集团公司会议管理制度.doc

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会议管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范集团会议,严肃会议纪律，节约会议成本，提高会议质量和效率，特制定本制度。

第二条 本制度适用于集团及下属单位召开的各种例会及其他会议的管理.
例会指按例行规定的时间、地点、内容组织召开的会议；
其他会议指集团或下属单位根据工作需要，必须采取会议形式来解决问题而安排的会议.

第三条 各种会议都应遵守高效务实,切实可行、重在执行、强化落实的原则。

第二章 会议类型及细则
第四条 会议共分四大类:董事长办公会、总裁办公会、集团下属各中心会议及其他专题会议或临时会议。

第五条 会议召集主持及召开时间
会议名称
董事长办公会
总裁办公会
中心会议
部门例会
主持人
董事长
总裁或总裁委托的其他人
中心负责人
部门负责人
参会人员
董事长、董事长秘书、总裁、副总裁、各中心负责人
总裁、副总裁、总裁助理、各中心负责人
中心负责人、下属部门负责人
部门全体成员
召开周期
每月
每月
每月
每周
召开时间
每月25—30号
每月25-30号
每月1—5号
每周一上午
会议主题
上阶段经营情况分析，下阶段经营计划
各中心上阶段工作总结分析,下阶段工作计划部署
中心各部门上阶段工作总结分析，下阶段工作计划部署
部门上周工作总结分析及本周工作计划
记录人
董事长秘书
（副）总裁助理
指定人员
指定人员

第六条 其他专题性质的会议或临时会议,根据需要召开；会议召开流程见附件。
第三章 会议通知、会议纪律

第七条 会议通知
（一）董事长办公会议、总裁办公会议由秘书/助理负责通知;
（二）各中心会议自行安排通知；
(三）会议通知必须通知到参会本人；
（四）例会除有变动外,固定参加人员不再另行通知。
（五）通知内容应包括：会议时间、地点、议题、议程、主持人、与会人员需准备的材料、预计时长等.

第八条 会议纪律
（一）会议应按时召开；
（二）与会人员均应自觉遵守会议时间；
（三）不能参加会议的人员应提前向主持人请假，主持人应将请假情况在会议开始时向记录员通报；
（四）与会人员必须认真做好会议记录；
（五）会场禁止喧哗，禁止随意走动，未经批准不得中途离开会场;
(六）会议期间,与会人员需关闭手机或将手机调到振动或静音；
（七）为提高会议效率，与会人员议事要简明扼要，抓住关键，提高会议质量和效率，节省时间。

第四章 会议纪要

第九条 对会议上做出的需要多部门配合执行、落实的会议决议，需作出会议纪要，报相关领导签发。

第十条 董事长办公会、总裁办公会由专职秘书/助理负责记录，各中心组织的例会，由本中心指定的专人负责记录整理。

第十一条 会议纪要整理人员要准确领会会议精神,掌握会议纪要的写作要求，提练会议要旨，以简练的语言高度概括会议内容。纪要形成后应交会议主持人审阅把关，并将会议记录底稿与会议纪要一并保存，定期交档案室存档备查。

第十二条 会议纪要的编写要求统一规范,文头、文号、格式等要素须按规定格式编写。
第十三条 会议纪要的发文号,由档案室按会议纪要类别、会议召开时间统一编号，编号要连续，不得有空号。

第十四条 担任会议记录的人员，须在会议召开后两个工作日内，整理出会议纪要，并按规定参阅范围发放到位。

第十五条 会议纪要发放时要登记，由编写部门填写发放登记表(详见附表4：会议纪要发放登记表)，并由收到人签字。

第十六条 会议纪要参阅范围一般为：与会人员、涉及与会议内容相关的部门、人员等，特殊情况可由会议主持人指定发送范围。

第五章 对外会议的管理

第十七条 对外会议分为：政府部门、行业协会等外部单位组织的需集团派人参加的会议和集团下属单位召开的需外部单位、人员参加的会议。

第十八条 外部单位召开的会议申报程序：办公室或其他部门接到外部会议通知后，应向本中心负责人请示，确定参加会议的人员和要求,并通知到本人。

第十九条 参加会议的人员应按照要求，准时参加会议，并做好详细的记录。会后及时将会议精神向本中心负责人汇报，必要时写出书面汇报材料。会议文件和资料到档案室存档并将会议精神传达给相关部门和人员。

第二十条 集团下属单位（部门)召开的需外部单位、人员参加的会议，主办单位(部门）应写出书面申请，详细说明会议目的、议程、费用和拟邀请参会的外部人员名单等情况，经本中心负责人批准后组织召开。

第六章 会议决议的督办

第二十一条 会议决议事项，由会议主持人指定人员负责落实、检查实施结果。

第二十二条 会议决定事项的催办
会议决定事项应由有关责任部门负责催办,并落实执行结果。需反馈的应及时向关领导反馈.
第七章 处 置

第二十三条 违反会议纪律，迟到、早退、随意走动、接听手机者每次向捐款箱捐款20元，无故不到者每次捐款50元，具体事宜由行政部监督执行。
第二十四条 未按规定的时间编发会议纪要而影响工作，视后果严重程度,给予责任人批评教育、警告或10-30元负激励。

第二十五条 对于落实不力或拒不执行会议决议的，由行政部提出处理意见，并进行处理。

第八章 监 督

第二十六条 对以上条款，行政部未能严格执行的，对其负责人及主管领导各给予10-30元负激励，并限期整改。

第二十七条 对处理结果有异议的，可书面向本中心负责人申诉.

第九章 附则

第二十八条 本制度由行政部负责解释与修订.

第二十九条 本制度自 年 月 日起施行。

附件：
会议流程图
会议召集

（1）至少提前一周确定会议时间
（2）主持人或主持人委托的其他人负责会议召集
会前准备

(1）行政部负责会议室的布置与整理。
（2）董事长办公会和总裁办公会召开之前，各中心需提前准备，整理出上阶段完成的工作和下阶段工作计划（文字版）。
(3）各参会人员应按时参加，因故不能参加的，应向主持人请假，并安排替代人员参加.

会议过程

一、会议内容：
（1）传达集团/中心有关决定或会议精神。
（2)检查前阶段的重点工作或决定的落实情况，决定部署下阶段重点工作.
(3)研究、处理日常工作中的重要问题以及必须及时办理的事项.
(4)讨论需要做出决定的其他事项。
二、会议要求：
（1)按级别从低到高的顺序依次汇报工作,发言时间控制在5至8分钟之间。
(2）记录人员认真做好记录.
会后管理

(1）如有决议，记录员负责在会议召开之后连个工作日整理出会议纪要（记录），相关领导审核审批。
(2）行政部做好有关决议事项的督办工作。

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