财务管理基础手册.doc

第十三章 财务管理手册
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财务管理概述

一、总则
1.财务管理是物业管理关键部分，正确处理好管理和理财关系，是物业管理首要问题。
2.财务管理三方面任务：
(1)有计划、合理地安排资金，为管理企业经营管理服务。
(2)认真落实各项财经制度，维护财经纪律，实施财务监督。
(3)加强经济核实，增收节支，提升经济效益。
3.配置专职财务人员，开户建账，建立一套完整切实可行会计核实制度，做好管理企业经济活动统计工作。
4.做好年度财务预算，落实各项经济指标。
5.做好会计决算和利润分配汇报，加强财务监督，改善经营管理，提升经济效益。
6.遵守各项相关法律、法令和条例，接收当地税务、银行、工商等部门监督。
7.接收“会计事务所”对企业会计账目标审查。

二、财务权限和职责
1.编制管理企业年度财务预算，制订各项经济指标，并报总物业经理审批。
2.监督管理企业资金起源和利用情况，检验各项制度实施情况。

3.加强流动资金管理，制订各部门流动资金额，超出额度财务部有权拒付。
4.企业一切开支应由经手人做出计划报其部门主管经理签字，且经财务部经理审核无误报总物业经理审批后方可报销。
5.有权拒付违反财经纪律和违反财务要求开支。
6.建立完善管理费收费系统，立即足额收取管理费及其它费用，按发展商要求必需时帮助发展商向用户收取其它费用。
7.建立固定资产登记制度，预防固定资产流失。
8.建立完善会计资料档案管理系统，确保会计资料完整。
9.按上级要求，编制好多种财务报表，做好财务工作。
10.对超载财务权限，强行核销不合理开支，打击报复财务人员行为，财务部经理有权向总物业经理及上级部门汇报申述。

三、财务管理
1.财务部应依据国家要求，结合相关要求，认真进行财务处理和会计核实，立即编报各类财务报表，做到认真、立即、正确、完整地反应管理企业财务情况和经营结果。
2.财务部应严格控制各类费用开支，业务招待费提取按国家要求，能够在业务收入限额内据实列入管理费用，并按以下标准提取整年业务收入额在人民币1500万元以下，不超出年业务收入额千分之五；整年业务收入在人民币1500～5000万元部分，不得超出业务收入千分之三。
3.财务部应严格内部管理制度，建立健全现金及多种存款管理，做到日清月结，账账相符，立即清理未达账项，每七天编报一次资金日报表，方便管理企业立即掌握资金使用情况，合理使用资金。
4.严格多种费用管理，杜绝假发票，空白条，杜绝不合理、不正当费用支出。

5.企业发生维修费，数额在一万元以下，可一次进入当期费用，超出一万元可采取分期摊销措施，分期进入费用。低值易耗品摊销方法采取“五五摊销法”。
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会计核实依据

物业管理企业财务管理部门，在对其下属物业管理处进行会计核实前，必需先行对国家及地方和物业管理相关法规和税规有清楚地了解，另外，还应对和本企业、本物业相关下列文件相关要求给予关注。

一、业主条约
业主条约是各业主和发展商在买卖楼宇后所签署合约。条约对发展商、全体业主、用户及管理者全部有约束力，并明确各自权利、义务及责任。
条约内包含了很多相关财务处理、费用计算等数据。财务管理部人员须具体了解该项资料及要求，并作为会计核实依据。
现列举其中较关键条款以下:
1.本物业管理账目发生盈亏时处理措施
一份内容完善条约应就本物业管剪发生盈余或亏损情况时处理或处理措施给予明确要求。通常,本着“用者自付”标准，本物业盈余由该物业全体用户共同享受，本物业亏损由该物业全体用户共同分担。当然也能够是其它处理方法，如：在业主委员会成立之前前期物业管理期间，小用户以按约定缴纳综合物业管理费用为限，收入不足以应付常常性支出时，由开发商负担补助责任。但关键是必需有明确约定。

