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Access2007实战经典
Access2007实战经典

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本文可编辑可修改，如果觉得对您有帮助请收藏以便随时查阅，最后祝您生活愉快 业绩进步，以下为Access2007实战经典的全部内容。

前不久，单位领导交给我一项任务,建立媒体资源数据查询和管理系统。随着单位媒体资源的日积月累，各种媒体存储介质越来越多，这些数以万计的媒体数据，记载着当地政治、经济、社会人文等发展的历史,是当地一笔宝贵的历史资料，因此，搞好这些媒体资源的管理尤其重要。
对于数据的管理，数据库是最好的平台。数据库,即有结构的数据集合,通俗的讲，就是数据的仓库。因此，我想到了Access。在办公软件Office套件中，最为人们熟悉的是Word和Excel，因为它们功能强大且方便易用，更因为它们不仅可用于办公，还可用于个人写作和家庭记帐理财等。同为Office套件中一部分的Access，虽然有着同样强大的功能，但使用的人却相对少些,不像Word和Excel那样广泛.事实上，真正用过Access的人,对其强大功能和灵活应用均称赞“不错，很好的……。”Microsoft Access是一种关系式数据库，关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列行和列组成，每一行是一个记录,每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一个表中不能重复。
表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息.Access数据库以文件形式保存，文件的扩展名是mdb。
Access 数据库由六种对象组成，它们是表、查询、窗体、报表、宏、页和模块。
表(Table） --表是数据库的基本对象，是创建其他5种对象的基础。表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据,故又称数据表.
查询(Query）—-查询可以按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
窗体(Form）--窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。
报表（Report)—-报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来,以便分析。
宏(Macro）—-宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作.Access列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。
模块(Module）——模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic编程.
页-—是一种特殊的直接连接到数据库中数据的一种WEB页。通过数据访问页将数据发布到Internet 或Intranet上，并可以适用浏览器进行数据的维护和操作。
从上述特点可以看出，Microsoft Access数据库是一个开放式的数据管理开发平台，适用于小型企事业单位进行数据管理，开发和应用十分方便.以前，我也曾经应用它开发过诸如“用户收费管理”和“物资管理”等，实践证明，应用数据库管理数据，对于数据的查询、统计非常准确和快捷，大大地提高了办公自动化水平和工作效率。当然，要开发一个数据库也并非那么容易，你除需要熟练掌握数据库开发应用的技巧外，还需要具备一定编程能力和美术功底，这是因为,数据库的开发是建立在实际应用的基础上的，也就是说，你开发的数据库必须与工作实际相结合，具有实用性,同时界面也要友好和美观。下面，我就“媒体资源数据库”的开发实践介绍给大家，希望能对使用Access数据库的朋友们有一点帮助。我要声明的是，我的开发水平还处在初级阶段，采用的一些方法也是初级的（笨的)。
一、开发前的准备工作
干每一项工作都不外乎这样几个阶段：即准备阶段、实施阶段和总结阶段（对于系统开发而言叫做后期调试和完善阶段）。开发数据库也是如此，实施前必须进行前期准备.
（一）准备工具
这里的工具就是备用的工具书和工作平台。开发数据时会用到至少两套工具书：《Access使用手册》和《Visual Basic编程》；开发数据库时需要的平台是Microsoft Access系统、Photoshop系统（用于图形处理和制作）、图标制作系统等，如果要制作帮助文件还需要帮助文件制作系统。应用这些系统制作“图标”和主控界面的装饰图。(下图为装饰图）

