A3报告制作技巧PPT.ppt

1专门职特别研修专门职特别研修A3A3资料制作技巧资料制作技巧2本日日程什么是什么是“TOYOTATOYOTA的的A3A3资料资料”？明确资料的目的明确资料的目的制作纲要制作纲要制作简洁易懂的资料制作简洁易懂的资料3为什么要“制作简洁易懂的资料”（对资料使用者而言）能够尽快理解能够供每一位相关人员理解即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。课程介绍4什么是“TOYOTA的A3资料”在在TOYOTATOYOTA，A3A3资料是强有力的沟通工具之一。资料是强有力的沟通工具之一。能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。通过视觉表达，使内容一目了然有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。A3资料是培养问题解决能力的交流工具（问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）5今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧什么是“TOYOTA的A3资料”并非只在形式上满足并非只在形式上满足A3A3要求即可要求即可一味的填充令资料不得要领不知图表为何而做图表、表格的表现内容艰涩难懂理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心6A3资料制作的步骤资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序S St te ep p.检检查查校校对对资资料料S St te ep p.撰撰写写资资料料内内容容S St te ep p.确确定定版版面面设设计计S St te ep p.撰撰写写资资料料纲纲要要S St te ep p.明明确确资资料料目目的的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”重重重重点点点点7资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序S St te ep p.检检查查校校对对资资料料S St te ep p.撰撰写写资资料料内内容容S St te ep p.确确定定版版面面设设计计S St te ep p.撰撰写写资资料料纲纲要要S St te ep p.明明确确资资料料目目的的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”Step1.明确资料目的8Step1.明确资料目的资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决裁决：决定是否批准提案9n请看教材第9页10资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。首先自问自答首先自问自答“资料的目的是什么？资料的目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发，明确目的从以下角度出发，明确目的“面向谁面向谁”“如何使用如何使用”“用途如何用途如何”此此3 3点点Step1.明确资料目的学到的技巧11Step2.撰写资料纲要资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序S St te ep p.检检查查校校对对资资料料S St te ep p.撰撰写写资资料料内内容容S St te ep p.确确定定版版面面设设计计S St te ep p.撰撰写写资资料料纲纲要要S St te ep p.明明确确资资料料目目的的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”12制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理符合逻辑。纲要主体纲要主体每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑整体的长度以口头表述秒到分钟为佳纲要补充纲要补充内容内容 简洁地整理出个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据Step8巩固成果Step7评 价Step6执 行Step5制定对策 Step4把握根本原因Step3制定目标Step2分解问题Step1明确问题Step2.撰写资料纲要13（1 1）确定纲要的主体确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述 类似报纸上的新闻标题 口头念一下，长度以从30秒到1分钟为最佳（2 2）确定对纲要主体进行补充的内容）确定对纲要主体进行补充的内容为每条信息找出3个左右的理由或数据（3 3）检查纲要整体）检查纲要整体比照资料的目的反复通读 （思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）Step2.撰写资料纲要顺序14资料不可能一次制作成功资料不可能一次制作成功思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性首先考虑每个文本框的主题信息，首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性制作纲要的要点在于：制作纲要的要点在于：掌握对掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）制作一份资料有用的信息的量（适中）语言是否简明易懂语言是否简明易懂 各项各项主题的串联是否合乎逻辑主题的串联是否合乎逻辑此此3 3点点Step1.明确资料目的学到的技巧15资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序S St te ep p.检检查查校校对对资资料料S St te ep p.撰撰写写资资料料内内容容S St te ep p.确确定定版版面面设设计计S St te ep p.撰撰写写资资料料纲纲要要S St te ep p.明明确确资资料料目目的的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”Step3.确定版面设计16根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板）。顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点步骤。标题Step3.确定版面设计顺着思路展开顺着思路展开！17资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序S St te ep p.检检查查校校对对资资料料S St te ep p.撰撰写写资资料料内内容容S St te ep p.确确定定版版面面设设计计S St te ep p.撰撰写写资资料料纲纲要要S St te ep p.明明确确资资料料目目的的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”Step4.撰写资料内容18确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于统一文体和书写格式，只强调需要强调的要点。标题行文要求“简明扼要”“具体”“主动语态”使用图表，强化视觉效果用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐Step4.撰写资料内容19整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面/整体内容方面）符号和编号是否注意保持了同整体统一避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）技巧篇20资料资料（特别是（特别是A3A3资料资料）的效果的效果 从问题的发生到解决，过程一目了然从问题的发生到解决，过程一目了然明确制作资料的目的明确制作资料的目的 资料所传达的内容因目的而不同资料所传达的内容因目的而不同 从从“面向谁面向谁”、“如何使用如何使用”和和“用途如何用途如何”3 3个角度考虑并决个角度考虑并决定目的定目的首先制作资料的纲要首先制作资料的纲要 确定纲要的主体确定纲要的主体 检查纲要整体的整合性检查纲要整体的整合性版面设计要考虑读者阅读的便利性 始终保持“简明扼要”、“强视觉效果”和“整体一贯性”制作完毕后仔细校对 检查整篇资料是否尚有逻辑不通的地方从本课程中学到的技巧