2.本物业综合管理费收支情况公布
要求物业管理企业定时公布所管物业收支情况，是中国物业管理行业法规中明文要求。在和相关法规保持一致前提下，条约中通常会对公布具体时间、方法和要求做出要求。
3.收支核实方面要求
条约通常列明是否需要为本物业各部分(如：停车场、办公楼、住宅楼等)收支独立核实。
4.未出售单位和已出售但空置单位管理费计算法
通常未出售单位享受一定管理费减免优惠。
5.管理费起计日期约定
通常能够是实际收楼日，或交付使用通知书发出日期加若干天为起计日，或以前述二者较早者为起计日，也能够是开发商和业户在售楼时做出其它约定。
6.滞纳金计算法
条约通常会要求业户必需在每个月某日前缴付管理费，逾期未付者，则管理企业有权按要求利率计收滞纳金。

二、管理合约
管理合约是开发商或业主委员会和物业管理企业签署合约，其关键作用是明确委托方和受托方权利和义务。关键应包含以下内容：
1.物业管理企业管理本物业年限，及管理企业酬劳计收标准及方法等。
2.物业管理企业受管理条约约束，并享受条约要求管理人所享受权利、义务及责任，依据管理条约对本物业进行管理。
3.需编制财务预算及预算控制，除首年预算外，通常由财务管理部牵头为每一新财政年度制订财政预算，并在该年度实际运作中对各项开支实施预算控制。
4.合约到期或终止时，财务移交方面要求。

三、用户手册、装修守则及大厦各项收费标准一览表
该等文件通常在业主收楼时一并派发，并列明各项收费、按金、罚款及按金退还程序等事宜。

四、收楼步骤
在整个收楼程序中，有很多会计部必不可少资料，如:
1.确实收楼日期，用以计算管理费起计日期。
2.各单位业户数据，包含姓名、联络地址及电话等。
3.已缴付管理费按金及其它款项收据，可作入账及对账凭据。
依据上述资料，能够建立一套必需图表档案，如：单位数据列表已收多种按金明细表、应收／已收／欠收管理费一览表等。
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会计核实关键

一、会计科目制订
一九九八年四月十一日，国家公布了物业管理行业须根据《施工房地产开发企业财务制度》条例。所以，在制订一级会计科目时，必需遵照国家要求，但子细目却可按实际需要增减。现就物业管理行业要求编制一份会计科目样本以供参考。

二、成本核实
每一独立物业，按其功效不一样，可分为不一样“部分”，如：住宅（或公寓）、办公楼、商场、停车场、会所等。若业主条约要求须按物业不一样“部分”分别独立核实，则在建账时应给充足考虑。大部分《财务软件》已备有辅助核实功效，财务管理部应尽可能加以利用。
建账后，日常操作关键是清楚识别及界定各项费用及收入归属，按其所归属“部分”正确核实。正确“部分”分类能正确反应各“部分”经营损益情况，对了解各“部分”财务情况，改善管理极其关键。对于无法明确识别及界定其归属费用，则称之为“公摊费用”或“待摊费用”，对于这些“待摊费用”应在各会计期间归集后，合理分摊至各“部分”。分摊方法有多个，如：面积、管理份额、该项费用总额、人职员资总额等，发生费用类型不一样，选择分摊措施也有所不一样，但最基础标准是合理性。必需时，分摊措施选择应征求相关部门意见，取得物业总经理甚至委托方认可。

三、应收账管理
对于物业管理行业来说，应收账管理是其财务管理关键之一，工作较为繁重。财务管理部须计算每一个业户应缴纳多种费用，如水、电费等，亦要定时清理、查对和汇报各项费用缴付情况。定时发出缴付通知书、催款通知书、对账通知书，定时进行银行委托付款划款工作等。
进行应收账款管理，需先行搜集以下数据：
1.各项收费标准。
2.该物业全部单位编号及面积。
3.每一个单位管理费起计日期。
4.各单位每个月应付各项费用(如管理费)金额。
5.业户／用户／使用人数据，如姓名、联络地址、电话、所拥有单位编号。
6.空置单位界定标准，收费项目及标准。

