IT固定资产管理制度2012.doc

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IT规章

标 题
IT资产管理制度
文件编号

制定部门
IT部
归属
类别
资产类
相关项目
资产管理
版本

制定日期
2014-03-17

目 录

一、目 的
二、适用范围
三、名词解释
四、指导原则
五、管理部门
六、作业细则

核准
复核
审核
制订人

IT资产管理制度
1．目的
为加强IT资产管理，保证IT资产的安全﹑完整及合理维护保养，有效管控﹑调配及利用资源，特制定本IT资产管理办法。
2．适用范围
裕同集团及周边部门
3．名词解释
3-1． IT固定资产:指企业使用期限超过1年的服务器，交换机，电脑主机，显示器，打印机，复印机或价值超过2000RMB（包含2000RMB）的IT相关设备
3-2．资产改良：IT资产新增添附加设备，使用年限在一年以上、不需要单独列IT资产、价值超过2,000RMB的，改良支出并入资产统一管理。
4．指导原则
4-1.IT资产申请合理化
4-2.IT资产采购专业化;
4-3.IT资产管理规范化;
4-4.闲置IT资产合理调配,提升使用效率;
4-5.IT资产保养的标准化
4-6.IT资产报废规范化;
4-7.IT资产（调拨、盘点、管理）程序化、规范化;
5．管理部门
5-1.集团监管单位负责主导固定资产的管理工作,见分类如下:
监管部门
财产类别
具体财产示例
信息中心
机房设备类
服务器，机柜，交换机，显示器，UPS
日常办公类
电脑主机、显示器、打印机
集团各部门
日常办公类
电脑主机、显示器、打印机、复印机、扫描仪

