物资采购入库管理制度.doc

物资采购入库管理制度一、 目的为了使公司物资出入工作规范化、制度化，做到数据准确、质量完好、收发迅速、降低费用、有效使用公司资金，特制定本管理规定。二、 适用范围本制度适用于青州工厂的物资材料申报、采购、出入库管理。物资材料指生产用原材料、辅助性生产材料（不含包装材料）、低值易耗品、设备备件、工程类物资、食堂食材、生产用其它材料。三、 物资采购1、 物资按照属性、生产用途不同分类进行采购。1.1原材料类物资：生产类原材料，采购部根据产季销售订单组织召集销售、采购、生产开展产销会议，商定本季采购总数量，采购部制定采购计划并对采购计划进行分解，由总经理签批。采购计划审批后，采购部组织收购，采购部填写物资采购申请单列明收购地点、联系人、联系方式，总经理审批开始进行收购。采购过程中采购部分析当天原材价格、产地、资源、收购数量并汇报总经理。1.2辅助性生产材料类物资：由生产部根据销售订单填写物资采购申请单，部门经理签批、仓储部核对库存确认没有库存，避免物资的积压浪费、总经理签批、交采购部，采购部根据签批的物资采购申请单开始采购。采购部需对重要的辅材货比三家、保质保量、遵循物美价廉的原则签订采购合同并进行采购。1.3设备类物资：生产部根据生产需要提出新增、更换、加工及储存设备计划并填写物资采购申请单，必须附型号、规格、技术参数、质量要求，部门经理审核、总经理签批、交采购部。采购部根据签批的物资采购申请单及生产部提交的技术质量要求进行采购咨询，采购时原则上必须附签技术协议书，附有技术协议书的采购合同中必须有技术质量责任条款，如保质期、质保金等。采购部须对价值超过1万元的设备货比三家、保质保量、遵循物美价廉的原则进行采购，确定供应商二家或三家后交总经理批准,并签订正式采购合同进行采购。1.4备件、低值易耗品、工程类物资：（1）临时需求类物资，由使用部门填写物资采购申请单，部门经理审核、仓储部核对库存确认没有库存，避免物资的积压浪费，总经理签批，采购部根据签批的物资采购申请单开始采购；（2）仓库常备物资，仓储部根据各类备件、低值易耗品的合理储备量（生产消耗情况、采购周期等）结合仓库现存量填写物资采购申请单，部门经理审核，总经理签批，购部根据签批的物资采购申请单开始采购。1.5食堂食材原料类物资：食堂厨师长根据下周菜品计划提出每天所需食材原料采购计划并报行政部，行政部根据食材原料采购计划填制物资采购申请单（每天一份对应物资采购入库单）部门经理、总经理签批，行政部根据每天物资采购申请单逐一进行采购。1.6紧急物资采购：当设备、设施突发故障或抢修时必须更换物品，并影响公司正常生产、营销的，临时接待贵宾时需采购的物品，因工作需要临时急需采购的物品。流程：经办人将申购物资第一时间以电话、微信（OA）方式报部门经理审批，部门经理紧急对采购物资进行审核并以电话、微信（OA）方式报总经理审批，及时落实采购部门及人员、申请（使用）部门也可自行采购，采购人员必须及时将紧急采购物资采购到位；物品采购至部门后两个工作日内凭书面紧急采购申请表部门经理审核、总经理签批，凭购物发票到仓储部补办入库手续，自行采购按日常报销流程报销，为避免流程重复紧急物资采购申请表可替代物资采购申请单，无须重复填制、审批。2、 采购回来的物资，按照采购清单，与仓储部保管员、验收部门进行逐项数量确认、质量验收签字填制验收单，并由仓储部保管员在入库存物资登记台账。3、 采购单的数量要与物资发票或收据保持一致，否则不予签字报销。报销单据签字时，要携带采购清单，分类粘贴收据或票据，单项核对后进行签字。四、 仓库入库管理1、 物资到厂前，采购部应提前以微信、电话方式预通知仓储、质检部门，并告知货物预计到货时间、货物重量或数量及时验收入库。