时间管理与合理的工作安排.ppt

时间管理与合理的工作安排运用时间管理技巧合理安排工作计划1二首学生时代的诗：今日诗 明日歌(明)文嘉 (明)钱鹤滩 今日复今日，今日何其少!明日复明日，明日何其多。今日又不为，此事何时了!我生待明日，万事成磋砣。人生百年几今日，今日不为真可惜!世人若被明日累，春去秋来老将至。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。朝看水东流，暮看日西坠。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。百年明日能几何，请君听我明日歌。2认识时间，有多长：n通过对时间管理的认识，与大家一起探讨，怎样合理的管理时间、安排计划，在有限的时间里使工作能够提高效率、得到最佳的效果。3什么是时间管理？n时间管理-就是有效地应用时间这种资源，以便我们有效地达成个人的重要目标。4需要注意n时间管理本身永远不应该成为一个目标，它只是一种被我们使用、并且逐步成为行为习惯的工具。（习惯的力量是无比巨大的，它决定一个人的思维方式和行为方式，从而左右人的成败）。n时间管理背后的涵义，不是要求把所有事情做完，而是更有效地运用时间；它的目的除了要决定你该做些什么事情，也决定什么事不应该做；它最重要的功能是透过事先的规划，把一种提醒与指引贯穿到我们的工作和生活中 5时间管理的几条重要法则：n2/8法则n角色平衡法则n4象限法则n时间资源互补法则n聚光法则n等等6n“80的收获来自20的努力，其它80的力气只带来20的结果。”很多销售数据也体现出80的销售额是来自20的客户。因此做事做重点，是重要的时间管理要诀。n所谓：大智有所不虑，大巧有所不为。7业务员 妻子丈夫催款员技术专家催货员部门经理我在哪里？8n在工作、生活中，一个人会扮演多重角色，同时每一个角色赋予你的责任都是不能推卸的。角色越多，时间越不够分配，互相拉扯，最终容易弄得整个人筋疲力尽。换一个角度，让各角色共同组合成紧密的整体，同时又让每个角色都焕发活力，花不同比例的时间在不同的角色上，使各角色之间的关系达到多赢。-提高工作质量，提高生活质量。9掌握象限原则n将事情分成重要紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四类。当事情来临，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。n重要紧急的事马上做，例如危机、有压力的问题、即将到期的事情，但做完之后应当检讨，是不是能预防以后不要发生这么突然的事件。n重要而不紧急的事，放在第二位做，这一类的事情影响深远，效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟定具体目标和化整为零的计划，按时完成；n第三要着手做紧急但不重要的事，不紧急不重要的事大家都知道怎么做了。10时间-资源互补法则n指时间与用于项目实施的其他资源之间存在互为补充、互相替代的关系。n时间资源互补法则告诉我们，应该站在更加宏观的角度看待时间与其他资源的利用问题，根据实际需要对时间和其他资源进行灵活分配、合理调度。只要你感到完成某项任务时间紧迫、力不从心时，你都应该首先想到是否还能找到其他资源以加快任务完成的进度。在寻找资源时，想象力越丰富越好，比如寻求专业人士的指导，发挥团队优势，与人分担繁重的工作，达到提高效率的效果。11聚光法则n聚光法则认为，只有把有限的时间聚焦到重要的目标上，才能保证事业上的成功。目标过于分散等于没有目标，把有限的时间分散到众多的目标上，就像把有限的资金在众多的项目上撒胡椒面，最终只能导致每一个项目都虎头蛇尾、半途而废。12工作中对于时间管理的运用n工作中的烦恼：n最近工作压力大，总觉得时间不够用，每天在公司处理大量邮件、技术交底、生产协调、售后问题的解决、催款等繁琐的事情耽误了大量的时间，而对于公司业务的拓展、团队的管理、重要客户的拜访、新客户的开发等事情确没有时间去做。这是在业务发展到一定阶段时很多人遇到的困扰。n束缚13工作中的烦恼n项目很多，信息很多，客户多，每天在客户之间周旋累的要命。工作总结没有时间写，工作计划更是没用，今天晚上都不知道明天会在哪，计划赶不上变化。抽空学习专业知识？哪有时间。n忙碌14有计划地使用时间-几个时间管理技巧15一、目标明确，制定合理的工作计划n给自己自定一个一周工作计划n给主要工作预留充足的时间n把它们制定成一份日常“必做”列表把任务分成“紧急的”和“重要n的”，并给它们确定优先顺序n集中精力于目标和优先考虑的事情之上n避免重复“投资”精力n每周的工作计划要有总结分析n工作计划必须是现实的可实现的 工作计划要具体：应确定什么该做，由谁来做以及何时去做 要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余50%应当属于灵活时间，应对各种打扰和无法预期的事情发生变化时，不要完全推翻计划16二、学会委托 n虽然你能够通过提升自己的能力，来承担更多的工作，但是不要做得太过头。做得太多，会造成很大的压力并且会降低工作效率。合理地分配时间、使用时间才是聪明的选择。在忙碌的时候，人们常常容易忽视委托的技巧n要适时的运用时间-资源互补法则n学会委托-给你更多的时间去做重要的工作 栽培和激励下属-对于管理者 因为别人也许比你更能胜任17三、时间记录n往往我们做了周密的计划，时间被安排得合情又合理，却因为临时的客人或偶然的电话打乱了全盘的步骤。所以最好的办法就是随时记录你的计划和想法，以防顾了这边忘了那边 18时间记录可以帮助确定：*你的时间在何处流逝*你是否充许别人占用你的时间*令你分心的事从何而来*一天中哪些时间你在工作，何时你是在浪费时间*完成工作需要花多少时间 此外，你经常做的记录会使你有更好的时间意识*利用时间记录来确定你需要在哪里更改工作计划以及如何更改*用它来分析你所做的有多少与计划不相符，以利于以后的工作计划更准确。手边应经常放些纸张或笔记本和即时贴作记录，谁知道我们公司谁利用率最高？19四、区分紧急事务与重要事务 n紧急的事往往是短期性的，重要的事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。20五、学会说“不”n一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说“不”。对于客户选择，信息筛选也要选择性的说“不”，运用2/8法则，善于区分有价值的事情，根据价值大小，分配时间和精力。NO21结束语物有本末，事有始终，知所先后，则近道矣！22