物流公司管理质量手册.doc

-物流管理质量手册-物流本部目录第一章 总 则6第一节 目的6第二节 适用范围6第二章 岗位设置及职责7第一节 运营管理中心物流本部7（一）物流部机构设置7（二）物流部基本职能和职责7第三章 管理文件9第一节 仓库日常管理9一、目的：9二、适用范围：9三、工作流程：95、仓库6S管理12第二节 搬运作业管理14一、目的：14二、适用范围：14三、操作方法：14四、叉车操作规程:14五、叉车安全操作规程16第三节 仓库设备管理18一、目的：18二、适用范围：18三、仓库设备：18四、仓库设备的使用：18五、仓库设备的维护：19第四节 单据签收管理20一、目的：20二、适用范围：20三、定义：20四、单据管理要求：20五、单据流转规定：21第五节 帐目管理22一、目的：22二、适用范围：22三、帐目管理规定：22第六节 货品差异管理24一、目的：24二、定义：24三、差异的分类：24四、差异的产生原因：24五、货品差异的管理规定：25第七节 商品交接管理26一、目的：26二、商品交接的有效凭据：26三、交接管理规定：26四、相关交接凭证的保管：27五、风险规避：27第八节 商品验收管理28一、目的：28二、范围：28三、作业流程：28四、管理规定：29五、异常情况处理：29第九节 仓库收发货专用章管理30一、目的：30二、适用范围：30三、流程：30第十节 承运商管理32一、目的：32二、适用范围：32三、定义：32四、职责：32五、承运商的开发：33六、承运商的甑选：34七、承运商合同签订流程：35八、承运商合同的规范要求：36九、承运商的对接要求：36十、承运商的日常管理要求：37十一、承运商的考核38十二、承运商结算管理：38十三、承运商单证提交规范：38十四、单证数据复核：39第四章 SOP流程文件40第一节 入库管理流程401目的402责任403.适用范围404. 业务流程405入库流程图46第二节 出库管理流程471. 目的472. 责任473. 适用范围474 .出库管理流程475. 出库流程图51第三节 单据管理流程521. 目的522. 责任523. 适用范围524. 单据管理流程524.1 单据的种类52第四节 盘点管理流程581. 目的582. 责任583. 适用范围584.步骤58第五章 系统操作指引文件66第一节 -物流物流筹建及管理指引66第二节 物流合同导入系统指引66第三节 收发货专用章申请流程66第四节 单据流程操作指引66第五节 P2系统操作指引67第六节 物流费用付款流程67第一章 总 则第一节 目的在怡亚通-分销执行服务体系中，物流体系占据着重要地位。物流体系是面向客户的终端部门之一，其工作结果直接影响到EA-分销执行的服务品牌形象和服务成本。物流体系承担的基本职能主要包括仓储管理、配送作业管理、供应商管理、物流筹建等，现对各方面运作流程进一步细化、明确，确保物流体系的各项正常运作规范、顺畅。第二节 适用范围-物流体系第二章 岗位设置及职责（含ISO9001：2000标准6.2的部分要求）第一节 运营管理中心物流本部（一）物流部机构设置物流部设总监1名，负责物流的总体管理工作。物流部下设项目发展组、运作管理组，各设经理一人。（二）物流部基本职能和职责1、项目发展组（1）基本职能：物流规划、物流筹建、物流建设（2）基本职责： 通过各种渠道广泛收集分析物流行业信息使之为物流管理服务； 协助总监对物流体系进行组织机构梳理； 下达工作指导大纲，并跟进落实情况； 协助总监跟进运作管理各部门工作； 负责各类文件、报告的传递与存档； 在公司领导下，制定物流体系发展规划； 物流网络节点的规划与调整； 负责制定、完善物流筹建手册； 负责新开网点物流筹建，指导、监督其他新开网点物流筹建工作，对物流筹建工作进行评估； 总部文件在新建运作平台的传达与跟进；11 配送、仓储作业模式的改进与作业工具的改良；12 配送、仓储的标准化、信息化建设；2、运作管理组（1）基本职能：配送作业管理、仓储作业管理、供应商管理（2）基本职责： 