合同审查细则.docx

合同审查规则草拟
一、 概述
1.1 为适应建立现代化企业制度和企业发展的实际需要，规范361º法务部门的合同审查工作，提高法务人员工作效率，促进企业依法经营管理，制定本规则。
1.2 本规则所称法务人员是指具备法律专业知识，在361º法务部门从事法务工作的人员。
1.3 法务人员是企业或企业领导人在法律方面的参谋或助手。合同审查中的任务为：对企业合法性进行审查，依法发布独立法律意见，促进企业依法经营管理和依法维护自身合法权益。
1.4 本规则所称合同审查是指法务人员根据公司安排，就经办人送审的合同进行法律专业判断，通过检查、核对、分析等方法，对合同中不合理条款进行修改以及对合同中存在的法律风险提出意见的专业活动。

二、 审查原则
2.1与经办人沟通原则：
法务人员在审查修改合同前，应与经办人进行充分的沟通，并根据沟通的情况作出基本判断。如果无的放矢，审查修改后的合同可能无法使用或需大面积调整，造成时间成本的浪费。
2.2法言法语与商业用语相结合原则
审查合同时，在构建合同框架及定位措辞风格等问题上，要充分考虑到各方的商业习惯用语，并与法言法语结合，避免口语出现。
2.3可执行性原则
合同的关键在于执行，合同审查修改完后，要充分考虑合同的可执行性。
2.4“斜塔原则”
法务人员在审查合同时要充分考虑公司利益，应在法律强制规定与保障公司利益下及合同相对方尽可能接受的限度内，对合同进行审查与修改。
2.5局外人原则
合同审查修改完成后，应便于普通人理解。即使一个对合同内容一无所知的人，看完合同后就能了解交易结构及各方目的。

三、 合同接收与交接
3.1 法务人员接收送审合同等相关材料前应向经办人阐明，合同送审稿及辅助性的背景资料、参考文件的形式一般为word格式的电子版本，辅助性的背景资料、参考文件可以是纸板复印件。
3.2 法务人员收到送审电子版合同后，应将合同文档重新命名为下列形式“接收日期+合同名称”，以便合同定稿后备案。
3.3任何审查工作应在电子文档或复印件上进行，法务人员在归还或交接资料原件时应当要求相关人员签收
3.4 法务人员收到送审资料后，应在3小时内对送审资料的完整性进行检查，若尚欠资料的，法务人员应及时通知经办人，要求其补齐所欠资料。