（二)需求调查
开发的应用系统是否能满足实际使用的要求,关键看你是否进行了详细的需求调查和了解。只有做了详细的需求调查，才能开发出实用的应用系统来。对于这一点，很多初学者往往会忽视,只是埋头开发,结果弄出来的东西总是离实际要求相差甚远,根本不能使用。
对于本单位的“媒体资源管理”数据库而言，主要需要调查了解以下几点：
1．数据量多大。这是一个关键,如果数据量非常之大,那么应用Access是不行的。我了解到,单位的媒体资源数据量不大,平时的使用管理数据量也不大，因此,我决定使用Access来开发；
2．基本信息.要求每一个素材登记有编号、规格、类别、时长、首拍时间、拍摄人、素材内容、存放位置等基本信息；
3．媒体资源的规格。对于存储介质而言，我了解到的规格主要有模拟和数据磁带、光盘，磁带又分为大1/2、小1/2等；
4．媒体资源的类别.因为这些媒体资源记录的是当地的政治、经济等全方位的影像资料，为了便于管理，就必须对它进行科学合理的分类。但单位还没有明确的规定，我只能暂时按素材的内容所具有的性质分为：党群类、政务类、工业类、农业类、商业类、文教类、卫生类、体育类、科技类、军事类、综合类(因为有的磁带记录的内容多而杂）共11类;
5．编号规定。对于这些素材资料，每一个体如何编号，存放库位如何规定（编号），单位没有明确；
6．管理流程。这是与工作实际最紧密的重要环节，只有了解了实际管理的工作流程，才能按照流程需要来开发数据库。我了解到单位对于媒体资源的管理有专门的部门和人员，平时使用的人员也相对集中但不确定，平时随时都可能进行数据查询、素材借出或归还，借出或归还时都要主管领导批准和保管员检查签收等,当前应用一台计算机进行管理，将来也可能利用单位内部局域网联网管理;
7．查询功能.要求能灵活的进行多种条件的查询和精确查询,查询的主要条件是首次拍摄时间、素材内容提要等；
8．报表功能.要求能准确的进行总计或分类统计,对于借出、归还要有详细的登记统计等。
（三）框架构思
框架构思十分重要，一个好的框架，使数据库结构简单、关系明确、功能实用、使用方便。根据调查了解到信息,媒体资源数据库应该是一个开放式的数据库,即所有信息都是不固定的,因此,先期开发的数据库数据不能固定死，必须可变.同时,由于使用人员对于数据库的操作使用技能不高，因此，数据库的操作使用应越简单越好，应采用点击直接选择的方式，少使用或不使用文字录入,以降低使用难度，达到方便快捷的目的。
基于上述因素的考虑，媒体资源数据库以素材基本信息为主界面,上部为单个素材的基本信息，中部为该素材的借出、归还登记明细,底部为数据查询、数据库备份、报表等功能命令按钮和库存量数据动态显示.(下图为数据库主控界面）

