会计电算化环境中的错账更正法.doc

会计电算化环境中的错账更正法财务软件的操作错误分为两种情况：一是软件操作时发现的可即时进行修改的错误，称为事中错误;一是软件操作中发现的以前错误，导致会计信息不正确或无法进行正常的后续操作，称为事后错误。会计电算化环境下，错账更正方法分为两种：一是无痕迹修改法;另一种是有痕迹修改法。本文以用友-U8(8.61版)财务软件中的“凭证管理”为例，进行介绍。一、无痕迹修改法无痕迹修改法是指对错账进行修改后不会留下任何修改的线索和痕迹，包括即时更正法和反向更正法。1.即时更正法。指进行财务软件操作时在发现错误的当时可以立即修改，主要针对事中错误：(1)填制凭证时(尚未保存)发现错误，将光标定于错误处直接修改。修改信息包括凭证类别、摘要、会计科目、金额、辅助项等。对辅助项的修改，如供应商，需要将鼠标指向凭证下方备注栏弹出的“供应商”上，双击左键即可打开该辅助项窗口修改相关信息。(2)凭证保存后未经审核签字前发现错误，在“填制凭证”窗口，通过“查看/查询”按钮或选择“上张”、“下张”按钮找到需要修改的凭证，将光标定于错误处直接修改即可。如果凭证错误较多，也可将凭证删除后重新填制正确凭证。操作步骤为先作废凭证，再整理凭证。首先查询到要删除的凭证，在“填制凭证”窗口中，执行“制单”/“作废/恢复”命令，作废要删除凭证，已作废凭证左上角显示“作废”字样。然后在“填制凭证”窗口中，执行“制单”/“整理凭证”命令，打开“选择凭证期间”对话框。选择要整理“月份”，单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框，选择要删除的作废凭证，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩余凭证重新排号。(3)凭证已经审核、签字或者已记账、结账后发现错误，需要先取消结账、记账、审核和签字后，再采用即时更正法对错误凭证进行修改。注意事项：即时更正法只适用于没有进行审核、签字、记账、结账操作的错误凭证，对于已经审核、签字、记账、结账的凭证，要先采用逆向更正法取消结账、记账、审核和签字。由其他子系统生成传递到总账系统的凭证，修改错误凭证时需要在生成凭证的子系统中进行，在总账中无法进行修改。2.反向更正法。反向更正法是指软件后续操作中发现以前错误后不能立即进行更正，必须进行反操作到出错环节后才能采用即时更正法进行修改。用友-U8(8.61版)财务软件反向操作主要有以下几种：(1)取消结账。当结账完毕后，由于非法操作、计算机病毒或其他原因需要取消结账时可以使用“取消结账”功能。步骤为：执行“期末”|“结账”命令，进入“结账”窗口，选择要取消结账的月份，按Ctrl+Shift+F6键，激活“取消结账”功能，输入口令，单击“确认”按钮(如图1所示)，取消结账标志。(2)取消记账。操作步骤为：在总账初始窗口，执行“期末”|“对账”命令，进入“对账”窗口，按Ctrl+H键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活(如图2所示)”。信息提示对话框，同时在“凭证”菜单下显示“恢复记账前状态功能”菜单项，单击该按钮，弹出“恢复记账前状态”窗口，选择恢复方式单击“确定”按钮，输入口令后再单击“确定”按钮即可(如图3所示)。(3)取消审核、取消主管签字和取消出纳签字。这些操作只能由审核人、主管人员和出纳本人进行。这三项反操作的原理相同，下面以取消主管签字为例进行说明(见图4)。执行“凭证”|“主管签字”命令，打开“主管签字”窗口，找到需要取消主管签字的凭证，执行“主管”|“取消签字”命令即可。需要的话也可以成批取消主管签字。注意事项：反向操作中的取消结账和取消记账只能由主管人员操作。另外，不管是手工账还是电脑账，对错误的更正都要求留有痕迹，所以电算化环境下要尽量避免采用反向操作。二、有痕迹修改法有痕迹修改法是指对错误的更正留下曾经修改的痕迹和线索，包括红字冲销法和补充登记法。1.红字冲销法又称红字更正法，是指先用红字填制一张与错误凭证完全相同的凭证，然后再按照正常操作步骤填制一张正确的凭证。操作步骤为：在“填制凭证”窗口，执行“制单”|“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框，选择“月份”、“凭证类别”，输入“凭证号”等信息，单击“确定”按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证，然后在填制凭证窗口填制一张正确的凭证。注意事项：通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。红字冲销只能针对已记账凭证进行。2.补充登记法。适用于记账以后，发现记账凭证中会计科目无错误，但所记金额小于应记金额的情况。操作为：在填制凭证窗口，按照所记金额小于应记金额的差额再填制一张凭证进行审核记账。三、错账更正法在手工环境和会计电算化环境下的比较1.电算化环境下，当月发现的错误可使用无痕迹修改法和有痕迹修改法。手工环境下，本月结账前发现的错误可采用红字冲销法、补充登记法和划线更正法。本月发现以前月份的错误，都只能采用红字冲销法和补充登记法。电算化环境下无法采用划线更正法。2.会计电算化环境下，错账更正主要针对错误凭证，会计账簿随之自动更正。手工会计环境下，错误更正包括对凭证和账簿的修改。此外，会计电算化环境下，还可以对账套信息、基础信息设置、控制参数、总账管理系统初始设置进行修改，手工方式下则不存在对这些内容的修改。