武汉分公司业务流程优化方案---9-26.doc

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武汉分公司业务流程优化方案

根据总公司对分公司职能设置的要求，武汉分公司以“监督、检查、协调、管理”为宗旨，坚持“诚信、亲和、专业、创新”的经营理念，各项业务均有条不紊得以开展，现将目前的工作流程及优化方案汇报如下：
一、业务工作流程及优化方案
（一）经纪业务流程
1、现有业务流程
1）机构管理：主要负责营业部网点搬迁、改造的可行性调研及初审工作。
营业部一旦有搬迁或改造的需求即通过文件形式上报分公司，分公司根据《国泰君安股份有限公司营业部迁址及改造管理办法》审核营业部报送材料的真实性与完备性，并根据实际需要赴该营业部实地考察，然后出具初审意见，经分公司领导审核同意后，与营业部上报材料一并送至经纪业务总部审批。
2）业务管理：主要负责对经纪业务日常管理、指导、检查；经纪业务制度的制定；负责对营业部重大、突发事件的处理与协调；股民纠纷、投诉的处理。
根据总公司有关业务制度或文件要求对营业部的日常经纪业务的开展情况予以监督、指导，遇到重大、突发事件或股民纠纷、投诉等情况立即赴现场考察、处理，在事态平息后以书面形式报予分公司领导及经纪业务总部。

3）统计分析：主要负责经纪业务统计与分析，包括对各个口径的报表的传送与联络。
整个报表体系包括每天的例行日报、月报、季报以及年报。其中月报包括经纪业务总部和总裁办（即报送至证监会的证券公司统计报表报送管理软件V2.1版）要求填报的报表，同时还要汇总分公司在湖北省的7家营业部报表，与各营业部报表原件一起报送至武汉证管办；季报主要报送至市统计局；年报则包括报至纪业务总部、总裁办、证管办、统计局等不同口径的年报等。
4）业务发展：主要负责经纪业务新品种、新手段、新模式的创新、开展和推广应用工作。
以分公司整体形象参与新品种、新手段、新模式创新的推广，与相关公司洽谈，建议各营业部根据实际情况进行业务创新，同时对在业务发展方面有新动向的营业部进行调研，对值得其他营业部借鉴的在公司范围内积极推广。
5）业务培训：主要负责经纪业务人员的专业培训，组织营业部有关人员的专题研讨和经验交流。
除了承办总公司的各类培训以外，还依据营业部需求开展形式与内容各异的培训，对每次培训的成果均以书面形式反映；同时及时总结各营业部的经验教训，在公司范围内共享。
6）信息工作：负责营业部信息工作的组织、管理、监督与指导工作，负责分公司系统咨询信息的交流、宣传报道等工作。
由分公司牵头，与当地有影响的电台、报刊合作，与营业部同创国泰君安品牌；分公司还积极与研究所沟通，共同组织大型股评活动。
2、目前存在问题
一是资源无法共享，各类报表五花八门，而且往往无填报说明，有些设置的项目营业部在现有技术条件下很难填报，营业部无所适从；二是分公司职能定位不明确，无法真正履行“八字”职能，有些事情分公司往往后知后觉。
3、合理化建议
一是明确各部门职责，真正做到分工协作，各司其职；二是统一报表口径，利用技术优势形成资源共享，减轻营业部负担；三是进一步明确分公司的职能定位，便于分公司各部门有效地履行自己的职责。
（二）机构客户业务流程
1、现有业务流程
在公司目前三级管理体制下，机构客户业务范围为：企业改制上市和上市公司再融资，资产重组、收购兼并，资产委托，债券业务。到目前为止机构客户业务方面与总公司接触较多的部门有：企业融资总部、资产管理总部、固定收益总部等。与营业部业务接触方面，主要在职责范围内寻找项目。具体到项目过程，初期由分公司、营业部寻找项目，经分公司初审后，上报到总公司相关部门，由总公司筛选；但有些项目营业部没有经过分公司而直接上报到总公司。
2、目前存在问题
1）分公司机构客户部对口部门多，这些业务部门与分公司机构客户部的业务工作如何有序开展；
2）与总公司相关部门业务沟通、信息共享渠道不畅；
3）总公司、分公司、营业部在有些项目开发中相互撞车，缺乏统一协调性；
4）总公司相关部门对分公司机构客户业务指导、培训不够；
5）在具体项目实施中，未形成总—分—营资源互补局面。
3、建议
1）理顺总公司、分公司、营业部之间的业务关系；
2）积极与总公司相关部门建立良好的联系；
3）总公司授予一定的业务权限给分公司，充分调动公司系统资源。
二、管理工作流程及优化方案
（一）公文流转及工作签报流程
1、发文流程图
拟稿人