制定、完善物流配送、仓储作业的制度、规范及操作流程； 参与配送、仓储及物流车辆的费用预算与考核制度制定并考核下属； 制定、完善外租车及仓库合同标准文本，审核各地外租车辆及仓库的合同； 负责运输、仓储、配送过程中的商品安全与及时性并监督检查，制定与完善安全防范措施，加强安全教育，确保商品安全； 负责各地物流仓储与配送作业管理并改善工作质量； 指导并检查各级配送、仓库作业以及物流、车辆的管理工作； 配送、仓储作业方法的改进与推广； -旺季资源需求计划的制定； 规范物流供应商管理，提升物流供应商服务质量；第三章 管理文件第一节 仓库日常管理一、目的：规范指导全国各地项目物流仓库的日常工作，推行仓库的标准化管理。二、适用范围：适用深圳市怡亚通供应链股份有限公司-事业部各分支物流仓库、配送中心。三、工作流程：1、仓库管理必行事项1.1仓管员上班必行事项：1.1.1、检查仓库门、窗情况，仓库门是否关好，窗户是否有异常情况；1.1.2、记录仓库温湿度计数值，检查是否超出商品规定温度、湿度存储范围；1.1.3、检查仓库安全设施情况，如：防盗网、防爆灯、灭火器等；1.1.4、进行仓库6S活动，对库内货物进行整理、整顿，地面清洁、清扫；1.1.5、登陆P2系统和邮件系统，查看是否有未处理单据和待处理事项。1.2仓管员下班必行事项： 1.2.1、登陆P2系统检查单据处理情况,与商务沟通是否还有单据需要处理；1.2.2、业务结束后，整理、核对单据留存联，对当日进出存进行手工帐登记；1.2.3、业务结束后，对操作现场进行清扫和整理；1.2.4、切断仓库内所有电源与照明，仓库现场巡查，落实门窗关闭落锁情况 。1.3仓库员日常工作职责：1.3.1、负责日常-商品的出入库的规范操作；1.3.2、落实并推进仓库以及办公区的“6S”工作；1.3.3、负责日常仓库安全检查，保证仓库设施符合消防安全要求，确保在库货物安全；1.3.4、负责日常仓储设备、仓库辅料、消耗品的使用管理和申请工作；1.3.6、确保出入库实物与商务下达指令操作一致；1.3.7、及时登记手工帐本，确保手工账与P2系统账和实物一致；1.3.8、负责日常P2系统出入库单据、上游供应商送退货单据、下游渠道收货回执的整理和保管；2、仓库门禁管理制度2.1除该仓库的仓库管理员和经授权的仓库操作人员外，任何无关人员不得擅自进入仓库。2.2相关人员因工作需要进入仓库的，必须经过物流负责人同意且在仓管陪同下方可进入仓库。2.3相关人员进出仓库必须如实登记，并由仓库管理人员陪同进入。 2.4货运公司提货人员必须在仓库指定的提货区域内提货作业，不得擅自进入商品保管区域。2.5仓库管理人有权有义务落实和监督仓库门禁制度，下班前检查门窗封锁与仓库门锁是否完好。3、仓库钥匙管理制度3.1仓库钥匙负责人：3.1.1、仓库固定锁钥匙：仓库负责人或指定仓库管理员；3.1.2、备用钥匙保管人：分支机构行政人员或分支机构负责人指定人员。3.2物管钥匙管理规定：3.2.1、仓库钥匙不得随意借给他人使用或者保管；3.2.2、仓库钥匙必须随身携带。3.3备用钥匙管理规定：3.3.1、仓库的备用钥匙由分支机构的行政人员或分支机构负责人指定人员管理；3.3.2、由行政人员或指定人员、仓管当面将钥匙装入信封袋中，将信封封口处粘贴，双方人员共同在信封口处签字确认。将封好的装有仓库备用钥匙的信封袋存放在指定位置，最好为保险柜中。3.4仓库门锁发生以下情况发生时，必须更新仓库门锁：3.4.1、当仓管员有任何一把仓库钥匙丢失时；3.4.2、仓管员办理异动时原锁报废；3.4.3、备用钥匙遗失。3.5仓库钥匙使用管理3.5.1、仓库每个门须要用二把以上的锁，每把锁的钥匙要分开保管；3.5.2、打开库门须要二人以上在场。4、防火防盗防止工伤事故制度4.1、防火规定：4.1.1严禁携带火种进入仓库；4.1.2严禁在仓库内和周围使用明火； 4.1.3严禁在仓库区域或附近吸烟；4.1.4严禁在仓库内使用大功率电器设备；4.1.5严禁在仓库内存放酒精、天那水等易燃易爆品；4.1.6仓库内电源线路不得裸露在外，不得装有电源插座等，不得乱接乱搭电线，仓库灯为防爆灯。