财务手册整车模板.doc

第二篇 业务核实及管理第一章 整车业务一 整车采购【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人掌握阶段提车需求制订月度提车计划提出提车申请提车审批提交提车订单和付款申请申请单财务办理付款依据：1.乘用车提车目标2.本月销售目标3.整车库存量及库存结构销售经理业务助理依据：1.用户订单情况2.库存结构业务助理依据阶段提车需求编制提车申请单业务助理销售经理依据业务助理提交提车申请单进行复核，并提出提车意见销售经理业务助理依据销售经理提车意见在E3S系统中输入提车信息，并向财务部提交经总经理同意付款申请单业务助理整车会计依据经总经理同意付款申请单编制记帐凭证，经财务经理复核后办理付款整车会计出纳员【帐务处理】1.从乘用车企业采购：记帐凭证附件： 付款申请单 银行付款凭证2.从其它专营店调入记帐凭证附件： 付款申请单 银行付款凭证【操作关键点及风险管控】1. 销售部必需合理编制提车资金计划并报送给财务部，方便财务部合理安排提车资金，有效地控制资金运作成本；2. 销售部必需作好好提车计划，杜绝计划和实际不符造成临时从外部店调车现象（会降低企业应得提车返利）3.销售部填写付款申请书时要求收款单位、开户行及收款帐号等项目填写完整，并要求审同意后方可付款；4.销售部销售经理应随时关注E3S系统中资金使用及余额情况，杜绝不考虑实际情况而盲目付款造成资金占压现象，不然按企业资金管理及考评措施实施考评。5.为提升资金利用效率，降低不合理资金占用，设置了提车资金申请表和提车资金统计表，提车资金申请表由销售部提供，提车资金统计表由财务出纳统计，以有效地加强该项业务管控。二 整车入库【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人车辆运抵专营店车辆验收物件交接系统入库入库核实物流企业新车运达后整车库管对新车车况进行验收整车库管验收无问题后整车库管接交新车钥匙等物件，并建立相关登记簿整车库管1.业务助理凭送货通知单和商品车合格证在E3S系统中办理入库2.业务助理打印入库通知单连同新车合格证交财务结算员验收管理3.财务结算员验收后在入库通知单上签收，并建立合格证入库发出登记簿业务助理财务结算员1.财务结算员将入库通知单移交给整车会计2.整车会计取得发票后作库存商品核实（月末未取得发票需暂估入库）财务结算员整车会计【帐务处理】1.从乘用车企业采购入库记帐凭证附件： 整车发票 入库通知单2.从其它专营店采购入库记帐凭证附件： 整车发票 入库通知单3.未取得发票月末暂估入库记帐凭证附件： 入库通知单【操作关键点及风险管控】1. 财务收银员必需建立合格证领用登记薄并分车型存放管理，每个月对合格进行盘点并由整车会计跟仓库实物库存进行查对。2. 整车会计依据入库通知单登记商品车进销存动态表（模板见附表），从入库至销售出库实施动态跟踪管理；三 订单及收款【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人和用户谈妥购车条款和用户签署购车订单率领用户到收银台交款款收银员收款 收银员开具收款收据收款核实销售顾问详实地向用户介绍购车条款销售顾问1.根据企业要求订单范本制作好订单，并和用户双签，企业用户需加盖企业公章；2.订单一式三份，财务、销售内勤、用户各1份。销售顾问严禁销售顾问代用户到收银台交款销售顾问1.收银员根据订单上收款金额向用户收款2.收款后，销售顾问将订单交给财务结算员，财务结算员在订单上加盖销售协议章，留存一份，另两份分别交给用户和销售顾问收银员1收妥款项后，收银员开具收款收据收银员次日早晨，整车会计依据接交到收款收据在财务系统中建立用户档案，并进行明细核实整车会计【帐务处理】1.收订金及后续款记帐凭证附件： 收款收据 银行进帐回单 刷卡单2.她人垫款记帐凭证附件： 垫款证实 用户有效证件复印件【操作关键点及风险管控】1.订单协议中需注明具体商谈协议项目（包含赠予精品、精品折扣销售等）；2. 若在购车过程中在企业商务政策内不能和用户达成协议，须填写超商务政策审批单经专营店总经理签字审批后方可和用户签署单协议；3.