出纳知识.doc

登记现金日记账的具体要求

    现金日记账是各单位重要的经济档案之一，为保证账薄使用的合法性，明确经济责任，防止舞弊行为，保证账簿资料的完整和便于查找，各单位在启用时，首先要按规定内容逐项填写“账簿启用表”和“账簿目录表”。在账簿启用表中，应写明单位名称、账簿名称、账簿编号和启用日期；在经管人员一栏中写明经管人员姓名、职别、接管或移交日期，由会计主管人员签名盖章，并加盖单位公章。在一本日记账中设置有两个以上现金账户的，应在第二页“账户目录表”中注明各账户的名称和页码，以方便登记和查核。
    现金日记帐通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。登记现金日记账的总的要求是：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实，表达准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，按期结账；不拖延积压，按规定方法更正错账等。具体要求是：
    （1）根据复核无误的收、付款记账凭证记账。现金出纳人员在办理收、付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细的复核，并以经过复核无误的收、付款记账凭证和其所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。如果原始凭证上注明“代记账凭证”字样，经有关人员签章后，也可作为记账的依据。
    （2）所记载的内容必须同会计凭证相一致，不得随便增减。每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。日记账应逐笔分行记录，不得将收款凭证和付款凭证合并登记，也不得将收款付款相抵后以差额登记。登记完毕，应当逐项复核，复核无误后在记账凭证上的“账页”一栏内做出“过账”符号“√”，表示已经登记入账。
    （3）逐笔、序时登记日记账，做到日清月结。为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记账必须当日账务当日记录，并于当日结出余额；有些现金收、付业务频繁的单位，还应随时结出余额，以掌握收、支计划的执行情况。
    （4）必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随便更换账页和撕去账页。现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内，账簿尚未用完时，不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员盖章，以示负责。
    （5）文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的二分之一，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“一”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。
    （6）使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。但按照红字冲账凭证冲销错误记录及会计制度中规定用红字登记的业务可以用红色墨水记账。
    （7）每一账页记完后，必须按规定转页。为便于计算了解日记账中连续记录的累计数额，并使前后账页的合计数据相互衔接，在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余额，核对无误后，用蓝、黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写上“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。
    （8）现金日记账必须逐日结出余额，每月月未必须按规定结账。现金日记账不得出现贷方余额（或红字余额）。
    （9）记录发生错误时，必须按规定方法更正。为了提供在法律上有证明效力的核算资料，保证日记账的合法性，账簿记录不得随意涂改，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正、红字更正、补充登记等方法更正。

出纳的工作：

    一、办理银行存款和现金领取。

    二、负责支票、汇票、发票、收据管理。

    三、做银行帐和现金帐，并负责保管财务章。

　四、负责报销差旅费的工作。（2008年开始报销差旅费应能够提供证明其真实性的合法凭证，否则不得报销，差旅费的证明材料应包括：出差人员姓名、地点、时间、任务、支付出凭证）

　1、员工出差购材料等分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总经理审批签名，交由财务审核，确认无误后，由出纳发款。
　2、员工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票，先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由出纳给予报销。

    五、员工工资的发放。

   出纳工作细则：

　出纳员主要是审核以下几方面：

   （一）审发票的票面。看有无涂改的痕迹，如果有要认真盘查，防止把别的发票拿来报销，或者小数改大数。

   （二）审出具发票的单位名称。一是看与本单位有无经济业务关系；二是看发票名称与经济内容是否相符，如销货发票不能改开收据；三是看发票内容与售货单位的经营范围是否吻合。

   （三）审发票的抬头。看所填单位名称是否本单位，防止把私人或者其他单位的购货发票拿来报销。

   （四）审发票的数字。看数字乘以单价是否等于总金额；看大小写金额是否一致；看小写金额前面是否有“￥”字样，大写金额前面是否顶格。如有差错，一定要查清缘由。

   （五）审发票所开物品价格。看与以往所购同种物品是否相同，如相差过大，应及时查明原因。

   （六）审发票的编号。看有无连号现象，防止把别人的发票拿来报销。

   （七）审发票开出的时间。一看是否有同一经济内容、同一金额的发票在相近时间内出现，防止重复报账；二看发票之间在时间和内容上的内在联系，如购买大件商品与其运费发生的时间是否前后相距太远，等等。

   （八）审发票的印章。一看有无税务部门监制章；二看有无售货单位的财务专用章；三看有无经手人签章。只有印章齐全，才能报销。

   （九）审发票的备注。看备注栏有何规定或说明，如有无“违章罚款，不得报销”、“滋补药品，费用自理”等字样。

   （十）审发票的背面。发票背面虽然没有内容，但由于发票基本上都是用复写纸写的，因而背面一般应有复写的印痕，如果没有，则应特别注意。

   （十一）审发票的印制日期。按照规定，开具发票的单位每年度都应从税务部门领取本年度版本的发票，即便使用上一年度版本的发票按规定也不宜时间跨度太长。审发票印制日期，就是看是否把作废发票又拿来重新使用，如果是，不但不能报销，而且还要向有关发票管理机构反映。

