秘书在工作中遇到的挫折和困难以及解决对策-毕业论文.doc

目 录摘 要IAbstractII一、遇到的挫折和困难以及解决对策2（一）挫折21、与上司沟通22、上司给的某份工作感觉吃力，难以胜任23、对琐碎重复的工作感到怨烦24、与上司发生争执2（二）怎样面对挫折21、挫折增强你的意志力22、挫折也有负面效应2二、人在面对挫折时的调试3（一）在遭受挫折的时候，进行调试3（二）正确的应对困难做到以下几点41、问题是重要的42、争论一定要有准备43、争论要有个和气的开头44、争论中一定坚持从问题出发，不是对人4三、秘书如何解决在工作中遇到的困难6（一）解决的办法6（二）当好秘书的绝活7四、身为秘书，在工作中应注意困难的问题9（一）与上司关系的处理9（二）与工作人员关系协调9五、工作中遇到的挫折及解决方法10（一）领导发火时秘书的对待10（二）如何应对困难111、仔细分析困难112、应对困难12（三）秘书宝典五招121、领导布置的工作要提前交卷122、注意保密工作133、负责做领导与他人的沟通工作134、平时多给领导提供资料13结 论14致 谢15参考文献162摘 要本文主要论秘书在工作中可能遇到的挫折和困难以及对挫折和困难的态度及解决对策。秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，就一般情况而言，中小机关、企事业单位的秘书又是文书档案的管理者又是领导的得力助手，与领导处理好关系及其重要，为此，本文就从秘书如何处理与领导的关系以及如何应对工作中出现的困难和挫折。关键字：秘书、挫折、沟通AbstractThis paper in the work concerning secretary might encounter difficulties and setbacks and frustration and difficulties of attitude and countermeasures. Party secretary is enterprises, institutions and departments shall set the staff. As a job, just copy, writing, and routine work, but also through the processing, assistants and leadership role, Meanwhile, generally speaking, small organizations, enterprises, institutions and the secretary of the archives management is lower-key leadership, and its relationship with good leadership, therefore, this paper is how to deal with leaders from the secretary of the relationship and how to respond to the difficulties and setbacksKey words: secretary, setbacks and communication15引 言随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。秘书处于各管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，都常使其心理处于紧张状态，秘书主要的工作就是为领导服务，而和领导处理好关系，成为了所以身为秘书人员的难题，与人相处也是一门艺术，本文从五个方面去诠释这一点，遇到挫折和困难时的解决方法，以及如何和领导处理好关系等。通过在学校学的专业知识，我有信心，去做好一名企业的专业秘书人员。一、遇到的挫折和困难以及解决对策（一）挫折1、与上司沟通2、上司给的某份工作感觉吃力，难以胜任3、对琐碎重复的工作感到怨烦4、与上司发生争执（二）怎样面对挫折1、挫折增强你的意志力由学校走出社会，会承受更大的压力，学生时代对各种困难体验都不深，缺乏忍耐力，没有坚强的意志，一且遇到挫折就被击垮了。实际上生活中许多轻度挫折，是意志力的“运动场”，当你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就会获得愉快的体验。心理学家把轻度的挫折比作“精神补品”，因为每战胜次挫折，都强化了自身的力量，为下一次应付挫折提供了“精神力量”。2、挫折也有负面效应在日常生活中，每个人对于挫折的反应并不相同。一方面这决定于对挫折的感情理解。如一个朋友批评了你，你可能会听从，甚至非常感激他，但如果把这位朋友的批评曲解，认为有损你的尊严，那你的反应也许就大不一样了。另一方面，感情上的失落比物质上的失落反应激烈。当你追求的目标代表着爱、名誉、地位、尊严时，一旦目标丧失，就会产生不良的心理影响，这是一种负面效应。二、人在面对挫折时的调试（一）在遭受挫折的时候，进行调试人在遭遇挫折时，往往会感到缺乏安全感，使人难以安下心来，工作和生活都会受到影响。那么，人在遭受挫折的时候，又应如何进行调试呢？遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。要有一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。向他人（朋友们）倾诉你遭受挫折心中不快以及今后打算，改变内心的压抑状态，以求身心的轻松，从而让目光面向未来。学会自我宽慰，能容忍挫折，要心怀坦荡，情绪乐观，发奋图强，满怀信心去争取成功。补偿。原先的预期目标受挫，可以改行别的途径达到目标，或者改换新的目标，获得新的胜利，即“失之东隅，收之桑榆”。