销售协议章由财务结算员保管，只有收款后才在销售协议或订单上加盖此章；4.收取现金时收银员必需使用点钞机，预防假币；5.用户刷卡交款必需仔细查对金额，对她人卡为购车人代付车款时，须要求卡全部些人出具垫资证实，垫资证实见附件，若是企业为她人垫款还需要加盖单位行政公章；6.刷卡时不得分单交易；7.收取用户支票时，要求销售顾问将支票复印，财务收银员在复印件上签收，待支票资金到帐后，收回原支票签收复印件后由财务部出纳开具收款收据，对出票人或背书人为购车人代付车款时，须要求出票人或背书人出具垫资证实；8.收款收据必需大小写金额一致，交款人一致，并注明刷卡、现金字样。四 销售开票【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人收齐车款制作开票通知单开票审核开具发票复核发票帐务处理领取汽车合格证领取发票开具发票前标准上要收齐车款，若是按揭用户需提供银行同意贷款通知书和按揭审批单方可开票。特殊情况经相关领导同意，杜绝开票风险销售顾问销售顾问制作并打印出开票通知单，开票通知单必需内容完整、要素齐全，不得错误销售顾问销售顾问提交合相同开票资料，业务助理对销售顾问制作开票通知单进行审核，查对无误后签字同意开票业务助理1.结算员对照协议、订单、合格证、用户证件等开票资料对销售顾问提交开票通知单进行再审核，查对无误后给予开票 2.开票资料不全、不一致不得开票结算员销售顾问对结算员开具发票进行复核销售顾问复核无误后销售顾问在开票通知单上签收确定，领取发票结算员销售顾问结算员将汽车合格证交给销售顾问，销售顾问在汽车合格证入库领取登记簿上签收结算员销售顾问整车会计依据开票通知单和机动车发票进行会计核实整车会计【帐务处理】记帐凭证附件： 开票通知单 机动车发票记帐联【操作关键点及风险管控】1.若用户是按揭用户，销售顾问须提供银行同意贷款通知书和按揭审批单（模板见附表）方许可先开发票。2.收银开完机动车发票后，由销售顾问登记领用，销售部在领用时必需查对发票开具全部明细项目，若因开票原因造成损失由销售顾问和开票员共同负担。3. 整车会计登记整车销售明细表（模板见附表），反应企业商务政策实施情况。4.用户退订或退车款须销售顾问填写付款申请单，销售经理、财务经理签字，总经理审批后财务方可付款（注：付款手续应提前办理完全后通知用户领款，若因审批等手续不全财务不予办理）。五 车辆调拨【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人和对方谈妥调拨事项调拨审批对方办理付款对方办理提车开具发票核实移交发票业务助理依据对方专营店调车申请，和对方确定车型、颜色、价格等事项业务助理业务助理将调拨事项报销售经理同意，销售经理依据企业内部商务要求审批，同意后通知对方预付车款业务助理销售经理对方办理付款后出纳核实款项是否到帐，到帐后将银行回单交整车会计核实，挂预收帐款科目出纳整车会计1.业务助理打印调拨出库单，经财务整车会计核实收款后签字准予放车，库管凭整车会计签字调拨出库单放车，同时移交合格证及相关附件2.提车时对方提车人需出具该专营店相关证实整车会计库管整车会计依据开票资料对业务助理提交开票通知单进行审核，查对无误后给予开票整车会计整车会计依据开票通知单和发票记帐联编制记帐凭证整车会计业务助理在财务部领取发票，并将发票邮寄或送达成对方。业务助理【帐务处理】【操作关键点及风险管控】1.对于广州*内部专营店调拨采取月结方法，每个月底25日对帐并开具增值税专用发票，各分企业之间往来结账前必需结清，不许可有往来余额。2.对于广州*内部专营店以外各专营店之间调拨，必需先打款财务方可放行，月底25日前开具增值税专用发票。3.专营店之间调拨使用车辆调拨通知单（模板见附表），有财务及双方业务经办人签字方有效。而且业务人员调车时需持有专营店开具委托书财务方可放行。