办公室事务处理方法.PPT

第七讲第七讲 办公室事务办公室事务1课程安排课程安排n办公室环境的布置办公室环境的布置n邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅n妥善安排约会妥善安排约会2办公室环境办公室环境n办公室布置的原则办公室布置的原则n办公室用品的选购与摆放办公室用品的选购与摆放3点评点评n根据这段有关办公室布置的影片，点根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点评这间办公室布置的优、缺点4办公室布置的原则办公室布置的原则n办公室要布置得整齐洁净，采光良好。办公室要布置得整齐洁净，采光良好。n走道上不要放置有碍行走的物品。走道上不要放置有碍行走的物品。n办公桌椅柜架的排列应办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。采用直线对称式。n使用同一规格的档案柜，使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。高度一致，增进美观。5办公室布置的原则办公室布置的原则n将电脑、传真机、复印机等大件办公将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。接线、管理和保养。n办公室的百叶窗应调整保持一个角度。办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保室内照明灯光应统一。空调温度应保持在度之间，湿度应保持持在度之间，湿度应保持在。在。（续上表）6办公室布置的原则办公室布置的原则n办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。和放置一些自然或人工的绿色植物。n办公桌和办公区域要保持清洁。办公桌和办公区域要保持清洁。（续上表）7办公用品的选购与摆放办公用品的选购与摆放n选购办公用品的原则选购办公用品的原则n办公用品的基本配备办公用品的基本配备n办公用品的摆放原则办公用品的摆放原则8选购办公用品的原则选购办公用品的原则 一、是满足工作要求一、是满足工作要求二、是提高工作效率二、是提高工作效率三、是节约人工费用三、是节约人工费用 四、是树立企业公众形象四、是树立企业公众形象 9根据以上原则，列出办公室需采购根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单的办公用品清单小组讨论：小组讨论：10邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅n邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求n邮件的发出邮件的发出11小组讨论小组讨论n如果录影中那封信是给上司的，请如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？当之处？n讨论作为行政人员，正确的收进信讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？件程序是什么？12收收信件细节信件细节n上司或同事的私人信件原封送交。上司或同事的私人信件原封送交。n“误拆误拆”应立即封口、签名、致歉应立即封口、签名、致歉n裁开或剪开封口，保持信件完整裁开或剪开封口，保持信件完整n检查信封内有无单据或名片，避免遗漏检查信封内有无单据或名片，避免遗漏n如有必要，可以登记信封的信息如有必要，可以登记信封的信息13邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求n分类分类n拆封拆封n登记登记n分送分送n阅办阅办14请每组请每组设计一份邮件登记表设计一份邮件登记表实战演练：实战演练：15邮件登记表邮件登记表编号编号收到日期收到日期发出日期发出日期收阅收阅人人/部门部门邮件邮件种类种类处理处理办法办法备注备注1、2、3、4、5、16资料、邮件分送资料、邮件分送n上司亲收件要立即呈送上司亲收件要立即呈送n部门信件交到负责人手中部门信件交到负责人手中n传阅资料请附上签字单传阅资料请附上签字单17阅办阅办n仔细认真，重点要圈划仔细认真，重点要圈划n长篇要进行摘要长篇要进行摘要n适当提出拟办意见适当提出拟办意见n办毕保管备查办毕保管备查18观看录影片段一观看录影片段一n评论这位行政人员的做法评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么说明了做行政工作的什么特性？特性？19n讨论这位行政人员的工作应讨论这位行政人员的工作应该如何改善？该如何改善？观看录影片段二观看录影片段二20邮件的发出邮件的发出n内容校核内容校核n信封、封皮查对信封、封皮查对n邮件寄发邮件寄发21妥善安排上司约会妥善安排上司约会n约会安排的原则约会安排的原则n安排约会需要注意的细节安排约会需要注意的细节22安排约会的原则安排约会的原则n配合上司的时间表配合上司的时间表n分辨轻重缓急分辨轻重缓急n酌留弹性酌留弹性n处理好变更的约会处理好变更的约会23观看资料片一、二观看资料片一、二n请请指出这位秘书在安排上司约会指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？时体现了哪些原则？24安排约会需要注意的细节（一）安排约会需要注意的细节（一）n有些时间不宜安排约会。有些时间不宜安排约会。n出差回来当天出差回来当天n周末或假日周末或假日n临近下班临近下班25n下班前将第二天的约会事项填进小卡片，下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。保存。安排约会需要注意的细节（二）安排约会需要注意的细节（二）时间时间约会事由约会事由所带资料所带资料参加人员参加人员地点地点26n及早备妥约会所需的资料，并在适当的时及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。间请上司过目。n特别重要的约会在接近约会时间前，应与特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。对方再联络，以确保约会的顺利进行。n约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。安排约会需要注意的细节（三）安排约会需要注意的细节（三）27安排约会需要注意的细节（四）安排约会需要注意的细节（四）n按照需要，记录会面内容。按照需要，记录会面内容。n保留会见人联系资料，以便万一取消或更保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。动时间可及时通知对方。n随时提醒自己的上司准时赴约。随时提醒自己的上司准时赴约。n每天上班之前请上司核对他的日程表。每天上班之前请上司核对他的日程表。28让让我们快乐地工作我们快乐地工作快乐地生活快乐地生活29