街道档案管理制度样本.doc

第一章 总 则第一条 为了加强街道办事处档案管理工作，充足发挥档案在日常工作中作用，依据中国档案法相关要求，结合我办档案管理工作实际，特制订本制度。第二条 本制度所称档案，是指我办在工作中形成、搜集起来，经过整理含有保留价值多种公文、电报、电传、传真、电话统计、图表、簿册、会议统计、出版物原稿、录音、录像、照片（含底片）、磁盘、光盘等不一样门类、不一样载体历史统计。它是公务活动历史和现实状况真实反应，是做好基层工作必需条件，是机关档案关键组成部分，对提升工作效率和质量有着关键作用。第三条 街道办事处档案管理工作实施统一领导，分级管理标准，在工作活动中形成文书、会计、科技、声像档案均由本单位档案室集中统一管理。专门档案由各业务科室保管，目录移交一份给档案室保留。第四条 街道办事处必需加强档案工作领导和科学管理，建立健全各项档案工作制度。第二章 档案工作机构和任务第五条 街道办事处应依据工作需要配置专职档案员名，管理本单位档案工作。档案（文书档案、会计档案、专门档案、科技档案、声像档案）由党政办公室集中统一管理，明确一名副主任分管，办公室主任主管，档案员具体负责。第六条街道办事处档案工作人员须含有高中以上文化程度和专业知识，政治上可靠，能够胜任档案工作。档案工作人员要保持相对稳定。第七条 档案工作人员要坚持党四项基础标准，认真实施党和国家各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提升政治思想觉悟和业务水平，以确保档案工作任务顺利完成。第八条 档案管理人员基础任务是：负责管理本单位全部档案和和本单位活动相关参考资料，建立科学管理制度，主动提供利用，为街道办事处各项工作服务；指导各科室和各小区文件材料整理归档工作；定时向东区档案局移交永久保留档案；落实实施党和国家保密制度，确保档案材料绝对安全。第三章 归档文件整理制度第九条 在我办公务活动中形成，统计和反应本办工作情况、含有查考、利用价值多种门类和载体文件材料(包含图表、簿册、声像材料、软盘等)均属搜集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。第十条 接收、搜集档案材料必需完整、齐全、正确地反应工作活动过程和结果。档案材料格式符合国家相关要求，载体材料要有利于长久保留。搜集档案材料应为原件，并根据文件材料有机联络，区分保留价值，分类整理。第十一条 文书档案著录符合归档文件著录要求，属本单位发文必需挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实施随时办随时归档。第十二条 会计档案由本单位财务室按要求整理完成后，于第二年2月底前移交档案室。第十三条 证书档案由相关部门自行负责搜集材料、组织立卷、编写目录、整理归档。归档目录一式二份，一份留本部门存档，另一份交档案室保留。第十四条 基建档案由负责基建项目标人员在项目完工、验收后3个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。第十五条 设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后，由档案人员一起参与开箱验收，并登记、立即归档后再提供利用。第十六条 录音、录像、照片、底片等档案由承接人员立即编写说明（单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录象等）后，向档案室移交归档。第十七条 外出学习、开会、考察等活动中带回档案资料，应在差旅费报销前移交档案室。第十八条 档案材料移交时，应出具移交清单一式两份双方清点查对后签字，各存一份备查。第四章 资料搜集制度第十九条 本制度所称资料是指：反应本机关工作期刊、杂志、报纸、情况反应等，并对本单位业务工作有查考利用价值参考资料。第二十条 以街道办事处名义征订上述资料，均属资料搜集范围。各部门要帮助党政办公室档案人员搞好搜集工作，确保资料齐全完整。第二十一条 资料搜集时间定于每十二个月12月集中向综合档案室移交，对拒不移交部门或个人第二年将不再征订、发放资料。第二十二条 资料整理工作有综合档案室人员负责，应编制基础检索目录。第二十三条 对区档案局所征集资料，要主动帮助区档案局办理移交、登记等手续，发挥资料最大效用。第五章 电子文件归档管理制度第二十四条 本制度所称电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存放于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送文件。第二十五条 归档电子文件是含有保留价值电子档案，必需纳入档案管理范围。第二十六条 电子文件实施文档一体化管理方法，由党政办公室负责对电子文件进行管理，坚持前端控制和全程管理标准，即收发、判定、归档各步骤统一。第二十七条 电子文件必需按规范要求著录到配套档案管理软件，并同时对本单位归档发文进行全文挂接（统一挂接PDF格式文件）。第二十八条 为维护电子数据安全，每十二个月对归档电子文件要备份处理，若有条件可刻录成光盘，异地保留。第二十九条 配合区档案局做好电子数据移交工作，并办理相关手续。