7.滞纳金相关要求，如起计日期、利率等。
8.由管理处代收水电费时，水电费抄表日期、收费标准等。

四、注意事项
1.收楼时应注意事项
(1)用户付款方法
用户在支付每个月费用时，可采取多个方法，如亲自到管理处缴付现金或支票，或采取委托银行自动转账付款。财务人员应在用户收楼时，准备一份具体付款方法说明书，并连同委托银行自动转账授权书交予用户。付款方法说明书上应列明：
①管理处地址及办公时间。

②以支票付款时，支票抬头名称。
③办理银行转账手续及各项须知。
(2)业主收楼时缴交各项费用及押金账务处理
通常业主在收楼前或收楼时已按发展商或物业管理企业要求，预付了数月管理费及多种押金、初装费等。其中部分款项，如预付管理费、管理费按金等应由管理处收取，电话、煤气初装费等应由发展商收取。当财务管理部由开发商或物业部取得相关收费资料，并收到已出售单元数据时，应立即和开发商财务管理部沟通，明确各项收费归属立即入账立即对账。
(3)预收管理费处理
对于用户于收楼时预缴管理费，应自交纳管理费起计日起按月结转收入。财务管理部应对管理费起计日期确实定标准及特殊情况下同意程序有明确了解，并以此标准为依据，确定统一起计当月管理费计算方法。以免计算方法不统一引致应收账混乱，和和业主间纠纷。
2.每个月应注意事项
(1)缴款通知书
①发出日期及截止日期
物业管理企业经费关键是来自管理费收入。为确保有充裕流动资金，财务管理部必需在每个月一号(或按条约要求日期)前发出缴款通知，使业户能按时付款。因为打印通知书需时间，为确保业户能准期收到发出交款通知书，必需提前三天发出。假如业户在截止日期后才付款，企业发出通知书上将不会反应该项付款。为避免误会，全部通知书须注明发出日期和截止日期，并明确通知用户在该日期后支付款项没有包含滞纳金在内。
②水、电费
如各单位水、电费是由管理处负责收取，管理处每个月须派员抄录各仪表读数，然后根据每度收费及最低消费计算应收款项，并将各单位应付水电费用和管理费在每个月付款通知书中分项，要求各单位在缴付管理费时一并缴付。

因抄读各仪表需时，财务管理部应和相关部门订定一个固定抄读日期，并把结果在付款通知书截止日前交予财务管理部。
③缴费通知书管理
缴款通知书最少要有两联，一联给用户，另一联由管理处存档。若除管理处外，还有其它机构负责收款，便需要多一联，供对方存档作为收费依据。
（2）催款通知书
业主条约通常对业户缴纳管理费等义务有具体要求，管理处应制订可操作催款步骤。对未按期付款单位，便须按追收程序定时发出催款通知书，直至采取截停水、电供给及发出律师信，进行法律诉讼。财务管理部有责任定时将各单位各项收费情况通知物业部及物业总经理，待其决定采取合适方法。
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财务报表

编制会计报表目标，是向会计报表使用者立即提供该核实单位财务情况、经营结果、现金流量等信息。因不一样使用者有不一样需要，所以报表式样及种类，亦应按实际需要编制。
国家对会计报表格式有统一要求，但该格式所表示信息对各物业管理决议、委托方及其用户不一定足够及适合。所以，财务管理部有必需定时编制更为详尽内部报表。这些报表格式并没有固定要求，较据灵活性，视各物业具体情况而定，但应以符合物业管理法规、用户条约、管理合约要求，清楚表示各物业财务情况为标准。
以下是部分在内部财务报表中应予明确表述事项：

