庄园酒店出差管理规定.docx

相府庄园酒店
市场营销部出差管理规定

为了进一步激活酒店市场活力，树立相府庄园酒店的全新形象；合理、全方位利用皇城相府品牌优势，对今年不太乐观的市场形势采取应变措施，健全酒店的市场销售模式，并使我们的经营和发展进入一个更合理、更全面、更规范的轨道。现将市场部出差人员的工作内容和薪资报酬标准制定如下，请相关人员严格遵守，切实落实执行。
一、市场部出差人员出差管理规定
（一）出发前准备工作：
1、 市场部出差人员必须将“出差工作计划”及“出差申请表”同时递交部门经理，部门经理出差需递交分管领导及酒店总经理审核批准后方可出差。
2、“出差工作计划”及“出差申请表”经相关领导批准后，一式复印三份：一份由市场部存档，一份交人事部做绩效考核使用，一份给出差人员保存作为出差结束后进行出差报销的财务依据。
3、填好出差申请单，按照酒店出差管理规定办好出差手续；
4、出发前整理好出差所需行装、资料，资料包括：各种管理表格、协议书、酒店宣传资料、酒店宣传片内容等。
 （二）行为准则：
1、市场部出差人员代表公司形象，外出必需严格要求自己的言行举止，言必行、行必果，言行举止必须起到表率作用；
2、严禁以任何方式接受客户的贿赂，严禁以公谋私、公饱私囊等违反道德的一切行为，否则一经酒店发现，将严惩不怠；
3、不得以任何理由私自向酒店或客户借取现金或向客户索取“帮助，不得以任何理由要求客户请吃、喝、玩乐；如因工作需要确需向酒店借支款项，一律先经酒店总经理批准后实施。
4、在任何时候不得与客户发生争吵，工作认真负责，服从部门经理的协调安排，当自己的观点和客户发生冲突时，一定要通过酒店领导协调处理，请求处理方法；
5、务必要坚定的贯彻执行酒店营销政策、制度，不能无根据的擅自向客户承诺任何事项或支持。
（三）出差结束后工作
1、出差回来之后务必递交一份出差总结报告，是对自己出差工作的一个总结。
2、出差报销，出差工作结束之后根据财务管理制度的要求必须及时填写“相府庄园酒店费用审批单”
3、 “出差总结报告”必须与“出差报销单”同时递交上级主管，经上级主管批准后方可进行报销。
4、销售代表在出差过程当中发现问题必须及时反馈给部门经理，部门经理必须及时反馈给分管领导或者总经理请求处理和解决，并及时向相应的客户进行反馈；同时要根据解决方案跟踪问题的落实情况。
（四）工作汇报
销售代表出差到达驻地当天必须向部门经理做一次手机短信汇报，部门经理需向分管领导汇报，在出差时每天至少一次向部门经理或分管领导汇报工作，出差人员务必要确保自身的安全，切记安全第一。
（五）其他管理规定
1、如果没有按照酒店相关规定办理出差手续的一律不予报销差旅费用；
2、违反《行为准则》中第2、3管理规定的，给予开除处理。
 3、违反《行为准则》当中其它管理规定，第一次给予警告并处罚100元，第二次违反的给予不报销当月差旅费作为处罚，违反三次及以上的一律开除处理。
4、销售部人员出差必须有明确的目的和可预期达到效果方可申请出差，同时出差之前必须做出详细的出差计划。
5 、市场部人员通常只能在以下几个情况出差：
（1）开发个人所辖区域新客户工作，
（2）部门经理或酒店领导指派的其他出差工作
 6、必须根据出差工作事项计算出差时间，不得无故延长出差时间。
 7、必须根据出差报销标准和出差时间的长短预支出差费用，并严格控制出差费用的开支。
 8、在出差过程当中必须每天填写“工作日志”，并且严格按照表格内容进行填写，返店后交于部门经理或分管领导。
9、在出差过程中，手机必须保持24小时开机，不得无故关机。
10、在开发新客户出差过程当中，如遇到意向客户前往公司考查的，必须提前将详细客户书面 资料（包括姓名、地址、电话、客户公司性质、客户经济实力及其他状况）短信或传真报告部门经理或分管领导，以便酒店做好接待和谈判准备。
11、出差结束返回后的第二天，必须到酒店正常上班，不得无故拖延。
12、出差结束返回公司后应当立即将发现的问题、解决方案及建议及时以书面形式报告部门经理或分管领导，并随时跟踪各项问题和事项的落实情况，同时将处理结果反馈给相应的客户。

二、市场部出差人员的费用开支管理办法
报销项目
费用标准
备注
交通费用
长途交通
实销实报
凭车票报销
平时过路费及燃油费
实销实报
住宿标准
晋城、高平、长治
120元/天
凭住宿正式
发票报销
郑州、太原
140元/天
餐 补
30元/天/人
凭票报销
1、对需预支款项的，所需金额须在“借款单”列明金额，由部门经理和总经理核实签字后，经财务主管审核后，方可提款。
2、凡与分管领导或部门经理同行出差者，所有费用由部门经理或分管领导回到酒店后报销，同行出差者一律不报销补贴费用。

相府庄园酒店市场部
二0一三年九月二十六日

三、出差管理表格
出差工作计划
一、出差人：
二、出差时间： 年 月 日至 年 月 日（共计 天）
三、出差地点：
四、出差主要目的：

五、具体工作计划（包括路线安排及交通工具）
起止时间
地点
主要工作事项
交通工具
备注

六、所需出差资料和出差工具，以及数量

七、费用预算

合 计： 元