前台兼行政助理职位详细说明书.doc

前台兼行政助理职位说明书

岗位名称
前台兼行政助理
所在部门
行政部
岗位定员
1人
所辖人员

直接上级
行政主管
直接下级
无
工作权限
卫生检查监督权、礼仪形像监督权、工作状态提醒权、相关工作的建议权
工作协作关系
内部关系
公司各部门
外部关系
来访人员
任职资格
学历和职称
大专或以上学历
专 业
中文、文秘、管理类专业
性别
限女性
经 验
一年以上工作经验
知 识
具备相应的礼仪、接待知识等
技能技巧
形象好，声音甜美，普通话标准；
熟悉办公室工作流程；
熟练使用Microsoft Office专业办公软件；
具有一定的人际沟通能力和执行能力。
其他
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
8*6工作制，根据工作情况会偶尔加班
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

本职：负责公司前台接待及相关管理工作
工作任务
工作标准
职责表述一：前台总机
前台电话的接听
1、 无特殊情况电话响3声内必须接听，使用标准普通话，接电第一句应为：“您好，传奇公司，请问有什么可以为您服务”；
2、 按来电者要求及时转接相应部门。
来电咨询及记录
1、 耐心回答来电人员所咨询事宜；
2、 建立重要留言记录本：来电者单位、姓名、联系电话、需联系部门及人员、联系事宜，并在半小时内将信息准确传达给相关人员；
3、 每周周六将重要留言记录本交行政主管检查。

职责表述二：前台接待管理
来访登记
1、 建立外来人员来访登记薄；
2、 问清来访人员意图，及时通知被访对象；
3、 对推销、闹事、无关人员须绝之门外；
4、 每月30日将外来人员来访登记薄交行政主管检查。
访客接待引导
1、 安排洽谈地点，引导来访客人就坐，并替客人倒水；
2、 如需客人长时间等待，可向客人提供公司宣传资料、视频、杂志；
3、 待客人离开后，清理其茶水，整理好相关资料。
职责表述三：快递、信函、包裹收发登记
快递信函、包裹的统一收集、登记
1、 建立快递、信函、包裹的登记表；
2、 急件须在收到第一时间交相关人员签收，其余须在收到当日相关人员签收；
职责表述四：前台复印、打印管理
公司相关文件、资料的打印、复印
1、 及时补充打印、复印纸，对于公司内部文件采用旧纸；
2、 及时复印、打印公司相关资料。
打印、复印登记
1、 每次复印、打印均要进行详细登记；
2、 每月30日将本月复印、打印情况汇总成表，交行政主管检查；
3、 除合同外，公司人员打印需自费。
打印机、复印机设备管理
1、 做好打印机、复印机设备的日常管理，包括加粉、换鼓、故障报修等；
2、 修理费用的询价：向行政主管提供至少3家修理公司报价。
职责表述五：公司卫生及环境管理
公司公共办公区域的卫生安排与维护
1、 安排人员每日清扫公共区域地面至少1次（根据实际情况增加）；
2、 每2日擦拭接待室、会议室桌椅至少1次（根据实际情况增加）；
3、 安排人员每日拖地至少1次；
4、 保证公共区域地面无垃圾、无明显粉尘，会议室、接待室桌椅整洁；
5、 行政主管将不定时检查。
公司盆栽养护
1、 根据植物生长情况浇水；
2、 每日清理1次盆栽内的杂草、杂物、修剪植物的枯枝；
3、 行政主管将不定时检查。
公司环境卫生的监督管理
1、 建立个人区域卫生检查表：每日检查员工个人办公区域1次，检查包括桌面物品摆放、桌椅及地面的整洁度；
2、 对于卫生检查结果不合格的员工提出口头警告，限期让其整改并及时复查；
3、 每周六将个人区域卫生检查表交行政主管检查。

职责表述：负责人员的招聘与配置，培训与开发；

1、网站招聘信息的发布及更新，招聘渠道的拓展；
2、按照各部门提交的人员需求信息，进行简历的筛选，搜集及初试人员的约见和选拔；
3、定期制定员工培训计划，按照计划要求进行培训的实施工作；
4、了解公司员工的职业需求，帮助制定个人职业规划及发展方向；
5、定期发布内部竞聘职位信息，审核员工晋升、晋级申请并安排竞聘相关事宜；
6、负责新进员工试用期的跟踪考核；
7、协助部门主管安排的人员招聘及培训相关工作。
职责表述：员工异动办理及人事档案的建立及维护；
工作任务
1、负责办理员工入职、离职、转正、调岗、调薪等相关工作；
2、新员工入职档案的及时建立及老员工档案的维护；
3、及时更新员工花名册及员工的个人信息和资料；
4、离职员工档案的定期销毁；
职责表述：负责薪酬福利相关工作
工作任务
1、根据店面负责人上报的信息，负责每月审核员工的考勤，制作员工的工资表；
2、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查；
3、员工年终奖的计算；
4、员工薪酬调整通知单的制作及下发；
5、员工社会保险的办理；
6、协助行政开展各项员工活动；
职责表述：协助编写人事规章制度及实施以及劳动关系的处理
工作任务