这是人的一种心理防卫机制。升华。人在落难受挫之后奋发向上，将自己的情感和精力转移到有益的活动中去，使之升华到有益于社会的高度。这也是人的一种心理防卫机制。应善于化压力为动力。遇到挫折和失败或即将遇到挫折和失败， 会面临很大外在的心理压力，在这个时候，你是气馁，当逃兵，还是奋起，继续而勇敢地追寻？这对人是一个很大的考验，很多名人、伟人在挫折和失败面前，从不低头、气馁，而是善于化压力为动力，从逆境中奋起。他们的成功经历很值得我们大家去深思，去学习。（二）正确的应对困难做到以下几点1、问题是重要的 前边已经说过，小的、非原则性问题的争论，要回避，但不等于问题都不争论。你明明看到领导的意见不对而不争论，当严重后果发生后，领导也会说你是不行的，要么，为什么你没有发现和及时提醒？2、争论一定要有准备 领导的主张，自有他的根据，你想否定他的根据，得有比他的根据更多、更说明问题的根据，这就需要准备。没准备的争论，只会滑向诡辩。没有足够的准备，就要放弃争论。3、争论要有个和气的开头 忌临时上阵的争论，那样会使对方感到突然，会以为是你感情冲动的表现。比如，你可以找到领导，说：“我对某某问题，有些想法，能否耽误你点时间和我讨论一下”这样，领导会感到问题的严重性和你友好的态度，对于解决整个问题会有好处。4、争论中一定坚持从问题出发，不是对人 切忌说你如何如何之类的话，更不要说对方意见的坏话，比如用你的那个意见，纯属无稽之谈的语言，就会伤害对方的自尊心，也是一种不礼貌的行为。更不要涉及问题以外的事，比如说这是你平时不注意调查研究的结果，或者说你这个人就是不虚心之类，都不属于争论范围内的语言。三、秘书在人际关系中遇到的困难如何解决（一）解决的办法力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。文秘（助理）与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘（助理）必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的，可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。我们担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获“，这是相当难能可贵的。但是，作为文秘，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。（二）当好秘书的绝活秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威。下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！全能秘书的全部内涵 Monica。年龄：28岁任职：4年。传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书。首先,硬件条件是必不可少的。掌握一门外语通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键。另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复。所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关。我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好。然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。四、身为秘书，在工作中应注意困难的问题（一）与上司关系的处理秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。（二）与工作人员关系协调要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了。五、工作中遇到的困难和解决方法当工作中遇到困难的时候，不要放弃也不要逃避，唯一的解决方法就是面对。当机会来到的时候，不要犹豫，它走的时候不要沮丧；我们不要等待机会，而要创作机会；工作一段时间后要写总结，总结自己的不足和工作中的缺陷。敢于提出问题，不是所有的工作规定，员工守则都是完美的。也不是所有工作中的领导都是准确无误，永远正确的。发现问题时，及时反馈给上级的领导。我想，这样的员工领导是不会给与批评的。反而会吸取下层员工意见的。还应该尽快的去找出解决方法，而不是一味的追求是谁造成的，并且要勇于去承担属于自己的责任，主动积极的对待自己的工作这对想作成一个好员工是有帮助的。每个职位都有不同的职责而有关人员需面对各种挑战和压力，通过建全工作机制，完善工作载体在发展的过程中了解自身的价值，满足了企业发展的需要，企业是技术创新的主体，青年是企业技术创新的主力。提高员工的综合素质，将精神文明建设与企业经济工作有机结合，取得了良好的效果。近年来，城市面貌日新月异，国际化大都市的外在形象进一步得到丰富和展现。在提高专业水平的同时，树立团队精神，全面提高自身素质，立足本岗位，热爱本职工作，奋发进取。 （一）领导发火时秘书的对待人都有脾气，谁都有发脾气的时候，终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于，有人脾气大，有人脾气小，有人是乱发脾气，有人故意用发脾气去达到一定的目的。老板是人，自然具有人的一切属性，即老板当然也会发脾气。