一、收支表（损益表）
1.按用户条约要求要求独立核实部分，已各自编制独立收支表。
2.本期成本费用已按当地《物业管理服务收费实施措施》中物业管理服务收费项目和组成列示。
3.各项费用可分为合约性及非合约性两大类，合约性开支有专表说明。此举能够提供决议者更多有用数据，来处理资金调动及制订预算。
4.相关部分非常常性而金额大费用，已给关键注释，令使用者了解该等费用实际用途。

5.本月实际收支和预算收支及上月收支比较，并对有重大差异项目作出分析，便于相关部门有所了解以加强控制。

二、资产负债表
1.已对该物业名下持有固定资产，提供明细表。
2.附有管理处职员工资明细表。
3.附有往来单位往来账项明细表，尤其是和开发商和物业企业之间往来账款。
4.附有各用户单位应收款账款前期欠款、本期应收账款、本期实收账款和本期末欠款明细表。
5.附有待摊费用、应付款、预付款等明细表。
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发票和收据管理

一、总则
1.依据《中国发票管理措施》及其它相关要求制订本制度。
2.本企业全部发票、收据（指有价值收据）及票据（以下简称票据）均属本制度管理范围。
3.财务管理部统一负责本企业多种票据管理工作。
4.多种票据种类、使用范围由财务管理部要求。

二、多种票据购置及印刷
1.属国家统一要求发票由财务管理部指定专员向相关税务部门购置。
2.经相关税务部门同意企业自行印制发票时，由财务管理部提出式样经总经理核准，并报相关税务部门同意后，在税务部门指定印刷单位印制。
3.企业使用多种发票、收据属代收部分，使用代收单位发票、收据；属企业收据需印制时，由财务管理部提出式样经总经理同意后进行印制；属各部门专用票据需印制时，由需用部门提出式样，经财务管理部审核，报总经理同意后印制。
4.财务管理部专管人员必需对购置、印刷或代收单位提供多种票据进行验收，具体清点数量、检验有没有印刷错误。数量有误或印刷有错误应拒收。多种票据验收后，应按不一样票据登记验收日期、数量、起止号码等，设专柜保管。

三、多种票据领用
1.财务管理部专管人员应设置多种票据领用登记簿，凡发放票据，必需登记领用日期、数量、起止号码等，并由领用人签收。
2.使用发票或收据部门必需指定专员负责多种票据管理工作（以下简称票据专管人员）。
3.票据专管人员在向财务管理部领取多种票据时，必需办理领用手续并清点数量、验看号码，发觉有号码错乱，应拒绝领用。
4.票据专管人员对所领用多种票据必需妥善保管，在交付使用人员时，应进行登记、签收。

四、多种票据使用
1.多种票据需按《发票收据使用细则》要求进行使用。
2.多种票据应该根据要求时限、次序，逐栏、全部联次一次性开具。
3.多种票据只能按要求范围进行使用，不得转借、转让、跳号、拆本使用，或开具空白票据。
4.多种票据需交接使用时，应办理交接手续，写明交接时票据号码。
5.接收人在接收多种票据时，如发觉所交接票据存在问题，可拒绝接收，并立即汇报主管人员。情节严重时，应立即汇报财务管理部。

五、多种票据检验和核销
1.财务管理部有权对多种票据使用随时进行检验。
2.已用完多种票据必需立即向财务管理部进行核销。
3.财务管理部专管人员在核销多种票据时，必需对票据进行检验。发觉有使用不妥，应提出意见进行纠正；发觉有问题，应立即汇报财务经理。

4.财务管理部专管人员应随时核查使用多种票据人员有否立即将所收款项按要求上交。在多种票据核销后，应对整本票据报收款项有否上交进行核查。
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物资管理制度