4.1.7仓库应配备二氧化碳或干粉灭火器，放置在易见易取同时不影响出入库的库房边角，配置标准为每40平方配置1个4Kg灭火器。 4.2仓库防盗要求：4.2.1仓库门窗，出入口必须安装防盗网；4.2.2仓库应为独门独院，并且有24小时保安值班。4.3防止工伤事故：4.3.1货物搬运时要注意作业安全，使用手推车和地牛（也称油压车、托盘车等）、叉车等搬运工具时，应采用正确的操作办法，严禁违规操作和危险作业；4.3.2清除安全隐患：保证电梯质量合格、楼梯间无障碍物等等。5、仓库6S管理5.1“6S”是：整理、整顿、清洁、清扫、安全、素养。5.2 仓库6S管理的要求：5.2.1、货物的摆放要按照仓库储位与商品属性和商品批次做到分类合理、整齐美观、外包装完好、无灰尘；5.2.2、仓库内操作区、加工区、储存区现场须保持干净整洁无杂务，时时清扫和整理货物；5.2.3、库存货物要做到：帐卡物一致、标签一致朝外、每个托盘按标准数量存放货物，不得超高码放货物；5.2.4 办公桌面及抽屉整洁无尘、文件夹做好标识，单据归类整齐存放，电脑等办公设施清洁无尘；5.2.5 及时清理掉废弃物，地面和墙壁四周保持干净整洁；5.2.6按照操作流程与规章制度操作，防火、防盗、防止工伤事故的发生；5.2.7习惯性保持以上良好状态53 仓库6S管理标准：5.3.1合格商品、非合格商品、暂存商品是否按商品属性与商品批次分区摆放，报废商品、垃圾等是及时清理；5.3.2办公区内、文件柜、储物柜、办公桌面及抽屉有没有定时清理；5.3.3设备、设施、量具、工具等是否正确使用，摆放整齐；5.3.4手推车、小拖车、叉车等是否定位放置；5.3.5消耗品（如抹布、手套、扫把等）是否定位摆放；5.3.6通道、走道是否保持畅通，通道内有没有摆放或跨越物品（如电线、手推车）；5.3.7沾有油之抹布等易燃物品，是否定位摆放，尽可能隔离；5.3.8个人离开工作岗位或下班后，物品整齐置放；5.3.9下班前有没有打扫和收拾物品；5.3.10垃圾、纸屑、塑胶袋、破布等有没有扫除；5.3.11清除地上、作业区的油污有没有清扫；5.3.12垃圾箱、桶内外是否清扫干净；5.3.13墙壁、墙角蜘蛛网是否已打扫；5.3.14工作环境是否随时保持整洁干净；5.3.15工作态度是否良好（有无谈天、说笑、离开工作单位、呆坐、看小说、打瞌睡等现象）；5.3.16服装穿戴是否整齐，有无穿拖鞋的现象；5.3.17使用公物时，能否确实归位，并保持清洁（如厕所等）；5.3.18停工前是否确有打扫和整理；5.3.19货物摆放横平竖直，货体不可倾斜、整体移位或货体部分错位外移、部分下落；5.3.20所有货物标识朝外或从过道摆放，不可倒箱码放；5.3.21货物按卡板规格放置不得超过卡板面积；5.3.22货物摆放高度按照商品出厂规定码放层高，不能超过限制高度；5.3.23卡板统一标准，达到美观效果卡板间距离应为10公分。第二节 搬运作业管理一、目的：规范日常仓库装卸、搬运作业。提高搬运效率，减少事故率二、适用范围：适用于怡亚通-事业部各项目自管仓库操作人员三、操作方法：3.1 装卸时应做到轻装轻放，重不压轻，大不压小，堆放平稳，捆扎牢固。3.2 堆放物件不可歪斜，高度要适当，采用相关附件进行固定。不准将物件堆放在安全道内。3.3 人工搬运时留意自己的体力是否可提举物体，超出自己承载范围需借助搬运工具；3.4 搬运路程中要查看是否有危机存在：电梯、车辆、下水道等障碍物；3.5 商品应采用托盘进行码放，码放标准应按照商品的最高承载量进行堆码。严禁超高码放造成商品挤压变形；3.6 装卸搬运应尽量使用工具进行操作已提高装卸效率，如手推车、地牛（也称油压车、托盘车等）、叉车等；3.7 使用工具搬运时要考虑道路是否平坦是否有坡度,应将货物捆绑牢固,谨防货物从车上倾倒下来伤人和损坏商品；3.8 将货物装车时注意要摆放整齐,保持重心平衡, 所载货物高度不得超过车辆限高，不要伤及他人和自己；3.9 商品装卸时要按照商品的属性操作，注意商品限重、限高、限宽、限角度，严禁商品倒立放置；四、叉车操作规程:4.1 经培训并持有驾驶执照的司机方可开车。