一、合同数量发票数量<验收数量如无特殊情况，供货方交付商品时，开具发票的数量(以下简称“发票数量”)应与签署的合同数量相等。移交商品时，若实际验收入库的数量(以下简称“验收数量”)大于发票数量且供货方不知情，无论差异多大，购货方通常不会主动告知供货方。此时购货方往往会按照发票数量填写入库单，同时仓库保管人员对此差异做好备查账登记，待盘点时可做盘盈处理。若实际验收数量大于发票数量且供货方已知情，则根据验收数量与合同数量、发票数量间的差异大小进行处理：若差异较大且超过合同约定的差异范围，采购人员需及时通知需求部门，决定是退掉多余部分还是接收差异部分。如拟接受多余部分，则经相关领导审批后办理合同变更，同时要求供货方补开差异部分的发票，最终财务部门按照实际数量与供货方进行结算;若决定退掉多余部分，则直接退回，并按合同数量、金额进行结算，以免造成资金占压。验收数量与发票数量差异较小时，在供货方不额外要求增加货款的情况下，可遵循以下三种处理方式：材料入库单上的数量与实际入库数量保持一致，总金额与发票保持一致，摊低采购单价。此方法等于将合理溢余摊入材料单价中，优点为仓库账、财务账与实际一致，实际操作时适用于误差为称重物资重量的5以内的情况。材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时仓库需将差异登记做备查账，并按照该材料领用数量及次数，分次分摊计入各批次领料中。此方法较为合理，对于单价较高且到货量较大的材料，不会因为将差异一次性领出而影响当月产品成本，但操作流程较为复杂，在实际操作中不易实现。材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时在材料入库当月由采购人员申请填写材料出库单，经相关领导审批后，将差异一次性领出。月底财务将合理损耗(溢余)的出库单汇总，计入制造费用进行摊销。此方法操作性较强，在实际中使用较多。二、合同数量发票数量>验收数量一般以发票数量的5为基准，根据合同数量与验收数量差异大小不同，可分为两种情况。一种情况是合同(发票)数量大于验收数量，幅度超过发票数量的5，此时采购人员需根据签订合同时与供应商约定的结算方式(如多退少补)、交货地以及结算要求，及时与供应商进行协商，并以协商后的材料数量、价格开具发票。另外，也有一些公司与供应商选择与第三方单位签订合同，过磅时，以第三方单位确认的数量作为材料入库的数量，并开具发票，此方式避免了与供应商发生扯皮现象，流程上虽处理简单，但成本较高。第二种情况是差异幅度小于发票数量的5，此差异幅度属于合理损耗范围，此时有三种处理方式可供选择：材料入库单上的数量与实际入库数量保持一致，总金额与发票保持一致，摊高材料单价。此方法将合理损耗摊入材料单价中，优点为仓库账、财务账与实际一致，适用于合理误差为称重物资重量的千分之一以内的情况。若超出此范围则易导致财务记账不严谨，且具有税务检查风险，必要时需将差异部分的进项税额转出。材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时仓库需将差异做备查账，并按照该材料领用数量及次数，分次分摊计入各批次领料中。此方法较为合理，对于单价较高且到货量较大的材料，不会因为将差异一次性领出而影响当月产品成本，但是流程较为复杂，在实际操作中不易实现。材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，在材料入库当月需由采购人员申请填写材料出库单，经领导审批后，将差异一次性领出。月底财务部门将合理损耗的出库单汇总，计入制造费用进行摊销，同时按年汇总各家供应商本年“缺斤少两”的数量及金额，可作为选择供应商依据之一。此方法操作性较强，在实际中使用较为普遍。三、合同数量发票数量验收数量第一种情况：合同数量&gt;发票数量验收数量。合同数量与发票数量不一致的情形较少发生，采购特殊定制材料或不易截取的材料时可能出现。此时若发票数量与验收数量一致，但合同数量大于发票数量，根据差异大小有两种处理方式：若差异较小，且差异不足以影响公司生产，则办理合同变更，并按照实际到货数量、金额进行结算。若验收数量小于合同数量且差额较大，且可能影响公司生产，采购人员需及时与供应商联系，同时知会需求部门，研究是否有必要补发合同数量与验收数量差异部分，如分析后认为少发货的数量可能影响公司生产进度，则要求供货方尽快办理补发货。如已到货数量满足现阶段情况，则可按照实际验收数量、金额进行结算，同时办理合同变更。第二种情况：合同数量&lt;发票数量验收数量。若是合同数量小于发票数量，而发票数量与验收数量一致，此时也有两种处理方式：比较合同数量、金额与发票数量、金额的差异，如差异较小且在合同规定范围之内，可协商办理合同变更，并按照实际到货数量、金额进行结算。若实际到货数量大于合同数量且超出合同约定范围时，需及时与需求部门联系，确认是否可接收超过合同数量部分的材料，若经过领导审批后接收，则按照材料实际验收数量办理合同变更，并完成结算;若经分析后，超出合同部分数量公司暂用不了，则尽快办理退货，避免形成呆料或账龄较长的存货，造成资金占压。四、合同数量发票数量验收数量若合同数量与发票数量以及实际验收数量均不相同，则需先联系供应商，再比较实际验收数量与发票数量、合同数量的差异，根据情况选择处理方式：第一种情况：合同数量发票数量<验收数量。若验收数量大于发票数量，且差异部分在公司可接受范围之内，则根据实际验收数量，补开具发票，同时办理合同变更;数量差异较小时，可与供应商进行谈判协商，将差异部分作为商业折扣，视同获取相应优惠，同时流程上只需办理合同变更。若供应商有较强竞争优势且打算长期合作，此时可与其进行协商，按照发票数量办理材料验收入库，同时将合同变更为与发票数量、金额一致，待下次采购时将差异部分计入新的合同;若此次采购为“一锤子买卖”，则需一次结算清楚。如因开票失误造成，实际验收数量大致与合同数量一致，但开票数量明显小于验收数量与合同数量，此时需补开(增值税)发票，同时要求供货方办理合同变更。第二种情况：合同数量发票数量>验收数量。若验收数量小于发票数量，且差异部分足可影响生产进度或因其他原因公司不可接受，则可与供应商协商，尽快补发差异部分材料，同时办理合同变更;若验收数量小于发票数量，但差异较小，可采取与供应商协商的方式，按照发票数量办理材料验收入库，同时将合同变更为与发票数量、金额一致，待下次采购时补齐差异部分;若因开票失误造成，当验收数量大致与合同数量一致，但开票数量显著大于验收数量，此时需退回发票，并要求供货方以实际验收数量为准开具(增值税)发票。如果此材料需长期采购使用，或供应商开具的增值税专用发票已“跨月”，考虑到税务局办理重新开票手续太过繁琐，财务部门一般暂按发票数量入账，仓库保管人员登记差异备查账，同时要求供货方补齐差异部分的材料数量。