六 汽车金融【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人用户提出按揭需求提交资料审批交首期放款财务核实解释按揭条款用户购车过程提出需要办理按揭情况下，销售顾问须引导用户由我企业代理办理按揭购车销售顾问当用户有按揭购车意向后，销售顾问须填写用户按揭审批表金融专员金融专员依据按揭企业要求帮助用户准备及提供相关按揭资料；金融专员按揭企业依据用户提交资料及资信确定是否放款，同意出具同意贷款书；按揭企业按揭企业审批经过后通知用户交车款首期销售顾问收银员按揭企业将按揭款划付给专营店按揭企业收到款项后，出纳通知销售顾问并取回银行进帐回单交由整车会计进行核实整车会计【帐务处理】1.收到按揭款项记帐凭证附件： 收款收据 银行进帐回单2.确定按揭手续费收入：用户在日产金融和银行按揭，按揭手续费用户通常随车款交纳记帐凭证附件： 按揭业务结算单 按揭业务汇总表用户在按揭企业按揭，按揭手续费由按揭企业返回记帐凭证附件： 按揭业务结算单 按揭业务汇总表【操作关键点及风险管控】1.若用户因本身原因需要自行办理按揭情况下还需总经理签字审批。2.用户在交纳首期款后，需要开具机动车销售统一发票时，销售业代应向财务开票员提供银行按揭同意贷款通知书，不然财务不予开具发票。3. 因按揭购车需在车管所上牌抵押登记，并需多交100元按揭抵押费，而按揭抵押费是我企业代办上牌时我企业代交，为加强按揭业务管控预防飞单现象，而上整车会计可依据按揭抵押费报销情况建立按揭业务管控表，以下：按揭业务管控表序号用户名称上牌日期按揭企业按揭手续费收入销售顾问备注12345678此表依据上牌后向上牌企业支付按揭抵押费清单登记,用于管控:1.是否向企业非指定按揭企业按揭用户另收取100元按揭抵押费;2.是否向按揭用户收取了按揭手续费;3.在非企业指定按揭企业按揭,是否经企业领导同意或用户自办按揭证实。七 上牌【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人准备购税上牌资料申请购税资金借款审批出纳办理付款办理上牌购税填制报销凭证报销审批核实付款销售顾问准备好为用户上牌及购税资料：整车发票、合格证、用户证件，并提交给上牌员销售顾问上牌员统计销售顾问提交购税及申请，计划好资金需求，填制借款审批单和购税清单上牌员上牌员将借款审批单和购税清单分别给销售经理、财务经理、总经理审批上牌员出纳员依据上牌员提交经审批借款审批单和购税清单、记帐凭证，办理付款（网上打款）出纳员上牌员到车管所办理上牌购税上牌员上牌员粘贴办税税单、发票和刷卡单，填制报销凭证（当日发生业务必需当日报销结清）上牌员财务经理对报销凭证进行审批财务经理整车会计对报销凭证进行核实，冲销个人借款整车会计对上牌费给予转帐方法付给协议单位，上外地牌由上牌员领取现金整车会计出纳【帐务处理】1.上牌员借购置税记帐凭证附件： 借款申请审批单 银行付款回单 购税清单2.日终止算购置税记帐凭证附件： 报销单据审批单 购置税发票复印件3.结算上牌费记帐凭证附件：报销单据审批单 银行付款回单 【操作关键点及风险管控】1.因为购置办只许可刷卡结算，企业设购置税专用银行卡，此卡严禁用于代理用户购税以外其它任何用途。2.上牌员在借支购置税款时候须向财务整车会计提供购税车辆清单（包含用户、车型、开票价），未收清全款不得上牌，借款不许可支付现金，由财务出纳打款到专用银行卡上。3.企业上牌必需和机动车检测代理企业签定上牌协议，实施上牌费月结方法，不许可以现金方法上牌报销，若有特殊原因需要事前报备财务，经财务经理认可后方可办理。4.上牌员标准上必需在上牌当日到财务报销新车购置税款冲账，不然财务不予支付下一次借款。5.车管所上牌费用若有项目及价格上改变，上牌员有责任立即将明细提供给企业财务部。6.代理上牌其它业务收入须确定到当月最终一个工作日。七 新车保险【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人和用户约定投保事宜提供出单信息出单员出单制作保险结算单向保险企业付付款会计核实和出纳员办理结算销售顾问和用户约定投保事宜，包含保险企业、险种选择销售顾问销售顾问对投报用户将投保信息准备后交给保险出单员作为制作保险交纳通知书依据销售顾问销售顾问依据出单信息制作保险结算单销售顾问保险结算员依据保险交纳通知书刷卡付款结算员保险出单员依据资料出单和刷卡单出单保险出单员结算员依据刷卡单和保险结算单编制新车保险付款明细表，和出纳员办理资金结算结算员 出纳员整车会计对刷卡单、保险结算单和新车保险付款明细表进行审核，无误后整车会计编制新车保险明细表，并进行相关会计核实整车会计【帐务处理】1.