1、协助领导编写、修改和推行实施各项人事规章制度；
2、员工劳动合同的签订与管理；
3、协助领导处理公司与员工发生的劳动纠纷；
4、建立员工和公司进行沟通与交流的渠道；定期做员工意见及建议的采集及反馈；
5、帮助协调员工与管理者，员工与员工之间的关系，引导建立积极向上的工作环境。
职责表述：草拟和承办公司各种重要工作文件、纪要
工作任务

1、负责公司的文件文印、整理、收发、传递和存档；
2、负责编撰公司大事记；
3、负责公司各种会议前的会前准备,会中记录,会后总结的工作
职责表述六：办公用品管理
办公用品采购计划管理
1、 收集采购计划：每月15日、30日收集2次各部门办公用品的采购计划，并根据库存量情况进行初审；
2、 初审无误后汇总成表交行政主管审核（当日完成）。
办公用品的登记及领用
1、 核实采购情况：收到采购部采购的办公用品后，核对采购数量、规格等是否与采购计划相符；
2、 建立办公用品明细台账：清楚标明办公用品名称、规格、数量、领用部门、领用人、剩余库存量；
3、 领用原则：领用者需签字确认后才可领用，重点是：电话卡、电话机、周计划表等
负责办公用品库存的保管
1、 库存量清理：每月清理库存情况是否与办公用品明细台账相符，必须确保账物相符；
1、 每月30日将该台账交行政主管检查。
职责表述七：固定资产管理

电脑管理

1、 新电脑登记管理：对公司所属的电脑统一编号，并建立电脑使用台账，清楚标明电脑配置清单、编号、性能情况、使用责任人、使用时间；
2、 旧电脑回收管理：检查、核实离职人员交回的电脑是否与配置清单吻合、性能是否正常，检查无误后将情况登记到电脑使用台账中；
3、 电脑调配：在新员工入职时按照工作需求调配库存电脑；
4、 每月30日将电脑使用台账交行政主管检查。
固定资产日常管理
1、 建立固定资产台账（除电脑以外）：清楚标明名称、数量、单位、使用部门、责任人；

2、 盘点：每月对固定资产进行盘点，核对台账情况，确保账物相符；
3、 维修：对有损坏的固定资产要及时安排人员修理；
4、 下班、放假前检查：下班及放假前对公司各办公设备进行检查，务必保证门窗关好、所有电气设备关闭、电源切断；
5、 每月30日将固定资产台账交行政主管检查。
办公室房门及文件柜钥匙的保管和出借

1、 保管：妥善保管办公室房门及文件柜钥匙，不得丢失；
2、 出借：建立钥匙出借登记表，标明：借用人、所属部门、借用原因、借用时间、预计归还时间、实际归还时间；
3、 出借程序：须经行政主管同意，并要求借用方填好出借登记表手续才可出借；到预计归还时间仍未归还，要提醒借用方立即归还；
3、 每月30日将出借登记表交行政主管检查。
职责表述八：行政费用管理
行政费用及工作相关的费用管理
1、 建立费用明细台账：包括费用名称（公司电话费、水电费、快递费、名片印制费等）、金额、费用产生原因、单项小计、每月合计；
2、 费用报销、借支一定要及时，不得影响正常工作的开展；
3、 每月30日将该台账交行政主管检查。
职责表述九：人员证件及资质管理
人员证件管理
1、 建立人员证件台账：持证人员姓名、联系电话、证书名称、证件编号、是否原件、证书使用情况、证书有限期、年检时间；
2、 人员证件保管：岗位资格证、职称证等要求保管原件；毕业证书、身份证等要求保管复印件；必须妥善保存，不得遗失；
3、 人员考试：负责在职员工的在岗培训的考试报名、继续教育、年检工作；
4、 每月1日将人员证件台账交行政主管检查。
协助公司资质平台管理
按照行政主管的要求，协助其完成公司资质升级、新办、增项，以及资质证书、公司证照的年检工作。
职责表述十：公司名片印制
公司名片印制
1、 核定名片定制申请的准确性：内容是否填制清楚，包括姓名、职务、联系电话、邮箱等；是否有相关领导的审批；印制数量；
2、 建立名片印制汇总表：部门、姓名、印制数量；
3、 每月30日将名片印制汇总表交行政主管检查。
职责表述十一：票务、酒店、工作餐预定及订水
票务预定工作
1、 公司讲师出行、客户对接的机票预定；
2、 了解全国各地机场、全国各地区地图，以备订票时查用；
3、 按照岗位级别及时预定汽车票、火车票、船票、机票；
4、 第一时间将预定好的列车、动车、汽车、航班等详细信息告知相关出行人员、相关要接待人员。
酒店预定

1、 搜集公司周边各星级酒店信息，签订长期合作协议，以便寻求最优折扣；
2、 建立合作酒店的通讯录；
3、 及时预定，并将预定好酒店名称、地址、房间号等详细信息告知相关人员。
工作餐预定

1、 搜集公司时常就餐的饭店信息，建立饭店的通讯录；
2、 及时预定，并将预定好饭店名称、地址、包间号等详细信息告知相关人员。
订水
负责订水，及时补充公司饮用水
职责表述十二：公司常用表格管理

负责公司常用表格的管理工作
包括：打印复印登记表、来访登记表、员工外出登记表、请假条、员工考勤表、工具出借记录表、电话报障记录本、客户报障处理情况记录本等，并根据实际情况进行增补。

职责表述十三：完成领导交办的其他工作

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