二、实施系统开发
（一）明确表与表之间的关系
Access数据库是关系数据库，表与表之间可以建立关系，数据可以互相调用,所以，首先必须明确表与表之间应建立哪些关系。媒体资源数据库主表是“媒体资源登记表”，与它相关的主要是“借出登记表”和“归还登记表",主表与副表之间应建立唯一的连接关系，而表中确保“唯一性"的字段是“磁带编号”,因此，它们的连接关系是建立在“磁带编号"关键字段上的.另外，主表中的“拍摄人”、“磁带规格"、“素材类别”及副表中“借出人”、“批准人”、“经办人”、“归还人”等信息由于是随时可变的，所以必须另外建立相应的独立表并与之建立连接关系,以便主、副表中的相应字段直接从中调用数据.
（二)建立副表
1．规格表
字段:规格，类型：文本（10个字符）,并设该字段为主键.
2．类别表
字段：类别，类型：文本（10个字符），并设该字段为主键.
3．部门表
字段：部门,类型：文本（8个字符），并设该字段为主键.
4．职务表
字段：职务，类型：文本（6个字符),并设该字段为主键。
5．事由表
字段:事由，类型:文本（10个字符）,并设该字段为主键。
6．人员表
字段:姓名，类型：文本(8个字符），并设该字段为主键。
字段：性别，类型:文本(2个字符），并设该字段从查阅向导——键入值“男、女”中获取。
字段:部门，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导—-“部门”表中获取.
7．经办人表
字段及属性设置同人员表
8．批准人表
字段及属性设置同人员表，其中“职务”字段从“职务表”中获取。
9．借出登记表
字段：借出ID，类型：自动编号，并设该字段为主键.
字段：磁带编号，类型：文本（8个字符）。
字段：借出日期，类型：日期/时间（长日期格式，默认值：=Date$（)）。
字段：借出时间，类型:日期/时间（长时间格式，默认值：=Time＄())。
字段:借出人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导—-“人员”表中获取.
字段：借出事由,类型:文本（10个字符），并设该字段从查阅向导—-“事由"表中获取。
字段:批准人,类型:文本（8个字符)，并设该字段从查阅向导--“批准人”表中获取。
字段：经办人，类型：文本(8个字符),并设该字段从查阅向导——“经办人"表中获取。
字段:次数，类型:数字（长整型,默认值：1)。
10．归还登记表
字段：归还ID,类型：自动编号,并设该字段为主键。
字段：磁带编号,类型：文本8个字符）.
字段：归还日期，类型：日期/时间（长日期格式，默认值:=Date＄（）).
字段：归还时间，类型：日期/时间（长时间格式，默认值：=Time$(））。
字段：归还人，类型：文本(8个字符），并设该字段从查阅向导—-“人员"表中获取。
字段：经办人，类型:文本（8个字符），并设该字段从查阅向导-—“经办人”表中获取。
字段:次数，类型：数字(长整型，默认值：1）。
（三）建立主表
11．磁带信息登记表
字段:磁带编号，类型：文本(8个字符），并设该字段为主键。
字段：磁带规格，类型：文本(10个字符），并设该字段从查阅向导-—“规格”表中获取。
字段：素材类别类型：文本（10个字符）,并设该字段从查阅向导——“类别”表中获取。
字段：素材时长，类型：数字（长整型，默认值：0）。
字段：素材节数，类型：数字（长整型，默认值:1）.
字段：首拍日期，类型：日期/时间（长日期格式,掩码：9999\年99\月99\日；0；_）。
字段：拍摄人,类型：文本(8个字符），并设该字段并设该字段从查阅向导——“人员”表中获取。
字段：存放位置，类型：文本（10个字符）.
字段：内容提要,类型：备注。
字段：关键贞1-4,类型：OLE 对象(共4个）。
字段：次数,类型:数字（长整型，默认值：1）.
以上表如下图

（四)创建关系
创建关系很简单，只需要打开关系编辑界面，将副表中的相关字段拖到主表的相关字段即可。如:将事由表中字段“事由”拖到借出登记表中字段“借出事由”处，单击对话框“确定”，两个表中的这两个字段即建立了关系。媒体资源数据库的表间关系如下图：

（五）创建查询
如果你对Visual Basic编程比较熟练，那么，可以使用Visual Basic编程来实现相关查询,如果不熟悉Visual Basic编程，就用Access数据库中创建查询向导来建立需要的查询表。从前面了解需求情况来看,媒体资源数据库除了能灵活地进行各个字段查找外，还要实现针对首拍日期和内容提要两条件的精确查找,另外，主控界面底部是关于库存量的动态显示，这就要求我们建立实时的数据统计,因此,媒体资源数据库应建立如下图中所显示的相关查询，以便窗体和报表使用。