结算员办理保险刷卡借款记帐凭证附件：借款申请单 2.结算员和出纳员之间办理资金结算记帐凭证附件：刷卡单 保险结算单 保险交纳通知书 新车保险付款明细表3.月末确定代理保险手续费记帐凭证附件：新车保险月度汇总表4.保险企业支付代理保险手续费记帐凭证附件：银行进帐回单【操作关键点及风险管控】1.各专营店设保险专用银行卡，此卡严禁用于代理用户刷保险款以外其它任何用途。2.销售顾问到财务收银前台刷保险款时须提供新车保险结算单（模板见附表）。3.用户在企业购新车保险不许可打折销售，若需打折须专营店总经理签字审批。4.财务整车会计建新车保险辅助表（模板见附表），跟保险企业每七天结算保险代理手续费，代理保险手续费确定其它业务收入，并须确定到当月最终一个工作日。5.结算保险企业代理手续费各专营店开具保险代理服务业发票。八 新车精品【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人制作精品加装审批单销售经理审批建立派工单和领料单领料车间安装销售顾问确定财务结算员审核整车会计核实销售顾问依据协议及协议制作精品加装审批单，审批单必需要素齐全，内容完整，加装项目、数量、金额和协议及协议要保持一致销售顾问销售经理对赠予加装项目进行审批销售经理精品安装员依据销售顾问提交经销售经理审批精品加装审批单建立派工单， 精品安装员精品安装员凭精品加装审批单到仓库打印领料单并办理领料，将不需安装精品放到新车上，将需要安装精品交由车间安装精品安装员仓管员车间安装车间工人安装完工后精品安装员查对无误后打印维修结算单，并将维修结算单交销售顾问签字确定，销售顾问签字确定后将维修结算单和精品安装审批单交财务结算员审核。精品安装员销售顾问财务结算员对维修结算单、精品安装审批单和销售协议对照审核，同时将赠予金品业代价标上，作为整车会计核实依据。财务结算员整车会计核实新车精品销售收入，登记整车销售明细表整车会计【帐务处理】记帐凭证附件：维修结算单 增值税发票【操作关键点及风险管控】1.销售协议上应注明赠予或购置精品具体信息，纯正精品销售价不低于零售价95折，非纯正精品销售价不低于零售价90折新车精品，低于以上价格但高于业代价不计算销售顾问任务和分成，任何精品不得低于业代价销售。2.填写精品加装审批单（模板见附表），赠予精品价格填写业代价，销售精品填写零售价。要求销售经理签字确定。3.由精品结算员依据销售协议及精品加装审批单建立DMS派工单【注：1、分销售顾问建单。2、赠予精品付费类别为“专营店赠予选装”而且开票价为零，销售精品付费类别为“用户自费选装”而且工时开票价为零。纯正精品零件开票价=工时费+零件费用，非纯正精品零件开票价=零件费（含工时费）】。4.打包销售新车精品必需分项目按相同折扣出开票价，不得在一个项目中表现金额其它项目开票价为零。5.车间加装精品完工后对派工单进行复核，然后由精品结算员结算并打印结算单。6.精品结算单在交车放行同时交财务整车会计，并由销售顾问签字注明“含车款”，不然不予放行。九 销售出库【步骤】步骤图说明及要求经办及责任人放行结清款项制作商品车出库单业务助理审核结算员审核签发放行条移交物件用户交清全部款项销售顾问用户交清全部款项后销售顾问制作商品车出库单销售顾问业务助理对车辆出库进行审核业务助理结算员对该车款项是否交清、出库单要素是否齐全进行审核结算员查对无误后将出库单留存一份并签发放行条结算员销售顾问将钥匙、精品、合格证和其它物件移交给用户，并由用户签收销售顾问保安放行保安【操作关键点及风险管控】1. 在新车销售协议全部约定事项办理完成后方可办理新车出库。2.在办理新车出库时，销售顾问需要填写商品车出库单（模板见附表），收回收款收据，经销售顾问、购车用户、财务整车会计三方签字确定款项等无误后方可出库放行。3.办理新车出库放行必需在专营店完成，严禁在上牌过程中，或其它不在专营店情况下直接将车交车于用户。4. 