4.2 在开车前检查各控制和警报装置，如发现损坏或有缺陷时，应在修理后操作。4.3 搬运时不应超过规定值，货叉必须全部插入货物下面，并使货物均匀地放在货叉上，不许用单个叉运转货物。4.4 平稳起动、转向、行驶、制动和停止，在潮湿或光滑的路面，转向时须减速。4.5 坡道行驶应小心驾驶，在大于十分之一的坡道上行驶时，上坡应向前行驶，下坡应后退行驶，上、下坡忌转向，叉车在行驶时，请勿进行装卸作业。4.6 装物行驶应把货物尽量放低，门架后倾。4.7 行驶时应注意行人，障碍物和坑洼路面，并注意叉车上方的间隙。4.8 不准人站在货叉上，车上不准载人。4.9 不准人站在货叉下面或在叉车下行走。4.10 不准从司机座以外的位置上操纵车辆和属具。4.11 不要搬运未固定或松散堆垛的货物，小心搬运尺寸较大的货物。4.12 对起升高度大于3米的高起升车 应注意上方货物吊下，必要时，须采取防护措施。4.13 对于高起升叉车工作时应尽量使门架后倾，装卸作业应在最小范围内作前后倾。4.14 在码头或临时铺板上行驶时，应倍加小心，缓慢行驶。4.15 加燃油时，司机不要在车上，并使发动机熄火，在检查电瓶或油箱液位时，不要点火。4.16 离车时，将货叉下降着地，并将档位手柄放在空挡，发动机熄火并断开电源；在坡道停车时，将停车制动装置拉好，停车较长时须用垫坎垫住车轮。4.17 转向时，应遵守交通规则，并开转向灯，4.18 严禁无令行车和空挡溜车。4.19 严禁离合器处于半离合状态下运行叉车。4.20 定期检查油、水泄漏、变形、松动等情况，忽视检查会缩短车辆寿命，在恶劣情况下将会导致事故发生。4.21 不要使用明火检查燃油油位、电解液或冷却水及泄漏。4.22 叉车运行时切勿上下，上、下叉车时请用叉车的安全踏板和安全扶手。4.23 不要牵引发动机有故障、转向系统不正常及制动系统损坏的车辆。 五、叉车安全操作规程5.1 操作者必须熟悉设备的一般结构及性能，严禁超性能使用设备。5.2 开动前应检查以下项目：5.2.1 检查是否有漏油或漏水，特别是检查液压管路的接头处，油缸，泵，控制阀。5.2.2 检查轮胎气压是否足够。检查轮胎的磨损，损伤情况及轮毂的变形，损伤情况。5.2.3 检查散热器内的水是否充足。检查V型皮带的松紧及绕度是否符合标准。5.2.4 检查发动机油盘油量及油质.。检查油箱油量是否充足。5.2.5 检查踏板动作情况及微动踏板能否与制动踏板联动。5.2.6 检查喇叭鸣响情况。检查车灯是否正常。5.3 将起动钥匙插入，右转一档为“接入”位置，右转二档为“起动”位置，发动机起动后，应立即把钥匙转回“接入”位置，若起动不成功时再起动，要相隔20秒。 5.4 发动机起动后应进行预热运动，使水温计运转至绿色范围内。驾驶中，水温计若超出绿色范围，应停止作业，使发动机空转，使水温降至正常范围后，再开始作业。5.5 在驾驶中，若发动机油压警告灯亮，应立即停车对润滑系统进行检查。若变距器油温表指针不在绿色范围内，表示油温不正常，应停机检查冷却系统。5.6 车子转向时，转向灯闪亮，转向完毕后，应注意转向控制杆不能自动回位。5.7 叉车在高速行驶时，严禁换档。5.8工作结束后； 5.9 将积存在燃油系统内的水排掉。在低温天气，工作后把水箱内的水排掉。 5.10 蓄电池充电量应保持75%以上，并作好保温。5.11 叉子放在地面上，门架前倾，发动机熄火，拔出钥匙，对叉车进行日常维护保养。5.12 安全操作规程5.12.1 驾驶员必须经过专业培训，持证驾驶。5.12.2 驾驶员不准酒后开车、超重、超高、超速行驶，应安全礼让。转弯处呜号慢行，不准乱停乱放，禁止人在叉臂下。 5.12.3 机动车辆安全装置必须齐全完好，各部件灵敏有效，技术性能良好，严禁车辆带病行驶。5.12.4 叉车行驶时，严禁叉上（或所叉物体上）站人，驾驶室内不得乘坐他人。第三节 仓库设备管理一、目的： 为加强物流仓库设施设备的使用和管理，正确有效的使用仓库设备，做到正确使用、精心维护、定时保养，使设备工具处于良好的使用状态，以延长设备工具的使用周期、保障仓库安全运作。