就通常的情况来看，老板发脾气往往与工作有关，即老板们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪，但对于老板而言往往代表着一定的权威，这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心里震撼，常常是老板希望看到的应激效果。假如，老板在指挥工作时，其指令不能对下属产生心理震撼，往往影响其工作效率。所以，就一般情况而论，权力越大的人其脾气往往也就越大。当然，所说的脾气是指理智控制下的脾气，超过理智界线的脾气常常导致相反的效果。员工在与老板打交道、相处时，必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。否则，要么会使老板小看你，要么激化以方的矛盾，从而使一方、或双方遭受不应有的损失。对待老板发脾气的正确态度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你应该以忍让为上。特别是当员工在工作上出了差错，老板为此发脾气时，你不仅应该忍耐，而且应主动表示认错或道歉。因为，事实证明，纠正一个人的错误的最好方法，与其说是和风细雨，不如说是适当地发点脾气，只要不超分寸，后者的教育效果往往优于前者。因此，对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。假如在老板发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗，同样应该忍耐，不同的是，你可等老板冷静之后再向其做解释。当然，这是指比较重大的事情，对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情，你则大可不必与老板斤斤计较。值得指出的是，那些在老板对其发脾气之后，特别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近的员工，将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全、而是一种良好的素质修养。此时，最愚蠢的行为，莫过于当场与老板对抗、顶撞。当然，地于那些品质恶劣、视员工为奴隶，动辄以发脾气来压服下属、员工的老板，笔者并不提倡逆来顺受。具体的处理方法有三：一是“绵里藏针”。即你可采取比较温和的态度，强硬的措辞，向老板表示反抗，比如，你可用和蔼的语气，向老板说出一些有份量的话；二是旁敲侧击。即你可以采用借喻、比喻、喑喻的手法，向老板表示反抗。三是针锋相对。对于低素质的老板，你不必过于忍让。针锋相对往往能使对方的行为有所收敛。但是必须注意有理、有利、有节，不可随意扩大矛盾。（二）如何应对困难1、仔细分析困难，看是否能够自己独立解决，要是不能，寻找可借助的外力，如上司、同事、朋友、亲戚。2、正视困难，因为你是人不是神，不可能解决所有困难，有些困难的确是无法解决的，此时不要将困难强行背起。人有压力才有进步，适当的压力是好的但不要将压力过分夸大，尤其是不能解决的困难不要使其成为压力的源泉。清晰压力的来源是很重要的，是来自工作本身？上司？工作环境（含人际关系）？家人？清楚了解来源以后，要分析之所以成为压力的原因，是否有办法减轻，通过何种途径能减轻。（三）秘书宝典五招1、领导布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。2、注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。3、负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。4、平时多给领导提供资料领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。结 论经过了两个多月的学习和工作，我终于完成了论秘书如何应对工作中遇到的困难和挫折的论文。从开始接到论文题目到系统的实现，再到论文文章的完成，每走一步对我来说都是新的尝试与挑战，这也是我在大学期间独立完成的最大的项目。在这段时间里，我学到了很多知识也有很多感受，使自己非常稚嫩作品一步步完善起来，每一次改进都是我学习的收获，每一次试验的成功都会让我兴奋好一段时间。虽然我的论文作品不是很成熟，还有很多不足之处，但我可以自豪的说，这里面的每一个字，都有我的劳动，真是莫大的幸福和欣慰。我相信其中的酸甜苦辣最终都会化为甜美的甘泉。这次做论文的经历也会使我终身受益，我感受到做论文是要真真正正用心去做的一件事情，是真正的自己学习的过程和研究的过程，没有学习就不可能有研究的能力，没有自己的研究，就不会有所突破，那也就不叫论文了。希望这次的经历能让我在以后学习中激励我继续进步。致 谢从论文的选材和收集材料,从动手写稿到反复修改,其间受到很多人的帮助,以下的言语就是发自肺腑的致谢和感想。我要感谢,非常感谢我的指导老师王老师,她为人随和热情,治学严谨细心,在论文的写作和措辞方面总是会以专业的标准严格要求,从选题,定题开始,一直到论文的反复修改,王老师总是细心负责的给予我专业的意见和帮助,给我留下的深刻的印像,正是因为王老师的无私帮助和鼓励,我的毕业论论文才能顺利完成,谢谢王老师。我要感谢我的同学，他们给我提供了良好的学习气氛，并在我需要时伸出援助之手，给我提供了宝贵的意见和参考，开阔了我的思路，使我的论文更加完善，谢谢我的同学。参考文献1何青秘书学：理论实践与方法M北京：中国文史出版社，20042陈合宜秘书学M天津：天津大学出版社，20043楼宇生通用秘书学M.南京：同济大学出版社,19914王道荣秘书之友M.合肥：秘书之友编辑部,19955袁维国秘书学M北京：高等教育出版社，19916马克思恩格斯全集M.云南：第481页，19927狄德.领导艺术M.上海：麦格罗-希尔图书公司1995年英文版，第5页8孔慈和奥唐奈：管理原理M.重庆：麦格罗-希尔图书公司1995年英文版，第577页