企业协同办公管理系统建设项目可行性分析报告.docx

企业协同办公管理系统可行性分析报告目录企业协同办公管理系统可行性分析报告1引言2编写目的2背景2基线2范围2定义3参考资料32.可行性研究前提42.1研究项目背景42.2项目系统要求42.21项目系统要求建设目标42.2.2项目系统所具有的功能63.项目总体设计63.1功能描述63.1.1系统功能73.1.2个人信息73.1.3日程安排83.1.4名片夹93.1.5公司通信录103.1.6待办事项113.1.7在线信息113.2系统总体结构图123.3项目计划安排133.3.1项目咨询阶段133.3.2项目准备阶段133.3.3项目建设阶段133.3.4项目完成阶段134.项目风险和防范134.1业务上的风险与防范134.2项目实施的风险144.3技术上的风险与防范144.3.1数据获取与处理方面14引言编写目的本分析报告目的在于明确说明协同办公系统各功能的实现方式，指导开发员进行编码。本分析报告的预期读者为：项目组内成员、其他开发项目组成员、指导老师背景待开发软件系统的名称：协同办公系统此软件系统任务开发者： 李玉亮、张磊磊、杨旭、高彦、刘权纬此软件系统任务用户：OA协同工作系统的用户基线OA协同办公系统需求说明范围系统包括的范围：个人办公、会议管理，系统管理。定义读者设置：指将读者权限授予别人，拥有读者权限的用户可以看到自己工作安排。代办工作：指将代办权限授予别人，拥有代办权限的用户除可以看到自己的工作外还可以给自己安排工作。 待办工作：指等待员工自己去完成的工作。参考资料MySql数据库使用教程MySql数据库使用帮助文档数据库系统导论(原书第8版)CSS中文教程HTML 开发手册JAVA高级编程指南JSP应用开发详解2.可行性研究前提2.1研究项目背景众所周知，企业的协同办公软件这套系统是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理，从最初的简单的办公设备为标志的初级阶段到今天的网络和计算机为标志的现阶段，协同办公管理系统对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，有着很重大的意义：有利于企业的健康发展和整体凝聚力的提升，而且有利于企业各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率，克服传统办公管理模式带来的不良做法，是各部门权力和义务明确，方便企业领导监督与指导。同时，这套系统在全局内部建立一个高效率的协同管理工作平台和集中的信息整个呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围，建立健全组织文化，实现真正的以人为本。2.2项目系统要求2.21项目系统要求建设目标通过实施协同办公管理系统，可以把企业的日常业务、事物、写作等信息在单位的部门、群组、个体之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供系统功能、个人信息、日程安排、待办事项、公司通讯录、名片夹、在线信息等应用模块，从而达到管理高效全面的管理效果。协同办公管理系统的总体目标是：“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个及时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便的有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络花和人性化管理。”1.实现企业管理向无纸化办公的转变，通过管理系统为单位内部的信息传递建立联系，便于的那位内部协同工作，是企业搭建起企业内高效协同的办公平台。2.规范企业的管理行为，通过系统的信息流程约束，规范其过程，追求理想管理结果，实现管理规范化，流程制度化。3.提高效率、，通过系统使使用者的办公效率大大提高，人员沟通实时快捷人物传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。4.保证技术的成熟性，在设计过程中，要充分依照国家的标准要求和规范来执行，取长补短，利用成熟稳定的开发技术以及相应的设备，保证OA系统先进的成熟性和稳定性。2.2.2项目系统所具有的功能 本系统分为三个主要流程：1、个人办公 2、会议管理 3、系统管理个人办公：普通职员登陆到系统后，通过点击个人办公连接，进入个人办公页面。之后可以选择个人信息、日程安排、公司通讯录、待办事项、在线信息、个人文件夹进行办公。会议管理：部门领导登陆到系统后选择会议管理，进入会议管理页面。在会议管理页面中可以增、删、改、查会议。开会议信息通过邮件可以发送到每个与会人的信箱里。系统管理：系统管理员登陆到系统后，点击系统管理，进入系统管理页面、运行环境。3.项目总体设计3.1功能描述本系统可以分为七个子系统，它们分别是：系统管理、个人信息、日程安排、名片夹、公司通讯录、待办事项、在线留言。