物资采购供应管理制度.doc

采购管理制度第一章 总则第一条 为规范公司物资采购管理，明确和完善公司物资采购流程，强化材料成本管理和过程控制，从而达到材料高品质低价格的管理目的，特制定本管理制度。第二条 本公司及下属项目每年度所有物资采购工作和过程管理，除另有规定外，悉依本制度办理。第三条 职责。1、公司主管物资领导负责本制度的审核及采购总计划的核准工作。 2、公司物资机械部负责本制度制定、修改、废止之起草工作、公司集中招标采购管理和风险预测工作，指导并监督项目做好大宗、关键材料的招标采购工作。3、项目物资部依据公司物资机械部制定的相应管理制度，对项目的大宗材料、关键性材料进行详细调查，为采购提供依据并负责本制度的执行及意见反馈工作。第四条 遵循的原则。1、直购原则:凡是能在生产厂家以外以出厂价采购的，不允许通过中间商采购；能在批发部门采购到的，不允许到零售部门或个体门面进行采购；尽可能的去除中间环节所增加的间接费用，达到降低采购成本的目的。 2、货比三家原则（同等价格质量优先、同等质量运费优先、同等价格服务优先）和择优选购原则，寻求适宜项目的供应商，在物资采购中通过比单价、比运距、比服务等方式择优选择供方单位。3、就地取材原则：争取适宜的物流方式，在物资价格相同或相近的情况下，能在物资使用地采购的，不允许到外地采购，近处能采购到的，不允许到远处采购，讲求时效和实用的原则。第二章 市场调查第五条 项目物资部门在进场后应尽快对各种物资进行细致的市场调查，并对主要生产厂家进行调查，并进行识别形成市场调查报告和主要厂家调查报告，在调查市场和主要生产厂家的基础上形成物资市场分析报告，并上报公司物资机械部。第六条 项目选取供方时应尽量优先在局、公司合格供应商名册上的合格供应商名单选取，对项目所需物资的区域市场存货、市场价格等情况进行分析。第七条 结合信息网站公布的各区域的市场行情进行分析，掌握情况。第三章 采购计划第八条 采购计划的作用。1、预估用料数量、交期、防止断料。2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。3、与项目工程进度相符。4、配合公司及项目资金运用、周转。5、指导采购工作。第九条 采购计划的编制。1、年度材料需求计划。项目合同部根据各项目年度工程进度目标及标后预算、材料构成情况制订次年度材料需求计划。2、月度材料需求计划。（1）项目合同部根据年度需求计划及项目工程进展情况，以月为单位制订次月材料需求计划。（2）本计划考虑气候、业主等各种因素。3、采购计划。（1）项目物资部汇总各种物料、物品需求计划。（2）项目物资部编制次年度采购计划和次月采购计划，在编制过程中考虑适当库存、工程平稳衔接的原则。第四章 采购方式第十条 采购方式确定的依据。1、物资部门根据下列因素确定最有利之采购方式。（1）物料使用状况。（2）物料需求数量。（3）物料需求频率。（4）市场供需状况。（5）经验。（6）价格。2、采购方式。（1）集中招标采购本公司及项目大宗材料和关键性物料，以集中采购较为有利，根据项目工程进展情况进行采购。（2）合约采购经常使用的物资，物资部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。（3）一般采购除（1）（2）之外的物料，物资部依请购单逐项办理询价、议价业务。第十一条 询价、议价1、询价。（1）凡属一般采购，物资部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（2）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限。（3）凡属合约采购项目，物资部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。（4）如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。（5）凡属可作成本分析的采购项目，物资部门应要求供应商作成本分析，作为议价的参考。（6）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的先后顺序选择。（7）询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。2、议价。（1）询价后，选择两家以上供应商进行相互议价。（2）议价时应注意品质、交货期、服务三方兼顾的原则。3、询价、议价注意事项。（1）议价优势掌握。以下状况、物资部门应加强与供应商议价：a、市场价格下跌或有下跌趋势时。b、采购频率明显增加时。c、本次采购数量大于前次时。d、本次报价偏高时。e、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。f、公司策略需要降低采购成本时。g、其他有利条件时。（2）其他注意事项。a、专业材料、用品或项目，物资部应会同使用部门共同询价与议价。b、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，材料部应送材料使用部门确认后方可议价。c、询价的供应商应优先从局、公司合格供应商名册中供应商选择，或者是经项目详细调查后审核通过的供应商。第十二条 采购成本分析。1、成本分析项目。成本分析是就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：（1）直接及间接材料成本。（2）工艺方法。（3）所需设备、工具。（4）直接及间接人工成本。（5）制造费用或外包费用。（6）营销费用。（7）税金。（8）供应商行业利润。2、成本分析运用。以下情形时，应进行成本分析：（1）新材料无采购经验时。（2）底价难以确认时。（3）无法确认供应商报价之合理性的。（4）供应商单一时。（5）采购金额巨大时。（6）为提高议价效率时。3、成本分析表的提供方式。成本分析表提供方式一般有两种：（1）由供应商提供。（2）由物资部门编制标准报价单或成本分析表，交供应商填报。4、成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：（1）确认设计是否超过规格要求。（2）检讨使用材料之特性与必要性。（3）计算各方案之使用材料成本。（4）提出改善建议并检讨。（5）检讨加工方法、加工工程。（6）选定最合适之设备、工具。（7）作业条件的检讨。（8）加工工时的评估。（9）就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。5、成本分析注意事项。（1）利用自己或他人之经验。（2）应用会计查核手段。（3）利用技术分析方法。（4）向同类供应商学习。（5）建立成本计算经验公式。（6）提高议价技巧。6、采购合同管理。（1）、物资采购合同要严格执行国家有关政策、法令和法规，遵循市场经济规律，熟悉有关经济法规，掌握有关法律知识，要求合同签订严谨，周密，有效。（2）、物资采购合同必须按照局、公司采购合同范本进行签订，根据签订材料不同可做适当修改，如对合同条款有较大修改应上报公司物资机械部，审批通过后才能签订。（3）、项目物资采购合同由物资部门主管，合同管理部门协调管理，合同应经相关部门会审和相关领导审批，并由项目经理签署。（4）、物资合同在项目相关部门和物资部门内进行相关条款的交底，并对合同进行动态管理，以季度为周期将合同执行情况上报物资机械部。7、采购其他要求。物资采购人员要有良好的政治素质和职业道德，在物资采购过程中，要遵纪守法，秉公办事，不谋私利，不受贿和索要回扣。如项目人员违反规定或因人为因素采购伪劣产品，给项目造成经济损失时，根据造成损失大小，给予相应的经济处罚和行政处分，触犯国家法律时，交与地方法院来处理。8、记录控制。（1）、公司物资机械部和项目物资部负责采购相应记录的收集、整理归档和资料的保管工作；（2）、记录保管期限：所有采购资料保管期限均为长期。9、考核。（1）、考核对象：项目物资部、公司物资机械部。（2）、考核对象：公司物资机械部实施对项目物资部开展物资调查、计划、采购、合同管理的内容详实性、有效性进行考核，对采购的全过程进行综合评价。公司主管领导对公司物资机械部采购目标、采购计划、采购招标率及各项目合同动态汇总情况实施考核。( 3)、考核时间：以季度为单位进行考核，考核采用网络检查和报表收集的形式，年度考核与公司总部对项目综合检查相结合，采用现场资料查阅和账务检查的形式进行。第十三条 本制度由物资机械部负责解释和修订，自印发之日起执行。