财务软件里科目设置的技巧.doc

财务软件里科目设置的技巧【导读】在日常工作中，接触过一些财务软件的用户，因为科目设置时考虑不到位，导致软件使用过程中出现了很多异常的问题，甚至最后不得不新建账套来解决，我总结了几点技巧，和大家分享一下：1、科目代码的长度要有前瞻性在财务软件里，一级科目的长度是按会计制度设定的，二级以下的科目代码的长度由企业根据实际情况设置，而科目代码长度的设置，多数软件是在建账时设定，以后不能修改，只有少数软件能支持修改的(如速达)，这时代码长度的设置要充分考虑到以后业务发展的需要，应稍为设长一些，我见过有企业在应收账款下按客户设二级科目核算往来账，当时客户很少，二级科目长度只设二位，即最多99个，一年后客户超过100时问题来了，而软件中途又不能修改长度，头都大了。2、增加一级科目时，会涉及财务报表的公式调整财务软件预设的财务报表，如资产负债表、利润表等，都是基于预设的科目编好公式的，如果新增了一级科目，一定要将财务报表相应的栏目的公式进行调整，否则新的科目数据可能不被统计，至于公式应如何调整不同软件各不同，不清楚的要向软件供应商咨询了。3、上下级科目核算的币种应一致，或上级核算币种包含下级科目核算的币种有的财务软件，一个科目只能核算一个币种，这个已经过时了，多数可选择核算一个或多个币种(如用友金碟速达)，建议设成核算所有币种，这样再增加下级科目时自然就被兼容了，我见过有企业上级科目设成只核算人民币、下级科目核算美元，先不说科目账是否有问题，看着都不顺眼。4、科目设置应与进销存或辅助核算互补，不必设过多科目见过有企业按商品设置库存商品的明细科目，商品有多少个相关科目就有多少个，按往来单位设置往来核算二级科目的企业也比较多，科目量也很大，如果财务软件与进销存结合的，大可不必这样设，因为进销存的很多报表已可按商品或客户统计了，要看什么数据也可查报表，财务账可简化一些;部分财务软件是支持科目辅助核算的，有的辅助核算内容是固定的(如速达)、有的是可自定义的(如金碟)，辅助核算是软件对比手工的一个重大飞跃，将会计科目设成核算某种辅助项，在做凭证时同步记录相关的辅助项，通过辅助账簿可按科目及辅助项查看，例如将应收账款设成辅助核算往来单位，发生应收账款时，在凭证录入应收账款科目同时录入客户信息，在辅助账簿即可查看应收账款下每个客户的数据，而不必按客户设海量的明细科目。5、科目设置使用要考虑便于输出报表使用不同的会计制度，输出的财务报表和附表有一定的差别，应根据报表取数的需要进行科目设置，不要使到科目的数据不能直接被报表使用，还要做手工拆分等大量工作，例如用友金碟的现金流量表，应收账款收回时，要拆分收回的货款是多少增值税是多少，如果在科目设置及使用时已分开货款和增值税设，则后期的工作量可以大大减少了。6、科目设置使用要考虑结转等需要医院、基层医疗机构、事业单位等会计制度，在特定的时候将某些数据从某些科目转到对应的科目，如果根据细分的业务分设科目，最后对转或出报表时，就简便多了。7、科目的辅助核算中途不要改，上下级科目最好一致，辅助项最好单一不建议组合科目是否辅助核算及核算什么辅助项，设定后最好不要改，一改的话辅助账簿就出现脱节，输出的结果会不同，原来不辅助核算中途才加上去的，辅助账簿的数据也是残缺的，如混合使用多个辅助项，要关注机制凭证是否考虑了辅助项或是否全部考虑了，这个地方多数软件是存在不足的，可能会使辅助账簿的数据与正常账簿对不上。上下级科目核算的辅助项相同时，上级科目的辅助账簿才能正常对接。推荐阅读：总结长期应付款的会计处理会计实务案例及其他案例“指尖上的会计”之浅谈财务分析小企业会计实务汇总