如何给Excel工作簿减肥【会计实务经验之谈】.doc

从业二十年的老会计经验之谈，如果觉得有帮助请您打赏支持，谢谢!
如何给Excel工作簿减肥【会计实务经验之谈】
一个工作簿中，并没有多少数据，但文件却很大，运行速度较慢，有时几近无法忍受的地步。现在就介绍几种给excel工作簿减肥的方法：
1、工作表中的格式过于复杂（如多种字体，多种颜色，条件格式等等）。
我们都知道，一个工作表有65536×256个单元格，这个非常大的一个范围。我们在应用一些格式设置时，往往为了方便，直接在整行，或整列，或者在多行和多列中应用，这样其实是不妥当的。我相信很少有人会用满整列，或者整行。大量的没有用到的单元格被加上了一些格式后，Excel并不总是知道这个单元格是不需要用的，而往往在计算时会包括这些单元格。另外，格式的多样性（包括字体，颜色等），势必是要造成Excel文件体积变大，这是不难理解的。
用尽量少的格式样式，如字体和颜色，毕竟Excel的优势不是在于文书，版面的展示（那是Word，PowerPoint等的强项）。
删除“空白”的单元格。找到工作表中最右下角的单元格（请注意：除非你有自信，请不要过分依赖Excel的“定位”、“最后一个单元格”所给你的结果），我是说你可以手工找到这个单元格。然后选中这个单元格右边所有的列，然后执行菜单命令：“编辑”、“清除”、“全部”，接下来，选中这个单元格下面所有的行，同样执行菜单命令：“编辑清除”、“全部”，然后保存。
2、图片或者其他绘图图形较多，或者图片选择了不恰当的格式。
在文档中引用的图片格式一般有三种，BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的图片保真度较高，但大小往往是其它两种格式的几倍至几十倍，而照片、扫描图片等用GIF格式保存则失真非常严重，因此建议图片先采用JPG格式保存，然后再引入到文档中，这种格式的图片大小不仅比BMP格式小很多，而且往往也比GIF的格式小，而保真度与BMP格式则相差无几。
插入图片有两种方法，第一种是将图片保存为一个JPG格式的文件，选择“插入→图片→来自文件”，打开“插入图片”对话框，选中所需插入的图片文件，点击“插入”即可。另一种是用“画图”、“Microsoft照片编辑器”等打开这个JPG文件，选中并复制，然后在文档中点击“粘贴”即可插入。强烈建议大家采用第一种方法，虽然两种方法得到的图片质量是一样的，但第一种方法所形成的文档的大小可能会比第二种小几十倍!
彻底清除图形对象：例如我们自己画的一些图形，比如你现在不要用它们了，你选择行或者列范围删除，清除都是清除不掉了，他们只是可能缩小了。
按F5→定位条件→对象→确定，按Delete清除
3、公式和名称较多或者公式，名称，数据透视表等所引用的单元格范围过大。
由于和第二点类似的原因，我们在定义名称，编写公式，指定数据透视表的数据源时往往图一时方便，而指定了过大的单元格范围。例如在A列中有包括标题在内的10个数据（A1：A10），标题为“姓名”，我们现在要定义一个名称，例如“姓名”，很多人会用“插入”、“名称”、“指定”。首行，这当然是方便的，但这样的话“姓名”这个名称就引用了A2：A65536，而不是实际的A2：A10。你能想象到两者的差别吗？
这时候，有的朋友要说：我这样做的原因是因为我的数据是在不断增加的呀，我可不想每次在变动的时候都去改这个名称。
当然，你是对的，谁会愿意这样做呢？当我确信我定义的这个名称所引用的范围不可能是固定的时候，我采用了一个方法就是“动态命名”。听起来有点耳熟对吗？请看这个例子：为简单起见，我们假设数据都是连续地在A10后面开始添加，也就是说我们希望当我们添加到A15时，这个”姓名”就如我所愿地指向A2：A15，而这一切都是自动完成的。那么你可以在“插入”、“名称”、“定义”对话框中，找到“姓名”，然后修改引用位置为=OFFSET($A$2‚0‚0‚COUNTA($A:$A)-1‚1)，然后点击“添加”。请留步，先不要急着关闭这个对话框。你现在可以将鼠标放在“引用位置”的这个框里面，由此来验证你要的结果。看到了吗？工作表中那一闪一闪的区域就表示了目前“姓名”所引用的单元格范围