二、适用范围： 适用配送中心和仓库内的安全设施、办公设备、操作工具、消防器材等。三、仓库设备：仓库设备：网络、电脑、针式打印机、传真机、叉车、托盘、液压车、手推车、灭火器、消防栓、防盗门、温湿度计、电子秤等。四、仓库设备的使用：4.1、购买后的仓库设备在投入运营使用前，使用人必须认真阅读使用说明书和产品手册，掌握设备使用方法，针对专业性较高的设备，如叉车、液压车、灭火器、消防栓等设备的使用，操作人员必须经过使用培训或取得相应操作证照方可操作；4.2、对于专用设备要求限定使用人或者指定专人操作，如叉车、液压车、消防栓等设备；4.3、针对有额定载荷的设备，使用时不可超过额定载荷，比如：小推车的额定载荷150kg，即载重货物一般不超过150kg，叉车的额定载荷为1.5T，即载重货物一般不超过1.5吨，电子秤的额定载荷为120kg，即载重货物或人不得超过120kg；4.4、搬运工具在使用时注意轻拿轻放，不得站人，按照额定载重使用；五、仓库设备的维护：5.1、按照设施设备使用人员范围及设备属性进行分类，确定设施设备维护和保养的责任人，负责按照各类设备的维护要求，进行日常维护工作；5.2、责任人按照设施设备产品说明书标明的维护保养要求建立日常维护保养和有效期时间记录表，尤其是记录灭火器的有效期，登记叉车、液压车的更换液压油和机油的时间；5.3、将设备维护时间和方法制作成卡片，贴在设备醒目且不影响设备正常使用的位置；5.4、责任人按照建立的维护保养记录表，定期对设备进行检查和维护保养，并且做维护情况记录；5.5、在维护的过程中，发现设备不能正常使用，要及时维修并且向相关主管人员汇报，如需要产生维修费用，按照公司流程提交申请处理；5.6、对于因故障暂停使用的设备，应单独放置并做出明显标识；5.7、因设备使用、维护保养不当所造成的人身伤害和财产损失，将追究使用人、维护保养责任人、物流负责人的责任；5.8、对于没有达到使用年限而提前报废的设备，追究维护保养责任人和物流负责人的责任。第四节 单据签收管理一、目的：统一签收单据标准，规范交接单据管理，有效的规避货物出入库和交接存在的风险。二、适用范围：-事业部各项目物流操作过程中所发生的上下游客户相关原始凭证、EA内部相关单据三、定义：3.1、原始凭证：指上下游客户提供的非EA出具的相关单据。如上游厂家提供的送货单、托运单、商品质检单，下游客户提供的签收凭证、商品质检单、对帐单等凭证；3.2、 EA内部相关单据：P2系统通过商务部门录入产生的出库单据、入库单；公司规定提报的盘点单据；经授权产生的手工单；提/收货人在提/收货物后，进行签字盖章表示完整收悉的收货回执单等与商品流转相关联的单据。四、单据管理要求：4.1 原始凭证作为相关货物权责流转的主要部分之一，要与EA内部相关单据一一进行相对。4.2 所有单据在商品处理、交接的过程中相关操作人员必须按照标准格式进行盖章、签字确认；4.3 原始凭证上的内容要与商品实物进行核对，保证两者一致。出现差异及时与相关人员反馈。需要更改凭证时需双方进行确认，不得在原始凭证上乱涂改；4.4 物流操作人员依据EA内部相关单据指令内容进行出入库、盘点等操作。严禁物流操作人员私自涂改单据相关指令数据。如需对原单据指令进行更正，需通知商务人员在P2系统中做相应更改后从新打印单据进行操作；4.5 -项目物流出入库单必须从P2系统中打印单据或者利用标准的手工单模版进行打印；4.6 下游客户收货后，配送人员要求收货单位盖有收货专用章，并且盖章清晰，且与发货单中客户单位名称一致。未有收货专用章，要求签字收货人出具有效身份证件，并将证件号码登记在单据中。4.7 有其他需要说明的项目在备注栏中注明，严禁乱填写无关内容。4.8 所有单据必须保证其有效性、完整性与规范性。要求物流操作人员每月按客户、日期、委托单号从小至大排列，装订整齐后妥善保管。4.9 相关单据作为公司重要资料之一封存保管，保存期限为2年。