四 合同审查
4.1 格式合同审查
送审合同为格式合同时，即对方当事人提供且经办人要求我司不能修改的合同。法务人员对格式合同进行审查后应出具审查意见书并送达至经办人。经办人按4.3要求将格式合同在OA上提交后，法务人员应在OA审批意见栏内阐明审查意见书的内容，同时说明经办人未接受法务部审查意见的情况。
4.2 实质审查：
4.2.1审查期限：
涉外合同或合同字数在8000字以上的，审查期限为3个工作日，国内合同审查期限为2个工作日，以经办人将合同送达至法务部开始计算。
4.2.2合同目的确认：
法务人员在接收经办人提交的文档及背景资料、参考文件时，应主动询问经办人交易所要达到的目的、主要问题所在、送审合同的形成背景、当事人交易地位等信息，以便确立合同审查重点与方向。若为格式合同，则按4.1要求进行审查。
4.2.3 合法性审查：
合同内容应当符合国家法律、国务院行政法规等相关规定，法务人员在对合同进行合法性审查的主要工作如下：
a、合同中约定的我司权利是否违反相关法律规定；
b、合同名称与合同内容、属性是否一致；
c、合同内容是否与法律法规的强制性规定冲突；
d、合同内容是否与相关领域政策相违背；
e、合同所涉法律术语、技术术语是否规范。
4.2.4 需求的满足性审查，法务人员主要工作如下：
a、合同条款是否能达到我司所要求的目的。
b、标的物能否满足我司交易目的。
4.2.5 合同条款审查，法务人员主要工作如下：
条款完备性审查：通过合同已经设立的各层标题，判断合同条款是否完备，检查是否缺失影响合同履行及权利义务明确的条款。
法务人员审查合同各具体条款时，应按下列要求进行修改与审查：
a、付款条款：我司作为付款方时，合同价款应分期支付，且与对方当事人的工作进度相对应。并且首付款不得超过合同价款的30%。若对方当事人交付的工作成果存在服务期或保修期的，须保留不少于合同价款5%的质保金； 若我司作为收款方时，合同价款应一次性支付或根据经办人要求确定付款方式。
b、标的物确定与交付条款：法务人员应对标的物的质量要求、数量、交付期限、地点、风险承担及验收方式、期限作出明确且具体的规定。
c、违约条款：关于违约条款的包含的基本内容如下：迟延履行责任的设立、履行不符合约定的责任设立、侵犯知识产权责任设立、违反保密条款责任的设立、商业贿赂责任的设立、逾期付款责任设立等。
d、争议解决地条款：争议解决地应设在我司住所地或办事机构所在地。
e、保密条款：法务人员应对保密条款的内容与期限作出明确规定。可参照以下范文：
对方当事人在讨论、签订、履行本合同过程中获悉的属于我司的或者虽属于他人但我司承诺有保密义务的且从公开渠道无法获得资料、文件等商业秘密，无论以何种形式或载于何种载体，无论在披露时是否以口头、图像或以书面方式表明其具有保密性，均负有保密义务，未经我司同意，不得泄露给任何第三方，亦不得为非履行本合同目的使用这些商业秘密。合同终止后，本条款继续有效。
f、知识产权条款，法务人员应对我司所有的知识产权内容作出明确的规定，若涉及对方当事人使用我司知识产权，则应对对方当事人关于我司知识产权的使用作出限制规定。
g、反商业贿赂条款，可参照以下范文：
根据有关反商业贿赂法律规定，对方当事人承诺若下：不得向我司经办人或其他相关人员索要、收受、提供、给予合同约定外的任何利益，包括但不限于：明扣、暗扣、现金、购物卡、实物、有价证券、旅游或其他非物质性利益等。若该上述利益属于行业惯例或通常做法，须在合同中明示。
4.2.6合同结构体系与严谨性审查，法务人员主要工作如下：
合同内容是否分成若干主题，各主题之间是否条理清晰、分割合理、内容相互分开，以及各主题之间是否存在合同履行中的时间顺序或先后顺序。
合同是否假设不足而导致某些情况未约定，从而权利义务不明确；合同是否存在禁止性规定而无相对应违约责任。合同是否存在条款冲突，或与其他相关联的合同存在矛盾。
4.3形式审查（OA审查）
4.3.1 合同定稿后，法务人员应告知经办人，须将下列材料送至法务部审核确认后才可在OA上提交合同，并且定稿后的送审材料须扫描后作为附件上传到OA。
a、对方当事人已签署的纸板合同。
b、盖有对方当事人公章的营业执照副本复印件
c、对方当事人法定代表人身份证明（仅提供一次，若法定代表人发生变更则需重新提供）
d、授权委托书与被授权人亲笔签名的身份证复印件（仅授权代理人签署合同时提供）
e、特许经营许可证（仅特许经营企业提供）
f、其他资料
4.3.2 经办人未按4.3.1要求提交相关材料而直接在OA上提交合同的，以合同在OA上到达法务部的时间开始起算，48小时内经办人未按4.3.1要求补齐材料的，法务人员在OA上审批意见栏写明理由后予以退回。
4.3.3 经办人未能提供4.3.1规定的营业执照、授权委托书等相关材料的，经办人需提供书面说明，并对对方当事人的资质进行保证。合同已在OA上提交的，48小时内经办人仍未提供书面说明与保证的，法务人员在OA上审批意见栏写明理由后予以退回。
4.3.4 除涉外合同，合同定稿后一般由对方当事人先行签署。若经办人要求我司先行签署合同的，应当提供书面说明以及4.3.1规定相关资料的扫描件。合同已在OA上提交的，48小时内经办人仍未提供上述材料的，法务人员在OA上审批意见栏写明理由后予以退回。另外，法务人员应告知经办人，对方当事人签署完合同后应将4.3.1规定的相关纸板资料送至我司。
4.3.5 经办人上传到OA上的电子合同应当与送至法务部的纸板合同一致，法务人员应至少核对一遍。纸板合同应当与最后定稿的合同一致，法务人员至少核对一遍，关于付款条款、违约责任条款、争议解决地等重要条款，法务人员应至少核对两遍。经核对无误后，法务人员在OA上审批意见栏写明理由后予以通过。若经核对不一致的，法务人员应当向经办人查明原由，若存在风险，法务人员在OA上审批意见栏写明理由后予以退回，但上一级领导同意不予退回的除外。
4.3.6 同一份合同的形式审查与实质审查应当为同一法务人员，否则应按第九条规定，办理工作委托。

五、 合同审查结果汇报
5.1送审合同为法务人员之前修改过的版本，或与范本合同相类似的合同法务人员应以提交《合同审查跟踪记录单》的方式向上一级领导汇报合同审查结果。
5.2送审合同为新类型合同，未有类似范本合同参考的，法务人员在首次审查修改完成后向上一级领导汇报审查情况，并将合同提交上一级领导审批。

六、 合同审查后续跟进
6.1 法务人员每周应向上一级领导提交《合同审查跟踪记录单》，将一周合同的审查情况（包括但不限于：合同每次审查完成后电邮给经办人的时间、收到对方当事人修改意见的时间、合同最终定稿时间、双方争议点、合同提交OA的记录）详细的阐明在《合同审查跟踪记录单》上。
6.2 法务人员完成合同审查修改后，若经办人在7日内未予回复，法务人员应向经办人查明原由。若合作项目已取消，法务人员应在《合同审查跟踪记录单》上说明。若对方当事人尚未回复，应要求经办人继续跟进，尽快处理。