部门负责人审核

文件起草者

如有需要

相关部门会签

办公室核稿

总经理或副总经理签发

办公室编号、打印清样，拟稿人核对

各部室领取文件，起草部门寄发

办公室留二份存档

办公室缮印、盖章（或上网挂发）
2、内部工作签报流程图
签报人填写工作签报单 部门负责人审核、签名

办公室编号、登记 办 公 室 主 任
在 超
权 出
限 权
内 限

直接提出处理意见 提出拟办意见

办公室登记

分公司领导批示

办公室督办、催办

相关部门按领导批示办理

处理完毕后由办公室留存原件，并 给拟稿部门、相关部门复印一份
（二）财产管理工作流程
提出财产需求

需求审核 对营业部大型财产购置的意见

大型房产、车辆总部审核 小型分公司审核

批复
本

采 购
部

登 记 入帐
财

产
报废 报损 其它处理
管

审 批 对营业部财产的意见处理
理

大型总部审批 小型分公司审批
报总部核批

财务部销帐

帐实相符
检查
对营业部财产的管理 实务帐与帐务帐相符

督促、提出指导建议
（三）财务管理工作流程图
1、日常费用报销流程
部门经办人用款计划 部门负责人及分公司领导审批

财务部办理借款手续 财务部付款 经办人填写单据
部门负责人、分公司领导审批

财务部负责人、经办人根据相关费用制度进行真实性、合法性审核后进行报销审核

2、日常财务核算流程
出纳人员出审记录流水帐 主管会计制证 业务主管审核凭证

月末结帐 制作会计报表 上报总部及完成各项金融凭证的归档

3、大额固定资产购置、专项费用处理流程
相关部门制定年度预算 分公司负责人进行审核 总部相关部门会签
根据总公司的批件及文件进行拨款预付 工程完工结算后办公室验收认可
分公司领导签字 财务部审核付款，并进行帐务处理

4、逾期债权、债务相关费用处理流程
除审核签字由总部资产保全总部负责外，所有单据需复印备查，其他同流程一，对各项清欠合同的审批，须出具法律事务总部的意见。
（四）计算机管理工作流程图
1、根据公司信息系统的总体建设目标要求，制定分公司信息技术相关系统的建设计划，并经公司信息技术总部正式批准后组织实施。
了解总公司的信息系统总体要求 制定分公司信息系统计划
报总公司 批准后实施
2、负责分公司信息系统的日常技术维护工作。
3、配合公司信息技术总部做好对所辖营业部信息技术人员的培训、考核及监督工作。
4、配合公司为所辖营业部信息系统的安全运行提供技术支持与服务。
5、配合公司信息技术总部处理所辖营业部信息系统的突发事件。
6、定期对所辖营业部进行技术巡检。
7、根据总公司的授权，负责所辖营业部网络系统建设的规划，组织招标，负责对各招标方案进行审查并报公司信息技术总部进行审批。在网络建设实施过程中，负责工程监理和项目验收。
接受营业部网络建设报告 报总公司批准 批准后组织招标
审查各招标方案 报总公司审批 组织实施建设
工程监理 项目验收 报总公司备案
各项管理工作流程均严格按照总公司有关规定实施，分公司对现有流程无意见。
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