五、单据流转规定：第一联：签收联（回执联）：此联作为收货方的确认联，由送货方收回保留；第二联：收货人联：此联作为收货人签收后留存；第三联：承运联：此联承运商签字后留存承运商处，作为货运信息的存根；第四联：财务联：此联由配送或承运商签字后交财务部，作为承运商结算依据；第五联：仓库联：由物流操作人员与货物交接方完成商品交接签字后即保管，按月归档保存2年。第五节 帐目管理一、目的：保障仓库内的实物商品与P2系统帐目、手工记录帐保持一致二、适用范围： 各地-项目自管仓库、监管仓库、托管仓库和虚拟仓库所发生的日常进出存业务记录三、帐目管理规定： 1.1 各地-项目商品的进出存的实物操作过程中都必须有P2系统下达的有效操作指令才能进行。1.2 所有实物商品进、退、出、换、存等操作都必须在P2系统同步做帐目处理操作。并且在手工记录帐中进行相应的登记；1.3 不允许无有效指令或未经授权人核准就在P2系统中制单，不允许物流操作人员私自在P2系统和手工记录帐中进行调帐；1.4 库存差异的调帐流程如下：物流操作人员上公文说明原因和具体情况分支-项目商务分支-项目财务分支-项目负责人-事业部物流本部-事业部财务部终审；1.5 P2系统中生成有效的系统指令或出具了有效的书面指令，但因如下情况无法及时在P2系统中完成单据如：系统网络故障、时效原因等特殊情况，分支机构物流操作人员可以先根据P2数据或手工记录帐数据、依据有效的书面指令进行出入货操作，事后再完成P2系统单据处理，但必须在12小时内完成。并且在出入货时完成如下工作：开具手工出入库单、出入库实物操作时按正常发货流程执行确认，系统恢复后将开具的手工出入库单与P2系统打印出的出入库单装订在一起保存；1.6 各地项目物流操作人员必须每日将实物与帐目进行核对，发现异常立即向分支-项目商务人员和-事业物流本部以电子邮件方式报告；1.7 仓库内的正常商品、不良商品、暂存商品、赠品都必须进行帐目登记管理；1.8 所有单据、帐目必须按客户、日期、委托单号从小至大排列进行整理归档。保存周期为2年。第六节 货品差异管理一、目的：为进一步加强对差异货品的管理，及时处理货品差异，调整货品状态和帐目，保证库存准确性和帐物一致。二、定义：货品差异指所有在库的货品因各种因素造成实物数量或品质与系统（账目）存在的差异情况。三、差异的分类：3.1商品差异主要分为品质差异、帐目差异两种类型；3.2品质差异分为“保质期差异”和“商品状态差异”。“保质期差异”是指商品的实际保质期与P2系统中的保质日期存在差异，出现不相符的情况。如商品实物保质期到期日期为2010年6月1日，P2系统中的保质期到期日期为2010年9月1日。“商品状态差异”是指商品实物的状态与P2系统中的商品状态不相符的情况。P2系统中默认良品的状态为“01”，不良品的状态为“05”。如商品实物为良品，但在P2系统中的状态为“05”；3.3帐目差异是指实际库存商品数量与P2系统账目数、手工登记帐目数存在的差异。P2系统帐与手工登记帐数目的差异。例如：A商品实物为1000件，但P2系统帐与手工登记帐的数量为1010件；或B商品实物为800件，手工登记帐为800件，P2系统帐为750件。 四、差异的产生原因：4.1 保质期差异有以下几种原因造成。厂家到货商品实物与送货单中注明的生产日期不相符，物流操作人员未进行核对按送货单注明商品生产日期录入P2系统；仓库出货环节未按P2系统指定商品批次出货，或未按先进先出原则进行出库操作，造成库存商品保质期管理混乱；4.2 商品状态差异造成原因是由于在出入库环节中未按商品实物真实状态进行P2系统出入库录入操作造成。如退货商品状态为不良商品，但在P2系统退货入库过程中按“01”状态进行录入。或由于在库不良商品进行加工处理改变商品状态由不良品状态变为良品状态，但在P2系统中未进行商品状态转换操作造成；4.3 商品实物数量与P2系统帐、手工记录帐的差异造成原因是由于在实物的操作过程中未及时的更新帐目，未按正常商品出入库操作流程操作或由于商品保管不善造成；4.4 P2系统帐与手工登记帐差异造成的原因是由于两帐操作不同步，只对其中一个帐目进行了处理，两帐未及时进行核对对比。