   （十二）审发票的报销手续。看有无经手人、验收人、批准人签字，如没有，应先补齐手续。

    此外，在审核发票时，还要注意分析一些不能通过票面而反映的问题。例如，采购物资是否舍近求远、舍优求劣；购买的办公用品只写金额，没有具体内容，是否会是一些非办公用品。如有类似的问题必须问清缘由，防止被少数人钻了空子。 　　
    现金收付

　　1、现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。

　　若收到假币予以没收，由责任人负责。

　　2、现金一经付清，应在原单据上加盖“现金付讫章”。

　　多付或少付金额，由责任人负责。

　　3、把每日收到的现金送到银行。　　　 　　　　

　　不得“坐支”。

　　4、每日做好日常的现金盘存工作，做到账实相符

　　做好现金日清月结，防止现金盈亏。　

　　5、一般不办理大面额现金的支付业务，支付用转账或汇兑手续。

　　特殊情况需审批。

　　6、员工外出借款无论金额多少，都须总经理签字，批准并用借支单借款。

　　若无批准借款，引起纠纷，由责任人自负。

　　银行账务处理：

　　1、登记银行日记账时先分清账户，避免张冠李戴。开汇兑手续

　　2、及时结出各账户存款余额，以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况，以调度资金。

　　3、保管好各种空白支票，不得随意乱放。

　　4保管好公司账务章。

支票的填写：
    1、出票日期（大写）：数字必须大写，大写数字写法：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。

    举例：2005年8月5日：贰零零伍年捌月零伍日捌月前零字可写也可不写，伍日前零字必写。2006年2月13日：贰零零陆年零贰月壹拾叁日

   (1)　壹月贰月前零字必写，叁月至玖月前零字可写可不写。拾月至拾贰月必须写成壹拾月、壹拾壹月、壹拾贰月(前面多写了“零”字也认可，如零壹拾月)。
   (2)　壹日至玖日前零字必写，拾日至拾玖日必须写成壹拾日及壹拾X日（前面多写了“零”字也认可，如零壹拾伍日，下同），贰拾日至贰拾玖日必须写成贰拾日及贰拾X日，叁拾日至叁拾壹日必须写成叁拾日及叁拾壹日。
    2、 收款人：

   (1)　现金支票收款人可写为本单位名称，此时现金支票背面“被背书人”栏内加盖本单位的财务专用章和法人章，之后收款人可凭现金支票直接到开户银行提取现金。（由于有的银行各营业点联网，所以也可到联网营业点取款，具体要看联网覆盖范围而定）。
   (2)　现金支票收款人可写为收款人个人姓名，此时现金支票背面不盖任何章，收款人在现金支票背面填上身份证号码和发证机关名称，凭身份证和现金支票签字领款。
   (3)　转帐支票收款人应填写为对方单位名称。转帐支票背面本单位不盖章。收款单位取得转帐支票后，在支票背面被背书栏内加盖收款单位财务专用章和法人章，填写好银行进帐单后连同该支票交给收款单位的开户银行委托银行收款。

    3、付款行名称、出票人帐号：即为本单位开户银行名称及银行帐号，例如：工行高新支行九莲分理处1202027409900088888帐号小写。
    4、人民币（大写）：数字大写写法：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、亿、万、仟、佰、拾。

    注意：“万”字不带单人旁。

    举例：

   (1)　289,546.52 贰拾捌万玖仟伍佰肆拾陆元伍角贰分。
   (2)　7,560.31 柒仟伍佰陆拾元零叁角壹分
    此时 “陆拾元零叁角壹分”“零”字可写可不写.
   (3)　532.00 伍佰叁拾贰元正
   “正”写为“整”字也可以。不能写为“零角零分”
   (4)　425.03 肆佰贰拾伍元零叁分
   (5)　325.20 叁佰贰拾伍元贰角。
    角字后面可加“正“字，但不能写“零分”，比较特殊。
    5、人民币小写：最高金额的前一位空白格用“羊”字头打掉，数字填写要求完整清楚。

    6、 用途：

   (1)　现金支票有一定限制，一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”等。
   (2)　转帐支票没有具体规定，可填写如“货款”、“代理费”等等。

    7、 盖章：

    支票正面盖财务专用章和法人章，缺一不可，印泥为红色，印章必须清晰，印章模糊只能将本张支票作废，换一张重新填写重新盖章。反面盖章与否见“2、收款人”。

    8、　常识：

   (1)　支票正面不能有涂改痕迹，否则本支票作废。
   (2)　受票人如果发现支票填写不全，可以补记，但不能涂改。
   (3)　支票的有效期为10天，日期首尾算一天。节假日顺延。
   (4)　支票见票即付，不记名。（丢了支票尤其是现金支票可能就是票面金额数目的钱丢了，银行不承担责任。现金支票一般要素填写齐全，假如支票未被冒领，在开户银行挂失；转帐支票假如支票要素填写齐全，在开户银行挂失，假如要素填写不齐，到票据交换中心挂失。）
   (5)　出票单位现金支票背面有印章盖模糊了，可把模糊印章打叉，重新再盖一次。
   (6) 收款单位转帐支票背面印章盖模糊了（此时票据法规定是不能以重新盖章方法来补救的），收款单位可带转帐支票及银行进帐单到出票单位的开户银行去办理收款手续（不用付手续费），俗称“倒打”，这样就用不着到出票单位重新开支票了。

10