一、物质分类
1.固定资产定义——单位价值元以上或使用年限超出十二个月以上物品。
2.低值易耗品定义——不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长物品。
3.办公用具定义——办公使用消耗性物品。
4.物料用具定义——进行物业管理所需使用消耗性物品。
5.小商品定义——为销售给业户目标而购进商品。

二、物资采购制度
1.各部门凡需新增固定资产，低值易耗品或使用多种其它物资，应先行到企业仓库领用，仓库无库存，可申请购置。
2.部门申购应先将所需增加物品列入每个月编制预算内，预算经同意后，可正式申请购置。
3.预算外急需使用物资，经总经理同意能够先行购置，再补作预算。
4.多种物品采购关键由行政及行政人事部负责，但对部分急切需用或专业用具，可由部门经理申请，总物业经理同意后由使用部门进行采购。
5.各部门对本部使用常见物品，应依据使用情况提出每个月耗用量，仓库依据该物品消耗时间长短定出最低库存量，在靠近最低库存量时，通知相关部门申购物品。

6.申请购置物品申购部门填写物品申购单，申购单需具体列明所需购置物资名称、规格、 数量、用途(或使用地方)。
7.采购部门审核申购物品库存情况和报价，财务管理部审核申购物资和金额有否符合预算，最终由总经理审批。
8.负责采购人员应随时了解和掌握企业常见物品市场价格和供给情况，接到申购单后，向相关供货商询价，并在申购单上填报三家以上供货商报价。
9.对于常见物品及耗用量大物品，依据不一样供货商对不一样物品报价按质优价廉标准选定固定供货商。
10.负责采购部门应要求固定供货约定时提供近期物品供货价和供货物种，依据可供货物种和价格查对申购物品报价。
11.采购部门应要求供货商加强配合，依据供货商提供供货物品和价格清单做好采购计划，争取节省采购所需时间，为物资使用部门发明效益。
12.对于一时在市场上难以购置和购置程序需占用较长时间物品，采购部门应将情况通知给使用部门，以使使用部门能立即采取对应方法。
13.采购部门在收到已同意申购单后，属于由固定供货商供给，应通知固定供货商送货上门，并采取定时结算方法结算货款。

三、仓库管理制度
1.对仓管人员要求
(1)仓管人员应熟悉其所保管物资基础特征、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等。
(2)立即、正确地做好记账工作，如实反应物资库存及发放情况。
(3)常常保持仓库环境整齐文明、多种物资存放整齐。

2.验收进仓制度
(1)全部物资进仓前由采购人员填写一式四联收料单(进库单)，收料单内容包含物资名称、规格、数量、单价和金额。
(2)仓管人员及申购人对进仓物资必需验收其质量是否符合使用要求。
(3)凡还未取得发票而先行进仓物资，仓管人员及申购人必需查对收料单上所列品名、规格、数量和实收物资及送货单是否相符。
(4)已取得发票物资，还必需对发票上所列内容进行查对。
(5)收料单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中:第一联仓库留存，作收货记账依据；第二联随同发票报销；第三联送财务管理部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天聚集后交财务管理部）；第四联由采购人员（经办人）留存。
3.保管制度
(1)固定资产管理
①固定资产由使用部门保管; 固定资产如个人使用，个人保管，个人在财务管理部(或行政及行政人事部)办理领用手续，各部门公共使用，由部门经理指定专员负责，如发生人为损坏或丢失，需照价赔偿。
②固定资产要定时清查盘点，最少每十二个月要进行一次全方面清查，盘点时要对实物逐项点数，填列固定资产盘存表，按类别，品名详列账存数量金额和实存数量金额，由参与盘点人签章证实，保管备查，固定资产明细账和固定资产总账要按时查对，做到账账相符，账实相符，出现盘盈、盘亏要立即上报。
③固定资产调出、变卖和因失去使用价值需要报废时，必需按管理处权限办理，正当同意手续，其变卖价格由财务管理部和使用部约定，需报废及清理固定资产要进行审查和技术判定后报总物业经理同意，进行账务处理，凡属人为造成固定资产报废或损坏，必需上报总物业经理处理并追究其个人责任及对应处罚。