这里要着重说明的是，基于“首拍日期”和“内容提要"两个条件的精确查询，需要在“磁带信息登记表查询”中“首拍日期”字段和“内容提要”两个字段设置查询条件,而“首拍日期”这个条件又是基于查询者临时输入的日期范围，因此，它必须是从输入日期数据的窗口中获得的相关日期信息；而“内容提要"字段中的数据不是固定的数据，查询条件不能固定,需要进行模糊查询。又因为是精确查找,这两个查询条件的逻辑关系应该是“与”的关系。
鉴于上述要求，在“磁带信息登记表查询”中“首拍日期”字段的“条件”栏中输入“>=[Forms]![报表日期范围］![开始日期] And 〈=［Forms］！［报表日期范围]！[终止日期]”查询条件,而在“磁带信息登记表查询”中“内容提要”字段的“条件”栏中输入“Like [输入内容提要可用通配符如:＊人大*]”查询条件,且让它们在同一行中，形成逻辑与的关系。
对于其它查询表的建立可以在设计视图中逐个创建，这里不再叙述。
（六）创建窗体
窗体是人机对话的载体，没有窗体，人机对话将很难实现。窗体的创建步骤与表的创建步骤基本相似,先要创建非主控窗体，后创建主控窗体，这是因为，主控窗体的子窗体和部分数据来源于非主控窗体。使用窗体创建向导创建如“部门"等非主控窗体十分简单，而子窗体不需要手动创建,它在创建主控窗体时会自动创建的，所以，这里只着重说明主控窗体的创建过程。（所创建的窗体如下图所示)

