文书档案归档移交规则.doc

会 议 资 料

自2011年10月 11日至2016年10月10日
保管期限

本卷共 12 件 页
归档号

全宗号
目录号
案卷号

卷 内 文 件 目 录
顺序号
文号
责任者
题 名
日期
页号
备注
1

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11

12

卷内备考表

本卷情况说明

立卷人

检查人

立卷时间 2011年 月 日

图9 卷内备考表式样
文书档案案卷格式
GB 9705-88
1 适用范围
本标准适用于我国各级档案馆（室)和文书处理部门。
2 案卷卷皮格式
文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1。1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号.各项目具体位置、尺寸（见图2）。
2。1。3 封面项目的填写方法
2。1.3.1 全宗名称:
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称.如“中国共产党中央委员会"简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为:“外交部”；“河北省人民政府人事局"简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部"、“本委”、“本省人事局”等。
2.1.3.2 类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2。1.3。3 案卷题名
案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟.案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
2。1。3。4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3。5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2。1。3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3。7 归档号：填写文书处理号,由立卷人填写。
2。1.3.8 档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号.
案卷号：目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号.
2。1。4 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸(见图3）.
2。2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
2.2。1 软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm(供16开型纸用）的规格(见图4).
2.2.2 软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见图4）。
2。2.3 软卷皮封二项目:
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图5）.
2.2.4 软卷皮封二项目的填写方法同2.4卷内文件目录填写方法。
软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置(见图9）。
软卷皮封三项目的填写方法与3。3卷内备考表填写方法相同。
2。3 卷盒格式
2。3。1 卷盒外形尺寸采用330mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。
2.3。2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××—×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置尺寸（见图7）。
2。4 填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整.
3 卷内文件目录格式
3。1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。
3。2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边（天头)宽20±0。5mm
卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0。5mm
卷内目录用纸右白边（翻口)宽15±0.5mm
3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图8）。
3。4 卷内文件目录填写方法
3。4.1 顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写序号，亦即件号。
3。4.2 文号：文件制发机关的发文字号。
3.4.3 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者.
3。4。4 题名：即文件的标题，一般应照实抄录.没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题，外加“［]”号.
3.4。5 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月"、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“。"号。
3.4.6 页号:卷内文件所在之页的编号。
3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是：
mm
全宗号
目录号
案卷号
件 号

3。4。8 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用.
4 卷内备考表格式
4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。
4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间.各项目具体位置、尺寸（见图9）。
4。3 卷内备考表填写方法
4.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间.
4.3.2 立卷人：由责任立卷者签名。
4.3。3 检查人:由案卷质量审核者签名.
4.3.4 立卷时间：填写完成的立卷日期。
5 案卷各部分的排列格式
5。1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面—卷内文件目录-文件-备考表-封底.
5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）-文件-封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。
6 文书档案案卷格式监制
6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局.
6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

1989-03—01实施

文书档案保管期限表
国档发[1987]27号文
1。 本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料
1.1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料 永久
1。2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期
1.3 小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期
2。 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会常委会、全体委员会,政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久
2.2 讨论未通过的文件材料等 短期
3. 上级机关召开的重要会议文件材料
3。1 主要文件材料 长期
3.2 其它文件材料 短期
4. 上级机关颁发的文件材料
4.1 直属上级机关颁发的,属于机关主管业务的,和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料 永久
4。2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 长期
4.3 其它需要执行的文件材料 短期
5. 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料 永久
6。 本机关党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久
7. 本机关召开会议的文件材料
7.1 本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久
7。1。2典型材料、代表发言、简报 长期
7.1.3小组会议记录、参考材料 短期
7.2 一般专业会议文件材料
7。2。1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期
7.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期
8. 本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料
8。1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久
8.2 一般业务问题的 长期
8。3 事务性有参考价值的 短期
9 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
9.1 重要的法规性的 长期
9。2 其它的 短期
10 本机关各种普查工作形成的文件材料
10。1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久
10.2 原始记录 长期
11. 本机关考题、典型的调查报告
11.1 重要的 永久
11。2 一般的 短期
12. 本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
12。1 方针政策性的重要问题的 永久
12.2 一般事务性问题的 短期
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久
13.2 半年的、季度的、一般专题的 长期
14. 本机关计划、规划、控制数字
14。1 年度和年度以上的 永久
14.2 季度的、月份的 短期
15。 本机关的统计报表
15。1 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久
15.2 季度、月份的 短期
16. 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久
17. 干部任免的文件材料
17。1 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料 永久
17.2 本机关内部机构负责人的任免材料 长期
18。 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1 省级以上的 永久
18.2 地、县级以下的 长期
19 本机关对有关人员的处分材料
19.1 影响大、问题严重的 永久
19。2 一般的 长期
20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料
长期
21 本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 长期
22。 本机关职工、党员名册 永久
23. 本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材
料料 长期
24. 本机关组织沿革、大事记 永久
25。 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久
26。 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期
27。 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久
28。 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28。1 有历史意义和长远利用价值的 永久
28。2 重要和 长期
28。3 一般的 短期
29。 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29。1 重大活动的主要文件 永久
29。2 一般活动的审批手续、考察报告 长期
29。3 其它文件材料 短期
30. 机关之间协商工作的往来文件材料 短期
31。 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期
32。 本机关处理人民来信来访的文件材料
32。1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久
322 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 长期
32。3 其它有重要处理结果的 短期
32.4 没有处理结果的 短期
33. 下级机关报送的总结、报告、统计报表
33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告 长期
33.2 年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案的 短期

1987．12．04．

归档文件整理规则
DA/T 22—2000
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织.
2 定义
本标准采用下列定义.
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.
2。2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2。3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件，原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求
4。1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5。1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前,来文在后。
5。2 分类
归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限—年度-机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5。2。1 按年度分类
将文件按其形成年度分类.
5。2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类.
5.2.3 按机构（问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列.
5。4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容.归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5。4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4。3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码.
5.4。4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注.
5.4.5 机构（问题）:作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5。5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目.归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2)。
5.5.1。1 件号：填写室编件号.
5.5。1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5。5.1.3 文号：文件的发文字号。
5.5。1。4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题,外加“［ ］”号。
5.5。15 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909.
5.5。1。6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5。5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5。5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm)。
5.3.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称.
5。6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6。1 档案盒
5.6。1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等［见图A4a]。
5。6.1。2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题)等选择项［见图A4b、图A4c］.其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6。1.3 档案盒应采用无酸纸制作.
5。6。2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5)
5。6.2。1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5。6.2。2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5。6.2。3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5。6。2.4 日期：归档文件整理完毕的日期.

2000—12-06国家档案局发布
2001—01-01实施

附录A