办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度
第一章 总则
为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。
第二章 办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：
2.1 耐用品：
2.1.1 办公家具，如：各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
2.1.2 办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2 易耗品：
2.2.1 文具类办公用品，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。
2.2.2 生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章 办公用品采购
3.1 申请范围：
（1）办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政专员有权拒发；
（2）部门采购申请内容主要为耐用品。
3.2 审核及审批：
（1）由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政部经理审核签字后，提交分管副总、总经理批准后方可购买。
3.3 采购安排：
（1） 各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。办公用品购买实行两人以上共同负责制。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。行政部根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）由于营销现场距离公司较远，营销部可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备，同时需要向行政部存根备案。
（4）行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。部门特殊物品或专业物品采购，由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。
第四章 办公用品入库
4.1 入库登记
办公用品采购到位后，由行政专员核对、入库。行政专员办理入库后，建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
4.2 入库物品明细单
每次采购入库后，行政专员制作入库明细单，行政部经理签字确认，明细单备案存档。
第五章 办公用品领用
5.1 耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品。部门办公用品由部门指定人员签字领用，如领用人更改，由部门经理到行政部做变更记录。易耗品于每周三下午统一领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。
5.2 耐用品的领用、管理实行部门负责制。耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，行政部存根备案。
5.3 新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签字领取，部门负责人签字确认，行政部存根备案。
第六章 办公用品借用与归还
6.1 办公用品/设备的借用
凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、硬盘等，需要填写《办公用品借用单》，并由部门经理签字确认。
6.2 办公用品的归还：
（1）借用办公用品超时未还的，行政部有责任督促归还。
（2）借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
（3）员工工作变动或者离职，应及时到行政部办理领取物品的归还手续，营销部物品归还手续交由营销部经理负责。工程部物品归还手续交由工程部综合管理人员负责。
第七章 办公用品日常管理
7.1 易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。行政部会定期进行盘点（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。
7.2 耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修：
（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排，维修人员于每周二下午排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后行政部归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。公共设施或设备，由行政部统一管理。
（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。
7.3 办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
7.4 各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
7.5 礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政部统一办理。
第八章 办公用品费用成本控制
8.1 各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。

8.2 行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
8.3 办公文具实行限额管理办法。各部门每人每年办公文具限额240元，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报分管领导审批。除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经分管领导审批后，行政部安排采购。
8.4 各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由行政部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。属多个部门共用的，费用按照公司使用人数进行分摊。
8.5 办公用品采购费用实行分部门核算，并计入各部门月计划费用内，由行政部统一核算控制。
8.6 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。
8.7 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
8.8 公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
第九章 办公用品管理流程与工作标准
（一）办公用品管理工作流程图
部门名称
行政部
流程名称
（一）办公用品管理
层次
2
任务概要
办公用品管理
单位
总经理
上级主管
行政部经理
行政专员
申请部门经理
申请人
节点
A
B
C
D
E
F

企业名称

共    页     第   页
编制单位

签发日期：
（二）办公用品管理流程与工作标准
任务名称
责 任 标 准
时 限
相关资料
备注
采 购
1、除易耗品外，部门所需物品每月25日提交采购申请单。
2、易耗品由行政部统一提交采购申请单。
3、急需物品或专业性物品，由主办人提采购申请单，行政部协助采购。
每月1次
《办公用品管理制度》

入 库
1、每次采购物品后，所有物品必须登记入库。
2、所有入库费用、物品须经行政部经理签字审核。
每月一次
《办公用品管理制度》

领 用
1、部门月末申请物品，于次月初领用。
2、易耗品由部门专人于每周三下午领用。
每周三下午
《办公用品管理制度》

借 用
1、借用物品由主办人到行政部填写借用登记表，并在规定时间内归还。
2、如需延期借用，主办人应到行政部办理延期手续。

《办公用品管理制度》

报修、维护
1、公司设备/网络等的报修时间为每周二下午之前。
2、特殊设备或特殊情况需维护时，主办人及时到行政部联系。
每周二下午
《办公用品管理制度》

费用管理
1、各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。
2、行政部将严格控制申请、领用控制、使用控制等。
3、各部门每人每年限额240元。
4、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。

《办公用品管理制度》

盘 点
公司办公用品每季度盘点一次。
每季度一次
《办公用品管理制度》