主控窗体“磁带信息登记表”是整个数据库的操作平台，所有操作将在这个窗体上完成，它既有基本信息输入窗口，又有各种功能命令按钮；既有主窗体，又有子窗体,因此，创建过程比较复杂。
1．创建基本信息登记表窗体，进入窗体设计界面；
2．调整窗体大小,安排各个字段的位置，插入装饰图，使窗体美观大方；
3．设置窗体主要属性和参数：
（1）记录来源：磁带信息登记表；
（2）标题:影像资料信息登记;
（3）默认窗体：单个窗体;
(4）最大最小化按钮:最小化按钮
（5）宽度：25。407厘米；
（6)打开：［事件过程]，并进入代码编辑界面，输入如下代码：
Private Sub Form_Open（Cancel As Integer）
DoCmd。SelectObject acForm, "磁带信息登记表”， True
DoCmd。Minimize  '最小化数据库
End Sub
4．创建借出登记子窗体
（1)将贷出登记表拖入界面中部左侧位置；
（2)设置借出登记表 子窗体属性及参数：
名称：借出登记表 子窗体；
源对象：借出登记表 子窗体；
链接子字段:磁带编号;
链接主字段：磁带编号;
宽度:14。101厘米；
高度:3.164厘米；
特殊效果：凹陷；
边框样式：实线;
边框宽度：细线。
（4)设置子窗体表属性及参数：
记录源：借出登记表;
标题：借出登记表 子窗体；
默认视图：数据表。
5．创建归还登记子窗体
归还登记子窗体的创建方法及属性、参数的设置与借出登记子窗体相同.
6．创建总量统计子窗体
（1)先将窗体页脚向下拉开一定距离，以便放置子窗体；
(2）将总量统计查询表拖至窗体页脚处；
（3)其它方法同上述子窗体的创建方法。
7．创建报表日期范围窗体
（1）用设计视图创建两个非绑定控件，分别作为“开始日期"和“终止日期”输入窗口，并在这两个控件左侧分别使用标签工具创建两个标签,输入“开始日期”和“终止日期”;
（2）设置窗体主要属性“打开”-—“事件过程”，进入代码编辑状态，输入如下代码：
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer）
Me.Caption = Forms!［报表日期范围］。OpenArgs
Forms！报表日期范围！开始日期。SetFocus
End Sub
（3)创建一个“预览……”命令按钮，设置主要属性“单击"——“事件过程"，进入代码编辑状态，输入如下代码：
Private Sub 预览_Click（）
If IsNull（[开始日期]） Or IsNull（［终止日期］) Then
MsgBox "您必须输入开始时间和终止时间。”
DoCmd。GoToControl ”开始日期”
Else
If ［开始日期] 〉 [终止日期] Then
MsgBox "截止日期必须大于开始日期。"
DoCmd。GoToControl ”开始日期”
Else
Me。Visible = False
End If
End If
End Sub
8．创建命令按钮
(1）创建“刷新”命令按钮
使用Access系统工具在适当位置创建一个命令按钮，在弹出的对话框中选择记录操作—-刷新数据,系统会自动建立相关代码如下：
Private Sub 刷新_Click(）
On Error GoTo Err_刷新_Click
DoCmd。DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 5, ， acMenuVer70
Exit_刷新_Click：
Exit Sub
Err_刷新_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_刷新_Click
End Sub
（2）创建“查找”命令按钮
方法同上。代码如下：
Private Sub 查找_Click（)
On Error GoTo Err_查找_Click
Screen。PreviousControl。SetFocus
DoCmd。DoMenuItem acFormBar， acEditMenu， 10， , acMenuVer70
Exit_查找_Click:
Exit Sub
Err_查找_Click:
MsgBox Err。Description
Resume Exit_查找_Click
End Sub
（3)创建“精确查找"命令按钮
方法同上，代码如下：
Private Sub 精确查找_Click（）
On Error GoTo Err_精确查找_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
DoCmd.OpenForm "报表日期范围”， , , , ， acDialog, "影像资料统计表"
If Not IsLoaded("报表日期范围”) Then
Cancel = True
End If
stDocName = ”资料精确查询"
DoCmd。OpenForm stDocName， ， , stLinkCriteria
Exit_精确查找_Click：
Exit Sub
Err_精确查找_Click:
MsgBox Err。Description
Resume Exit_精确查找_Click
End Sub
（4）创建“数据备份”命令按钮
方法同上，代码如下:
Private Sub 数据备份_Click()
On Error GoTo 11 '如果删除文件夹出错，执行第11行
Dim fso
Set fso = CreateObject("Scripting。FileSystemObject”)
fso.DeleteFolder ("D:\mtzy"） ’删除已有的文件夹及文件
11  MkDir ”D:\mtzy” '创建文件夹
On Error GoTo 22 '如果复制文件夹出错，执行第22行
CopyFile "C:\mtzy\mtzt。ico”， ”D:\mtzy\mtzt。ico"， 0 '复制并覆盖文件
CopyFile "C:\mtzy\Secured.mdw”， ”D:\mtzy\Secured。mdw”, 0 '复制并覆盖文件
CopyFile "C:\mtzy\媒体资源管理.mdb", ”D:\mtzy\媒体资源管理.mdb”， 0 '复制并覆盖文件
CopyFile ”C:\mtzy\媒体资源管理.bak”， ”D:\mtzy\媒体资源管理.bak”, 0 ’复制并覆盖文件
CopyFile "C：\mtzy\媒体资源管理。lnk”, ”D：\mtzy\媒体资源管理.lnk”, 0 ’复制并覆盖文件
CopyFile "C：\mtzy\媒体资源管理。snp”, ”D:\mtzy\媒体资源管理.snp", 0 '复制并覆盖文件
Exit_数据备份_Click：
Exit Sub
22 Err_数据备份_Click:
MsgBox Err。Description
Resume Exit_数据备份_Click
End Sub
（5）创建“基本信息录入”命令按钮
方法同上,选择窗体操作-—打开窗体。代码如下：
Private Sub 录入基本信息_Click（）
On Error GoTo Err_录入基本信息_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName "基本信息录入”
DoCmd.OpenForm stDocName, , ， stLinkCriteria
Exit_录入基本信息_Click:
Exit Sub
Err_录入基本信息_Click：
MsgBox Err.Description
Resume Exit_录入基本信息_Click
End Sub
（6)创建基本信息录入窗体中的各种命令按钮，
方法同上,这里不再叙述。
（7）创建报表命令按钮
关于报表系统的相关命令按钮的创建，是在报表创建完毕后进行的。这里以“资料总表”命令按钮为例加以说明，其它报表命令按钮的创建方法相同。
使用Access系统工具在适当位置创建一个命令按钮，在弹出的对话框中选择报表操作-—打开预览报表，系统会自动建立相关代码如下：
Private Sub 资料总表_Click（)
On Error GoTo Err_资料总表_Click
Dim stDocName As String
stDocName = "影像资料统计表"
DoCmd。OpenReport stDocName, acPreview
Exit_资料总表_Click：
Exit Sub
Err_资料总表_Click：
MsgBox Err.Description
Resume Exit_资料总表_Click
End Sub
通过上述步骤的创建,主控窗体创建完毕。其界面如下图：