2、 物资到厂后，采购人员及时通知质检部门验收，设备、工程、备件类物资通知使用部门验收；通知仓储部管理员对车辆进行毛重称重（按件计量物资无须过磅），如依据数量为计量单位的物资可不予过磅，重量较小物资可使用小称进行称重。通知门卫管理员对车辆进行检查、拍照并填写进厂登记表。3、 门卫管理员检查车辆，填写人员进厂登记表。门卫检查车辆、水箱水位、及随车物品；货车进厂时要对司机、司机驾驶证、和车辆进行拍照存档，并要求司机填写进厂登记表。4、 仓储部管理员在物资车辆到厂后带领运输车辆司机进行过磅，并通知财务部门进行监磅称出车辆毛重，双方签字确认。过磅时应确认车辆已关闭发动机，车上人员全部下车。同时检查门卫填写的出入厂与车辆实际情况是否一致，并在出入厂证上签字；如车辆长度或重量超出公司厂区地磅上限，则由仓储部门、财务部门到公司指定过磅点进行过磅称重打印过磅单，由过磅点人员、公司仓储、财务部门签字确认；小型物资或小批量物资可直接采用小称对物资进行称重。5、 质检部门在规定时间内按规定出具验收单，不合格货物通知采购部门及时办理退货及扣款；生产部有权利对货物品质进行备注，说明检验情况。6、 质检部验收合格后，仓储部管理员根据检验单办理物资入库手续，分类、分区域进行摆放，如货物可当天生产则直接卸货至生产车间。7、 卸货完成后，由仓储部负责车皮称重，财务部监磅，双方签字确认。仓储部根据收货名称、数量、验收单、过磅单等填制物资采购入库单一式两联，经仓储部、采购部签字后交财务记账联、过磅单，仓储部留存存根联，并登记物资入库台账。记账联、过磅单于当天下班前交财务部，22点以后入库物资于次日8点前传递到财务部。8、 车辆出厂时，门卫管理员根据仓储部开具的出门证核对车辆物资确保与出门证清单一致，并核对车辆进厂照片，不得将公司物品以车辆自有物品的理由带出厂区。五、 罚则1、 不按规定程序未经审批采购的，未造成经济损失的对责任人处每次100元负激励，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由责任人全额承担。2、 经审批的采购方案，负责采购部门和人员未在规定时间内采购到位的且未向分管领导说明原因的，对责任人处每次200元负激励。3、 经办部门记录不及时、不完整、单据不齐全、单据信息错误，对责任人处以每次100元负激励，第二次处每次200元负激励，以此类推；对弄虚作假，后补进厂登记表、过磅单、验收单、物资采购入库单的，对责任人处每次200元负激励。4、 对可以通过丈量、清点完成物资计量而采取目测、多点的，对责任人处每次200元负激励。5、 验收部门（材料类一般为质检部门，设备及维修件、工程类物资一般为使用部门，仓库常备物资为仓储部，食堂食材为仓储、财务部）、监督部门得到验收或监督通知，无故不参与验收或监督的，对责任人处每次100元罚款；因验收或督导人员玩忽职守造成经济损失的，对责任人处每次200元罚款。6、 设备、工程类物资，货物到厂后采购部积极办理验收、入库手续，经基建部或主管部门验收不合格的，由采购部通知供应商退回货物并及时办理退款手续或为公司及时提供合格产品；经主管部门验收合格后，务必7个工作日内完成物资采购入库手续，并由采购部将物资采购申请单验收单入库单一同交财务部入账。超出一天对责任人处20元罚款，累计增加无上限，直至货物办理完入库手续。六、 本制度流程自下发之日起执行。七、 附件：物资采购申请单、紧急采购申请表、物资采购入库流程图、验收单 公司财务管理部 2018年 月 日附件：物资采购申请单申请部门申请日期年 月 日序号申购物品名称规格数量用途到货日期12345678申请部门经理签字：总经理审批：紧急物资采购申请表申请人申购部门申请时间序号物品名称规格型号计量单位数量单价金额备注合 计 金 额申购紧急采购原因部门审核董事长审批意见验收单验收部门（使用部门）:验收部门负责人：物资清单:物资名称规格型号数量验收情况验收部门负责人签名:使用部门负责人签名：验收日期:验收日期: