档案管理档制度.docx

目 录
1. 档案管理实施细则―――――――――――――1
2. 归档制度―――――――――――――――――5
3. 档案保管制度―――――――――――――――7
4. 档案库房管理制度―――――――――――――9
5. 档案借阅制度―――――――――――――――10
6. 档案统计、鉴定和销毁制度――――――—――11
7. 档案人员岗位责任制度―――――――――――13
8. 档案员职责――――――――――――――――14
9. 分管领导职责———————————————15
档 案 管 理 实 施 细 则
1. 总则
1.1 为了加强学校档案工作业务建设,不断提高档案管理水平,根据国家、省、市档案部门有关档案管理(de)规定,制定本细则.
1.2 档案工作是学校工作(de)重要组成部分,是提高学校工作效率和工作质量(de)必要条件,是维护学校历史真实面貌(de)一项重要工作.
1.3 学校在重要工作活动中形成(de)全部档案均由学校档案室集中统一管理.
2. 档案管理体制
2.1 学校必须建立档案工作,成立综合档案室,负责组织、协调、管理学校档案工作,配备专职档案人员,负责综合档案室(de)日常工作和各项具体(de)档案工作事项.
2.2 档案人员必须忠于职守,严格遵守保密纪律,具有高中以上文化程度,具有档案专业知识.
2.3 档案室由学校领导分管,并纳入主管领导(de)目标和岗位职责.
2.4 各科室应确定兼职档案人员,负责本科室文件材料(de)积累、整理,并按时向档案室移交.
3. 文件材料(de)形成与归档
3.1 学校在各项工作中形成(de)具有保存价值(de)文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成(de)文件材料）都必须向档案室移交.归档(de)具体范围、时间和要求按归档制度(de)规定执行.
3.2 根据学校档案(de)种类、数量,制定归档制度,明确归档范围、时间和要求.
3.3 文件材料(de)形成和移交必须纳入各职能部门(de)工作计划和有关人员(de)职责范围.
4. 档案(de)管理
4.1 档案(de)分类.学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计档案类、声像实物类、教师业务档案九种门类.
4.2 档案编目.学校档案室应编制室藏全部档案(de)案卷目录、卷内文件目录.
4.3 档案鉴定.根据上级档案部门(de)有关规定,编制档案保管期限表.档案保管期限分为永久、长期、短期三种,会计档案保管期限为永久和定期两种.
档案鉴定工作分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满(de)档案进行鉴定,及时销毁失去保存价值(de)档案.
4.4 档案统计.建立档案统计工作,编制档案基本情况统计表,对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计.统计数据以原始记录为依据,做到准确无误.
4.5 档案库房管理.配备专门库房,做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作.
4.5.1 档案存放应有铁制箱柜,排列有序,并编制档案存放示意图.
4.5.2 对照片、胶片、磁带等特殊载体de)档案必须配备特制(de)设备进行管理.
4.5.3 定期对档案保管状况进行检查、清理、核对,做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制.
4.6 建立全宗卷,以积累存储学校(de)立卷说明,分类方案,交接凭证,检查记录和全宗指南等.
4.7 档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统,同步发展,以提高科学管理水平和服务效率.
5、开发档案信息
5.1 在学校内部可实行档案开架阅览.
5.2 学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案利用工作.
5.3 在档案信息开发与提供利用中,必须严格遵守保密制度.
6、 附则
6.1 本细则根据工作需要可另行补充.
6.2 本细则由金榜计算机培训中心档案室负责解释.
6.3 本细则自发布之日起执行.
归 档 制 度
1、文件材料(de)归档范围
1.1 凡是反映学校工作活动、具有参考价值(de)文件材料,声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定(de)文件材料归档范围执行）.
1.2 代管和学校有关(de)撤销学校(de)全部档案.
1.3 与学校业务工作有关(de)资料.
2、 文件材料(de)归档要求
2.1 应归档(de)文件材料必须齐全完整.
2.2 应归档(de)文件材料必须字迹清楚,工整,纸张及文件格式符合国家要求.严禁使用圆珠笔铅笔,纯蓝及红墨水等书写材料.
2.3 归档(de)文件材料必须是原件.
2.4 归档(de)文件必须保持其文件之间(de)历史联系,区分不同价值,并进行科学(de)分类、立卷、编目.
2.5 案卷题名应确切反映卷内文件内容.
2.6 文件材料归档必须办理移交手续.
3、 文件材料(de)归档时间
3.1 1—3大类档案在第二年五月底前归档.
3.2 会计档案在会计年度终了后,由财会部门整理立卷,保管一年后移交档案部门.
3.3 设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记,与安装调试记录等文件材料一并整理归档.
4、 文件材料(de)归档份数
4.1 各类文件材料一般归档一式一份.
4.2 重要(de)和利用频繁(de)文件材料可一式两份或适当增加其归档份数.
5、 学校档案室应对文件材料(de)形成,积累,整理和归档工作进行指导,监督和检查.
档 案 保 管 制 度
1. 接收档案必须认真验收,并办理交接手续.
2. 存放档案必须有专用柜架.在排列上架时,应按照类别和保管单位(de)次序,从左至右,自上而下,以便于管理、查找和利用.
3. 存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制(de)密封盒和专用(de)卷盒,按编号顺序排列在专用柜内.