这只是一个简单的示范，利用这种技巧，可能让我们用最经济的方式得到我们需要的结果。
在公式引用中，在指定数据透视表的数据源时，都可以运用类似的技巧。当然，我不会推荐你写类似这样的公式=CountA（OFFSET($A$2‚0‚0‚COUNTA($A:$A)-1‚1)），而是推荐你先定义好这个名称，然后这样写公式：=CountA(姓名)
这种效果在数组公式中更明显，除非你有足够的耐心和勇气，请不要在数组公式用引用过大的单元格范围，特别是那些不必要的单元格。
请注意，以上的检查应该是针对工作簿中的所有工作表，包括隐藏的。
4、VBA代码，尤其是用户窗体的影响。
现在很多朋友都已经学会了用VBE来构建自己的工程，但今天我们要讨论的是如何处理VBA工程可能带来一些副作用以及如何压缩它？
有很多测试证明，用户窗体会是增加文件大小的比较突出的原因之一。而反复地改写工程中模块的代码，也或多或少地会增加文件的大小（我们可以这样理解：反复地改写工程代码，总是会留下一些痕迹和碎片）。
对于这个问题，可以考虑将所有模块，窗体，都导出为文件，然后保存，然后再依次导入。
关于用户窗体，作为开发者应该考虑的是：是否真的有必要用某个窗体？举个简单的例子，如果只是接收用户输入数值，就完全可以用InputBox方法或者属性，而不需专门用一个窗体。同时，工作表本身可以用来做用户交互的界面，应该充分利用。
5、外部链接（特别是死链接）的影响。
有的时候，我们的工作簿中可能包含了一些外部引用，这样我们可以共享其他工作簿的一些信息。如果你的工作簿中包含外部链接，你可以通过“编辑”、“链接”对话框中查看到。默认情况下，文件在打开时，总是尝试去链接源文件，以刷新数据。在保存时，会纪录链接的变化情况
当源文件的位置或者内容发生变化时，就可能产生死链接。
我个人非常不主张用链接方式来实现不同文件间数据的共享，这既不是最方便的方法，而且在文件分发过程中会遇到一些问题。我当然知道数据共享是有意义的，但我经常会尝试用其他的途径来实现。
6、关于自动保存选项的考量。
选中这个选项时每次进行保存文档的操作则只保存文档的修改部分，保存速度较快，但文档的大小也会增加，即使是对文档进行删减操作也是如此。目前计算机的速度较快，因此开启这项功能所带来速度的增加毫不明显，但付出的代价是文档的大小急剧膨胀，建议不要选中这个选项。试着关闭这个选项，再对文档稍作修改，然后保存，你会惊奇地发现文档的大小会大幅度缩小!
7、文件异常退出（或者其他不可预见的原因）造成的工作簿内工作表结构方面的损坏。
有时候，由于一些不可预见的原因（例如停电），Excel被迫异常退出。虽然目前没有专门的工具可以检测这种情况对工作簿内部可能造成的损坏程度，但是有理由相信多少是有影响的。
如果你的文件中不存在前面提到的几个问题，同时你还是确信文件体积不正常，你可以尝试如下的方法。
新建一个工作簿，把现有文件中的工作表一一剪切到新的工作簿中。请注意这里用的是“剪切”方法，不是“移动或复制工作表”，也不是“复制”。没错，就是先选中工作表中的内容，然后“剪切”，光标移动到目标工作表，然后“粘贴”。这样做唯一不足的地方就是，目标工作表的行和列格式可能要稍微调整一下。
小编寄语：不要指望一张证书就能使你走向人生巅峰。考试只是检测知识掌握的一个手段，不是目的。千万不要再考试通过之后，放松学习。财务人员需要学习的有很多，人际沟通，实务经验，excel等等等等，都要学，都要积累。要正确看待考证，证考出来，可以在工作上助你一臂之力，但是绝对不是说有了证，就有了一切。有证书知识比别人多了一个选择。会计学的学习，必须力求总结和应用相关技巧，使之更加便于理解和掌握。学习时应充分利用知识的关联性，通过分析实质，找出核心要点。