(2)其它物资管理
①其它物资均先由仓库验收，属各分仓物品再由各分仓领出分别仓库进行保管。
②财务管理部要对购进各项固定资产建账建卡，依据税务局要求和会计核实方法，按月计提折旧费，固定资产折旧提取方法采取直线法。
③全部物品由行政及行政人事部统一按分类编号。
④仓库按物品编号划分存放区域，物品依据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。
⑤仓管人员必需常常检验物资存放情况，发觉物资有变质情况时，应立即进行处理。
⑥多种物资应做到账实相符，并每个月进行一次盘点。
⑦盘点中发觉有盘盈、盘亏及变质等情况应查明原因立即汇报主管部门及财务管理部。
⑧情况严重时，应立即汇报总物业经理。
⑨盘点汇报在每个月月底前上报财务管理部汇总。
各仓库应分品种、规格设账登记多种物资收、发、存情况，每个月终了，企业仓库应和各分类仓库查对当月收发、存情况，并定时进行账实查对。各仓库收发料截止至每个月20日，每个月25日前各分仓仓管人员必需报送当月报表至企业仓管人员查对，企业仓管人员和行政部在每个月31日前向总物业经理、主管部门及财务管理部报送本月报表。
每个月终了，仓库向行政及行政人事部按部门提交当月增加物资清单，行政及行政人事部在此基础上汇总直接购置、报废、调用等完成当月各部门增减物资清单。清单一式三份，使用部门、行政及行政人事部、财务管理部各一份。
凡属代保管物资（含暂不需用或不适用），需办理进仓手续，仓管人员应另设账登记、保管。

(3)物品领用及出库
①领用多种物资全部必需办理领用手续，多种物资领用手续均须由主管领导署名。
②领用固定资产或其它非消耗性物资按使用部门登记“物资保管清单”，使用部门应每一季度清点一次，并将清点结果列表报行政及行政人事部；使用部门领用非消耗性物品属个人使用、保管低值易耗品、工器具或非消耗性物资按使用人登记“职员物品领用表”。
③职员调离部门或离开企业时，应交回所领用物品，并将“职员物品领用表”复印一份交行政及行政人事部，各级主管离任或调离企业时，应由上一级主管或管理部门清点其所辖部分物品。
④工程管理部及其它部门日常使用工具和消耗性物品向仓库申领一定数量，自行设仓保管。
⑤全部物资出库一律凭使用部门开出领料单发货，领料单应列明出库物资编号、品名、规格、数量、用途、使用区域（如楼宇）等，除有领用人员署名外，还必需有使用部门主管署名。若领用是非消耗物资，应同时填写“财产保管清单”。
⑥仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二先入先出，三当面点清。发货时发货人应在领料单上署名并立即登记入账。
⑦已领用物资，凡质量、规格不符合使用，应许可使用部门退货。使用部门办理退料销账手续：填写一式三联红字领料单，仓库凭红字领料单作重新入账依据。若退回是已使用物资，仓管人员应另设账登记、保管。
⑧非消耗性物资（含个人保管工具、物品、低值易耗品）在仓库或发放部门领出后，使用部门应按品名、领用人填写“职员物品领用表”。因严重损坏或因使用期限已满等而无法继续使用、需进行更换非消耗性物资，领用时必需交旧领新。