第六章 单位重大活动档案管理制度第三十条 单位重大活动档案是指：在公务活动中，由单位承接或帮助办理在全国、全省、全市、全区有影响力各项活动中，所形成含有保留价值多种载体形式档案。第三十一条 单位重大活动档案由本单位办公室负责管理，主持重大活动机构或责任人，应常常和党政办公室责任人沟通信息，确保本单位重大活动档案齐全完整。第三十二条 为确保单位重大活动档案齐全完整，单位负责重大活动部门或个人，要主动配合党政办公室做好相关文件材料制作、搜集、归档、整理工作。第三十三条 主动接收区档案局业务指导及监督，按规范要求整理好单位重大活动档案。第三十四条 若需移交进区档案馆，经单位领导同意后，办理必需移交手续。第七章 档案保管制度第三十五条 建立档案登记台帐，立即记载档案收进、移出等变动情况，每十二个月检验、查对一次，做到帐实相符。第三十六条 设置专用档案库房，编制档案存放示意图。第三十七条 对破损、褪变和载体材料不宜长久保留档案，要立即进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。第三十八条 采取有效方法，做好安全保管和科学保护等工作。第三十九条 建立全宗卷，存放立卷说明、全宗介绍（纲领、交接凭据、档案工作大事记）。第四十条 档案人职员作变动，必需办好档案清点、移交手续后，才能离开档案工作岗位。第八章 档案保密制度第四十一条 不停加强档案保密观念，认真遵守保密纪律，严格实施保密法。第四十二条 根据相关要求，对室藏档案适时给予划密、降密和解密。第四十三条 秘密以上档案，必需妥善加以保管，如需借阅，必需经相关领导同意。第四十四条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必需符合相关要求。第四十五条 严守档案机密，查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。第四十六条 因工作需要而摘抄或复印档案材料，必需妥善加以保管，工作完成立即移交档案室。第四十七条 结合安全保密检验，不停加强档案保密工作，发觉问题立即汇报。第九章 档案判定、销毁制度第四十八条 依据国家相关档案保管期限要求，对保留期满档案，3-5年判定1次，销毁无继续保留价值档案。第四十九条 开展档案判定工作由分管档案工作副主任，主管档案工作办公室主任、档案人员和相关部门人员共同组成判定小组，提出判定工作意见。在主管领导组织下，直接地、逐件（卷）地、正确判定档案价值；判定结束后，向区档案局写出判定汇报，经批复同意销毁后，方可销毁。第五十条 拟销毁档案，要编制销毁清册。销毁时，要2人以上监销，并在销毁清册上签字。第五十一条 已销毁档案，应从原案卷目录和相关检索工具中除去或加以注明。第五十二条 经判定后仍需继续保留档案或文件材料，应视情况作对应调整。第五十三条 判定工作形成全部文件材料，即判定工作组织安排、汇报、销毁清册等归档为长久保留，同时，其复印件进入全宗卷管理。第十章 档案统计制度第五十四条 建立、健全档案总登记簿、借阅登记簿、利用效果登记簿等登记、统计台帐，立即搜集、积累档案业务工作相关数据。第五十五条 立即、正确填报档案工作统计报表，拟写档案工作情况(如档案数量增减改变借阅、利用等)统计分析。第十一章 档案借阅、利用制度第五十六条 凡借阅、利用档案者，必需逐项填写借阅记录表和利用效果表。第五十七条 查阅档案必需在档案阅览室，若档案外借，应经相关领导同意。第五十八条 借阅档案者必需保护档案，不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。第五十九条 室藏档案，标准上不对外借阅，弟兄单位若需借用，须持单位介绍信，并经办公室主任同意。第六十条 机关内部各科室查阅自己职能范围内档案，填写借阅登记单即可。若借阅其它范围内档案材料，须经双方分管领导同意。第六十一条 对借出后归还档案，必需逐件、逐页、逐卷检验，发觉问题立即汇报、处理。第十二章 档案库房管理制度第六十二条 配置必备设施，切实做好防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮、防阳光、防高温等“八防”保护方法。第六十三条 坚持库房温湿度测量、统计和安全检验，发配问题立即汇报、处理。第六十四条 保持库房清洁、整齐、卫生，严禁在库房内吸烟、点火，存放易燃易爆物品和其它和档案无关杂物。第六十五条 无关人员不得进入库房。离开库房时，需关闭门、窗、灯等设施。第十三章 档案人员岗位职责第六十六条 专职档案员职责努力学习政治理论，坚持党四项基础标准；忠于职守，遵纪遵法，刻苦钻研，不停提升政治、业务、文化素质；认真学习、宣传、落实档案法等档案法规，立即举报违法事件，同违法行为作斗争。认真推行档案业务要求和机关档案管理措施，切实做好档案材料搜集、整理、保留、判定统计等基础业务工作。拟写档案工作计划、总结、全宗介绍、大事记等相关材料，立即向领导汇报工作情况。认真推行对各科室和所属单位档案工作监督指导职责，维护机关档案管理正常秩序。采取有效方法，做好档案安全保管和科学保护工作，维护档案完整和安全。熟悉室藏档案，编制必需检索工具和适用参考材料，主动主动做好利用服务工作。第六十七条 兼职档案人员职责负责本科室各类文件材料搜集归档工作；负责本科室各类文件材料移交前保管和利用；认真学习档案业务知识，严格遵守本制度，主动做好文材料管理工作。