5-2.各部门负责人为IT资产管理的第一责任人。
5-3.各部门设立财管员负责本部门IT资产的日常管理工作,
5-4．信息中心主导公司的IT资产盘点及入帐登记。
5-5.IT资产按下列类别，由各部门指定人员负责管理，
6．作业细则
6-1.IT资产申请
6-1-1.由资产需求部门提出请购申请；经相关权限主管审批后方可采购，具体见《签核权限审批表》。
6-1-2. 信息中心对购买规格、型号进行提供技术参数与要求。
6-1-4. 采购部门合同条款合规合法性查核后，确认能否购买此设备。
6-2．IT资产设备采购
6-2-1． 新设备采购严格按《新设备采购评估流程》及《采购作业指引》进行作业。
6-3. IT资产入库
6-3-1. IT资产入库时需要经IT工程师验货，确认之后方可办理入库手续。
6-3-2. IT资产到货后，采购在ERP系统办理入库，并及时通知使用部门办理领料作业。
6-3-3. 使用部门将领料单交送信息中心取得固定资产编号（由信息中心标注在领料单上，领料单之财务联由仓储留存，待转财务），信息中心同时将固定资产信息在ERP系统（afai100）录入；
6-4. IT资产验收
6-4-1. 对新购入的IT资产则需待正常运行一段时间后方可办理验收。除品质异常外，其余资产必须在三个月内完成验收作业。如果设备不能正常运行时要及时通知采购退货或请供货商维修,待设备运行正常方可办理验收,详参考「固定资产验收作业细则」，在没有验收报告，采购严禁申请付设备余款。
6-4-2. IT资产由信息中心验收完成后，信息中心提供统一分类的资产编号，由各申购部门管理。
6-5．IT资产盘点作业。
6-5-1. IT资产年中、年终盘点作业
A、 为确保IT资产(财产)安全及账物一致，公司由财务单位主管主导每年两次IT资产盘点，盘点范围为集团单位所有的IT资产。
B、 盘点分为初盘和复盘，初盘资产个数位100%，复盘个数由财务确定。
C、以财管员为主、信息中心为辅将协助财务盘点作业，主要盘点内容为：IT资产编号标签状况、实物是否存在、现使用人、部门及区域是否与系统资料一致等内容。
6-5-2. IT资产盘亏、盘盈处理作业
A 、对于确认盘亏的IT资产，盘亏单位提交IT资产处理申请报告并由信息中心确认，再由会计进行账务处理。
B、 对于盘盈资产部分，信息中心及相关单位协同判定该盘盈设备的取得成本，会计根据成本金额进行补入IT资产账册，由各盘盈单位提交IT资产处理申请报告并由信息中心确认，再由会计进行帐务处理。
6-5-3、 每月例行盘点：资产管理员每月月末对部门内IT资产进行例行盘点，及时掌控部门IT资产使用状况并登记在册，报告给部门主管、集团信息中心。
6-5-4、 不定期抽盘: 财务主管及信息中心主管根据实际需要，随时安排人员对各部门IT资产使用情况进行抽盘，稽核各部门IT资产管理状况，由指派人员出具抽盘报告，会签信息中心后，呈报主管核准。
6-6． IT资产异动作业
6-6-1. IT资产异动作业包括IT资产转移、IT资产出租或借用，IT资产报废，IT资产出售或转卖等。
6-6-2.IT资产移转是指同一法人，在不同部门之间的IT资产移转。IT资产出售或转卖是指不是同一法人，IT资产之间出售或转卖。
原事业处或子公司在异动时必须保证IT资产的完好无损和正常使用， 经接收部门及集团信息中心验收合格方可异动。
帐务处理流程：需先由IT资产转出方财管员填写《IT资产转移单》或《IT资产转卖单》，由IT资产转出方保管人及部门最高主管同意并签核再由资产转入方保管人、财管员和部门主管确认并签核。固定资产移转在双方确认好后经监管单位确认，信息中心同意后会在固定资产系统移转作业书面确认，财务在确认移转单和系统中无误后做相应的账务移转。
移转详细流程可参考「固定资产异动作业细则」
6-6-3.IT资产出租或外借，管理部门应先会同信息中心按序呈(总)经理核准后始得办理，并应制定合约，副本送信息中心以备核对，合约内容应包括维修保养及税金、租金、运费、归还期限、保持原状、附属IT资产明细等，其出入厂区应另填"物品放行条"，经相关部门签字后，方可进行放行。
6-7． IT资产报废
6-7-1. IT资产报废是指不再具有使用价值和转让价值的IT资产申请报废并从账册上消除，未过使用年限而不能再使用或其它因素损坏之IT资产申请报废，需由信息中心备注详细原因。报废IT资产净值若小于10,000RMB的,由IT资产管理员提出报废申请,部门主管，监定部门、信息中心、财务签核即可。若报废资产净值大于10,000RMB的则还需由董事长签核。
6-7-1.已达使用年限的IT设备，如确不可使用，经信息中心工程师确认后，填写资产报废单进行报废。
6-10.IT资产保管
6-10-1. IT资产保管:所有IT资产使用必须指定专人进行保管。
6-10-2. 各部门财管员根据信息中心转来的领料单（领料部门联）上之IT资产编号对自己所负责的IT资产进行管理。
6-10-3. 使用中IT资产保管:IT资产使用部门主管或使用者即为保管人，各IT资产保管人有责任和义务保管好各自的IT资产,严禁擅自变更IT资产的存放地点及拆﹑卸﹑移动IT资产内的零组件。因工作需要的变动要报直属主管及财管员同意并知会信息中心, 财管员办理相关手续后进行。
6-10-4. IT资产使用保管人的变更由日常盘点的财产管理员更新并知会信息中心
6-10-5. 如IT资产的责任人有离职或变动需要办理IT资产移交手续， (具体需办理移交的资产由资产使用部门自行确定)。
6-10-6. 各部门的财产管理员如不能继续担任,则需由部门主管提报新的财产管理员,并作好财产管理的交接工作，其中财产管理达到100项方可申请财管员津贴，部门主管须对本部门财产安全负责。
6-11.增置、营造、维修处理
IT资产的增置、营造、维修应分别依照有关规定办理
6-12.接受捐赠处理
IT资产因其他集团拨入，捐赠而取得者，应填明价格，如原价无法查得或根本无原价者，得由管理部门会同相关部门予以估值；
6-8.闲置IT资产处理
各部门财产管理员在每月的例行盘点中统计各部门闲置IT资产,由信息中心进行汇总出具"闲置IT资产明细表"，信息中心将对闲置资产进行调度、统一实物管理；

本管理制度制定后，呈总经理核准后实施，修改时亦同。
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