（七)报表制作
数据库的数据统计靠报表来实现，报表要根据功能需求来制作，见下图：

上图为已建好的报表。报表可以通过向导来创建，但一般都不美观、不实用,还需要人工制作。报表的创建步骤大同小异，这里只对“影像资料统计表"进行说明。
1．应用报表向导创建“影像资料统计表”；
2．进行调整制作：
（1）将页面页眉下移一定空间，并将报表页眉移到页面页眉处,以便每一页都显示报表页眉；
（2）插入单位标志图；
(3）使用标签控件在页面页眉右侧制作一个报表日期范围显示，在控件中输入“="记录期间:  ” & ［Forms］!［报表日期范围]！[开始日期］ ＆ ” 至 ” & [Forms］！[报表日期范围］![终止日期］",将来接受报表日期范围对话框的日期数据；
（4)调整主体区数据控件的位置，并用画线工具画出表格竖线和横线;
（5)将报表页脚下拖一定空间，并在此处应用标签工具和文本框工具制作数据统计框，在文本框中应用Sum和Count两种函数进行数据统计；
调整完的报表结构如下图：

3．设置报表打开事件属性为“事件过程”，并进入代码编辑状态输入如下代码：
Private Sub Report_Open(Cancel As Integer）
DoCmd.OpenForm "报表日期范围"， , ， ， acDialog， "影像资料统计表"
If Not IsLoaded（"报表日期范围") Then
Cancel = True
End If
End Sub
4．设置报表关闭事件属性为“事件过程"，并进入代码编辑状态输入如下代码：
Private Sub Report_Close(）
DoCmd.Close acForm, ”报表日期范围”
End Sub
5．设置报表无数据事件属性为“事件过程”，并进入代码编辑状态输入如下代码：

Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer）
MsgBox "没有此报表的数据.取消报表.。.”
Cancel = —1
End Sub
6．设置报表数据筛选，在过滤器属性中输入“（[首拍日期］）>=[Forms］！[报表日期范围]!［开始日期］ and (［首拍日期])〈= ［Forms］!［报表日期范围]![终止日期]”,并将打开过滤器属性设置为“是"，这样，报表将根据要求的日期范围统计数据。至此，本报表制作完毕；
7．进行运行调试,检查错误，修改。
(八）编译全局代码
进入模块，新建一个“全局代码”,并进入代码编辑状态，输入如下代码：
Option Compare Database
Function IsLoaded（ByVal strFormName As String） As Integer
 ’ Returns True if the specified form is open in Form view or Datasheet view.
Const conObjStateClosed = 0
Const conDesignView = 0
If SysCmd（acSysCmdGetObjectState， acForm, strFormName） 〈〉 conObjStateClosed Then
If Forms（strFormName).CurrentView <> conDesignView Then

IsLoaded = True
End If
End If
End Function
（九）设置数据库启动选项
1．打开数据库工具菜单下的启动选项窗口;
2．设置数据库应用程序标题;
3．设置数据库应用程序图标;
4．设置数据启动窗体为“磁带信息登记表”窗体；
5．其它选项可根据需要设置.
(十）设置数据库安全和用户账号及权限
应用Access系统的安全机制向导，设置数据库的安全机制很方便。以下是“媒体资源数据库”的安全机制：
1．组：管理员组、完全数据用户组、完全权限组、项目设计组、只读用户组五个组；
2．用户：Administrator、ccr、gly、cx共4个用户,并分别设置用户密码；
3．权限:Administrator为管理员权限，ccr为设计员权限，gly为完全数据用户权限，cx为只读用户权限。
至此，媒体资源数据库开发完毕，由于本人也是边学边用，所以难免存在这样或那样的错误，敬请朋友们多多指教!