⑨领料单一式三联，其中第一联由仓库作物资发出后记账依据；第二联财务管理部存（仓库发货后每十天聚集交财务管理部）。第三联由领料部门自存。

四、维修及报废
1.固定资产、部分低值易耗品需要维修时，由使用部门提出请修单，属保修物品联络原保修单位进行维修；非保修物品属办公用物品由行政及行政人事部安排维修，其它物品由工程管理部安排维修。
2.固定资产、低值易耗品或非消耗性物品需要报废时，由使用部门填写“物品报废表”，属工程、机电、设备等物品报工程管理部；其它物资报行政及行政人事部。经判定确系无法使用，经报请总物业经理同意，各部门在收到“物资报废表”批复三天内，将报废物资集中送往企业总仓库，分别由行政及行政人事部或工程管理部进行处理。
3.需维修或报废上述物资如属人为损坏、报废或丢失，应由责任人进行赔偿。
电子文档：CWGL007

资金管理

一、流动资金管理
1.非商品资金管理
非商品资金包含现金、物料用具、低值易耗品和待摊费用等。
(1)必需严格控制非商品资金占用，核定额度，严格管理。
(2)购置必需有计划，经同意，手续正当完备，不然财务不予报销。
(3)落实实施国家相关现金管理相关要求，凡超出现金管理及现金支付数额大，需总物业经理同意。
(4)当日收取营业款、代理款，一律当日送银行，不得坐支现金。
(5)报损低值易耗品，必需查明原因，分清责任，报财务部处理，凡属人为损失，必需上报总物业经理并追究个人责任。
2.结算资金管理
结算资金是企业在经营活动中发生货币业务，包含银行账款，应收应付往来账款等。
(1)管理企业银行账户，不准借给其它任何单位和个人使用，更不得出租账户收取手续费，因特殊情况，代转达款项时，须经主管经理同意。
(2)任何人不得借用公款，情况特殊，须经主管经理同意，写明还款时间，财务部在其个人工资中扣回。
(3)立即清理往来账款，凡人为造成死账，必需追究个人责任，上报总物业经理处理。

(4)立即清理债权、债务，预防拖欠款项。
(5)任何人不得以任何手段搞贪污，挪用公款及个人收取佣金等违法行为。

二、资金使用、统筹
为合理地使用、统筹资金，各部门凡需购置物品用款，需事先提前3～5天报计划到财务部立案，方便合理地统筹资金。
电子文档：CWGL008

费用管理

一、费用管理标准
1.坚持勤俭节省标准，努力降低费用水平。
2.正确实施相关财务要求，严格遵守费用开支范围。
3.加强各项开支计划管理，实施财务监督，财务部行使好财权。
4.一切付款票据，必需是正当发票，白条不得作为报销凭据。
5.严格控制费用，严禁在使用费用中假公济私。
6.凡属费用范围开支，由部门经理签字，经财务部经理审核（有权提出异议）报总物业经理同意后方可报销。

二、费用开支标准
1.工资：按“工资管理要求”实施。
2.劳动保险费：按市劳动保险部门相关要求和“社会保险要求”实施。
3.差旅费（附明细表）
差旅费费用报销标准以下（指中国境内）：

中国境内差旅费费用报销标准明细表

注：1.出差天数计算：天天以北京时间六点始直至二十四小时为一天计算标准，不足
8小时/天，视作出差半天计算。
2.出差人员出差返回五天内须到财务部办理报销手续。
4.业务接待费：凡属接待、公关费用，由各部门责任人提出申请，交财务部经理审核后报总物业经理审批。
各部每个月应酬开支指标以下：
各部每个月应酬开支指标表

三、物业总经理权限
凡企业发生费用（含购入固定资产），金额在人民币0元（含人民币0元）以下由物业总经理签署，超出此权限范围由发展商批核。若物业总经理因公出差或私事需外出时，职责权限可暂由副总经理代理，待物业总经理回来后审定。