4. 定期清理核对库藏档案,检查保管质量,做到帐物相符,对破损或载体变质(de)档案进行修复,发现问题及时处理.
5. 档案库房是集中保管档案(de)基地,必须有铁门铁窗铁柜等防护设施.
6. 档案库房应配置调控温、湿度(de)设施和设备,使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度,相对湿度45－60％之间.
7. 档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体(de)场所.
8. 档案库房要防止阳光直射,库房照明光源应用白炽灯.
9. 库房内要配备消防灭火器材,严禁吸烟和使用明火.
10. 应保持档案库房整齐干净,档案入库前必须严格检查、消毒,档案柜内应放置防霉、防虫药物.
11 档案对接收、移出、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还.
档案库房管理制度
1. 档案库房是机要重地,为确保安全,防止泄密,非档案人员不得入内.
2. 档案库房是存放学校档案资料(de)专用库房,库内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料(de)物品.
3. 库房内必须清洁卫生,要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施,及时更换驱虫药物,定期检查电器设备、消防器材等设施,保证安全可靠实用.
4. 库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐,便于通风顺畅.
5. 档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施,使库房温湿度控制在规定(de)范围之内.
6. 对库房里(de)档案资料做到勤检查,发现问题及时报告,并采取必要(de)措施.
档 案 借 阅 制 度
1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案(de)权利和义务.
2、学校人员查阅档案必须办理登记手续.
3、在借阅档案时,应做到以下几点：
（1）按规定办理借阅登记手续,定期归还；
（2）应该爱护档案,不得遗失；
（3）所借档案不得随意折叠和拆散,严禁随意更改和涂写；
4、借阅和归还档案时,应办理清点手续,由档案人员与借阅者当面核对清楚.
5、档案如丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任.
6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录.
7、调离学校(de)工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续.
8、外单位人员借阅学校档案,须持所在单位介绍信和本人有效证件,并办理有关手续.
档案统计、鉴定和销毁制度
1. 档案统计
1.1 对档案(de)收进、移出、保管和利用等情况进行统计,并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表.
1.2 统计工作应认真、求实、准确、及时.
2. 档案鉴定
2.1 档案鉴定工作由鉴定小组负责进行,鉴定小组由主管档案工作(de)领导,档案员和有关业务管理人员组成.
2.2 鉴定小组(de)任务：负责制定学校档案档案保管期限表,对到期档案提出存、毁意见.
3. 确定档案保管期限(de)原则
3.1 对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌(de)档案应永久保存.
3.2 凡是在一定时期内有利用价值(de)档案分别为长期或短期保存.
3.3 凡是介于两种保管期限之间(de)档案,其保管期限一律从长.
4. 鉴定工作应定期进行.
5. 档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关部门和人员负责修改补充.
6. 销毁档案程序
6.1 鉴定小组应列出销毁档案(de)清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批.销毁清册及报告(de)档案应保存.
6.2 销毁档案时,由单位派二人以上进行监销,在销毁过程中主观失密或对学校造成损失(de),将根据国家和单位有关规定进行处理.
档案员岗位责任制度
1. 热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,钻研业务.
2. 及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定(de)关于档案工作(de)各项方针、政策和业务规范.
3. 制订学校档案工作计划和长远规划.
4. 制定各项档案管理制度.
5. 负责学校文件材料(de)收集、分类、整理和立卷归档工作,编制档案检索工具.
6. 参与学校设备开箱验收工作,确保归档文件材料(de)齐全完整.
7. 做好档案统计工作,对档案收进、移出进行登记.
8. 认真开展档案利用工作,编写适应工作需要(de)档案参考资料.
9. 做好档案(de)统计鉴定工作.
10. 加强对档案库房(de)管理,定期对库房档案进行检查.
11. 对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导.
12. 加强档案保密工作,严格遵守保密制度.
档 案 员 职 责
一、 认真学习贯彻执行档案法和档案法实施办法,并对学校形成(de)各种门类和载体(de)档案实行集中统一管理.
二、努力学习档案理论,不断提高专业水平和工作能力,主动向领导请示汇报,争取领导和各职能部门(de)支持.
三、归档材料要做到准确、完整齐全,分类组卷合理,保证案卷质量符合要求.
四、充分发挥档案(de)作用,认真编制、完善检索工具,做到查阅迅速准确.
五、做好档案统计工作,对库存案卷心中有数,出入有据.
六、定期进行档案鉴定工作,严格遵守档案销毁制度,对超过保管期限和重复文件要销毁(de)应造清册,经学校领导批准后,签字见证,方可销毁.
七、严格遵守保密制度,确保档案(de)安全,不擅自扩大档案(de)利用范围.
八、坚持做好库房(de)“八防”工作,措施落实,发现问题及时汇报处理.
档案工作分管领导职责
一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作(de)
规定、要求.
二、组织制定本单位档案工作(de)长期和短期目标、任务,
并加以贯彻落实.
三、组织召开本单位档案工作会议,听取汇报,研究部署工作,及时帮助解决存在(de)问题,同时向主要负责人汇报并提出建议.
四、组织档案管理人员开展业务学习,提高本单位档案管理水平.
五、组织开展对本系统和所属单位(de)档案工作(de)监督和
指导.
六、积极主动地与档案行政管理部门联系,解决本单位档案工作中存在(de)业务问题.