五、货品差异的管理规定：5.1 要求各-项目物流操作人员在日常操作中按照正常出入库操作流程进行操作，认真核对商品与下达指令，在品类、数量、状态、批次上保持一致。每日业务结束后要做到日清日结；5.2 对商品进行妥善保管，严格按照安全制度执行。提高员工素质，防止监守自盗行为；5.3 发现货品产生各种差异后及时以邮件形式提报到给当地-项目商务主管并抄送给-事业部物流本部，由当地-项目商务主管跟进处理，-事业部物流本部跟踪完成；5.4 对提报的差异，各-项目商务主管必须及时与物流仓库沟通，并且尽快给出处理意见与解决办法；5.5 对隐瞒或未如实提报库内货品差异，一经查到，-事业部物流本部将对物流操作人员进行罚款，相关经济损失由各-项目相关责任人承担。 第七节 商品交接管理一、目的：明确责任，规避风险，保证商品流转的安全。二、商品交接的有效凭据：商品交接的完成以接收人向交接人做有效签收为凭据，责任由交接人转移给接收人。三、交接管理规定：3.1 上游供应商送货人员到达EA仓库后物流操作人员依据商务在P2系统中录入的采购入库单据明细，与上游供应商送货单明细和商品实物进行核对，确认无误后在送货单据上盖章、签字确认。商品归属权由厂家变更为EA；3.2 物流操作人员在进行完商品出库操作后与配送人员进行交接。物流操作人员必须与配送人员当面进行书面交接，配送人员根据出库单清点商品，复核无误后配送人员在出库单配送员栏签名，物流操作人员留存仓库联，配送人员签名后，商品和出库单保管的责任从物流操作人员转移到配送人员；3.3配送人员送货上门与客户的交接。客户依据P2系统打印的出库单与商品实物进行核对，包括品类、数量、规格、质量、保质期等。确认无误后在P2系统打印的出库单上进行盖章、签字确认，并出具相关商品验收证明。如客户无收货章，配送人员要求收货人签收后出具身份证，将身份证号码填写在单据上；3.3.1配送人员必须注意形象仪表和礼貌；3.3.2配送人员有责任协助客户验货并对验货现场监控直到商品签收完毕；3.3.3配送有义务协助客户清理验货产生的垃圾；3.3.4配送必须保证客户签收的回执是有效的。3.4 各地-项目委托第三方承运商进行配送运输业务操作的交接。依据以上条款1.2、条款1.3操作。第三方承运商在P2系统打印的出库单签字确认后，商品的安全性责任由第三方承运商承担。当第三方承运商承担将商品的有效签收回执返还给我方物流操作人员时才代表此项配送任务完成。3.4.1 我方物流操作人员与第三方承运商承配送人员交接时，要查验出库单，清点商品件数，查看商品外包装，确定此批商品完好无误的交给该承运商承运。3.4.2 每交接完一票让承运商签收一票，采取逐票核对逐票签收的原则，以避免商品交接混淆；3.4.3 在出库单备注栏中认真填写配送商品相关要求，如送货时间要求、送货地点要求、接受人要求、结款要求等。并且要求承运商配送人员在出库单指定地方签字确认；3.4.4 必须保证承运商配送人员为提、收货授权书的授权人，否则需要在出库单上加盖承运商公司公章。四、相关交接凭证的保管：4.1、上游供应商送货的原始凭证与P2系统打印出的入库单据必须装订在一起。按客户、日期、委托单号从小至大排列后，装订整齐交商务保管,保存期限为2年；4.2、从客户处签收回来的出库单必须保证其有效性、完整性与规范性。物流操作人员必须每月将有效的市内派送签收回执单按客户、日期、委托单号从小至大排列后，装订整齐交商务保管；签收回执单作为公司重要资料封存保管,保存期限为2年；4.3、对于承运商向我司签收的相关凭证，作为仓库重要资料按日期、单号归类由仓库或分公司物流负责人保存2年以上。五、风险规避：5.1、所有与各地-项目合作的承运商均需提供书面的有效提（收）货人授权委托书；第八节 商品验收管理一、目的：为规范各-项目仓库货物验收入库作业标准，有效监控验收入库操作流程，确保入库货物的品类、数量和质量。二、范围：对各-项目自营仓库、监管仓库、托管仓库收货入库前对货物数量和质量检验的作业标准和流程进行监控和管理。