四、报账及记账程序

五、支票使用步骤

六、借款步骤

七、采购程序

八、货物进仓程序

九、货物出仓程序

电子文档：CWGL009

财务报销制度

一、总则
1.填写购物申请表，报主管部门经理审批，再报总物业经理审批。
2.物品买回后，经手人必需持有国家认可发票，并在发票背后签字，再找验收人按发票上所列物品品名、规格、数量等相关内容进行验收，验收妥当后在发票背后签上验收证实人名字。（如属物料用具，固定资产类，验收后要开入库单（一式三份），并要注明固定资产是属哪个部门使用，存放在何处），再填制相关报销单，按报销程序进行报账。
3.如属港币支出，可按当初汇率折算人民币给报销人。
4.全部报销单据必需由报销人填写，由部门责任人及总物业经理署名方可认可。
5.出纳员只能将报销费用交予报销人，不可转收，支付后立即在报销单上注明“已付”字样。

二、预借费用
1.预借应酬费应填写“应酬费预借单”，由各部责任人署名后，报交财务部经理审核立案后交总物业经理签批，并凭此单到财务部预借现金或支票。
2.采购方面在采购前需要预支费用时，应填写“购物申请表及借款单”，由部门责任人同意后报物业总经理签字同意，凭“购物申请单及借款单”到财务部办理相关手续。

3.如企业派人员出差需预借现金，则由职员填写借款单上交部门责任人及总物业经理审批预借，出差回来后五天内应到财务部办理相关手续，过期不办者，财务部有权在其本人工资中扣回预借金额。
4.出纳员应对全部借款单进行具体统计及注销手续。

三、采购（指大单采购）
1.由申请人填写“购物申请单”并附样品或物品型号、类别说明，上报部门责任人审批。
2.交至人事行政部，由人事行政部安排采购人员多方取得报价。相比较后确定适宜价格再由物业总经理署名确定，采购货物金额在人民币5000元以上应取得两个或两个以上报价，采购人员应了解现有物品情况，做到不盲目进货。

四、收货及领货
1.进货单据齐全
(1)收货人员按发票上所列物品品名、规格、数量等相关内容进行验收并署名，收货人员必需注意进货质量。
(2)货物经验收后需经手人和验收人在发票后署名，并由财务人员对货物作具体统计及安排相关人员进行保管。
2.各部门职员应本着节省成本标准根据实际需要领取所用物品。
(1)先填写申请单，送交上级主管批核。
(2)再送交本部门经理签批，方可领取，财务人员应对申领单进行保留登记方便确保货物充足。

五、现金使用说明
为健全财务制度，堵塞漏洞，凡发生额在人民币500元以下零星支出，可用现金支付外，其它一律用支票支付。
电子文档：CWGL010

计算机软件介绍

作为一个现代化机构，计算机应用是不可或缺。因为良好和适宜软件能够大大提升工作效率及降低人为错误。
《物业管理软件》及《会计软件》对财务管理部门有所帮助。以下将就该两类软件功效及操作时须注意事项作些介绍。

一、《物业管理软件》
《物业管理软件》应用范围相当广泛，包含: 管理部、工程管理部、安全管理部及财务管理部等。
《物业管理软件》在管理各用户应收账款方面有较大帮助。其功效包含：统计每一个业户情况，各项应收账款应收、实收、欠费情况，印制缴款通知书、催款通知书、对账单等。一套好《物业管理软件》还可方便地处理多种类型付款，如：部分付款预缴款，并按需要按期结转。

二、《会计软件》
记账凭证、财务报表、账簿等均能够由此软件编制及自动生成，而国家要求会计科目已在软件内预先制订，只需合适增减明细目便可使用。

三、注意事项
计算机贮藏数据是十分关键，而很多时候因计算机故障、电力终断、人为错误，均会损毁已贮藏数据。所以，定时作数据备份是很有必需。为减低损失，最好天天做备份。做备份步骤以下：
1.预备七只磁盘，标上1至7日(分清楚是物业管理，还是财务)，每日下班前做一次备份。星期一用磁盘1号，星期二用磁盘2号，如这类推。下一个星期能够覆盖上一个星期数据。
2.每个月最终一天要多做一套备份，并在此磁盘标上日期，永久储存。