3.1.1系统功能3.1.1.1组织管理、新增部门：新增公司下属机构。部门列表：按部门编号顺序列出所有部门。3.1.1.2员工管理、添加员工：管理可以添加员工。删除员工：管理可以删除员工。3.1.2个人信息3.1.2.1个人信息维护、查询信息：员工可以查询个人的信息。添加信息：员工可以添加个人的信息。修改信息：员工可以修改个人的信息。删除信息：员工可以删除个人的信息。3.1.2.2查看他人信息、查看信息：员工通过姓名检索到某个特定的员工，查看其提供的可公开的个人信息。3.1.3日程安排3.1.3.1维护日程、添加日程：对自己的和代办人的日程进行增加。提交前进行时间冲突检查，有冲突时将提示用户。修改日程：对自己的和代办人的已安排的日程进行修改，有冲突时将提示用户。删除日程：对自己的和代办人的已安排的日程进行删除。3.1.3.2代办管理、代办管理：由当前所有用户中选择可以代自己安排日程的人员。也可以将已经具有代办权限的人员从代办人员中去掉。3.1.3.3读者管理、读者管理：由当前所有用户中选择可以查看自己安排日程的人员。也可以将已经具有查看权限的人员从读者人员中去掉。3.1.3.4查询日程、查询日程：当前用户可以查询自己录入的日程安排。查询结果是一个列表，可以点击具体的日程安排进行修改和删除。3.1.3.5查询日历、查询日历：当前用户可以查询日历。查询结果是一个日历表，可以点击具体的日期安排进行修改和删除。3.1.4名片夹3.1.4.1名片夹分类、个人名片填写：填写个人名片信息个人名片分类：个人名片所属分类。修改名片夹分类：员工可以选择一个自己的名片，进行重新命名。删除名片：员工可以选择一个自己的名片，进行删除。3.1.4.2个人名片夹、查询名片：员工可以录入条件查询自己的名片。添加名片：员工可以新添加名片。修改名片：员工可通过查询，修改选择的自己的名片。对于别人的名片不能修改。删除名片：员工可通过查询，删除选定的自己的名片。对于别人的名片不能删除。3.1.4.3查看共享名片夹、查询名片：员工可以录入条件查询别人共享的名片。3.1.5公司通信录 3.1.5.1维护通讯录添加通讯录：管理员可以新添加通讯录。修改通讯录：管理员可以修改通讯录。删除通讯录：管理员可以删除通讯录。3.1.5.2查看通讯录查看通讯录：员工可以录入条件查询本公司的人员通讯录。导出通讯录员工可以将查询到的人员通讯录导出到Excel文件中，利用Excel的另存为功能保存为CSV或TXT等格式文件。3.1.5.3导出通讯录导出通讯录：导出内容到EXCEL。3.1.6待办事项3.1.6.1代办工作清单、查看代办工作清单：员工可以查询代办工作清单。3.1.6.2收到留言、查看收到留言：员工可以查询收到留言。3.1.6.3到期日程清单、查看到期日程清单：员工可以查询到期日程清单。3.1.7在线信息3.1.7.1草稿箱、草稿箱：保存自己起草的还没有发送出去的短信息。点击可以继续编辑。3.1.7.2已发送信息、已发送信息：保存自己起草的已经发送出去的短信息。点击可以转发给多人。3.1.7.3未阅留言、未阅留言：显示自己收到的未读的信息。点击可以查看具体的内容。3.1.7.4全部留言、全部留言：列示全部系统或其他用户发送给自己的短信息。点击可以查看具体的内容。3.2系统总体结构图3.3项目计划安排整个企业协同办公系统的建设分为多个阶段来实现。3.3.1项目咨询阶段项目咨询阶段的目的是：对现有业务的状况进行初步调查，明确咨询与实施目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。3.3.2项目准备阶段对项目内容进行小组分工，设定总概要说明书。对业务运作流程进行调研，确定实施主计划及需求调研报告。3.3.3项目建设阶段项目建设阶段中，对实施范围内的业务进行深入全面额度分析，明确业务需求 ，拟定方案。3.3.4项目完成阶段运用所支持的软件程序进行编写，做出系统。4.项目风险和防范4.1业务上的风险与防范造成业务上的分险的主要原因是：业务人员需求不完整软件供应商人员不了解需求需求频繁变更防范措施：为避免这些风险，我们小组要大量查阅书籍，并且询问老师和同学，用他们的经验来帮助我们规避上述风险。4.2项目实施的风险项目延期，乃至导致失败防范措施：我们需要采用最擅长的理论和方法在项目中，我们可以借鉴别人的成品来参考，在项目管理过程中，我们项目成员作一个知识的整体疏导。4.3技术上的风险与防范4.3.1数据获取与处理方面首先，要采用的技术要求符合规定标准，遵循标准可以从系统架构上做好质量把关。其次，系统设计要考虑到可扩展性，一边在需要的时候可以比较方便的升级或扩展功能，从而保障系统的前期投入。然后系统设计要考虑到数据安全性。最后要考虑到可集成型，便于和其他软件系统交换数据与协作。防范措施：通过选择适当的产品和技术及有经验的人，在很大程度上可以避免技术风险，基于这方面考虑，协同办公软件的建设我们词啊用MYSQL关系型数据库，以适应大量数据处理及满足集成扩展性。