七、 与经办人沟通
7.1 法务人员原则上不与对方当事人的经办人联系，如有必要，可与对方当事人的法务人员关于合同相关事宜进行沟通。
7.2 法务人员在与我司经办人沟通时，应当不卑不亢，从法律风险防控的角度出发，提出合同审查与修改意见，要求经办人根据法务部出具的意见办理合同事宜。
7.3 经办人未能按法务部出具的意见办理合同事宜，法务人员应当以书面形式（OA、电邮等）确认经办方不采纳法务部意见，并将上述情况向上一级领导汇报。经上一级领导同意后，法务人员应要求经办人按4.3要求将合同在OA上提交，并在OA审批意见栏内阐明审查意见，同时说明经办人未接受法务部审查意见的情况。若上一级领导另有指示的，则法务人员应按上一级领导的指示办理。

八、 合同谈判
8.1 合同谈判形式分为电话谈判、书面谈判、会面谈判三种。
8.2 法务人员不与对方当事人的经办人进行电话谈判，除非上级领导要求。法务人员可与对方当事人的法务人员进行电话谈判。
8.3书面谈判是指与对方当事人对合同的修改意见进行书面交换，以达到协商一致。法务人员应当按本规则4.2.5的要求与对方当事人进行书面谈判，若对方当事人坚持提出的修改意见未能符合本规则4.2.5规定但我司经办人又同意对方当事人修改意见的法务人员应当将上述情况向上一级领导汇报，若上一级领导同意，则可接受对方当事人的修改意见。同时，法务人员应将因接受对方当事人的修改意见而可能发生的风险向经办人阐明，并在OA审批意见栏内说明。若上一级领导另有指示的，则法务人员应按上一级领导的指示办理。
8.4 会面谈判应当由经办人安排，并且法务人员应当在谈判前向上一级领导汇报相关情况，并在经办人在场的情况下与对方当事人进行谈判。若经办人因特殊原因无法到场，经上一级领导同意，法务人员可单独与对方当事人进行谈判。
8.5 会面谈判的内容应当符合本规则4.2.5规定或上一级领导的要求。法务人员与对方当事人关于合同的条款进行全面的沟通与谈判后，若对方当事人坚持提出的要求不符合本规则4.2.5规定或上一级领导的要求的，法务人员应当中止谈判，及时向上一级领导汇报谈判情况，若上一级领导同意的，则可接受对方当事人的要求。同时，法务人员应将因接受对方当事人的要求而可能发生的风险向经办人阐明，并在OA审批意见栏内说明。若上一级领导另有指示的，则法务人员应按上一级领导的指示办理。
九、 法务人员间工作委托与协助
9.1 法务人员因请假、出差等事由须暂停工作的，应当委托其他法务人员作为其暂停工作期间的代理人，并向代理人详细介绍需委托的工作情况，以便合同审查后续工作的跟进及新合同的接收。
9.2 法务人员应当与代理人保持联系，方便代理人完成相关工作
9.3 合同审查工作需要法务人员相互协助的，法务人员在收到协助通知后，应当立即予以协助并提供相关资料。若当即无法予以协助的，应当在收到协助通知后一个小时内提供协助。

十、 合同定稿
10.1 送审合同经法务人员修改，对方当事人未提出新修改意见的，以法务人员修改的版本为定稿版本。
10.2 送审合同经法务人员修改后，对方当事人提出新的修改意见，这样经双方反复修改多次的，若最后定稿的合同条款在我司接受范围之内，则以双方最后确认的合同为定稿版本。若最后定稿合同部分条款未在我司接受范围之内，且经办人坚持同意对方修改意见的，法务人员应当出具审查意见书并送达至经办人，并在OA审批意见栏内阐明审查意见书的内容，同时说明经办人未接受法务部审查意见的情况。

十一、 合同电子备档与管理
11.1 法务人员完成合同审查与修改后，应将电子版合同另存，并重新命名为下列形式：“修改完成时间+合同名称+361度法务部修改次数”。
11.2 法务人员收到对方当事人电子版修改意见后，应将修改意见重新命名为下列形式：“修改意见接收时间+合同名称+对方当事人修改次数”。
11.3 法务人员应将3.2、11.1、11.2所涉合同统一放在一个文件夹，并将文件夹命名为下列形式：“合同最终定稿时间+合同名称+经办部门编号+经办人姓名”。
11.4 法务人员应在每月1日将上月按11.3要求归档的文件夹发给法务部档案管理处，由档案管理处对定稿的电子合同进行统一管理。

十二、合同范本制定
12.1 法务人员应当将其经办的需重复使用的或因对方当事人不同而有细微差别的合同制定成统一的范本，并提交法务部会议讨论，通过后由法务部档案管理处备案。
12.2 法务部档案管理处应当对范本合同进行统一编号，方便识别。

十三、其他
13.1 法务人员应当严格按照本规则规定执行合同审查工作。
13.2本规则自2012年 月 日起施行。