财务出库放行须确定全部整车销售资料是否齐全（包含销售订单、销售协议、收款收据、保险结算单、精品加装审批单、精品结算单、商品车出库单），若有资料不全不予放行。十 销售返利【返利组成及科目核实】类别会计科目核实内容销售提车返利提车折扣库存补助硬体返利硬体返利考评返利协议目标达成折扣DBS考评折扣大宗批售折扣及费用扣款交车折扣试乘试驾返利试乘试驾车结算二手车营销补助二手车营销补助广告返利广告补助广宣品扣款市场部奖励市场拥有率奖励折扣其它返利其它奖励及扣款【商务政策】具体见东风日产乘用车企业商务要求【帐务处理】1.收到返利时记帐凭证附件：采购入库单 增值税发票返利在整车开发票时返回，其记帐凭证附件： 整车发票 入库通知单，入整车入库一致。2.月末结转返利【操作关键点及风险管控】1.返利是汽车经销商利润关键起源，财务经理、财务主管及整车会计必需对厂家商务政策立即全方面掌握，2.各专营店必需按月编制返利计算表（见附件），正确计算应计返利、可到帐返利、遗留返利等，同时对厂家返回返利进行查对，发觉错误立即通知厂家修正；附：返利计算表十一 成本计算【成本计算方法】加权平均法【计算公式】单位销售成本=（期初库存金额-期初暂估金额+本期入库金额+本期暂估入库金额）/（期初库存数量-期初暂估数量+本期入库数量+本期暂估入库数量）（见附件：单位成本计算表）【帐务处理】记帐凭证附件：单位成本计算表十二 库存管理【汽车合格证管理】1.合格证保管1.合格证视同有价证券由财务部统一管理，必需严格管理，做到手续严密，帐实相符，确保安全。 2.财务部指定专员保管，存放于企业保险柜内，专管人员变动时应办好交接手续。3.财务部设置“合格证收发台账” （见附件一）。4.销售部门收到商品车验收入库后，于当日将合格证随入库单上缴财务部；特殊情况下，比如晚上办理商品车入库，于第二天早晨随入库单上缴财务部。5.业务部门经办人领用合格证时，应向财务部门办理领用手续，并在“领取合格证记录表”（见附件二）上进行登记。6.业务部门领取合格证用于代用户上牌时。需向财务部提供“销售通知单”、“开票申请表”，领用时在“销售通知单”和“记录表”上签字，财务部门查对收款情况，确定收讫首期款后随发票发放。7.业务部门领取合格证用于调拨出库时。同一销售企业内部调拨，需向财务部门提供“调拨出库单”，领用时在“调拨出库单”和“记录表”上签字，财务部门查对无误后发放；非同一汽车销售企业调拨，需向财务部提供“销售通知单”，“开票申请表”，领用时在“销售通知单”和“记录表”上签字，财务部门应该进行审核，确定收讫全款后随发票发放，未收全款不得发放合格证；专营店之间交换车辆，业务部需向财务部提供调出车辆“调拨出库单”、调入车辆“调拨入库单”“车辆合格证”，财务部审核无误后发出合格证。8.财务部门保管合格证，应每日进行帐证查对，确保帐证相符；财务部整车会计每个月进行盘点查对，确保帐实相符。【库存新车管理】1.各专营店销售部建立商品车进销存实物台帐；财务部经过财务软件设置数量金额式总帐、明细账进行会计核实，并建立“商品车进销存动态表”台帐（见电子表格附表一）。 2.库存商品车必需按月进行实地盘点，每个月最少一次，以当月最末一日进行为标准。依据需要，企业、专营店可不定时组织盘点。3. 盘点前准备事项销售部库管员将本月还未交予财务部车辆出入库手续在盘点之前和财务部交接完成；并将当月出入库手续登记完成，打印出车辆实物库存表。财务部整车会计于盘点前将全部出入库手续登记完成，将会计帐面数调整为正确账面结存数。4.由财务部人员、销售部库管员同时实施实地盘点，盘点时必需查对车辆数量及VIN码是否和盘点表上一致，合格证数量及VIN码和盘点表是否一致, 同时对车辆外观等质量进行检验并作出记载。5.实地盘点完成，由销售部库管员负责编制“商品车盘点明细表”，（见附表2），整车会计负责编制商品车盘点调整表（见附表3），假如盘点截止日和资产负债表日不一致时，需编制“商品车盘点动态表”（见附表4）。盘点报表一式三份，必需经盘点人、监盘人、专营店总经理签字确定。十三 绩效核实1. 销售顾问依据销售顾问绩效考评措施实施2. 上牌员依据附件上牌员绩效考评措施实施3. 金融专员依据附件金融专员绩效考评措施实施