三、作业流程：3.1、审核厂家出库单、送货单、托运单等凭证，查看单据上体现的商品品类、数量、保质期、规格、包装及相关到货信息；3.2、核对厂家送货原始凭证与P2系统中商务部门录入的采购入库单中商品名规格、数量等信息是否一致。3.3、查验货物品类、件数、规格和外包装，查看商品生产日期，保质期等相关内容与送货单据是否相符； 3.4、依据P2系统采购入库名细进行收货。针对送货商品与P2系统采购入库单不一致的商品暂不收货签收。通知商务部门相关信息进行处理；3.5、针对原包装破损、异常的情况，暂不收货签收。通知商务部门相关信息进行处理；3.6、依据商品实物数量、状态、生产日期等信息在P2系统入库审核，手工登记帐登记。实物按商品批次、货位入库；3.7、收货检验完毕，在P2系统完成收货入库操作，打印出收货入库单。将打印收货单据与厂家送货原始凭证收货内容签字确认并加盖“怡亚通（XX）-物流收货专用章”，将原始凭证留底联后其余单据交还送货人员；3.8、将打印P2系统入库单据，与上游供应商送货原始凭证一起装订保管；3.9、向商务部门、业务部门的相关人员反馈到货信息。四、管理规定：4.1、各-项目自管仓库、监管仓库、托管仓库货物入库必须严格依照本作业流程并遵循相关管理规定执行；4.2、本管理规定遵循“谁入库、谁检验、谁负责”的管理原则；4.3、仓库每单货物入库前必须严格依照本作业流程完成入库核验工作；4.4、 货物入库检验的项目主要包括：审核送货单单、货品规格、货品件数、货品数量和质量、生产日期、以及外包装状况等主要内容；4.5、 对入库验收无异常情况的，才能办理相关入库操作；五、异常情况处理：5.1、异常情况指商品品类、数量、规格、生产日期不相符等异常、货物外包装破损异常。对于货物检验发现以上异常情况的必须在第一时间反馈给商务人员和发货方，物流操作人员立即将此商品放置一边，暂不收货入库，待相关人员处理完毕后按商务指令操作；第九节 仓库收发货专用章管理一、目的：为规范仓库收发货操作流程，加强仓库收发货专用章的管理，规范仓库收发货专用章的使用。二、适用范围：适用深圳市怡亚通供应链股份有限公司-事业部各分支物流仓库的收发货签收环节。三、流程：1.1 各-项目物流收发操作必须使用 “仓库收（发）货专用章”，刻制工作由-事业部物流本部完成，样本如下：怡亚通（XX）-物流收货专用章怡亚通（XX）-物流发货专用章1.2 样本说明：仓库收（发）货专用章名称为“怡亚通（XX）-物流收货专用章”；“怡亚通（XX）-物流发货专用章”。如当地分支机构有多个仓库运作进行收发货业务，收发货专用章则加上数字，刻章时分为1号章、2号章、3号章等；如只有一个仓库则不用数字，章的形状为长方形的方章，尺寸为5.3*2.1*0.6CM。1.3 各地-项目物流运作启动后，由当地项目物流负责人统一向事业本部物流部进行申请刻制收发货专用章。1.4 各地项目物流运作过程中，自管仓库的收发货业务单据必须全部加盖“仓库收（发）货专用章”，包括供应商送货单。托管仓库的“仓库收（发）货专用章”使用范围为向委托的物流公司下达指令的收发货单据,如采购收货单、委托发货单等。1.5“仓库收（发）货专用章”的保管人为各地-项目的物流负责人或仓管，每个仓库必须设置一个唯一的保管人，保管人在物流本部备案，变更时及时通知物流本部。1.6 仓库在收到货物时必须在供应商提供的送货单或供应商出库单上签名并盖“仓库收（发）货专用章”，并在向外授权时申明盖了我司“仓库收（发）货专用章”的单据才有效力。1.7盖章前各项目物流操作人员必须认真核实相关单据与实物，确认无误后再由验收货物的本人将单据拿到“仓库收（发）货专用章”的保管人处盖章。第十节 承运商管理一、目的：1.1 通过明确的考评指标及流程，引进优质物流承运商，保障公司物流业务的运作；1.2 通过对物流承运商提供的日常服务项目进行量化考评及综合管理，有效处理异常事故及落实整改措施，实际对物流承运商的高效管理，提高整体物流服务品质。二、适用范围：适用于深圳市怡亚通供应链管理有限公司-事业部及下属各-项目。三、定义：3.1已与怡亚通签订合作协议，为怡亚通-事业部提供运输、仓储、配送、车辆租赁、货物加